Cet article explore les bonnes pratiques et des conseils pratiques fondamentaux pour établir des métadonnées dans AEM Assets. Les métadonnées sont essentielles pour la gestion des ressources numériques, car elles permettent de rechercher, de gérer et de réutiliser du contenu en fournissant du contexte et de la catégorisation. Elles améliorent l’efficacité des recherches, de l’automatisation, de la personnalisation et des workflows dans un système de gestion des ressources numériques (DAM).

Commencer à utiliser les métadonnées

Pour faire simple, les métadonnées sont des données relatives à vos ressources numériques.

Elles décrivent, classent et fournissent un contexte pour rendre votre contenu consultable, gérable et réutilisable. Imaginez les métadonnées comme étant le libellé d’un dossier physique ou la balise de description d’une vidéo. Sans ces dernières, le contenu devient simplement un fichier quelconque qui se perd dans le système.

Les métadonnées définissent les propriétés d’une ressource numérique telles que son titre, sa date de création, son créateur ou sa créatrice, ses informations de copyright, sa date d’expiration, etc.

Un article précédent traitait de la question des structures de dossiers. Les structures de dossiers répondent à la question « Où se trouve cet élément ? » en termes d’emplacement de stockage de la ressource numérique. Les métadonnées étendent cette réflexion et répondent à des questions telles que : « Quelle est cette ressource ? » et « À qui est-elle destinée ? » et « Où doit-elle être utilisée ? » et « Quand expire-t-elle ? ».

Dans AEM Assets, les métadonnées ne sont pas seulement informatives, elles sont également opérationnelles. Elles affectent la recherche, l’automatisation, la personnalisation et divers autres aspects liés à l’utilisation d’un système de gestion des ressources numériques, et améliorent même l’efficacité des workflows. Les métadonnées jouent ainsi un rôle essentiel dans la recherche, l’automatisation, la personnalisation et dans divers aspects, y compris l’efficacité des workflows. Lorsque nous disons que les métadonnées constituent la poutre maîtresse du contenu structuré, nous le pensons au sens littéral. Ce sont elles qui donnent au contenu à la fois un objectif et de la puissance dans un écosystème évolutif.

Ce dont nous avons vraiment besoin pour trouver et réutiliser du contenu, c’est un contenu intelligent, évolutif et structuré. Appliquer des métadonnées et une taxonomie ne constitue pas seulement une bonne pratique. Celles-ci sont obligatoires et essentielles pour les opérations de mise à l’échelle du contenu. Sans métadonnées structurées et un système d’intelligence en place, le contenu devient chaotique.

Les métadonnées donnent un sens et un contexte à votre contenu et le rendent visible pour la recherche. Ce sont elles qui rendent le contenu détectable.

Catégories de métadonnées

Les métadonnées peuvent être classées en différentes catégories, par exemple :

• Métadonnées commerciales - Elles peuvent inclure des propriétés telles que le nom de la campagne (par exemple, Spring_2025_Collection), le canal marketing (par exemple, les réseaux sociaux, l’impression papier, les e-mails), l’identifiant de produit/le SKU (par exemple, PROD-56789), l’audience cible (par exemple, la génération Z, les nouveaux parents, les prospects), un appel à l’action (par exemple, En savoir plus, Afficher maintenant).
• Métadonnées techniques - Elles peuvent inclure des propriétés telles que le type de ressource (par exemple, image/jpg, image/png, application/pdf, vidéo/mp4), les dimensions (par exemple, la hauteur et la largeur d’une image en pixels), la taille du fichier (par exemple, la taille en kilo-octets ou mégaoctets), la résolution (le niveau de détail de l’image en pixels par pouce), l’espace colorimétrique (par exemple, RVB ou CMJN), la durée (par exemple la longueur en minutes d’un fichier vidéo ou audio), le codec (le format de compression/décompression utilisé).
• Métadonnées opérationnelles - Elles peuvent inclure des propriétés telles que le statut (par exemple, En révision, Approuvé, En production, Archivé), la date de dernière modification, la dernière modification par (la dernière personne à apporter une modification), la date d’expiration, le copyright, les droits d’utilisation, l’utilisation prévue (par exemple, Campagne A, Promotion B), la version.

Bonnes pratiques relatives aux métadonnées

• Les ressources doivent toujours inclure des métadonnées.
• Balisez les ressources avec des métadonnées structurées - Pour faciliter leur détection rapide et permettre une diffusion personnalisée.
• Définissez une stratégie de contenu claire - En incorporant des métadonnées, des balises et une taxonomie avant de charger des ressources et de les rendre accessibles dans l’organisation.
• Déterminez les métadonnées qui doivent être requises - Cela permet de faire apparaître les ressources appropriées lors de la recherche (par exemple, incluez le titre, la description, la langue, la zone géographique et d’autres attributs significatifs pour votre organisation).
• Utilisez des vocabulaires contrôlés - C’est-à-dire une liste de termes et d’expressions approuvés et normalisés pour décrire et organiser les informations afin d’améliorer leur récupération. Par exemple, utilisez des listes déroulantes plutôt que des zones de texte libre via la taxonomie et le balisage (voir l’article suivant).
• Appliquez des métadonnées en bloc via l’importation/exportation au format CSV pour gagner du temps - Par exemple, 1 000 photos de produits peuvent obtenir une mise à jour des métadonnées pour la « date de lancement » avec un seul chargement en masse au lieu de devoir les modifier individuellement.
• Vérifiez vos métadonnées selon une cadence planifiée - Pour vous assurer que les mots-clés recherchés par les utilisateurs et les utilisatrices sont détectables, ainsi que pour classer plus précisément les ressources plus anciennes, par exemple lors de l’archivage de ressources.

Exemples de métadonnées

L’organisation des métadonnées s’effectue à l’aide des fonctionnalités de schémas et de profils de métadonnées dans AEM Assets.

Toutes les propriétés de métadonnées ne s’appliquent pas à toutes les ressources. Il est donc logique qu’il soit utile de disposer d’un moyen de définir quelles métadonnées s’appliquent à quels types de ressources.

Schémas de métadonnées

Un schéma de métadonnées définit à la fois les propriétés de métadonnées et la mise en page de la page Propriétés de la ressource, pour les ressources des dossiers qui utilisent ce schéma de métadonnées. Les schémas définissent l’interface dans laquelle les utilisateurs et utilisatrices affichent et interagissent avec les métadonnées des ressources dans AEM. Les schémas de métadonnées peuvent être appliqués aux dossiers et hérités par les sous-dossiers pour réduire la complexité.

Les propriétés des métadonnées sont importantes, car elles peuvent également être utilisées comme filtres dans la recherche pour faciliter la découverte du contenu. Si vous disposez de deux schémas de métadonnées, vous pouvez afficher les propriétés spécifiques qui vous intéressent dans l’index de recherche pour les rendre disponibles dans la recherche.

Créer plusieurs schémas de métadonnées est-il une bonne idée ?

Cela dépend de votre entreprise et du type de données que vous devez stocker pour vos ressources afin de les rendre visibles et réutilisables. Différents dossiers de ressources contenant différents types de fichiers de ressources peuvent nécessiter différents schémas de métadonnées pour prendre en charge leurs types de contenu uniques, ou des propriétés de métadonnées spécifiques qui peuvent n’être utiles ou nécessaires que pour certaines ressources.

Exemples

Une entreprise peut utiliser un schéma de métadonnées pour les images de produits qui capture les champs tels que l’identifiant du produit, la couleur et les droits d’utilisation. Utilisez un autre schéma pour les ressources des campagnes marketing qui incluent le nom de la campagne, la zone géographique et la date de fin. Utilisez un troisième schéma pour les documents d’entreprise comportant des champs tels que Service, Version et Date d’approbation. Chaque schéma est personnalisé afin que les utilisateurs et utilisatrices ne voient que les métadonnées pertinentes pour leur type de ressource, ce qui améliore à la fois la recherche et la gouvernance.

Profils de métadonnées

Un profil de métadonnées est puissant. Il vous permet d’appliquer des métadonnées par défaut à toutes les ressources d’un dossier. Différents dossiers de ressources peuvent nécessiter différents schémas de métadonnées pour prendre en charge leurs types de contenu uniques ou les données importantes à appliquer aux ressources d’un dossier donné.

Par exemple, un dossier contenant des fichiers pour un programme « Campagne d’été 2025 » peut avoir un profil de métadonnées qui applique automatiquement des champs par défaut à chaque ressource chargée, tels que Campagne = « Été 2025 », Zone géographique = « Amérique du Nord » et Saison = « Été », évitant ainsi aux utilisateurs et utilisatrices de saisir de nombreuses fois les mêmes valeurs.

Quel est l’avantage principal de l’utilisation des schémas et des profils de métadonnées ?

Lorsque vous créez un profil de métadonnées et que vous l’appliquez à un dossier, toute ressource chargée par la suite dans le dossier héritera des métadonnées par défaut qui ont été configurées dans le profil de métadonnées.

Autorisations basées sur les métadonnées

Les autorisations basées sur les métadonnées sont une fonctionnalité d’AEM as a Cloud Service utilisée pour permettre aux décisions de contrôle d’accès d’être basées sur le contenu des ressources ou les propriétés des métadonnées plutôt que sur la structure des dossiers. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez définir des politiques de contrôle d’accès qui évaluent des attributs tels que le statut et le type de ressource, ou toute propriété de métadonnées personnalisée que vous définissez. Pour plus d’informations, consultez l’article Autorisations basées sur les métadonnées dans la section Ressources ci-dessous.

Essayez par vous-même.

• Les schémas de métadonnées peuvent être appliqués aux dossiers. Ils sont gérés à l’aide de l’éditeur de formulaire de métadonnées. Accédez à Ressources > Formulaires de métadonnées, puis cliquez sur Créer pour créer un formulaire de métadonnées.

• Les profils de métadonnées peuvent également être appliqués aux dossiers. Pour créer un profil de métadonnées, accédez à Outils > Ressources > Profils de métadonnées, puis cliquez sur Créer.

• Utilisez la fonction Ressources > Éditeur de dossiers pour affecter un schéma de métadonnées à un dossier.

• Pour modifier une ressource spécifique, effectuez l’une des opérations suivantes et n’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

  • Sélectionnez la ressource et cliquez sur l’option Afficher les propriétés dans la barre d’outils.
  • À partir de la miniature de la ressource, sélectionnez l’action rapide Afficher les propriétés.
  • Sur la page de la ressource, cliquez sur Afficher les propriétés dans les barres d’outils.

Ressources d’apprentissage supplémentaires

Ressources d’apprentissage pour les sessions Adobe Experience Makers : échange de compétences.

• Pour une exploration approfondie de la création de schémas de métadonnées, regardez la session Intelligent, évolutif, et structuré : créer un framework de contenu préparé pour l’avenir de Ritesh Mittal, architecte en chef chez IBM, champion Adobe AEM et Advisor Captain de la communauté Adobe.
• Pour obtenir des conseils plus détaillés sur les bonnes pratiques en matière de métadonnées, regardez Taxonomie et structure : le secret d’AEM pour unegestion évolutive des ressources avec les championnes AEM Melanie Bartlett et Katie June.

En outre, les ressources ci-dessous peuvent vous être utiles pour établir des métadonnées, des profils de métadonnées, des schémas de métadonnées et des autorisations basées sur les métadonnées.

• Comprendre les métadonnées des ressources dans AEM Assets (liste de lecture vidéo, toutes les versions)
• Gérer les métadonnées de vos ressources numériques (documentation d’AEM as a Cloud Service)
• Concepts et compréhension des métadonnées (documentation d’AEM 6.5)
• Gérer les métadonnées de vos ressources numériques (documentation d’AEM 6.5)
• Importation et exportation des métadonnées dans Experience Manager Assets (documentation d’AEM 6 5 et d’AEM as a Cloud Service)
• Autorisations basées sur les métadonnées (documentation d’AEM as a Cloud Service)
• Bonnes pratiques relatives aux balises, à la taxonomie et aux métadonnées : résumé général (documentation d’AEM as a Cloud Service)

Prochaines étapes

Cet article sur les bonnes pratiques relatives aux métadonnées fait partie d’une série d’articles comprenant des recommandations de base, des bonnes pratiques et des conseils de championnes et champions Adobe pour commencer à utiliser Adobe Experience Manager Assets. Pour continuer dans cette série, l’article suivant porte sur la taxonomie et le balisage.

Pour explorer tous les articles de cette série concernant les fondamentaux d’AEM Assets, consultez ce qui suit :

• Bonnes pratiques et conseils pour commencer à utiliser AEM Assets
• Structure et nommage des dossiers
• Accès et autorisations
• Métadonnées, schémas de métadonnées et profils de métadonnées (cet article)
• Taxonomie et balisage
• Gouvernance
• Formation et qualification