最佳实践 - 请求队列

什么是 Adobe Workfront 的“最佳实践”？

最佳实践是代表有效、高效行动方针的指南；您和您公司的用户很容易采用；并且可以在您的组织中成功复制的实践。

当您查看这些建议时，请记住，一些 Workfront 最佳实践是通用的，而其他最佳实践可能更特定于相关主题。使用这些最佳实践作为框架来帮助指导您对 Workfront 系统的设置和使用。

浏览此页面

当您滚动浏览此页面时，首先您将找到该主题的所有最佳实践的概括列表。通过该列表，您可以查看建议，而无需深入了解有关“原因”的细节。

“这些为什么是最佳实践？”概括列表后面的区域提供了一些最佳实践的更多详细信息以及为什么将它们视为应考虑使用 Workfront 实例实施的流程、工具等。

请求队列最佳实践

这些为什么是最佳实践？

最佳实践

为请求队列的每个元素提供描述——请求队列项目、主题组、队列主题和路由规则。

原因如下

通过提供描述可以让组管理员、未来的系统管理员或维护请求队列的其他人准确了解请求队列的每个部分的作用。

当您将鼠标悬停在新请求窗口中字段上的信息图标上时，也会显示描述信息。

描述不必很长，只需对相关元素的目的或用途进行简短的评论即可。

最佳实践

创建一个名为“请求队列”或“操作”的项目状态，该状态等同于“当前”，以将请求队列项目与其他项目区分开来。

原因如下

请求队列“存在”于项目中，并且其状态必须等于“当前”才能处于活动状态。

为了将请求与具有“当前”状态的实际工作项目区分开来，请创建一个仅在称为“请求队列”或“操作”的请求队列上使用的状态。然后，您可以在编写报告时使用此状态来帮助排除或包含请求队列项目。

最佳实践

使用问题审批功能时创建名为“已拒绝”的问题状态，并将“如果被拒绝”选项设置为“已拒绝”状态。

原因如下

通过使用“已拒绝”状态，这可以清楚地表明该请求已经过审核并已被拒绝。

最佳实践

将“通用”自定义表单分配给请求队列，以在企业范围内捕获尽可能多的一致数据。

原因如下

“通用”自定义表单会收集请求所需的标准信息，无论提交的请求类型如何。

拥有“通用”自定义表单有助于减少您需要创建和维护的自定义表单的数量。它还可以确保所有请求都以相同的方式收集相同的信息，从而产生一致的报告和数据分析。

最佳实践

避免与“所有人”共享请求队列。对队列详细信息进行设置，以便用户仅会看到与其需求相关的队列。

原因如下

在大多数情况下，请求队列只需要与特定的一组人（例如团队、供应商、客户等）共享。当请求者在请求队列的列表中只看到他们需要的内容时，就可以轻松地查找和导航。

最佳实践

构建和分配包含请求队列报告的仪表板，以便流量管理员、系统管理员或已分配的用户可以直接处理问题。

原因如下

让用户快速方便地访问传入请求意味着工作不会在混乱中丢失。

最佳实践

对于不需要创建队列的用户，使用布局模板从项目的左侧面板菜单中删除请求队列设置选项。

原因如下

这可以确保所有请求队列都经过正确的创建流程（例如由治理委员会审核），并由系统或组管理员正确设置。

此外，这有助于保持队列的列表井井有条，并专注于您的组织所需的请求类型。

最佳实践

创建系统管理员请求队列，以供用户提出与 Workfront 相关的问题、提出有关系统设置的请求、安排新用户培训等。

原因如下

这为用户提交问题以及管理员收集、监控和响应与 Workfront 相关问题提供了一个集中位置。

此外，此信息还可用于向领导层展示系统管理员角色所需的时间、精力及其价值，并作为添加额外系统管理员的理由。

最佳实践

定期审核请求队列，以识别和取消共享未使用的队列。

原因如下

定期审核 Adobe Workfront 系统中的设置和项目有助于保持系统整洁，没有不需要的项目。如果不再使用或监控某个队列，请确保用户无法再访问它，以便工作请求不会陷入空白。

最佳实践

使用主题组在请求队列中组织多于 10 个的队列主题，以创建更短、更易于管理的列表。

原因如下

主题组通过减少可供选择的初始选项列表，增加了用户的采用率，减少了混乱。这有助于用户能够轻松找到他们正在寻找的内容，而不会在尝试提交请求时感到不知所措。

此外，它还允许系统管理员和/或请求队列管理员有机会为用户创建顺畅的导航路径，并提供更好的方式来组织和报告所提交的请求类型。

最佳实践

通过使用主题组和队列主题分解请求队列（而不是创建多个队列）来控制对用户可用的请求队列总数。

原因如下

太多的请求队列会造成用户难以找到他们需要的东西。

减少队列还有助于流量协调员、系统管理员或其他管理队列的人员，使他们能够更快地找到所需的信息，而无需导航到多个请求队列项目。

如果不同的请求队列需要不同的访问权限，或者合并队列后会让用户感到困惑，请创建多个请求队列。

最佳实践

为每个队列主题设置路由规则。至少应设置一个默认的路由规则。

原因如下

路由规则可确保传入请求一定会被分配给某人，这样工作就不会被遗漏。

最佳实践

当需要选择性的路由时，利用主题组和队列主题。

原因如下

路由规则不能应用于自定义表单的字段。因此，如果需要将不同类型的请求路由到不同的团队/个人，则使每种类型的请求都有自己的主题组/队列主题，以便可以正确地对工作进行路由。

最佳实践

将请求发送给团队，而不是个人。

原因如下

当请求发送给团队时，整个团队都可以了解正在提出的请求以及即将开展的工作。每个人都可以关注“团队”页面上的新项目，或通过仪表板上的报告跟踪新内容。

它还确保当流量管理员或其他负责审查或分配传入请求的人员没有空时，备用人员自动可用，并且具有对请求信息的访问权限。