La série d’articles sur l’intégration à AEM Assets a présenté des bonnes pratiques et des conseils d’expert sur les fonctionnalités essentielles à exploiter dans AEM Assets, mais la gestion d’un DAM ne se limite pas à l’utilisation de ses fonctionnalités. Cet article aborde la gouvernance DAM : définition des politiques, des rôles, des normes et des workflows afin de garantir une utilisation correcte et cohérente des ressources numériques et de permettre à l’équipe d’être opérationnelle.

Rassembler tous les éléments et mettre en place une gouvernance

Les articles précédents de cette série ont abordé des fondamentaux essentiels à votre stratégie de contenu. Ces ressources ont couvert des sujets clés comme les bonnes pratiques et conseils pour démarrer avec AEM Assets, la structure des dossiers & et la nomenclature, les accès & et les droits, les métadonnées, la taxonomie et le classement.
Ensuite, réunissons le quoi, le pourquoi et le comment pour instaurer une gouvernance efficace de la gestion des AEM Assets.

Qu’est-ce que la gouvernance DAM ?

Il s’agit d’un ensemble de politiques, de rôles, de normes et de processus qui garantissent :

• une utilisation correcte et cohérente des assets.
• la gouvernance de l’ensemble du cycle de vie des assets, de la création à l’approbation, jusqu’à l’archivage.
• un équilibre entre la flexibilité des utilisateurs et le contrôle organisationnel.
• la conformité, l’efficacité et l’évolutivité sont assurées.
• le DAM est performant.

Pourquoi est-ce essentiel ?

La gouvernance DAM offre un cadre permettant à tous les membres de l’équipe de rester alignés et :

• Évite la mauvaise utilisation des ressources et l’accès non autorisé.
• Garantit des normes de métadonnées pour la recherche et la catégorisation.
• Favorise des conventions de nommage et une taxonomie cohérentes.
• Soutient la conformité légale (par exemple, attribution de licence, RGPD).
• Renforce la responsabilité des utilisateurs grâce aux rôles et aux autorisations.

Voyons maintenant comment mettre en place une gouvernance efficace en cinq étapes clés.

Une gouvernance DAM réussie

1. Définir des objectifs clairs et constituer la bonne équipe

• S’aligner sur les besoins de l’entreprise, la cohérence de la marque, la conformité et l’efficacité.
• Veiller à ce que les bonnes personnes participent aux décisions. Selon l’activité, la composition de l’équipe variera, mais il est essentiel d’inclure le marketing, la création, l’IT, les développeurs et tous les Utilisateurs.

2. Définir les normes et les politiques d’accès

• Mettre en place la structure des dossiers, le schéma de métadonnées et les conventions de nommage, en veillant à ce que tout soit adapté aux besoins de l’entreprise.
• Définir des autorisations selon les rôles et documenter tous les droits d’utilisation paramétrés dans le DAM, afin d’éviter tout problème juridique.

3. Créer et automatiser les workflows

• Mettre en place des chaînes de validation des ressources avec notifications.
• Documenter l’ensemble du cycle de vie des ressources, du chargement à la révision, à l’approbation jusqu’à l’archivage.

4. Former les Utilisateurs et favoriser l'adoption

• Mettre en place une stratégie de gestion des modifications solide.
• Proposer une formation et une intégration adaptées aux rôles, ainsi qu'un large éventail d'opportunités pour apprendre et accéder à de nouvelles informations, que ce soit via des aide-mémoires, des sessions « lunch & learn », des vidéos, etc.
• Prendre en compte les besoins spécifiques en formation pour un administrateur, un Utilisateur standard ou un bibliothécaire. Ces trois rôles nécessitent des dispositifs d'accompagnement différents. Éviter de fournir un accompagnement non pertinent, car cela peut influencer la volonté d'utiliser l'outil.  Consulter le guide Accélérer l'adoption grâce à la formation et à l'accompagnement.

5. Surveiller l'utilisation et optimiser

• Encore une fois, le DAM n'est pas un outil que l'on peut simplement configurer puis oublier. Il doit être surveillé en permanence.
• Utiliser des tableaux de bord pour suivre les performances, la conformité et l'état du système.
• Évaluer et mettre à jour en continu le schéma de métadonnées et les exigences de balisage, afin de soutenir les nouvelles campagnes, programmes, zones géographiques, etc.
• Examiner et archiver les ressources à intervalles réguliers, pour que seuls les résultats de recherche pertinents apparaissent.

Gouvernance : l’un des piliers essentiels de l’utilisation d’AEM Assets

Cet article sur les bonnes pratiques de gouvernance fait partie d’une série comprenant des conseils fondamentaux, des bonnes pratiques et des conseils d’Adobe Champion pour bien démarrer avec Adobe Experience Manager Assets. Pour découvrir tous les articles de cette série sur les fondamentaux d’AEM Assets, consultez :

• Bonnes pratiques et conseils pour bien démarrer avec AEM Assets
• Structure des dossiers & nommage
• Accès & droits
• Métadonnées, schémas de métadonnées & profils de métadonnées
• Taxonomie et étiquetage
• Gouvernance
• Formation et accompagnement

Ressources d'apprentissage supplémentaires

• Regarder la session Adobe Experience Makers : The Skill Exhange intitulée Taxonomie & Structure : le secret d'AEM pour une gestion d'actifs évolutive Management qui traite de ce sujet de gouvernance, avec la participation des Champions AEM Melanie Bartlett et Katie Junge.
• En savoir plus sur la gouvernance du contenu en lisant Renforcer votre équipe grâce à une stratégie de gouvernance du contenu solide pour réussir la mise en œuvre par le Champion AEM Gary Howell.
• En savoir plus sur l'activation de l'équipe en lisant Accélérer l'adoption grâce à la formation et à l'activation par la Championne AEM Erin Brown.
• En savoir plus sur la gestion des modifications en lisant Les essentiels de la gestion des modifications pour réussir.