Commencer à utiliser Adobe Experience Manager Assets Ce guide fait partie d’une série dans le cadre de l’intégration et se concentre sur des indications concrètes, des bonnes pratiques et des conseils pour mettre en œuvre des structures de dossiers dans AEM Assets. Les structures de dossiers sont la base d’AEM Assets. Il est donc essentiel de les concevoir de manière à ce qu’elles soient évolutives, stables et adaptées aux besoins de l’entreprise.

Commencer à utiliser des structures de dossiers

Dans Adobe Experience Manager Assets, les fonctionnalités telles que la structure des dossiers, les autorisations, les métadonnées, les taxonomies et le balisage jouent toutes un rôle important dans l’organisation des ressources. Chaque fonctionnalité correspond à un but spécifique et offre des possibilités et des avantages uniques.

Cet article présente les bonnes pratiques relatives aux structures de dossiers, qui constituent la base d’un contenu organisé.

Dans Adobe Experience Manager Assets, la structure des dossiers constitue la fondation de votre stratégie, de votre utilisation et de votre gouvernance des ressources. Les dossiers sont utilisés pour organiser les ressources de manière hiérarchique, ce qui facilite la navigation et la localisation des emplacements où charger les fichiers. Les structures de dossiers seront exploitées parallèlement aux autres fonctionnalités fondamentales telles que les métadonnées, le balisage et les taxonomies, afin de rendre les ressources numériques plus faciles à rechercher et de contrôler l’accès et l’utilisation des ressources.

Pourquoi utiliser des structures de dossiers

Les structures de dossiers organisent les ressources de manière hiérarchique, offrant ainsi une navigation intuitive et une catégorisation évolutive pour vos ressources numériques. En rendant cela intuitif, les personnes en charge de la création de contenu seront plus susceptibles de placer les nouvelles ressources au bon endroit dès le départ.

La manière dont vous créez, imbriquez et nommez des sous-dossiers, ainsi que la manière dont vous nommez des fichiers dans ces dossiers, peuvent avoir un impact significatif sur la manière dont les utilisateurs et utilisatrices professionnels accèdent aux ressources et les utilisent. Un problème courant se produit si différentes équipes estiment que leurs ressources doivent se trouver dans un dossier spécifique ou souhaitent créer de nombreux dossiers pour un projet plutôt que de créer une structure de dossiers plus évolutive et plus stable. Donner aux utilisateurs et utilisatrices une trop grande marge de manœuvre dans la création de dossiers peut entraîner la création de milliers de dossiers difficiles à gérer.

En tant que personne chargée de la gestion ou de l’administration de DAM, il est de votre responsabilité d’éviter toute structure de dossiers ad hoc. Un point clé à exposer aux utilisateurs et utilisatrices est que la structure de dossiers est importante, mais ne doit pas être utilisée comme un moyen de rechercher les ressources. Considérez les dossiers comme une maison et la barre OmniSearch comme la méthode pour rechercher des éléments dans la maison, à l’aide des métadonnées et des balises associées à la ressource, et pas seulement la structure des dossiers.

Raisons pour lesquelles une structure de dossiers claire est nécessaire.

• Contrôles d’accès - Pour sécuriser les dossiers et les ressources qu’ils contiennent à l’aide d’autorisations.
• Schémas de métadonnées - Pour contrôler quelles métadonnées sont appliquées aux ressources dans les dossiers.
• Profils de métadonnées - Pour appliquer facilement des métadonnées par défaut aux ressources d’un dossier et ainsi faciliter la mise à disposition et la gestion des ressources.
• Évolutivité - Pour aider les utilisateurs et utilisatrices à gérer et développer votre collection de ressources, car celle-ci est généralement en constante augmentation.
• Contrôle de publication - Pour activer la publication et la dépublication de ressources.
• Workflows - Pour gérer les ressources ayant différents statuts (création, révision, approbation, publication et archivage) en les intégrant dans des workflows afin de déplacer ces ressources tout au long de leur cycle de vie.

Considérations relatives à la planification d’une structure de dossiers intuitive

• Gouvernance future - Comment les autorisations d’accès (lecture, modification et suppression) sont gérées pour répondre aux besoins professionnels et techniques.
• Évolutivité - Votre entreprise et votre bibliothèque de contenu vont se développer, votre structure doit donc être conçue pour s’adapter à ces besoins futurs et être facilement évolutive sans possibilité de les interrompre.
• Taille - Un trop grand nombre de ressources dans les dossiers peut entraîner des problèmes d’utilisation, ce qui rend difficile la gestion et la recherche des ressources ainsi que la navigation. N’ajoutez pas plus de 1 000 ressources par dossier. Bien que cette consigne s’applique à AEM 6.5 et qu’AEMaaCS dispose de limites plus élevées, les dossiers volumineux peuvent quand même affecter les performances.
• Découvrabilité - Elle doit être intuitive. Les utilisateurs et utilisatrices doivent être en mesure de trouver ces ressources. Il doit leur être possible d’identifier rapidement où les nouvelles ressources ont été chargées et où les trouver. Si cela n’est pas intuitif, les utilisateurs et utilisatrices ne sauront pas comment utiliser correctement les dossiers ou la bibliothèque de gestion des ressources numériques.

Bonnes pratiques relatives aux structures de dossiers

• Établissez une structure de dossiers optimisée et intuitive.
• Veillez à ce que vos hiérarchies de dossiers soient peu profondes pour éviter qu’elles soient trop complexes.
• Toute ressource doit se trouver dans un dossier et être détectable via d’autres fonctionnalités (métadonnées, balisage, etc.).
• Intégrez les exigences de l’entreprise telles que la localisation, la rétention, l’archivage, les rendus et la gestion des droits numériques.
• Limitez le nombre de ressources par dossier entre 500 et 1 000 ressources pour optimiser les performances. Gardez à l’esprit la limite de 1 000 ressources par dossier.
• Utilisez des noms descriptifs qui reflètent l’objectif du contenu.
• Alignez la configuration du dossier sur les schémas et les profils de métadonnées pour plus de cohérence.
• Placez les ressources (fichiers) dans des dossiers de feuille, car cela permet de maintenir la hiérarchie propre et améliore les performances. Si vous chargez trop de fichiers dans un dossier de niveau supérieur, les performances d’AEM se dégradent, car l’interface d’utilisation tente de charger trop de fichiers à la fois.
• En fonction de la politique de conservation de votre entreprise, implémentez un workflow d’archivage si nécessaire, afin que les ressources plus anciennes soient conservées, mais masquées pour les autres dans la recherche. Une bonne pratique consiste à les stocker dans des dossiers accessibles uniquement par les administrateurs et administratrices. Pensez à créer des sous-dossiers d’archivage par année ou selon d’autres métadonnées pertinentes.
• Dépubliez les dossiers de ressources avant de les déplacer afin d’éviter de disposer de ressources isolées qui ne peuvent pas être dépubliées.

Frameworks de structures de dossiers

Maintenant, parlons de la puissance de ces dossiers. Pour exposer de manière plus concrète le concept de structures de dossiers, voici quelques exemples généraux de structures de dossiers efficaces. Désormais, il n’y aura plus deux structures de dossiers identiques. Plus important encore, vos dossiers seront créés en fonction des besoins de votre entreprise. Il n’existe pas de solution universelle.Voyons alors quelques approches différentes.

NOTE : n’utilisez pas les conventions de nommage ci-dessous. Pour les noms de dossier, utilisez les noms significatifs de vos zones géographiques, programmes, campagnes, etc. qui correspondent à votre entreprise.

Vous trouverez ci-dessous quelques frameworks de structures de dossiers à prendre en compte.

N’oubliez pas : n’utilisez pas uniquement les structures de dossiers pour rechercher des ressources.

Cependant, dans un dossier, vous effectuez de nombreuses actions pour configurer des fonctionnalités, telles que des autorisations, des métadonnées, etc. Certains outils que vous utiliserez très souvent afficheront la structure des dossiers et des ressources dans une arborescence de contenu ou dans une vue Carte ou Liste. Vous pouvez également trier les ressources par attributs, tels que Récemment chargé, Nom, etc.

Conventions de nommage des dossiers

Les noms de dossier sont importants pour la visibilité et la réutilisation des ressources. L’utilisation de noms de dossier clairs, descriptifs et cohérents guide les utilisateurs et utilisatrices qui doivent afficher, utiliser ou créer des variantes des ressources pour trouver leur emplacement de stockage ou de chargement.Certaines personnes ne disposeront pas d’un accès complet à votre gestion des ressources numériques leur permettant de voir tous les dossiers et ne comprendront pas le contexte complet de l’ensemble des dossiers. Les parties prenantes apprécient une norme de nommage soigneusement planifiée et appliquée pour les guider sur où placer les ressources.

Conseils de championnes et champions Adobe

• Les titres des dossiers peuvent être « conviviaux ».
• Écrivez uniquement en minuscules, utilisez des espaces au lieu de tirets et évitez d’utiliser des caractères spéciaux.
• Les noms système, ou le nom de nœud, doivent être stables et rarement modifiés afin d’éviter de rompre les références.
• Faites preuve de cohérence : utilisez des acronymes ou n’en utilisez pas du tout, utilisez le pluriel ou ne l’utilisez pas du tout, utilisez des abréviations ou n’en utilisez pas du tout, utilisez des espaces ou n’en utilisez pas du tout.
• Tenez compte des différents groupes d’utilisateurs et d’utilisatrices et des contrôles d’accès, à l’aide de dossiers pour autoriser ou refuser l’accès pour l’affichage ou la modification à différents groupes.
• Prenez en compte la méthode pour appliquer des métadonnées cohérentes au niveau du dossier.

NOTE : les espaces vides dans les titres des dossiers sont remplacés par un « - » dans la propriété « Nom de la ressource » dans AEM.

Bonnes pratiques relatives à la gestion des dossiers

• Limitez le nombre de ressources dans un dossier - Il est recommandé de limiter le nombre de ressources dans un dossier donné à 1 000 ou moins. Cette consigne est basée sur la façon dont les nœuds sont structurés dans le JCR (référentiel de contenu Java) et constitue une bonne pratique générale pour éviter des problèmes de performance potentiels.
• Utilisez des dossiers non triés - Utilisez des dossiers non triés (sling:Folder) au lieu de dossiers triés (sling:orderedFolder) pour mettre à l’échelle un grand nombre de nœuds enfant efficacement.
• Utilisez des métadonnées - Utilisez des métadonnées pour organiser et rechercher les ressources au lieu de vous fier uniquement à la structure des dossiers.
• Consultez le Guide de taille des ressources - Consultez le Guide de taille des ressources pour obtenir des recommandations plus détaillées sur la taille des ressources et l’optimisation des performances pour AEM Assets 6.5.
• Envisagez d’utiliser AEM as a Cloud Service - AEM as a Cloud Service a bénéficié d’améliorations de l’interface d’utilisation d’Assets, ce qui peut améliorer les performances en cas de grand nombre de ressources. Envisagez de créer une preuve de concept pour évaluer les performances dans votre environnement spécifique.
• Dépubliez les dossiers de ressources avant de les déplacer pour éviter de disposer de ressources isolées ne pouvant pas être dépubliées.

Commencer à utiliser des fichiers

Maintenant que vous connaissez les structures de dossiers et leur importance, jetons un coup d’œil à la manière dont Adobe Experience Manager Assets prend en charge un large éventail de formats de fichiers : formats de fichiers Adobe, formats d’image, formats de photos RAW, formats de documents, formats vidéo, formats 3D, formats audio, etc.

Considérations relatives aux types, tailles et noms de fichiers

• Types de fichiers pris en charge - Prenez connaissance des Types de fichiers pris en charge dans Adobe Experience Manager Assets.
• Les types de fichiers pris en charge varient selon les fonctionnalités - Pour garantir des résultats cohérents et fiables, utilisez uniquement les formats de fichiers pris en charge documentés pour chaque fonctionnalité. Certaines fonctionnalités de produits offrent une prise en charge variable ou limitée de types ou de formats de fichiers spécifiques. Les fonctionnalités peuvent ne pas fonctionner comme prévu lors de l’utilisation de formats de fichiers qui ne sont pas officiellement pris en charge.
• Noms de fichiers - Dans AEM Assets, un nom de fichier de ressource ne peut pas contenir l’un de ces caractères spéciaux séparés par des espaces compris dans cette liste : * / : [ \\ ] | # % { } ? &
• Tailles de fichiers - Dans AEM 6.5, par défaut, AEM Assets ne vous permet pas de charger des ressources d’une taille supérieure à 2 Go en raison d’une limite portant sur la taille des fichiers. Néanmoins, vous pouvez contourner cette limite en utilisant CRXDE Lite et en créant un nœud dans le répertoire /apps. Dans AEMaaCS, les limites sont plus élevées, mais comportent toujours des restrictions pour la gestion des API et des interfaces d’utilisation. Pour les fichiers de plus de 2 Go, utilisez l’application de bureau ou Asset Link (connecteur Creative Cloud) plutôt que le chargement via le navigateur.

Bonnes pratiques relatives au nommage des fichiers

• Tous les noms de ressources doivent être uniques, même si elles se trouvent dans des dossiers différents. L’utilisation d’un nom unique permet d’accéder à chaque ressource à l’aide de sa propre URL. Le caractère unique s’applique dans le même chemin de référentiel.
• Insérez les informations essentielles dans les 100 premiers caractères du nom de fichier si vous utilisez Dynamic Media.
• Limitez la longueur des noms de fichier entre 50 et 75 caractères.
• Créez une norme de nommage intuitive et facile à utiliser. Une norme de nommage des fichiers claire et cohérente est avantageuse pour les équipes commerciales et marketing ainsi que pour les autres utilisateurs et utilisatrices et groupes qui ne disposent pas d’un accès complet à la gestion des ressources numériques.
• Communiquez clairement le contenu dans le nom du fichier.
• Faites preuve de cohérence : utilisez des acronymes ou n’en utilisez pas du tout, utilisez le pluriel ou ne l’utilisez pas du tout, utilisez des abréviations ou n’en utilisez pas du tout, utilisez des espaces ou n’en utilisez pas du tout.
• Évitez les caractères spéciaux non pris en charge dans les noms de fichier (voir ci-dessus).
• Utilisez un nom descriptif mais concis.
• Supprimez les mots superflus.
• Omettez les termes redondants tels que « dossier ».
• Utilisez des abréviations pour les variations, en incluant « var » dans le nom pour indiquer les variations.

Essayez par vous-même.

Maintenant que vous connaissez les bonnes pratiques pour configurer les dossiers, effectuez cette opération dans Adobe Experience Manager dans un sandbox avec seulement quelques exemples de dossiers et de ressources.

1. Connectez-vous à experience.adobe.com.

2. Cliquez sur « Experience Manager Assets » dans la zone Liens rapides.

3. Dans le volet de navigation de gauche, sélectionnez « Ressources ».

4. Sélectionnez le nœud supérieur intitulé « Toutes les ressources ».

5. Ajoutez des dossiers ici à l’aide du bouton « Créer un dossier ».

6. Dans un dossier spécifique, ajoutez des ressources au dossier à l’aide du bouton « Ajouter des ressources ».

Évitez de charger ou de charger en masse vos ressources réelles tant que vous n’avez pas aligné votre approche avec toutes les parties prenantes de la gestion des ressources numériques et que vous n’avez pas exploré les sujets des métadonnées, des profils de métadonnées, des schémas de métadonnées, de la taxonomie et du balisage et que vous n’avez pas établi une stratégie de contenu pour répondre aux besoins de votre entreprise grâce à ces fonctionnalités.

Ressources d’apprentissage supplémentaires

Regardez la session Adobe Experience Makers : échange de compétences Taxonomie et structure : le secret d’AEM pour une gestion évolutive des ressources pour plus d’informations. Tirez parti de ces ressources supplémentaires pour approfondir les principes fondamentaux.

• Configurer AEM Assets (liste de lecture de tutoriels vidéo)
• Organiser vos ressources numériques (documentation)
• Gérer des ressources (documentation)
• Dossiers de base (vidéo)
• Ajouter des ressources numériques à AEM (documentation)
• Guide de taille des ressources (documentation d’AEM 6.5)

Prochaines étapes

Cet article sur les bonnes pratiques relatives à la structure des dossiers fait partie d’une série d’articles comprenant des recommandations de base, des bonnes pratiques et des conseils de championnes et champions Adobe pour commencer à utiliser Adobe Experience Manager Assets. Pour continuer dans cette série, consultez l’article suivant sur les accès et les autorisations.

Pour explorer tous les articles de cette série concernant les fondamentaux d’AEM Assets, consultez ce qui suit :

• Bonnes pratiques et conseils pour commencer à utiliser AEM Assets
• Structure et nommage des dossiers (cet article)
• Accès et autorisations
• Métadonnées, schémas de métadonnées et profils de métadonnées
• Taxonomie et balisage
• Gouvernance
• Formation et qualification

Merci au champion Adobe Experience Manager Deepak Khetawat pour ses contributions supplémentaires à cet article.