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Compartir y distribuir recursos administrados en Experience Manager share-assets-from-aem

Last update: Tue Oct 08 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)

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Adobe Experience Manager Assets le permite compartir recursos, carpetas y colecciones con miembros de su organización y entidades externas, incluidos socios y proveedores. Utilice los siguientes métodos para compartir recursos de Experience Manager Assets como Cloud Service:

Requisitos previos prerequisites

Necesita privilegios de administrador para configurar opciones para compartir recursos como vínculo.

Experience Manager Assets le permite establecer la configuración predeterminada del recurso compartido de vínculos.

  1. Haga clic en el logotipo de Experience Manager y, a continuación, vaya a Herramientas > Assets > Configuración de Assets > Vínculo compartido.

  2. Configuración inicial:

    • Incluir originales:

      • Seleccione Select Include Originals para seleccionar la opción Include Originals de forma predeterminada en el cuadro de diálogo de uso compartido de vínculos.
      • Seleccione cómo se le presenta la opción Include Originals en el cuadro de diálogo Compartir vínculos. Editable permite al usuario cambiar la configuración definida aquí en la Configuración inicial. Con Read-only se muestra la configuración, pero no se puede modificar. Hidden oculta la configuración y usa el valor configurado aquí en la configuración inicial.

    • Incluir representaciones:

      • Seleccione la opción Select Include Renditions para seleccionar la opción Include Renditions de forma predeterminada en el cuadro de diálogo de uso compartido de vínculos.
      • Seleccione cómo se le presenta la opción Include Renditions en el cuadro de diálogo Compartir vínculos. Editable permite al usuario cambiar la configuración definida aquí en la Configuración inicial. Con Read-only se muestra la configuración, pero no se puede modificar. Hidden oculta la configuración y usa el valor configurado aquí en la configuración inicial.

  3. Especifique el período de validez predeterminado para el vínculo en el campo Validity Period de la sección Expiration date.

  4. Botón Compartir vínculo en la barra de acciones:

    • Todos los usuarios con permisos para jcr:modifyAccessControl pueden ver la opción Compartir vínculos. De forma predeterminada, está visible para todos los administradores. El botón Vínculo compartido es visible para todos de forma predeterminada. Puede configurar para que muestre esta opción solo para los grupos definidos o también puede denegar esta opción a grupos específicos. Seleccione Allow only for groups si desea permitir que grupos específicos vean la opción Share Link. Seleccione Deny from groups para denegar la opción Share Link a grupos específicos. Una vez que seleccione cualquiera de estas opciones, especifique los nombres de grupo con el campo Select Groups para agregar los nombres de grupo que necesita permitir o denegar.

Para ver las opciones relacionadas con la configuración de correo electrónico, visite Documentación del servicio de correo electrónico

Configurar el servicio de correo electrónico

Compartir recursos a través de un vínculo es una manera cómoda de poner los recursos a disposición de terceros externos, especialistas en marketing y otros usuarios de Experience Manager. La funcionalidad permite a los usuarios anónimos acceder y descargar los recursos compartidos con ellos. Al descargar recursos desde un vínculo compartido, Experience Manager Assets utiliza un servicio asincrónico que ofrece una descarga más rápida e ininterrumpida. Los recursos que se van a descargar se colocan en segundo plano en archivos ZIP de un tamaño de archivo manejable. Para las descargas grandes, la descarga está agrupada en varios archivos de 100 GB por tamaño de archivo.

NOTE

Existen dos formas de compartir los recursos mediante la funcionalidad de uso compartido de vínculos:

  1. Genere un vínculo compartido, copie y comparta el vínculo del recurso con otros usuarios.

  2. Genere un vínculo compartido y comparta el vínculo del recurso por correo electrónico. Puede modificar los valores predeterminados, como la fecha y la hora de caducidad, y permitir la descarga de los recursos originales y sus representaciones. Puede enviar correos electrónicos a varios usuarios añadiendo sus direcciones de correo electrónico.

    Cuadro de diálogo para compartir vínculos

En ambos casos, puede modificar los valores predeterminados, como la fecha y la hora de caducidad, y permitir la descarga de los recursos originales y sus representaciones.

Para compartir recursos como una URL pública:

  1. Inicie sesión en Experience Manager Assets y vaya a Archivos.
  2. Seleccione los recursos o la carpeta que contienen los recursos. En la barra de herramientas, haga clic en Compartir vínculo.
  3. Aparecerá el cuadro de diálogo Vínculo compartido que contiene un vínculo de recurso generado automáticamente en el campo Compartir vínculo.
  4. Establezca la fecha de caducidad del vínculo compartido según sea necesario.
  5. En Configuración del vínculo, marque o desmarque Include Originals o Include Renditions para incluir o excluir cualquiera de los dos. Es obligatorio elegir al menos una opción.
  6. Los nombres de los Assets seleccionados aparecen en la columna derecha del cuadro de diálogo Share Link.
  7. Copie el vínculo del recurso y compártalo con los usuarios.

Para compartir recursos por correo electrónico:

  1. Seleccione los recursos o la carpeta que contienen los recursos. En la barra de herramientas, haga clic en Compartir vínculo.

  2. Aparecerá el cuadro de diálogo Vínculo compartido que contiene un vínculo de recurso generado automáticamente en el campo Compartir vínculo.

    • En el cuadro Dirección de correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico del usuario con el que desea compartir el vínculo. Puede compartir el vínculo con varios usuarios. Si el usuario es miembro de su organización, seleccione su dirección de correo electrónico de entre las sugerencias que aparecen en la lista desplegable. En el campo de texto de la dirección de correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico del usuario con el que desea compartir el vínculo y haga clic en Escribir. Puede compartir el vínculo con varios usuarios.

    • En el cuadro Asunto, escriba un asunto para especificar el propósito de los recursos compartidos.

    • En el cuadro Mensaje, escriba un mensaje si es necesario.

    • En el campo Caducidad, use el selector de fechas para especificar la fecha y hora de caducidad del vínculo.

    • Habilite la casilla de verificación Permitir la descarga del archivo original para permitir que los destinatarios descarguen la representación original.

  3. Haga clic en Compartir. Un mensaje confirma que el vínculo se comparte con los usuarios. Los usuarios reciben un correo electrónico con el vínculo compartido.

    Correo electrónico para compartir vínculos

Personalizar plantilla de correo electrónico customize-email-template

Una plantilla bien diseñada transmite profesionalidad y competencia, mejorando la credibilidad de su mensaje y su organización. El Adobe Experience Manager le permite personalizar la plantilla de correo electrónico, que se envía a los destinatarios que reciben el correo electrónico que contiene el vínculo compartido. Además, las plantillas de correo electrónico personalizadas permiten personalizar el contenido del correo electrónico al dirigirse a los destinatarios con un nombre y hacer referencia a detalles específicos relevantes para ellos. Este contacto personal puede hacer que el destinatario se sienta valorado y aumentar la participación. Además, una plantilla personalizada garantiza que los correos electrónicos sean coherentes con la identidad de su marca, incluidos los logotipos, los colores y las fuentes. La coherencia refuerza el reconocimiento de la marca y la confianza entre los destinatarios.

Formato de una plantilla de correo electrónico personalizada format-of-custom-email-template

La plantilla de correo electrónico se puede personalizar mediante texto sin formato o HTML. El vínculo de plantilla editable predeterminado se encuentra en /libs/settings/dam/adhocassetshare/en.txt. Puede anular la plantilla creando el archivo /apps/settings/dam/adhocassetshare/en.txt. Puede modificar la plantilla de correo electrónico tantas veces como sea necesario.

Marcadores de posición
Descripción
${emailSubject}
Asunto de un correo electrónico
${emailInitiator}
ID de correo electrónico del usuario que creó el correo electrónico
${emailMessage}
Cuerpo del correo electrónico
${pagePath}
URL del vínculo compartido
${linkExpiry}
Fecha de caducidad del vínculo compartido

Ejemplo de plantilla de correo electrónico personalizada custom-email-template-example

subject: ${emailSubject}

<!DOCTYPE html>
<html><body>
<p><strong>${emailInitiator}</strong> invited you to review assets.</p>
<p>${emailMessage}</p>
<p>The shared link will be available until ${linkExpiry}.
<p>
    <a href="${pagePath}" target="_blank"><strong>Open</strong></a>
</p>

</body></html>

Cualquier usuario que tenga acceso al vínculo de recursos compartidos puede descargar los recursos agrupados en una carpeta zip. El proceso de descarga es el mismo, tanto si un usuario accede al vínculo de recurso copiado como si utiliza el vínculo de recurso compartido a través del correo electrónico.

  • Haga clic en el vínculo del recurso o pegue la dirección URL en el explorador. Se abre la interfaz de Vínculo compartido, en la que puede cambiar a Vista de tarjeta o a Vista de lista.

  • En la vista de tarjeta, puede pasar el ratón sobre el recurso compartido o la carpeta de recursos compartidos para seleccionarlos o colocarlos en la cola de descarga.

  • De forma predeterminada, la interfaz de usuario muestra la opción Descargar bandeja de entrada. Refleja la lista de todos los recursos o carpetas compartidos que se ponen en cola para su descarga junto con su estado.

  • Al seleccionar los recursos o la carpeta, aparece la opción Descarga de cola en la pantalla. Haga clic en la opción Descarga de cola para iniciar el proceso de descarga.

    Descarga de cola

  • Mientras se prepara el archivo de descarga, haga clic en la opción Descargar bandeja de entrada para ver el estado de la descarga. Para las descargas grandes, haz clic en el botón Actualizar para actualizar el estado.

    Descargar bandeja de entrada

  • Una vez completado el procesamiento, haga clic en el botón Descargar para descargar el archivo zip.

NOTE
Si un recurso compartido se mueve a una ubicación diferente, su vínculo deja de funcionar. Vuelva a crear el vínculo y vuelva a compartirlo con los usuarios.

Descargar recursos y compartirlos por separado download-and-share-assets

Los usuarios pueden descargar los recursos necesarios y compartirlos fuera de Experience Manager. Para obtener más información, consulte cómo buscar recursos, cómo descargar recursos y cómo descargar colecciones

Comparta recursos con profesionales creativos share-with-creatives

Los especialistas en marketing y los usuarios de la línea de negocios pueden compartir fácilmente recursos aprobados con sus profesionales creativos mediante,

Configurar el uso compartido de recursos configure-sharing

Las distintas opciones para compartir los recursos requieren una configuración específica y tienen requisitos previos específicos.

Para generar la dirección URL de los recursos que desea compartir con los usuarios, utilice el cuadro de diálogo Uso compartido de vínculos. Los usuarios con privilegios de administrador o con permisos de lectura en la ubicación /var/dam/share pueden ver los vínculos compartidos con ellos. Compartir recursos a través de un vínculo es una manera cómoda de poner los recursos a disposición de terceros externos sin que tengan que iniciar sesión primero en Assets.

NOTE
Si desea compartir vínculos de la instancia de autor a entidades externas, asegúrese de exponer solo las siguientes direcciones URL para GET solicitudes. Bloquee otras direcciones URL para asegurarse de que la instancia de autor sea segura.
  • [aem_server]:[port]/linkshare.html
  • [aem_server]:[port]/linksharepreview.html
  • [aem_server]:[port]/linkexpired.html

Habilitar las acciones de escritorio para usarlas con la aplicación de escritorio desktop-actions

Desde la interfaz de usuario de Assets en un explorador, puede explorar las ubicaciones de los recursos o retirarlos y abrirlos para editarlos en la aplicación de escritorio. Estas opciones se denominan acciones de escritorio y, para habilitarlas, consulte habilitar acciones de escritorio en Assets interfaz web.

Habilite las acciones de escritorio para usarlas como acceso directo al trabajar con la aplicación de escritorio

Adobe Asset Link optimiza la colaboración entre creativos y especialistas en marketing en el proceso de creación de contenido. Conecta Adobe Experience Manager Assets con Creative Cloud aplicaciones de escritorio, Adobe InDesign, Adobe Photoshop y Adobe Illustrator. El panel Adobe Asset Link permite a los creativos acceder al contenido almacenado en Assets y modificarlo sin salir de las aplicaciones creativas con las que están más familiarizados.

Ver cómo configurar Assets para utilizarlo con Adobe Asset Link.

Prácticas recomendadas y solución de problemas bestpractices

  • Es posible que las carpetas de recursos o las colecciones que contienen un espacio en blanco en su nombre no se compartan.
  • Si los usuarios no pueden descargar los recursos compartidos, consulte con el administrador del Experience Manager cuáles son los límites de descarga. El valor predeterminado es 100 MB.
  • Para que un usuario obtenga una vista previa de un vídeo compartido mediante el uso compartido de vínculos, el vídeo debe tener una representación de vídeo estática disponible en la ubicación /jcr:content/renditions en el nodo del vídeo en el repositorio. La vista previa no depende de la disponibilidad de una representación de Dynamic Media.
  • Al descargar un recurso de vídeo mediante el uso compartido de vínculos, las representaciones de Dynamic Media no se incluyen en el archivo descargado.

Consulte también

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