Les bonnes pratiques et les conseils des championnes et champions sur les fonctionnalités fondamentales à utiliser dans AEM Assets ont été partagés via la série d’articles sur l’intégration dans AEM Assets, mais la gestion d’un DAM ne se limite pas à l’utilisation de fonctionnalités. Cet article explore la gouvernance de la gestion des ressources numériques (DAM) : la définition de politiques, de rôles, de normes et de workflows pour garantir l’utilisation correcte et cohérente des ressources numériques et pour s’assurer que l’équipe est prête à les utiliser.
Assemblage de tous les éléments pour établir la gouvernance
Les articles précédents de cette série ont abordé des principes fondamentaux qui sont essentiels à votre stratégie de contenu. Ces ressources ont abordé des sujets essentiels tels que Bonnes pratiques et conseils pour commencer à utiliser AEM Assets, Structure et nommage des dossiers, Accès et autorisations, Métadonnées et Taxonomie et balisage.
Déterminons maintenant les éléments suivants : quoi, pourquoi et comment établir une gouvernance pour gérer correctement AEM Assets.
Qu’est-ce que la gouvernance de la gestion des ressources numériques ?
Il s’agit d’un ensemble de politiques, de rôles, de normes et de workflows qui garantit que :
- les ressources sont utilisées correctement et de manière cohérente ;
- l’ensemble du cycle de vie des ressources, de la création à l’archivage en passant par l’approbation, est contrôlé ;
- un équilibre est présent entre la flexibilité des utilisateurs et utilisatrices et le contrôle organisationnel ;
- la conformité, l’efficacité et l’évolutivité sont atteintes ;
- la gestion des ressources numériques fonctionne correctement.
« Considérez la gouvernance de la gestion des ressources numériques comme le plan directeur de la réussite opérationnelle de votre marque. Elle garantit que chaque ressource numérique n’est pas simplement stockée, mais qu’elle est conforme, détectable et prête à fournir de la valeur à l’échelle de votre entreprise. »
- Katie Junge, responsable senior des technologies marketing produit chez Workday et championne AEM
Pourquoi en avez-vous besoin ?
La gouvernance de la gestion des ressources numériques fournit un framework qui permet de maintenir toutes les personnes membres de l’équipe sur la bonne voie et :
- empêche toute utilisation abusive des ressources et tout accès non autorisé ;
- fournit des normes de métadonnées pour la recherche et la catégorisation ;
- fournit des conventions de nommage et une taxonomie cohérentes ;
- prend en charge la conformité légale (par exemple, les licences, le RGPD) ;
- améliore la responsabilité des utilisateurs et utilisatrices par le biais de rôles et d’autorisations.
« L’utilisation d’une gestion des ressources numériques sans gouvernance devient rapidement problématique. La valeur réelle d’AEM Assets se révèle complètement lorsque les métadonnées, les autorisations et la taxonomie fonctionnent ensemble pour rendre le contenu instantanément utilisable et réutilisable. »
- Priya Nair, responsable technique AEM chez Loblaw et championne AEM
Maintenant, voyons ça de plus près et examinons comment établir la gouvernance au moyen de cinq étapes clés.
Pour une bonne gouvernance de la gestion des ressources numériques
1. Fixer des objectifs clairs et rassembler l’équipe idéale
- Alignez-vous sur les besoins de l’entreprise, la cohérence de la marque, la conformité et l’efficacité.
- Veillez à ce que les bonnes personnes contribuent. Selon votre entreprise, les équipes seront différentes, mais assurez-vous de tenir compte du marketing, de la création, de l’informatique, du développement et de tous les utilisateurs et utilisatrices.
2. Définir des normes et des politiques d’accès
- Définissez la structure des dossiers, le schéma des métadonnées et les conventions de nommage, en vous assurant que tous ces éléments sont configurés en fonction des besoins de votre entreprise.
- Définissez des autorisations basées sur les rôles et documentez tous les types de droits d’utilisation configurés en back-end dans le DAM, afin d’éviter tout problème d’ordre juridique.
3. Créer et automatiser des workflows
- Créez des chaînes d’approbation des ressources avec des notifications.
- Documentez l’ensemble du cycle de vie des ressources, du chargement à l’archivage en passant par la révision et l’approbation.
4. Former les utilisateurs et utilisatrices et encourager l’adoption
- Établissez une stratégie de gestion des modifications très solide.
- Offrez une formation et une intégration basées sur les rôles, ainsi qu’une variété d’opportunités d’apprentissage et de consultation de nouvelles informations, que ce soit par le biais de fiches, de mini formations pendant le midi, de vidéos, etc.
- Tenez compte des besoins spécifiques en formation : pour les administrateurs et administratrices, les utilisateurs et utilisatrices normaux, ou les bibliothécaires. Ces trois rôles nécessitent des formations différentes.Ne leur fournissez pas de formations non adaptées, car cela peut affecter leur envie d’utiliser l’outil.Consultez le guide Accélérer l’adoption par la formation et la qualification.
5. Surveiller l’utilisation et optimiser le fonctionnement
- Encore une fois, le DAM n’est pas quelque chose que vous pouvez simplement mettre en place puis oublier. Il doit être surveillé en permanence.
- Utilisez des tableaux de bord pour suivre les performances, la conformité et l’intégrité du système.
- Évaluez et mettez à jour constamment le schéma de métadonnées et les exigences en matière de balisage afin de prendre en charge de nouvelles campagnes, de nouveaux programmes, de nouvelles zones géographiques, etc.
- Vérifiez et archivez les ressources régulièrement, de sorte que seuls les résultats de recherche pertinents s’affichent.
« Une bonne gouvernance de gestion des ressources numériques ne consiste pas seulement à gérer les ressources, mais également à autonomiser les personnes. Une gouvernance efficace de la gestion des ressources numériques dans AEM commence par une équipe appropriée et des normes claires, mais elle se développe grâce à la formation. Lorsque les utilisateurs et utilisatrices disposent des connaissances nécessaires pour utiliser AEM en toute confiance, l’adoption s’accélère, l’accès devient délibéré et la valeur de vos ressources numériques se multiplie. »
- Melanie Bartlett, directrice du développement des partenaires chez MRM et championne AEM
Gouvernance - L’une des bases essentielles de l’utilisation d’AEM Assets
Cet article sur les bonnes pratiques relatives à la gouvernance fait partie d’une série d’articles comprenant des recommandations de base, des bonnes pratiques et des conseils de championnes et champions Adobe pour commencer à utiliser Adobe Experience Manager Assets. Pour explorer tous les articles de cette série concernant les fondamentaux d’AEM Assets, consultez ce qui suit :
- Bonnes pratiques et conseils pour commencer à utiliser AEM Assets
- Structure et nommage des dossiers
- Accès et autorisations
- Métadonnées, schémas de métadonnées et profils de métadonnées
- Taxonomie et balisage
- Gouvernance
- Formation et qualification
Ressources d’apprentissage supplémentaires
- Regardez la session Adobe Experience Makers : échange de compétences intitulée Taxonomie et structure : le secret d’AEM pour unegestion évolutive des ressources sur la gouvernance, avec les championnes AEM Melanie Bartlett et Katie June.
- Apprenez-en davantage sur la gouvernance en lisant Doter votre équipe d’une stratégie solide de gouvernance de contenu pour réussir votre implémentation par le champion AEM Gary Howell.
- Apprenez-en davantage sur la qualification des équipes en consultant Accélérer l’adoption par la formation et la qualification par la championne AEM Erin Brown.
- Pour en savoir plus sur la gestion des modifications, consultez Principes essentiels de gestion des modifications pour réussir.