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Gestire le risorse manage-assets

Questo articolo descrive come gestire e modificare le risorse in Adobe Experience Manager (AEM) Assets. La gestione delle risorse in AEM Assets copre l’intero ciclo di vita dei contenuti digitali, inclusi il caricamento, l’organizzazione, la modifica, il controllo delle versioni e la pubblicazione delle risorse da un archivio di gestione delle risorse digitali centralizzato (DAM). Per gestire Content Fragments, consulta Frammenti di contenuto risorse.

Panoramica della gestione risorse in AEM Assets

Adobe Experience Manager (AEM) Assets funziona come un sistema di gestione centralizzata delle risorse digitali (DAM), memorizzando e organizzando contenuti digitali in modo che i team possano individuare, riutilizzare e distribuire le risorse in modo coerente tra i canali. In questo contesto, una risorsa è qualsiasi file digitale gestito all’interno dell’archivio, ad esempio immagini, video, documenti, file audio e altri file multimediali. Content Fragments sono un tipo di risorsa distinto utilizzato per creare contenuti strutturati e indipendenti dal canale che possono essere riutilizzati in più esperienze e vengono gestiti separatamente come descritto nell’articolo Content Fragments collegato.

La centralizzazione delle risorse in un unico repository gestito riduce la duplicazione, applica metadati coerenti e semplifica la collaborazione tra creatori di contenuti, addetti al marketing e revisori. Come ampiamente riconosciuto nella pratica della gestione delle risorse digitali, questo approccio centralizzato migliora la reperibilità e aiuta a mantenere la coerenza del brand perché ogni team lavora da un’unica fonte di verità gestita.

Attività comuni di gestione risorse

La gestione e la modifica delle risorse in AEM Assets include le seguenti attività principali:

Applicazioni pratiche e vantaggi

Una gestione efficace delle risorse supporta direttamente una produzione più rapida dei contenuti e una distribuzione multicanale coerente. Poiché le risorse e i relativi metadati vengono archiviati e gestiti a livello centrale, i team possono trovare rapidamente i contenuti approvati, evitare di ricreare i file esistenti e assicurarsi che vengano utilizzate ovunque le versioni corrette e aggiornate. Ciò consente di migliorare l’efficienza dei flussi di lavoro, rafforzare la coerenza del marchio e ridurre il sovraccarico operativo tra i team di marketing e contenuti.

Creare cartelle creating-folders

Le cartelle in Adobe Experience Manager (AEM) Assets consentono di raggruppare e organizzare una raccolta di risorse correlate, ad esempio tutte le immagini Nature, in un unico contenitore. Le cartelle consentono di categorizzare, strutturare e individuare rapidamente le risorse, migliorando l’efficienza della navigazione e del flusso di lavoro man mano che la libreria di risorse cresce. Experience Manager Assets non richiede di organizzare le risorse in cartelle per funzionare correttamente, pertanto l’organizzazione delle cartelle rimane un’opzione di convenienza anziché un passaggio obbligatorio.

Passaggi per creare una cartella

Caratteri non supportati nei nomi di file e cartelle

I seguenti caratteri (separati da spazi) non sono supportati:

Caricare le risorse uploading-assets

Il caricamento delle risorse porta le risorse digitali, ovvero immagini, video, documenti, file audio e altri file multimediali, in Experience Manager, dove vengono archiviate, organizzate e rese disponibili per il riutilizzo in tutte le pagine Web, le campagne e i canali. Una volta caricato, Experience Manager elabora ogni file e genera i metadati e le rappresentazioni necessari per gestire, cercare e distribuire la risorsa in modo efficiente.

Per informazioni dettagliate, consulta Aggiungere risorse digitali a Experience Manager.

Perché caricare le risorse in Experience Manager

Il caricamento centralizza i file multimediali in un unico repository gestito, anziché lasciare i file sparsi tra le unità locali o le cartelle disconnesse. Ciò offre diversi vantaggi pratici:

Poiché le risorse caricate diventano la fonte di verità per i contenuti multimediali, mantenerle ben organizzate dal momento del caricamento migliora direttamente l’authoring, la ricerca e la distribuzione a valle.

Estrai archivi ZIP extract-zip-archives

Selezionare gli archivi ZIP gestiti in Experience Manager ed estrarne il contenuto direttamente in Experience Manager, senza prima scaricare i file compressi in un sistema locale. L’estrazione degli archivi sul posto evita il sovraccarico causato dal download, dalla decompressione e dal ricaricamento dei file, il che semplifica l’acquisizione delle risorse e mantiene contenuti ZIP di grandi dimensioni all’interno dell’archivio gestito.

Per estrarre i file ZIP, effettuare le seguenti operazioni:

Visualizzare l’anteprima delle risorse previewing-assets

Per visualizzare in anteprima una risorsa nell’interfaccia utente Assets, completa i passaggi seguenti nell’ordine indicato:

Controlli di zoom per l’anteprima delle immagini zoom-controls

La modalità Anteprima consente di controllare con precisione il livello di attenzione con cui una risorsa viene esaminata:

Selezionare Reimposta per ripristinare le dimensioni originali della visualizzazione.

Modifica proprietà editing-properties

Copiare le risorse copying-assets

Copiare una risorsa o una cartella in Experience Manager duplica l’intera risorsa o cartella, insieme alla relativa struttura completa del contenuto, nel percorso di destinazione. La risorsa o la cartella copiata diventa un duplicato completo, mentre la risorsa originale nel percorso di origine rimane inalterata, rendendo l’operazione di copia un’azione non distruttiva che mantiene l’origine in modo sicuro.

Alcuni attributi univoci di ogni singola copia di una risorsa sono non riportati. Alcuni esempi:

Tutte le altre proprietà e le informazioni sui metadati vengono mantenute nella copia. Experience Manager crea un duplicato completo, non una copia parziale, durante la copia di una risorsa.

Spostare o rinominare le risorse moving-or-renaming-assets

Gestire le rappresentazioni managing-renditions

Le rappresentazioni sono versioni alternative di una risorsa, ad esempio diverse dimensioni o formati generati durante l’elaborazione della risorsa, che Adobe Experience Manager Assets memorizza insieme all’originale. Puoi aggiungere o rimuovere rappresentazioni per una risorsa, ad eccezione dell’originale, direttamente dalla pagina dei dettagli della risorsa.

Eliminare risorse delete-assets

Per risolvere o rimuovere i riferimenti in entrata da altre pagine, aggiorna i riferimenti rilevanti prima di eliminare una risorsa. Questo passaggio è essenziale perché l’eliminazione di una risorsa a cui fanno ancora riferimento altre pagine lascia collegamenti interrotti tra tali pagine.

Inoltre, disattiva il pulsante Forza eliminazione utilizzando una sovrapposizione. Questo impedisce agli utenti di eliminare le risorse di riferimento e, di conseguenza, protegge il contenuto dai collegamenti interrotti e garantisce il mantenimento dell’integrità dei riferimenti prima di qualsiasi eliminazione.

Processi in background asincroni asynchronous-background-jobs

Per migliorare le prestazioni e l’affidabilità durante l’elaborazione di un numero elevato di risorse, Adobe Experience Manager (AEM) utilizza processi in background asincroni per determinate operazioni di gestione delle risorse. Invece di completare immediatamente queste operazioni, AEM le elabora in background e consente agli utenti di continuare a lavorare mentre l’avanzamento viene tracciato separatamente. Questo approccio mantiene l’interfaccia utente reattiva e impedisce alle operazioni che richiedono tempi di esecuzione lunghi di bloccare altri lavori.

Quando i processi vengono eseguiti in modo asincrono

Le operazioni relative alle cartelle che interessano più di 150 risorse, tra cui lo spostamento, la copia o l’eliminazione, vengono eseguite automaticamente come processi asincroni. All’avvio di una di queste operazioni, gli utenti possono scegliere di eseguire il processo immediatamente o pianificarlo per un momento successivo. La pianificazione consente di posticipare le operazioni di grandi dimensioni ai periodi fuori picco, riducendo il conflitto sulle risorse di sistema.

Elaborazione del processo in AEM

Durante l’esecuzione dell’operazione, AEM elabora le risorse in batch e salva periodicamente l’avanzamento. L’elaborazione batch con punti di controllo periodici garantisce il mantenimento dell’avanzamento e il ripristino affidabile dell’operazione anziché riavviarla dall’inizio. L’interfaccia utente di AEM mostra gli aggiornamenti di avanzamento, consentendo agli utenti di monitorare lo stato dell’operazione in tempo reale.

Per operazioni di spostamento ed eliminazione, AEM limita l’accesso alle cartelle interessate durante l’esecuzione del processo. Questa restrizione esiste per evitare azioni in conflitto, poiché le modifiche simultanee durante un’operazione batch potrebbero danneggiare lo stato del processo o produrre risultati incoerenti.

Tracciamento avanzamento processo

Per tenere traccia dell’avanzamento del processo, aprire la console Assetsprocessi (Assets > processi nella visualizzazione Amministratore). Nella console vengono visualizzati lo stato corrente, la percentuale di completamento e altre informazioni sul processo. Per visualizzare informazioni dettagliate sull’OdL:

Gli utenti vengono avvisati automaticamente al termine dell’operazione, pertanto non è necessario alcun polling manuale per confermare il completamento.

Scaricare le risorse download-assets

Il download di risorse in Adobe Experience Manager (AEM) consente di recuperare file digitali, ad esempio immagini, documenti, video e altri rich media, dall’archivio centralizzato delle risorse al computer locale o a un’altra destinazione. Per istruzioni dettagliate, consulta scaricare risorse da Experience Manager.

La capacità di scaricare le risorse è una funzione fondamentale della gestione delle risorse digitali, che garantisce il riutilizzo dei file approvati e aggiornati nei flussi di lavoro creativi, di marketing e di pubblicazione. Poiché Experience Manager funge da fonte unica di verità per i supporti di un’organizzazione, il download diretto dall’archivio consente ai team di lavorare con le versioni corrette e più recenti anziché con copie obsolete o duplicate.

Motivi comuni per scaricare risorse da Experience Manager:

Per l’intero flusso di lavoro, incluse le opzioni di selezione e i formati disponibili, consulta la guida collegata: scarica risorse da Experience Manager.

Pubblicare o annullare la pubblicazione delle risorse publish-assets

Limitazioni e suggerimenti per la pubblicazione e l’annullamento della pubblicazione di Assets

Scopri le limitazioni e i suggerimenti seguenti relativi alla pubblicazione o all’annullamento della pubblicazione di risorse o cartelle:

Gruppo utenti chiuso closed-user-group

Un gruppo utenti chiuso (CUG) limita l’accesso a specifiche cartelle di risorse pubblicate da Experience Manager. Quando si crea un gruppo utenti chiusi (CUG) per una cartella, l’accesso alla cartella, incluse le risorse e tutte le sottocartelle, è limitato esclusivamente ai membri o ai gruppi assegnati. Poiché l’accesso è assegnato, i membri o i gruppi assegnati devono effettuare l’accesso con le relative credenziali di sicurezza prima che la cartella diventi disponibile.

I CUG forniscono un metodo aggiuntivo su più livelli per limitare l’accesso alle risorse, integrando le impostazioni delle autorizzazioni esistenti in modo che i contenuti sensibili rimangano protetti anche nell’ambiente di pubblicazione. Puoi anche configurare una pagina di accesso dedicata per la cartella.

Configurare un gruppo utenti chiuso per una cartella di risorse

Cercare risorse search-assets

La ricerca delle risorse è fondamentale per l’utilizzo di un sistema di gestione delle risorse digitali (DAM), perché l’effettiva individuazione della risorsa corretta determina la velocità con cui il lavoro procede nell’organizzazione. Indipendentemente dal ruolo, gli utenti dipendono dalla ricerca per individuare, riutilizzare, gestire e mantenere le risorse che alimentano i loro flussi di lavoro.

La ricerca supporta diversi gruppi distinti di utenti:

Per soddisfare queste diverse esigenze, un sistema DAM offre diversi livelli di funzionalità di ricerca:

Per ricerche semplici, avanzate e personalizzate per individuare e utilizzare le risorse più appropriate, consulta cercare le risorse in Experience Manager.

Azioni rapide quick-actions

Le icone di azione rapida forniscono controlli rapidi e specifici del contesto per l’utilizzo di una singola risorsa direttamente dalla miniatura. Queste icone sono disponibili per una singola risorsa alla volta, il che significa che presentano le azioni relative a un elemento selezionato anziché a un gruppo. Questo ambito a risorsa singola mantiene l’interfaccia mirata e garantisce che ogni azione si applichi esattamente alla risorsa in vista.

Il metodo utilizzato per visualizzare le icone di azione rapida dipende dal tipo di input del dispositivo. Poiché i dispositivi touch e i dispositivi basati su puntatore interagiscono in modo diverso, il gesto di visualizzazione varia di conseguenza. Per visualizzare le icone delle azioni rapide, effettua le seguenti operazioni:

In breve, dispositivi touch si basano su una pressione prolungata, mentre dispositivi non touch si basano su un puntatore, entrambi rivelando lo stesso insieme di icone di azione rapida per la risorsa di destinazione.

Timeline timeline

La timeline fornisce una visualizzazione cronologica degli eventi relativi alle risorse in quattro categorie per un elemento selezionato, consentendoti di monitorare e rivedere tutto ciò che è successo a una risorsa in un’unica posizione. La timeline fa emergere i seguenti tipi di eventi:

Figura: ordinare le voci della sequenza temporale per una risorsa

Poiché questi eventi sono consolidati in un’unica vista cronologica, la timeline funge da punto di riferimento centrale per la collaborazione, la revisione e il tracciamento delle versioni.

Annotare risorse annotating

Le annotazioni sono commenti o note esplicative aggiunti direttamente a immagini o video. Le annotazioni consentono agli addetti al marketing di collaborare e lasciare un feedback diretto sulle risorse, semplificando il flusso di lavoro di revisione e approvazione mantenendo i commenti allegati alla risorsa esatta e, per i video, al fotogramma esatto in discussione.

Le annotazioni video sono supportate solo nei browser con formati video compatibili con HTML5. I formati video supportati da Assets dipendono dal browser. Il formato video MXF (Material Exchange Format) non è ancora supportato con le annotazioni video.

Specificare il colore desiderato nella casella Colore annotazione, quindi selezionare Accetta.

Visualizzare le annotazioni salvate viewing-saved-annotations

È possibile visualizzare una sola annotazione alla volta.

Segui questi passaggi:

Stampa annotazioni printing-annotations

Se una risorsa contiene annotazioni o è stata soggetta a un flusso di lavoro di revisione, Adobe Experience Manager Assets ti consente di stampare la risorsa insieme alle relative annotazioni e di esaminare lo stato come file PDF per la revisione offline.

Puoi anche scegliere di stampare solo le annotazioni o solo lo stato revisione, a seconda di quali revisori devono visualizzare offline.

Per stampare le annotazioni e controllare lo stato, selezionare l’icona Stampa e seguire le istruzioni della procedura guidata. L’icona Stampa viene visualizzata nella barra degli strumenti solo quando alla risorsa è assegnata almeno un’annotazione o uno stato di revisione, perché la stampa richiede contenuto revisionabile per l’output.

Per stampare solo lo stato di revisione, selezionare lo stato di revisione dalla timeline.

Per modificare l’aspetto del file PDF sottoposto a rendering, ad esempio il colore, la dimensione e lo stile del carattere o il colore di sfondo dei commenti e degli stati, aprire la configurazione di Annotation PDF da Configuration Manager e modificare le opzioni desiderate. Ad esempio, per modificare il colore di visualizzazione dello stato approvato, modifica il codice del colore nel campo corrispondente. Questo consente di standardizzare l’aspetto degli stati e dei commenti nelle revisioni stampate. Per informazioni sulla modifica del colore del carattere delle annotazioni, vedere Annotazione.

Torna al file PDF sottoposto a rendering e aggiornalo. Il PDF aggiornato riflette le modifiche apportate.

Controllo delle versioni di una risorsa asset-versioning

Il controllo delle versioni delle risorse crea una istantanea di una risorsa digitale in un momento specifico. Ogni versione mantiene lo stato esatto della risorsa in modo che possa essere ripristinata allo stato precedente quando necessario. In questo modo è possibile apportare modifiche non distruttive: per annullare una modifica apportata a una risorsa, è sufficiente ripristinare la versione non modificata, perché lo snapshot precedente rimane intatto e recuperabile. Di conseguenza, il controllo delle versioni protegge il contenuto originale da sovrascritture accidentali e supporta un rollback affidabile tra flussi di lavoro collaborativi.

Quando vengono create le versioni

Le versioni vengono create nei seguenti scenari:

È inoltre possibile abilitare il controllo automatico delle versioni ​​tramite un flusso di lavoro, in modo che le versioni vengano generate senza alcun intervento manuale.

Metadati e rappresentazioni salvati con ogni versione

Quando crei una versione per una risorsa, i metadati e le relative rappresentazioni vengono salvati insieme alla versione. Le rappresentazioni sono rappresentazioni alternative della stessa immagine, ad esempio una rappresentazione Portable Network Graphics (PNG) di un file Joint Photographic Experts Group (JPEG) caricato. Poiché queste rappresentazioni e questi metadati vengono memorizzati con lo snapshot, il ripristino di una versione ripristina lo stato precedente completo della risorsa, anziché il solo file di base.

Operazioni possibili con il controllo delle versioni

La funzionalità di controllo delle versioni consente di:

Creare e gestire le versioni delle risorse

Avviare un flusso di lavoro su una risorsa starting-a-workflow-on-an-asset

L’avvio di un flusso di lavoro su una risorsa consente di applicare direttamente a essa un processo definito e ripetibile, ad esempio revisione, approvazione o pubblicazione. Per avviare un flusso di lavoro, effettua le seguenti operazioni:

Raccolte collections

Una raccolta è un insieme ordinato di risorse utilizzato per condividere risorse tra utenti. Poiché una raccolta memorizza solo riferimenti alle risorse anziché copie delle risorse stesse, può raggruppare le risorse da posizioni diverse in un unico set condivisibile senza duplicare o spostare i file sottostanti. Questa progettazione basata su riferimenti rende le raccolte particolarmente adatte ai flussi di lavoro di collaborazione, revisione e distribuzione in cui più utenti devono poter accedere in modo coerente allo stesso set di risorse.

Per informazioni dettagliate sulla gestione della raccolta, vedere gestire le raccolte.

Nascondere le risorse scadute durante la visualizzazione delle risorse nell’app desktop o in Adobe Asset Link hide-expired-assets-via-acp-api

L’app desktop Experience Manager fornisce l’accesso all’archivio Digital Asset Management (DAM) dal desktop di Windows o Mac. Adobe Asset Link consente di accedere alle risorse dalle applicazioni desktop Creative Cloud supportate.

Nell’interfaccia utente di Experience Manager, le risorse scadute sono nascoste per impostazione predefinita. Questo comportamento predefinito non si estende automaticamente ai punti di accesso esterni. Di conseguenza, le risorse scadute possono ancora essere visualizzate, cercate e recuperate quando gli utenti navigano nell’archivio tramite l’app desktop e Adobe Asset Link. Nascondere le risorse scadute in questi punti di ingresso supporta una governance del ciclo di vita delle risorse coerente, che garantisce che gli utenti non visualizzino più i contenuti scaduti, indipendentemente da come si connettono al DAM.

Per impedire la visualizzazione, la ricerca e il recupero delle risorse scadute durante la navigazione dall’app desktop e da Asset Link, gli amministratori applicano la configurazione seguente. Questa configurazione funziona per tutti gli utenti, indipendentemente dal privilegio di amministratore. Funziona a livello di configurazione dell’archivio anziché per utente, pertanto il comportamento di ogni account che accede alle risorse è disciplinato da un’unica impostazione.

Passaggi di configurazione

curl -v -u admin:admin --location --request POST 'http://localhost:4502/conf/global/settings/dam/acpapi/configuration/_jcr_content' \
--header 'Content-Type: application/x-www-form-urlencoded' \
--data-urlencode 'jcr:title=acpapiconfig' \
--data-urlencode 'hideExpiredAssets=true' \
--data-urlencode 'hideExpiredAssets@TypeHint=Boolean' \
--data-urlencode 'jcr:primaryType=nt:unstructured' \
--data-urlencode '../../jcr:primaryType=sling:Folder'

Una volta applicate, le risorse scadute vengono escluse dalle operazioni di navigazione, ricerca e recupero nell’app desktop e in Adobe Asset Link, in base al comportamento già presente nell’interfaccia utente Experience Manager.

Per ulteriori informazioni, consulta come sfogliare le risorse DAM utilizzando l’app desktop e come utilizzare Adobe Asset Link.

Consulta anche