Cet article présente des conseils stratégiques, des bonnes pratiques fondamentales et des conseils pratiques pour commencer à utiliser Adobe Experience Manager Assets. Ce guide essentiel se concentre sur les raisons pour lesquelles vous avez besoin d’une stratégie de contenu et les points à prendre en compte pour rassembler les exigences avant de créer votre gestion des ressources numériques.

Si vous découvrez Adobe Experience Manager Assets, bienvenue.

Adobe Experience Manager Assets peut aider votre entreprise à établir une plateforme centrale pour le stockage des ressources numériques, telles que des images, des vidéos, des documents, etc. Les fonctionnalités clés d’AEM Assets peuvent être configurées pour aider votre entreprise à simplifier et à optimiser le processus de stockage, de découverte, de partage et de distribution des ressources tout au long de leur cycle de vie, depuis leur création jusqu’à leur classification, leur distribution, en passant par leur création, leur ingestion et même leur archivage.

Ce guide explique pourquoi vous avez besoin d’une stratégie de gestion de contenu pour la gestion des ressources numériques. Des guides supplémentaires approfondiront les concepts fondamentaux pour les personnes chargées de la gestion et de l’administration des ressources numériques sur des sujets tels que les suivants :

• Structure et nommage des dossiers

• Accès et autorisations

• Métadonnées, schémas de métadonnées et profils de métadonnées

• Taxonomie et balisage

• Gouvernance

Pourquoi vous avez besoin d’une stratégie de gestion de contenu pour votre gestion des ressources numériques.

Avant d’explorer en détail les fonctionnalités d’AEM Assets permettant de stimuler la vitesse, la découverte et la réutilisation du contenu, commençons par expliquer pourquoi vous avez besoin non seulement d’un outil de gestion des ressources numériques, mais également d’une stratégie de contenu pour gérer les ressources.

L’absence de stratégie de contenu peut engendrer des problèmes courants et rendre votre bibliothèque de gestion des ressources numériques difficile à utiliser, et augmenter le temps, les efforts et le coût nécessaires à l’exécution de la gestion des ressources numériques.Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des problèmes les plus courants à éviter et des éléments auxquels faire attention lors de la planification et de la mise en œuvre de votre stratégie de contenu.

• Volumes excessifs de ressources - Les entreprises constatent une explosion du nombre de ressources, ainsi que des versions et des variations des ressources, mais l’organisation des ressources à l’aide de métadonnées et d’un balisage peut contribuer à apporter de la structure, de l’évolutivité et de la visibilité.

• Ressources dupliquées - Les ressources, variations et rendus créés en double par les utilisateurs et utilisatrices peuvent rendre difficile la recherche d’une ressource spécifique, mais l’introduction de bonnes pratiques peut aider à éviter ce cas de figure.

• Absence de visibilité - Les entreprises peuvent avoir du mal à trouver des ressources, notamment pour les raisons suivantes :

  • Une structure de dossiers peu intuitive - Des problèmes surviennent s’il n’existe pas d’approche systématique pour organiser le contenu, mais l’application d’une structure de dossiers permanente et pouvant être mise à l’échelle peut réduire les efforts de classification, de chargement ou de recherche des ressources.

  • Absence de métadonnées ou de balisage - Grâce aux métadonnées et au balisage, les utilisateurs et utilisatrices peuvent décrire plus facilement les ressources à des fins d’information, de recherche et de diffusion, et faciliter le suivi du cycle de vie des ressources.

  • Non-conformité aux normes de nommage des ressources - Avec AEM en tant que système d’entreprise centralisé de gestion des ressources numériques, de nouvelles normes de nommage des ressources peuvent être appliquées, ce qui permet aux utilisateurs et utilisatrices de rechercher plus facilement des ressources lorsqu’une norme de nommage intuitive est appliquée.

  • Fonctionnalités de recherche inefficaces - AEM permet aux utilisateurs et utilisatrices de rechercher des ressources de manière plus efficace à l’aide de métadonnées et de balises, ce qui les aide à réutiliser des ressources et à éviter de produire un nombre excessif de rendus.

Si vous ne prévoyez pas de résoudre ces problèmes courants de gestion des ressources numériques de manière préventive, vous risquez de provoquer de graves problèmes pour votre gestion des ressources numériques et vos utilisateurs et utilisatrices. Vous pourriez même rencontrer des problèmes de performances ou de conformité.

Si vous ne disposez pas d’une stratégie de contenu solide et adaptée aux besoins de votre entreprise, le risque sous-jacent est le chaos du contenu.

Le chaos du contenu peut se produire rapidement et s’avérer très difficile, chronophage et coûteux à corriger. Il est essentiel de prendre des mesures pour éviter le chaos du contenu afin de tirer parti des avantages de la recherche, de la découverte et de la réutilisation du contenu.

Définition des exigences en matière de gestion des ressources numériques

Pour éliminer et éviter les problèmes courants liés au chaos du contenu, effectuez une collecte des exigences pour capturer les besoins de l’entreprise et obtenir des informations et des données pour votre mise en œuvre, afin de vous assurer de configurer la gestion des ressources numériques pour une utilisation et une gestion optimales des ressources. Voici les éléments clés à inclure dans la collecte des exigences :

• Identifier les cas d’utilisation d’entreprise

  • Capturez des personas pour les scénarios d’utilisateurs et d’utilisatrices  : par exemple, créateur ou créatrice, administrateur ou administratrice de gestion des ressources numériques, personne spécialisée dans le marketing, collaborateur ou collaboratrice d’agence, etc.

  • Utilisez un format de scénario d’utilisateur ou d’utilisatrice pour chaque cas d’utilisation  : en tant qu’<utilisateur ou utilisatrice/persona/rôle spécifique>, je souhaite <résultat souhaité/problème clé à résoudre>, afin de permettre <avantage de la mise en œuvre de la fonctionnalité> ».

  • Incluez les critères d’acceptation  : je saurai que c’est fait lorsque... (défini via les métadonnées).

• Rassemblez les exigences fonctionnelles - Incluant la spécification du profil de persona, ce travail permet de capturer de manière claire et précise les objectifs des utilisateurs et utilisatrices, ainsi que les demandes, les besoins et les avantages de l’entreprise, le tout dans un seul énoncé concis. Définissez des objectifs pour les utilisateurs et utilisatrices, par persona, pour chacun de ces éléments :

  • Taxonomie

  • Métadonnées

  • Workflow

  • Création de rapports

  • Rechercher

  • Ressources expirées

• Rassemblez les exigences non fonctionnelles - Pour spécifier les critères qui peuvent être utilisés pour juger du fonctionnement d’un système, plutôt que des comportements spécifiques, qui couvrent les domaines suivants :

  • Exigences en matière de performances
  • Exigences en matière de sécurité
  • Authentification
  • Autorisations et contrôles d’accès

Ressources d’apprentissage supplémentaires

En plus des sujets fondamentaux ci-dessus, ces ressources contiennent des bonnes pratiques supplémentaires qui peuvent vous aider à commencer à utiliser AEM Assets :

• Donner à votre équipe les moyens d’adopter une stratégie de gouvernance du contenu efficace pour réussir la mise en œuvre, par le champion Adobe Gary Howell

• Accélérer l’adoption par la formation et la qualification, par Erin Brown, championne Adobe

• Élément essentiels à la gestion des modifications pour réussir par Adobe

• Création de votre équipe Adobe Experience Manager Assets par Adobe

Prochaines étapes

Pour assurer la réussite de votre implémentation d’Adobe Experience Manager Assets, concentrez-vous sur la possibilité de rechercher et de réutiliser vos ressources. Une fois la collecte des exigences terminée afin de comprendre les points essentiels à prendre en compte pour répondre aux besoins de votre entreprise, l’étape suivante consiste à traduire ces exigences dans AEM Assets.

Pour commencer, consultez et suivez les guides correspondants et alignez-vous avec les parties prenantes pour optimiser les processus et la gestion de vos ressources numériques. En établissant de solides fondations, vous gagnerez en efficacité et vous serez davantage en mesure d’atteindre les objectifs de votre entreprise.

Ces guides connexes abordent les concepts fondamentaux que les personnes chargées de la gestion et de l’administration d’AEM Assets doivent comprendre, notamment les considérations pratiques, les bonnes pratiques et les conseils des championnes et champions Adobe sur ces sujets :

• Structure et nommage des dossiers

• Accès et autorisations

• Métadonnées, schémas de métadonnées et profils de métadonnées

• Taxonomie et balisage

• Gouvernance

• Formation et qualification