Cet article présente les bonnes pratiques fondamentales et des conseils pratiques pour la mise en place des métadonnées dans AEM Assets. Les métadonnées sont essentielles pour gérer les ressources numériques, car elles rendent le contenu consultable, gérable et réutilisable en apportant du contexte et une catégorisation. Elles optimisent la recherche, l’automatisation, la personnalisation et l’efficacité des workflows dans un système de gestion des actifs digitaux (DAM).

Prise en main des métadonnées

En termes simples, les métadonnées sont des données sur vos ressources numériques.

Elles décrivent, catégorisent et apportent du contexte pour rendre votre contenu consultable, gérable et réutilisable. Les métadonnées s’apparentent à l’étiquette d’un dossier physique ou à la balise descriptive d’une vidéo. Sans elles, le contenu devient un simple fichier perdu dans le système.

Les métadonnées définissent les propriétés d’une ressource numérique, telles que le titre, la date de création, le ou la créateur·trice, les informations de copyright, la date d’expiration, et bien plus encore.

Un article précédent abordait la structure des dossiers. Les structures de dossiers répondent à la question « Où est-ce ? » en indiquant où la ressource numérique est stockée. Les métadonnées vont plus loin et permettent de répondre à des questions telles que : « Qu’est-ce que cette ressource ? », « À qui est-elle destinée ? », « Où doit-elle être utilisée ? » ou « Quand expire-t-elle ? »

Dans AEM Assets, les métadonnées ne sont pas seulement informatives : elles sont aussi opérationnelles. Elles alimentent la recherche, l’automatisation, la personnalisation et de nombreux autres aspects du fonctionnement d’un DAM, tout en améliorant l’efficacité des workflows. Parce qu’elles rendent possibles la recherche, l’automatisation, la personnalisation et l’optimisation des workflows, les métadonnées sont essentielles. Lorsque nous affirmons que les métadonnées sont la colonne vertébrale du contenu structuré, c’est à prendre au sens littéral. Ce sont elles qui donnent au contenu sa finalité et sa valeur dans un écosystème évolutif.

Pour retrouver et réutiliser efficacement du contenu, il faut qu’il soit intelligent, évolutif et structuré. L’application de métadonnées et d’une taxonomie n’est pas simplement une bonne pratique : c’est indispensable pour faire évoluer les opérations de gestion de contenu. Sans métadonnées structurées ni système intelligent, le résultat est un chaos de contenu.

Les métadonnées donnent au contenu un sens, un contexte et facilitent sa recherche. Ce sont elles qui rendent le contenu repérable.

Catégories de métadonnées

Les métadonnées peuvent appartenir à différentes catégories, par exemple :

• Métadonnées métier : elles peuvent inclure des propriétés telles que le nom de la campagne (par exemple Spring_2025_Collection), le canal marketing (par exemple médias sociaux, presse, e-mail), l’identifiant ou le SKU du produit (par exemple PROD-56789), le public cible (par exemple Gen Z, nouveaux parents, prospects), l’appel à l’action (par exemple En savoir plus, Acheter maintenant)
• Métadonnées techniques : elles peuvent inclure des propriétés telles que le type de ressource (par exemple image/jpg, image/png, application/pdf, vidéo/mp4), les dimensions (par exemple la hauteur et la largeur d’une image en pixels), la taille du fichier (par exemple la taille en kilooctets ou mégaoctets), la résolution (le niveau de détail d’une image en pixels par pouce), l’espace ou le mode colorimétrique (par exemple RVB ou CMJN), la durée (par exemple la longueur en minutes pour un fichier vidéo ou audio), le codec (le format de compression/décompression utilisé)
• Métadonnées opérationnelles : elles peuvent inclure des propriétés telles que le statut (comme En révision, Approuvé, En production, Archivé), la date de dernière modification, la personne ayant modifié en dernier (l’utilisateur ou l’utilisatrice qui a effectué la modification), la date d’expiration, le copyright, les droits d’utilisation, l’usage prévu (par exemple Campagne A, Promotion B), la version

Bonnes pratiques pour les métadonnées

• Les ressources doivent toujours inclure des métadonnées.
• Balisez les ressources avec des métadonnées structurées : cela facilite la recherche rapide et permet une diffusion personnalisée.
• Définir une stratégie de contenu claire : intégrez les métadonnées, le balisage et la taxonomie avant de charger les ressources et de les mettre à disposition de l’organisation.
• Déterminer quelles métadonnées doivent être obligatoires : cela permet de faire remonter les ressources pertinentes lors des recherches (par exemple, inclure le titre, la description, la langue, la zone géographique et d’autres attributs importants pour votre organisation).
• Utiliser des vocabulaires contrôlés : il s’agit de listes de termes et d’expressions approuvés et normalisés pour décrire et organiser l’information afin d’améliorer la recherche, par exemple en utilisant des listes déroulantes plutôt qu’un champ texte libre via la taxonomie et le balisage (voir l’article suivant).
• Appliquer les métadonnées en masse via l’import/export CSV pour gagner du temps : par exemple, 1 000 photos de produits peuvent recevoir une nouvelle métadonnée « date de lancement » en un seul import au lieu d’être modifiées individuellement.
• Réviser vos métadonnées à intervalles réguliers : cela permet de s’assurer que les mots-clés recherchés sont bien trouvables et de mieux classer les ressources plus anciennes, notamment lors de leur archivage.

Exemples de métadonnées

L’organisation des métadonnées s’effectue à l’aide des fonctionnalités des schémas de métadonnées et des profils de métadonnées dans AEM Assets.

Toutes les propriétés de métadonnées ne s’appliquent pas à chaque ressource, il est donc pertinent de pouvoir définir quelles métadonnées concernent quels types de ressources.

Schémas de métadonnées

Un schéma de métadonnées définit à la fois les propriétés des métadonnées et la présentation de la page des propriétés de la ressource pour les ressources dans les dossiers qui utilisent ce schéma de métadonnées. Les schémas définissent l’interface permettant aux utilisateurs et utilisatrices de consulter et d’interagir avec les métadonnées des ressources dans AEM. Les schémas de métadonnées peuvent être appliqués aux dossiers et hérités par les sous-dossiers afin de réduire la complexité.

Les propriétés des métadonnées sont importantes, car elles peuvent également servir de filtres dans la recherche pour favoriser la découverte du contenu. Si vous disposez de deux schémas de métadonnées, vous pouvez faire apparaître dans la recherche les propriétés spécifiques qui vous intéressent dans l’index de recherche.

Est-il recommandé de créer plusieurs schémas de métadonnées ?

Cela dépend de votre organisation et du type de données à stocker pour vos ressources afin de les rendre facilement trouvables et réutilisables. Différents dossiers de ressources ou types de fichiers de ressources peuvent nécessiter des schémas de métadonnées distincts pour prendre en charge leurs types de contenu uniques ou des propriétés de métadonnées spécifiques qui ne sont pertinentes, ou requises, que pour certaines ressources.

Exemples

Une organisation peut utiliser un schéma de métadonnées pour les images de produits, qui inclut des champs comme l’identifiant du produit, la couleur et les droits d’utilisation. Un autre schéma peut être utilisé pour les ressources de campagnes marketing et inclure le nom de la campagne, la région et la date de fin. Un troisième schéma peut être destiné aux documents d’entreprise, avec des champs tels que le département, la version et la date d’approbation. Chaque schéma est conçu pour que les utilisateurs et utilisatrices ne voient que les métadonnées pertinentes pour leur type de ressource, ce qui améliore la recherche et la gouvernance.

Profils de métadonnées

Un profil de métadonnées est un outil puissant. Il permet d'appliquer des métadonnées par défaut à toutes les ressources d’un dossier. Différents dossiers de ressources peuvent nécessiter des schémas de métadonnées distincts pour prendre en charge leurs types de contenu spécifiques ou les données importantes à appliquer aux ressources du dossier.

Par exemple, un dossier contenant des fichiers pour le programme « Campagne d’été 2025 » peut avoir un profil de métadonnées qui applique automatiquement des champs par défaut comme Campagne = « Été 2025 », Région = « Amérique du Nord » et Saison = « Été » à chaque ressource chargée, évitant ainsi aux utilisateurs de saisir les mêmes valeurs à chaque fois.

Quel est le principal avantage d’utiliser les schémas et profils de métadonnées ?

Une fois que vous avez créé un profil de métadonnées et que vous l’avez appliqué à un dossier, toute ressource chargée dans ce dossier hérite des métadonnées par défaut configurées dans le profil de métadonnées.

Autorisations pilotées par les métadonnées

Les autorisations pilotées par les métadonnées sont une fonctionnalité d’AEM en tant que service Cloud qui permet de prendre des décisions de contrôle d’accès en se basant sur le contenu des ressources ou les propriétés de métadonnées, plutôt que sur la structure des dossiers. Grâce à cette capacité, il est possible de définir des politiques de contrôle d’accès qui évaluent des attributs tels que le statut de la ressource, son type ou toute propriété personnalisée définie. Consultez l’article Autorisations pilotées par les métadonnées dans la section ressources ci-dessous pour plus d’informations.

Essayez

• Les schémas de métadonnées peuvent être appliqués aux dossiers. Leur gestion s’effectue via l’éditeur de formulaire de métadonnées. Accédez à  Ressources  >  Formulaires de métadonnées  puis cliquez sur Créer pour créer un formulaire de métadonnées.

• Des profils de métadonnées peuvent aussi être appliqués aux dossiers. Pour créer un profil de métadonnées, accédez à Outils >  Ressources  > Profils de métadonnées, puis cliquez sur Créer.

• Utilisez l’éditeur de dossiers> Ressources pour attribuer un schéma de métadonnées à un dossier

• Pour modifier une ressource spécifique, effectuez l’une des actions suivantes et pensez à cliquer sur Enregistrer une fois terminé

  • Sélectionnez la ressource puis cliquez sur Afficher les propriétés dans la barre d’outils.
  • Depuis la vignette de la ressource, sélectionnez l’action rapide  Afficher les propriétés  .
  • Depuis la page de la ressource, cliquez sur Afficher les propriétés dans la barre d’outils.

Ressources d’apprentissage complémentaires

Enseignements pour les Adobe Experience Makers : les sessions Skill Exchange

• Pour approfondir la création de schémas de métadonnées, visionnez Smart, Scalable, and Structured: Building a Future-Ready Content Framework présenté par Ritesh Mittal, architecte principal chez IBM, Champion AEM et Adobe Community Advisor Captain.
• Pour aller plus loin dans les bonnes pratiques des métadonnées, regardez Taxonomy & Structure : le secret d’AEM pour des ressources évolutives Management avec les Champions AEM Melanie Bartlett et Katie June.

De plus, les ressources ci-dessous sont utiles pour mettre en place des métadonnées, des profils de métadonnées, des schémas de métadonnées et des autorisations basées sur les métadonnées.

• Comprendre les métadonnées des ressources dans AEM Assets (playlist vidéo, toutes versions)
• Gérer les métadonnées de vos ressources numériques (documentation AEM as a Cloud Service)
• Concepts et compréhension des métadonnées (documentation AEM 6.5)
• Gérer les métadonnées de vos ressources numériques (documentation AEM 6.5)
• Importer et exporter les métadonnées dans Experience Manager Assets (documentation AEM 6.5 et AEM as a Cloud Service)
• Permissions basées sur les métadonnées (documentation AEM as a Cloud Service)
• Tags, taxonomie et bonnes pratiques relatives aux métadonnées : résumé général (documentation AEM as a Cloud Service)

Et maintenant ?

Cet article sur les bonnes pratiques concernant les métadonnées fait partie d’une série d’articles comprenant des conseils fondamentaux, des bonnes pratiques et des astuces d’Adobe Champion pour la prise en main d’AEM Assets. Pour poursuivre la série, le prochain article porte sur la taxonomie et le classement par tags.

Pour découvrir tous les articles de cette série sur les bases d’AEM Assets, consultez :

• Bonnes pratiques et astuces pour la prise en main d’AEM Assets
• Structure des dossiers& nommage
• Gestion des accès& droits
• Métadonnées, schémas de métadonnées& profils de métadonnées (cet article)
• Taxonomie et classement par tags
• Gouvernance
• Formation et accompagnement