Ce guide propose des recommandations à l’intention des Digital Asset Managers pour créer et partager des outils d’apprentissage intuitifs en libre-service destinés aux Utilisateurs. En fournissant de manière proactive des ressources à la demande qui anticipent les besoins des Utilisateurs et les responsabilisent, vous pouvez favoriser l’adoption d’Adobe Experience Manager Assets.

En tant que Digital Asset Manager, votre mission consiste à aider les Utilisateurs à réussir avec Adobe Experience Manager (AEM) en leur facilitant la recherche, l’utilisation et la réutilisation des ressources. L’outil doit être en libre-service afin de garantir que les Utilisateurs disposent des compétences nécessaires pour utiliser AEM facilement et efficacement. Pour fournir aux Utilisateurs les ressources dont ils ont besoin, il est essentiel de leur montrer comment utiliser l’outil et d’anticiper leurs besoins en proposant des ressources à la demande. Les DAM Managers de Best Buy ont mis en place des ressources en libre-service pour permettre aux Utilisateurs d’apprendre à leur rythme et de trouver les réponses aux questions fréquentes.

Que vous soyez Content Manager, DAM Librarian, Digital Asset Specialist, Content Author, Digital Asset Manager ou Product Owner, ce guide vous propose des conseils et des bonnes pratiques pour accompagner vos Utilisateurs.

Chez Best Buy, je dirige l’équipe de gestion des ressources DAM, responsable de la gestion des ressources. L’équipe de gestion des ressources DAM reçoit les ressources des créateurs, les charge dans le DAM et ajoute tous les métadonnées nécessaires afin de garantir que les ressources soient correctement catégorisées pour faciliter leur découverte.

Lors du déploiement de la bibliothèque de ressources Best Buy , nous avons créé des fiches pratiques (instructions sur une page) et organisé des formations en groupe, en présentiel, pour former les Utilisateurs à AEM. Cependant, les Utilisateurs cherchant des ressources — en particulier les équipes créatives — rencontraient encore des difficultés. Il arrivait qu’ils ne trouvent pas les ressources dont ils avaient besoin, ce qui les amenait à créer de nouvelles ressources, ou à solliciter les gestionnaires de ressources pour les orienter vers la bonne ressource. Accompagner les Utilisateurs dans la recherche de ressources individuellement n’est pas efficace et ne serait pas viable pour aucune des équipes.

Pour adopter une autre approche, nous avons mis en place des opportunités d’apprentissage en libre-service à plus petite échelle et proposé des options adaptées pour répondre aux besoins des Utilisateurs et à leurs préférences d’apprentissage. Vous trouverez ci-dessous des ressources créées pour nos Utilisateurs.

Ressources d’accompagnement

Le PDF AEM 101

Ce PDF AEM 101 est transmis aux nouveaux Utilisateurs lorsqu’ils reçoivent une licence Adobe Experience Manager. Ce PDF présente les informations de connexion initiale, des indications simples de navigation et quelques conseils pour utiliser l’outil. Un extrait du PDF est présenté ci-dessous :

Formation présentielle AEM 101

Principalement destinée à l’équipe de création, la formation était proposée à toute nouvelle recrue ou à tout nouvel utilisateur ou utilisatrice d’AEM. Elle se déroulait en session individuelle ou en petit groupe, avec une démonstration de la connexion, de la recherche, du téléchargement et de la gestion des droits. Par exemple, la formation comprend une démonstration sur la recherche d’éléments liés aux fêtes et leur téléchargement pour une utilisation dans des campagnes marketing.

Ordre du jour suggéré :

• Connexion
• Astuces de recherche et de filtrage
• Téléchargement
• Collections
• Gestion des droits
• Projets
• Le cas échéant : workflows, fragments d’expérience

Vidéos conseils

Un dossier de formation dans AEM contient de courtes vidéos conseils qui illustrent des tâches simples pour renforcer la formation. La plupart des vidéos durent moins de 60 secondes et traitent d’un sujet précis, comme la connexion, la recherche et l’utilisation de filtres ou l’utilisation de ressources sous gestion des droits. Par exemple, une vidéo explique comment utiliser un filtre pour trouver des images haute résolution destinées aux publications sur les réseaux sociaux. Les gestionnaires DAM peuvent partager des liens vers des ressources de formation spécifiques en réponse aux questions.

Le dossier de formation ressemble à l’image ci-dessous et contient des dossiers pour chacune des thématiques suivantes :

• Navigation
• Recherche de ressources
• Téléchargement de ressources
• Utilisation des collections
• Utilisation des dossiers de projet
• Informations sur la gestion des droits
• Exigences relatives aux ressources

Exemple de vidéo conseil sur les filtres de recherche

Rights Management eLearning

Après le déploiement de la nouvelle fonctionnalité Rights Managed, une session d’information a été organisée et un module eLearning obligatoire a été créé, que chaque Utilisateur devait suivre. Cette vidéo présente les principes de base de Rights Managed et propose un quiz de 5 questions à la fin. Les Utilisateurs devaient réussir ce quiz pour éviter la désactivation de leur licence AEM.

Le module eLearning commence par un message du vice-président principal de la création et des médias, rappelant pourquoi Rights Managed est essentiel et le rôle de chacun dans ce processus. Le module se poursuit en expliquant comment identifier les ressources soumises à des droits et l’importance de respecter ces droits d’utilisation.

Un suivi régulier de la participation au module eLearning est assuré, et toute nouvelle personne utilisatrice est invitée à le suivre. Le module eLearning est donc essentiel.

La première page du module eLearning est présentée ci-dessous :

Permanences mensuelles / Sessions « Lunch and Learn »

Des permanences facultatives pour le service création et médias étaient proposées chaque mois pendant la pause déjeuner. Chaque session commençait par une démonstration de fonctionnalité et se terminait par un échange de questions-réponses. Toutes les sessions étaient enregistrées et archivées dans AEM pour consultation ultérieure, aux côtés des vidéos de conseils pratiques. Les thèmes fréquemment abordés incluaient : comment créer une collecte dynamique, comment trouver et télécharger des ressources soumises à des droits, ainsi que des astuces et conseils pour la recherche.

Points clés à retenir

1. Connaître son public. Le contenu de formation doit répondre aux attentes des Utilisateurs finaux selon leurs préférences d'apprentissage. Commencez par recueillir des retours, envoyer des enquêtes ou contactez directement vos Utilisateurs pour comprendre comment ils souhaitent apprendre.
2. Assurer une communication cohérente. Qu'il s'agisse de déjeuners mensuels d'apprentissage ou de l'utilisation du même emplacement pour toutes les vidéos de formation, informez vos Utilisateurs où et quand obtenir les informations nécessaires. Trouvez un rythme et tenez-vous-y.
3. Définir vos priorités. Selon les retours des Utilisateurs finaux, la gestion des droits a posé des difficultés. La création d'une formation dédiée sur ce sujet a permis à l'équipe de gestion DAM de gagner du temps et a renforcé la confiance des Utilisateurs lors de l'utilisation d'AEM.

En résumé, l’initiative d’adoption et de formation des Utilisateurs sur Adobe Experience Manager visait à proposer un modèle en libre-service permettant aux Utilisateurs d’utiliser AEM efficacement pour la recherche, et de faciliter l’utilisation et la réutilisation des ressources. En offrant une variété de ressources, telles que des vidéos de conseils pratiques et des permanences mensuelles, l’initiative a permis aux Utilisateurs de disposer des outils et des connaissances nécessaires pour réussir. Cette approche a non seulement amélioré l’expérience Utilisateur, mais elle a aussi rendu la recherche et l’utilisation des ressources plus efficaces et durables, tant pour les Utilisateurs que pour l’équipe de formation.