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Administrar colecciones manage-collections

Last update: Tue Oct 08 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)

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Una colección es un conjunto de recursos dentro de Adobe Experience Manager Assets. Utilice las colecciones para compartir recursos entre los usuarios. El conjunto puede ser una colección estática o dinámica basada en los resultados de búsqueda.

A diferencia de las carpetas, una colección puede incluir recursos de distintas ubicaciones. Puede compartir colecciones con varios usuarios a los que se les asignan diferentes niveles de privilegios, como ver, editar, etc.

Puede compartir varias colecciones con un usuario. Cada colección contiene referencias a recursos. La integridad referencial de los recursos se mantiene entre colecciones.

Las colecciones son de los siguientes tipos, según la forma en que intercalan los recursos:

  • Colección que contiene una lista de referencia estática de recursos, carpetas y otras colecciones.

  • Una colección inteligente que incluye recursos de forma dinámica en función de criterios de búsqueda.

Acceso a la consola Colecciones navigate-the-collections-console

Para abrir la consola Colecciones:

Para abrir Colecciones, seleccione el logotipo del Experience Manager. Desde la página de navegación, ve a Assets > Colecciones.

Crear una colección create-a-collection

Puede crear una colección con referencias estáticas o basada en un filtro basado en criterios de búsqueda. También puede crear una colección a partir de una caja de luz.

Crear una colección con referencias estáticas create-a-collection-with-static-references

Puede crear una colección con referencias estáticas; por ejemplo, una colección con referencias a recursos, carpetas, colecciones, conjuntos de giros y conjuntos de imágenes.

  1. Vaya a la consola Colecciones.

  2. En la barra de herramientas, seleccione Crear.

  3. En la página Crear colección, escriba un título y una descripción opcional para la colección.

  4. Agregue miembros a la colección y asigne los permisos correspondientes. Como alternativa, seleccione Colección pública para permitir que todos los usuarios tengan acceso a la colección.

    note note
    NOTE
    Para permitir que los miembros compartan colecciones con otros usuarios, proporcione los permisos de lectura del grupo dam-users en la ruta home/users. Conceda permiso a los usuarios en la ubicación /content/dam/collections para que puedan ver las colecciones en las listas emergentes. Como alternativa, convierta al usuario en parte del grupo dam-users.

  5. (Opcional) Agregue una imagen en miniatura para la colección.

  6. Seleccione Crear y, a continuación, seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. En la consola Colecciones se abre una colección con el título y las propiedades especificados.

    note note
    NOTE
    Experience Manager Assets permite crear tareas de revisión para una colección similar a la forma de crear tareas de revisión para una carpeta de recursos.

    Para agregar recursos a la colección, vaya a la interfaz de usuario de Assets. Para obtener más información, consulte Agregar recursos a una colección.

Creación de colecciones mediante la Dropzone create-collections-using-dropzone

Puede arrastrar recursos desde la interfaz de usuario de Assets a una colección. También puede crear una copia de una colección y arrastrar los recursos allí.

  1. En la interfaz de usuario de Assets, seleccione los recursos que desea agregar a una colección.
  2. Arrastre los recursos a la zona Colocar en colección. También puede seleccionar el icono Para la colección de la barra de herramientas.
  3. En la página Agregar a colección, seleccione el icono Crear colección de la barra de herramientas. Si desea agregar los recursos a una colección existente, selecciónela en la página y seleccione Agregar. De forma predeterminada, se selecciona la colección con la fecha de actualización más reciente.
  4. En el cuadro de diálogo Crear nueva colección, indique un nombre para la colección. Si desea que todos los usuarios tengan acceso a la colección, seleccione Colección pública.
  5. Seleccione Continuar para crear la colección.

Crear una colección inteligente create-a-smart-collection

Una colección inteligente utiliza un criterio de búsqueda para rellenar recursos de forma dinámica. Puede crear una colección inteligente utilizando sólo archivos y no carpetas o archivos y carpetas.

  1. Vaya a la interfaz de usuario de Assets y seleccione el icono Buscar.

  2. Escriba la palabra clave de búsqueda en el cuadro Omni Search y seleccione Enter. Seleccione el icono Navegación global para mostrar el panel Filtros y aplicar un filtro de búsqueda desde el panel Buscar.

  3. En la lista Archivos y carpetas, seleccione Archivos.

  4. Seleccione Guardar colección inteligente.

  5. Especifique un nombre para la colección. Seleccione Público para agregar el grupo Usuarios de DAM con el rol de Visor a la colección inteligente.

    note note
    NOTE
    Si selecciona Público, la colección inteligente estará disponible para todos los que tengan la función Propietario después de crearla. Si cancela la opción Public, el grupo de usuarios DAM ya no estará asociado a la colección inteligente.

  6. Seleccione Guardar para crear la colección inteligente y, a continuación, cierre el cuadro de mensaje para completar el proceso. La nueva colección inteligente también se agrega a la lista Búsquedas guardadas.
    La etiqueta del botón Crear selección inteligente cambia a Editar selección inteligente. Para editar la configuración de la colección inteligente, seleccione Archivos en la lista Archivos y carpetas. A continuación, seleccione el botón Editar selección inteligente.

Agregar recursos a una colección add-assets-to-a-collection

Puede agregar recursos a una colección que contenga una lista de recursos o carpetas a los que se hace referencia.

NOTE
Las colecciones inteligentes utilizan una consulta de búsqueda para rellenar recursos. Por lo tanto, las referencias estáticas a recursos y carpetas no son aplicables a ellos.
  1. En la interfaz de usuario de Assets, vaya a la ubicación del recurso que desea agregar a una colección.
  2. Seleccione el recurso y seleccione el icono Para recopilar en la barra de herramientas. También puede arrastrar el recurso a la zona Colocar en colección. Suelte el botón del mouse (ratón) cuando la zona de colocación se active y su etiqueta cambie a Colocar en Agregar.
  3. En la página Agregar a colección, seleccione la colección a la que desea agregar el recurso.
  4. Seleccione Agregar y luego cierre el mensaje de confirmación. El recurso se agrega a la colección.

Edición de una colección inteligente edit-a-smart-collection

Las colecciones inteligentes se crean guardando una búsqueda para que pueda modificar su contenido modificando los parámetros de búsqueda de búsqueda guardada.

  1. En la interfaz de usuario de Assets, seleccione el icono Buscar de la barra de herramientas.
  2. Con el cursor en el cuadro Omnisearch, seleccione la clave Enter.
  3. Seleccione el icono de navegación global para mostrar el panel Filtros.
  4. En la lista Búsquedas guardadas, seleccione la colección inteligente que desee modificar. El panel Buscar aparecen los filtros configurados para la búsqueda guardada.
  5. En la lista Archivos y carpetas, seleccione Archivos.
  6. Modifique uno o más filtros según sea necesario. Seleccione Editar colección inteligente. También puede editar el nombre de la colección inteligente.
  7. Seleccione  Guardar. Aparecerá el cuadro de diálogo Editar colección inteligente.
  8. Seleccione Sobrescribir para reemplazar la colección inteligente original con la colección editada. También puede seleccionar Guardar como para guardar la colección editada por separado.
  9. En el cuadro de diálogo de confirmación, seleccione Guardar para completar el proceso.

Ver y editar metadatos de colección view-and-edit-collection-metadata

Los metadatos de la colección comprenden datos sobre la colección, incluidas las etiquetas añadidas.

  1. En la consola Colecciones, seleccione una colección y seleccione el icono Propiedades de la barra de herramientas.
  2. En la página Metadatos de la colección, consulte los metadatos de la colección desde las pestañas Básico y Avanzado.
  3. Modifique los metadatos según sea necesario y, a continuación, seleccione Guardar y cerrar en la barra de herramientas para guardar los cambios.

Editar metadatos de colección de forma masiva edit-collection-metadata-in-bulk

Puede editar los metadatos de varias colecciones simultáneamente. Esta funcionalidad le ayuda a replicar rápidamente metadatos comunes en varias colecciones.

  1. En la consola Colecciones, seleccione dos o más colecciones para las que desee editar metadatos.

  2. En la barra de herramientas, seleccione el icono Propiedades.

  3. En la página Metadatos de la colección, edite los metadatos en las pestañas Básico y Avanzado, según sea necesario.

  4. Seleccione Guardar y cerrar en la barra de herramientas y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo de confirmación para completar el proceso.

  5. Para anexar los nuevos metadatos con los metadatos existentes, seleccione el modo Anexar. Si no selecciona esta opción, los metadatos nuevos sustituirán a los metadatos existentes en los campos. Seleccione Enviar.

    note note
    NOTE
    El modo Anexar solo funciona para campos que pueden contener varios valores. Para los campos que pueden contener un solo valor, los nuevos metadatos no se anexan al valor existente en el campo aunque seleccione el modo Anexar.

Búsqueda searching

La característica Buscar en colecciones admite Buscar colecciones y Buscar recursos dentro de una colección.

Buscar colecciones search-collections

Puede buscar colecciones desde la consola Colecciones. Cuando busca con palabras clave en el cuadro Omnisearch, Experience Manager Assets busca nombres de colección, metadatos y las etiquetas agregadas a las colecciones.

Si busca colecciones desde el nivel superior, solo se devuelven colecciones individuales en los resultados de búsqueda. Se excluyen Assets o las carpetas dentro de las colecciones. En todos los demás casos (por ejemplo, dentro de una colección individual o en una jerarquía de carpetas), se devuelven todos los recursos, carpetas y colecciones relevantes.

Buscar en colecciones search-within-collections

En la consola Colecciones, seleccione una colección para abrirla.

En una colección, la búsqueda de Experience Manager está restringida a los recursos (y sus etiquetas y metadatos) de la colección que está viendo. Al buscar dentro de una carpeta, se devuelven todos los recursos coincidentes y las carpetas secundarias de la carpeta actual. Cuando busca dentro de una colección, solo se devuelven los recursos, las carpetas y otras colecciones que coincidan y que sean miembros directos de la colección.

Editar configuración de colección edit-collection-settings

Puede editar la configuración de la colección, como el título y la descripción, o agregar miembros a una colección.

  1. Seleccione una colección y seleccione el icono Settings de la barra de herramientas. También puedes usar la acción rápida Settings de la miniatura de la colección.
  2. Modifique la configuración de la colección en la página Configuración de la colección. Por ejemplo, modifique el título de la colección, las descripciones, los miembros y los permisos tal como se describe en Agregar colecciones.
  3. Seleccione Guardar para guardar los cambios.

Eliminar una colección delete-a-collection

  1. En la consola Colecciones, seleccione una o varias colecciones y seleccione el icono Eliminar de la barra de herramientas.

  2. En el cuadro de diálogo, seleccione Eliminar para confirmar la acción de eliminación.

    note note
    NOTE
    También puede eliminar colecciones inteligentes al eliminar búsquedas guardadas.

Descargar una colección download-a-collection

Al descargar una colección, se descarga toda la jerarquía de recursos de la colección, incluidas las carpetas y las colecciones secundarias.

  1. En la consola Colecciones, seleccione una o varias colecciones para descargar.

  2. En la barra de herramientas, seleccione el icono de descarga.

  3. En el diálogo Descargar, seleccione Descargar. Si desea descargar las representaciones de los recursos de la colección, seleccione Representaciones.

    Al seleccionar una colección para descargar, se descarga toda la jerarquía de carpetas de la colección. Para incluir cada colección que descargue (incluidos los recursos de colecciones secundarias anidadas en la colección principal) en una carpeta individual, seleccione Crear una carpeta independiente para cada recurso.

Editar propiedades de metadatos de varias colecciones editing-metadata-properties-of-multiple-collections

Adobe Enterprise Manager Assets permite editar los metadatos de muchas colecciones de forma masiva. Utilice la página Propiedades para realizar cambios en los metadatos de varias colecciones; por ejemplo, cambiar las propiedades de los metadatos por un valor común o agregar o modificar etiquetas.

Para personalizar la página de metadatos Propiedades, incluidas las propiedades de adición, modificación y eliminación de metadatos, use el Editor de esquemas.

NOTE
Los métodos de edición masiva funcionan para los recursos disponibles en una colección. Para los recursos que están disponibles en todas las carpetas o que coinciden con un criterio común, es posible actualizar en lotes los metadatos después de buscar.

  1. En la consola de colecciones, seleccione las colecciones que desee editar.

  2. En la barra de herramientas, seleccione Propiedades para abrir la página Propiedades de las colecciones seleccionadas.

  3. Modifique las propiedades de los metadatos de las colecciones seleccionadas en las distintas pestañas.

    note note
    NOTE
    Los metadatos que agregue para las colecciones seleccionadas sobrescribirán los metadatos anteriores para estas colecciones, excepto para las etiquetas. Todas las etiquetas que agregue al campo Etiquetas se anexarán a la lista de etiquetas existente en los metadatos.

  4. Para ver las propiedades de metadatos de una colección específica, cancele la selección de las colecciones restantes en la lista de colecciones. Los campos del editor de metadatos se rellenan con los metadatos de la colección en cuestión.

    note note
    NOTE
    • En la página de propiedades de la colección, puede quitar colecciones de la lista de colecciones cancelando la selección. La lista de colecciones tiene todas las colecciones seleccionadas de forma predeterminada. Los metadatos de las colecciones que elimina no se actualizan.
    • En la parte superior de la lista, active la casilla de verificación situada cerca de Title para alternar entre seleccionar las colecciones y borrar la lista.

  5. Guarde los cambios.

Creación de colecciones anidadas create-nested-collections

Puede agregar una colección a otra colección, creando así una colección anidada.

  1. En la consola Colecciones, seleccione la colección o el grupo de colecciones que desee y seleccione Para colección en la barra de herramientas.

  2. En la página Agregar a colección, seleccione la colección en la que desea agregar la colección.

    note note
    NOTE
    La colección actualizada más recientemente está seleccionada de manera predeterminada en la página Agregar a colección.

  3. Seleccione Agregar. Un mensaje confirma que la colección se agrega a la colección de destino en la página Seleccionar destino. Cierre el mensaje para completar el proceso.

NOTE
Las colecciones inteligentes no se pueden anidar. En otras palabras, las colecciones inteligentes no pueden contener ninguna otra colección.

Búsquedas guardadas saved-searches

En la interfaz de usuario de Assets, puede buscar o filtrar recursos en función de determinadas reglas, criterios de búsqueda o facetas de búsqueda personalizadas. Si los guarda como Búsquedas guardadas, puede acceder a ellos más adelante desde la lista Búsquedas guardadas del panel Filtro. Al crear una búsqueda guardada también se crea una colección inteligente.

Las búsquedas guardadas se crean al crear una colección inteligente. Las colecciones inteligentes se agregan automáticamente a la lista Búsquedas guardadas. La consulta Búsquedas guardadas para la colección se guarda en la propiedad dam:query de CRXDE en la ubicación relativa /content/dam/collections/. No existen límites para las búsquedas que se pueden guardar y para las búsquedas guardadas que se muestran en la lista.

NOTE
Puede compartir colecciones inteligentes del mismo modo que comparte colecciones estáticas.

Editar búsquedas guardadas es lo mismo que editar colecciones inteligentes. Para obtener más información, consulte Editar una colección inteligente.

Para eliminar búsquedas guardadas, siga estos pasos:

  1. En la interfaz de usuario de Assets, seleccione el icono de búsqueda de la barra de herramientas.

  2. Con el cursor en el campo Omnisearch, seleccione la clave Enter.

  3. Seleccione el icono de navegación global para mostrar el panel Filtros.

  4. En la lista Búsquedas guardadas, seleccione Eliminar junto a la colección inteligente que desee eliminar.

  5. En el cuadro de diálogo, seleccione Eliminar para eliminar la búsqueda guardada.

Ejecutar un flujo de trabajo en una colección run-a-workflow-on-a-collection

Puede ejecutar un flujo de trabajo para los recursos de una colección. Si la colección contiene colecciones anidadas, el flujo de trabajo también se ejecuta en los recursos de las colecciones anidadas. Sin embargo, si la colección y la colección anidada contienen recursos duplicados, el flujo de trabajo solo se ejecuta una vez para esos recursos.

  1. En la consola Colecciones, seleccione la colección en la que desea ejecutar un flujo de trabajo.
  2. Seleccione el icono GlobalNav y elija Cronología en la lista.
  3. En la cronología, seleccione el icono del circunflejo invertido en la parte inferior y, a continuación, seleccione Iniciar flujo de trabajo.
  4. En la sección Iniciar flujo de trabajo, seleccione un modelo de flujo de trabajo de la lista. Por ejemplo, seleccione el modelo Recurso de actualización DAM.
  5. Escriba un título para el flujo de trabajo y seleccione Iniciar.
  6. En el cuadro de diálogo, seleccione Continuar. El flujo de trabajo se ejecuta en todos los recursos de la colección.

Consulte también

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