Cet article met en avant l’importance des autorisations basées sur les groupes dans AEM Assets pour sécuriser les dossiers de ressources numériques, simplifier l’administration et garantir la cohérence de la marque, la conformité réglementaire et le contrôle opérationnel. Il présente les bonnes pratiques pour configurer et maintenir les groupes d’utilisateurs et les autorisations afin d’assurer la sécurité des données et la stabilité du système.

Premiers pas avec les groupes d’utilisateurs et les autorisations

Maintenant que vous avez découvert les bonnes pratiques et astuces pour débuter avec AEM Assets ainsi que la structure des dossiers & et leur nommage, cet article s’appuie sur ces bonnes pratiques et met l’accent sur les utilisateurs et les autorisations.

Sécuriser vos dossiers de ressources numériques à l’aide d’autorisations est indispensable dans toute organisation où il est nécessaire de gérer différents groupes d’utilisateurs ayant des niveaux d’accès distincts à diverses ressources.

Dans AEM Assets, utilisateurs désigne des comptes individuels qui se connectent à l’instance AEM Assets, tandis que les groupes sont des ensembles logiques d’utilisateurs, de groupes ou des deux.

Les groupes restent généralement stables, alors que les utilisateurs changent plus fréquemment.

Pourquoi utiliser les groupes d’utilisateurs et les autorisations

Les autorisations contrôlent qui peut consulter, modifier ou gérer les ressources.
Les autorisations basées sur les groupes simplifient l’administration et garantissent un accès sécurisé.

Les groupes facilitent la gestion des autorisations et de l’accès, car toute modification apportée à un groupe s’applique à tous ses membres. Les groupes reflètent souvent :

• Un rôle dans l’application – par exemple, une personne autorisée à consulter du contenu ou à contribuer au contenu.

• Les besoins de votre organisation en matière de contrôle d’accès au contenu – vous permettant de distinguer les contributeurs de différents services et de définir ce que chacun peut consulter ou réaliser.

Les groupes d’utilisateurs et les autorisations permettent :

• Sécurité des données – protection des ressources sensibles et confidentielles.

• Cohérence de la marque – garantir que seuls les utilisateurs autorisés accèdent aux ressources et les publient.

• Conformité réglementaire – prise en charge des droits d’auteur, des licences, de la gestion des droits numériques et des lois sur la confidentialité (par exemple, le RGPD)

• Contrôle opérationnel – empêcher tout accès, modification ou suppression non autorisé.

Dans chaque groupe, des privilèges ou des autorisations spécifiques sont configurés pour définir qui peut avoir accès, lire et modifier le contenu dans AEM Assets. Les autorisations sont configurées dans AEM à l’aide de listes de contrôle d’accès (ACL), qui sont :

• Des règles appliquées à un dossier, une ressource ou un nœud.

• Configurées pour chaque groupe afin d’autoriser ou de refuser aux membres de ce groupe l’accès à différentes fonctionnalités.

• Ordonnées de manière à placer les éléments les plus prioritaires en premier.

Bonnes pratiques pour configurer les groupes et les autorisations

• Créer des groupes d’utilisateurs selon les rôles - par exemple, auteurs, marketeurs, créatifs, agences.

• Toujours attribuer les autorisations aux groupes, jamais aux individus - cela améliore la scalabilité et simplifie l’audit.

• Éviter la surcomplexité - une structure claire, basée sur l’autorisation, est plus facile à maintenir et à dépanner.

• Utiliser les groupes système ou par défaut - tels que auteurs et dam-users, qui sont préconfigurés dans AEM ; au besoin, définir des groupes personnalisés (par exemple, Marketing Approvers, Legal Reviewers) pour un accès basé sur les rôles.

• Accorder le minimum de privilèges - accorder aux utilisateurs ou aux groupes uniquement les autorisations nécessaires à leur rôle, rien de plus.

• Adopter un modèle « centré sur l’autorisation » - par exemple… peut modifier, peut consulter. Utiliser « Refuser » uniquement si cela est indispensable pour annuler une autorisation provenant d’un niveau supérieur ou d’une appartenance à un groupe, et veiller à ce que ces instructions « Refuser » soient aussi précises que possible.

• Définir les autorisations de haut en bas dans les listes de contrôle d’accès (ACL) - toujours tenir compte de l’ordre des éléments dans la liste. Le premier ACL explicite correspondant dans l’ordre d’évaluation est appliqué.

Bonnes pratiques opérationnelles pour la gestion des groupes et des autorisations

La création des groupes d’utilisateurs et des autorisations n’est pas une tâche ponctuelle. Au fur et à mesure que votre organisation évolue, il convient de modifier et d’auditer régulièrement vos groupes d’utilisateurs et vos autorisations. Mettez en place une fréquence pour la maintenance et la gouvernance.

• Auditer régulièrement : examiner périodiquement les autorisations, en particulier pour les dossiers sensibles, afin de garantir la conformité.
• Maintenir la parité des environnements : aligner la structure des autorisations entre les environnements de développement, de préproduction et de production pour éviter toute surprise lors du déploiement.
• Tenir à jour une matrice des autorisations : documenter les rôles des groupes et les niveaux d’accès pour assurer la transparence, l’intégration, la conformité et partager les autorisations avec les parties prenantes en dehors des utilisateurs AEM Assets, selon les besoins.
• Prendre en compte l’impact de la réplication : vérifier que les modifications des autorisations sont bien propagées vers les instances de publication si l’accès aux ressources affecte des sites accessibles au public.

Essayez

Vous disposez désormais des bonnes pratiques pour la configuration des groupes d’utilisateurs et des autorisations. Testez les groupes et les autorisations dans AEM.

• Créer ou maintenir des groupes : Accédez à AEM Assets  →  Outils  →  Sécurité  →  Utilisateurs & Groupes. Utilisez cette interface pour gérer les Utilisateurs et les affecter aux groupes pertinents selon les rôles.
• Définir les autorisations au niveau du dossier : Accédez au dossier DAM souhaité dans AEM Assets, ouvrez Propriétés → onglet Autorisations.
• Exploiter les rapports : Enregistrez la dernière activité de connexion des Utilisateurs. Réalisez et soutenez des audits non seulement pour examiner les droits d’accès, mais aussi pour supprimer les Utilisateurs qui n’ont pas été connectés depuis une période définie ou qui n’ont plus besoin d’accès.

Ressources d’apprentissage complémentaires

Regardez la session Adobe Experience Makers : The Skill Exchange intitulée AEM Masterclass : flux de travail des ressources, autorisations& intégration pour approfondir vos connaissances. De plus, les ressources ci-dessous sont utiles pour la création de groupes d’utilisateurs et la gestion des autorisations dans AEM Assets :

• Utilisateurs& Autorisations (documentation AEM as a Cloud Service)
• Administration des utilisateurs et sécurité (documentation AEM 6.5)
• Administration des utilisateurs, groupes et droits d’accès (documentation AEM 6.5)
• Générer des rapports d’utilisateurs (publication communautaire)

Et maintenant ?

Cet article sur les bonnes pratiques de contrôle d’accès via les groupes d’utilisateurs et les autorisations fait partie d’une série comprenant des conseils fondamentaux, des bonnes pratiques et des conseils d’Adobe Champion pour bien débuter avec AEM Assets. Pour poursuivre la série, nous nous concentrons ensuite sur les métadonnées.

Pour explorer tous les articles de cette série fondamentale sur AEM Assets, consultez :

• Bonnes pratiques et conseils pour bien débuter avec AEM Assets

• Structure des dossiers & nommage

• Contrôle d’accès & autorisations (cet article)

• Métadonnées, schémas de métadonnées & profils de métadonnées

• Taxonomie et catégorisation

• Gouvernance

• Formation et accompagnement