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Administrar colecciones manage-collections

Una colección es un conjunto de recursos, carpetas u otras colecciones dentro de Adobe Experience Manager Assets view. Collections permite a los usuarios compartir recursos de forma eficaz entre sí, convirtiéndolos en un mecanismo central para la colaboración entre equipos que trabajan con la misma biblioteca de recursos digitales.

A diferencia de las carpetas, que organizan los recursos según su ubicación de almacenamiento, una colección puede incluir recursos de diferentes ubicaciones. Esta flexibilidad permite que una colección agrupe contenido relacionado que se encuentra en partes independientes del repositorio de recursos, de modo que los usuarios puedan ensamblar el conjunto exacto de recursos que necesitan sin mover ni duplicar archivos.

A un solo usuario se le puede otorgar acceso a varias colecciones. Cada colección contiene referencias a recursos, en lugar de copias de los propios recursos. La integridad referencial de los recursos se mantiene en todas las colecciones, lo que significa que cada referencia señala de forma fiable a su recurso de origen, por lo que el mismo recurso subyacente puede aparecer en varias colecciones sin perder la coherencia y la actualización. Esta estructura basada en referencias evita la duplicación y garantiza que los cambios en un recurso de origen se reflejen dondequiera que se haga referencia a él.

Collection tareas de administración collection-management-tasks

Las siguientes tareas administran y utilizan colecciones:

Crear una colección create-collection

Una colección agrupa los recursos relacionados para obtener acceso organizado. Para crear una colección, siga estos pasos:

Agregar recursos a una colección add-assets-to-collection

Collections agrupa recursos relacionados para que pueda organizarlos, localizarlos y compartirlos como un solo conjunto. Añadir recursos a una colección optimiza la administración de recursos, lo que facilita la reutilización del contenido y proporciona a los equipos acceso compartido a los mismos recursos agrupados.

Siga estos pasos para agregar recursos a una colección:

Eliminación de recursos de una colección remove-assets-from-collection

Al eliminar recursos de una colección, puede mantener la colección centrada y organizada mediante la eliminación de elementos que ya no son relevantes. Al eliminar un recurso de una colección, no se elimina el recurso en sí del repositorio; solo se elimina la asociación entre ese recurso y la colección, por lo que el recurso permanece disponible en cualquier otra parte.

Para eliminar recursos de una colección, siga estos pasos:

Al completar estos pasos, se eliminan inmediatamente los recursos seleccionados de la colección, lo que le ayuda a mantener un conjunto de colecciones limpio y bien organizado.

Búsqueda dentro de colecciones search-collection

Busque dentro de una colección para localizar rápidamente los recursos relevantes. Siga estos pasos:

Para obtener más información, consulte buscar recursos, filtrar resultados de búsqueda o administrar búsquedas guardadas.

Administrar un(a) Smart Collection manage-smart-collection

Una Smart Collection es una búsqueda guardada que se comporta como una colección dinámica que se actualiza automáticamente. En lugar de agregar recursos manualmente, uno por uno, guarda los resultados de la búsqueda como un Smart Collection y la colección refleja continuamente cualquier recurso que coincida con sus criterios de búsqueda definidos.

Funcionamiento de Smart Collection

Usted define criterios de búsqueda al crear Smart Collection. A partir de ese momento, Smart Collection mantiene automáticamente su contenido sincronizado con esos criterios:

Dado que la pertenencia al grupo se basa en criterios y no en la selección manual, la colección permanece actualizada por sí sola. Como resultado, no es necesario que vuelva a visitar y editar la colección cada vez que llegan los recursos relevantes; los recursos aptos aparecen la próxima vez que abra Smart Collection. Esto garantiza que la colección siga siendo una representación precisa y activa de la búsqueda, en lugar de una instantánea estática y única.

Principales ventajas

Los elementos inteligentes Collections son especialmente útiles cuando se trabaja con recursos que comparten atributos comunes, como un tipo de archivo, etiqueta, proyecto o valor de metadatos específico, donde el conjunto subyacente de recursos coincidentes cambia con el paso del tiempo.

Crear un(a) Smart Collection create-smart-collection

Una Smart Collection es una colección dinámica basada en filtros que actualiza automáticamente su contenido en función de los criterios de búsqueda guardados definidos, por lo que los recursos recién agregados que coinciden con los criterios aparecen en la colección sin actualizaciones manuales. A diferencia de una colección estática, Smart Collection refleja continuamente los resultados de su búsqueda subyacente.

Para crear un(a) Smart Collection, complete los siguientes pasos:

Editar un(a) Smart Collection edit-smart-collection

Una Smart Collection es una colección dinámica basada en criterios cuyo contenido se rellena automáticamente mediante un conjunto guardado de filtros de búsqueda en lugar de recursos agregados manualmente. Editar un(a) Smart Collection significa cambiar esos criterios de búsqueda subyacentes, lo que a su vez redefine qué recursos pertenecen a la colección.

Para editar Smart Collection:

Ver y editar metadatos de colección view-edit-collection-metadata

Los metadatos de Collection son la información descriptiva que identifica y caracteriza una colección, incluidos su Título y Descripción. Estos metadatos facilitan el reconocimiento, la organización y la localización de una colección, lo que garantiza que se pueda encontrar rápidamente el contenido adecuado. Mantener los metadatos de la colección precisos y actualizados mejora la capacidad de detección y ayuda a mantener una biblioteca bien organizada.

Para ver y editar metadatos de colección:

Al editar los campos Title y Description se actualiza la forma en que se muestra y se hace referencia a la colección, por lo que los valores precisos y claros garantizan que la colección sea fácil de identificar y administrar.

Compartir vínculos de colecciones share-collection-links

Assets viewle permite generar un vínculo que se puede compartir para distribuir colecciones y los recursos que contienen a partes interesadas externas que no tienen acceso a la aplicación Assets view. Esto permite colaborar con clientes, socios y revisores fuera de la organización sin necesidad de aprovisionar cuentas ni conceder acceso directo a la aplicación.

Al crear un vínculo compartido, puede:

Dado que el acceso se rige por el vínculo y su fecha de caducidad en lugar de por una cuenta de aplicación, los vínculos compartidos proporcionan una forma controlada y limitada en el tiempo de entregar el contenido de la colección a las personas que se encuentran fuera del entorno Assets view.

Para obtener más información sobre cómo compartir vínculos de colección con partes interesadas externas, consulte compartir vínculos para recursos.

Descargar una colección download-collection

Al descargar una colección, se empaquetan todos sus recursos en un único archivo .ZIP que se guarda directamente en el equipo local, lo que facilita el almacenamiento, el uso compartido o la transferencia del conjunto completo de recursos en un archivo agrupado.

Para descargar una colección:

La colección se descarga como un archivo .ZIP en el equipo local. El formato .ZIP comprime y consolida todos los recursos de la colección en un único archivo comprimido, lo que reduce el tamaño total del archivo y mantiene todos los recursos juntos durante la transferencia.

Una vez finalizada la descarga, busque el archivo .ZIP en la ubicación de descarga predeterminada del explorador y, a continuación, extraiga (descomprima) el archivo para acceder a los recursos individuales contenidos en la colección.

Eliminar una colección delete-collection

Al eliminar una colección, esta se quita permanentemente del espacio de trabajo, junto con su contenido guardado. Debido a que esta acción no se puede deshacer, confirme que ya no necesita la colección antes de continuar.

Para eliminar una colección, siga estos pasos:

Administración de permisos para una colección privada manage-permissions-private-collection

Los administradores y propietarios de colección controlan quién puede tener acceso a las colecciones privadas almacenadas en el repositorio Experience Manager. La administración de permisos en Experience Manager Assets Essentials establece niveles de acceso claros para cada colección privada, lo que garantiza que solo los usuarios y grupos de usuarios autorizados puedan ver o modificar el contenido de la colección.

Niveles de permisos disponibles

Asigne los siguientes permisos a usuarios individuales o a grupos de usuarios:

También puede delegar privilegios de administración de permisos a grupos de usuarios, de modo que los grupos designados puedan conceder, ajustar y revocar el acceso en nombre de la colección.

Quién administra los permisos

Los usuarios que crean colecciones privadas son los propietarios de esas colecciones. Los propietarios de Collection utilizan la acción Administrar permisos para conceder acceso a otros usuarios. Esto garantiza que la persona responsable de una colección controle exactamente quién puede verla o editarla, manteniendo correctamente restringidos los recursos confidenciales o de trabajo en curso.

Además, los administradores pueden ver y administrar los permisos de todas las colecciones privadas en el repositorio Experience Manager. Esto proporciona una supervisión centralizada, lo que permite a los administradores aplicar políticas de acceso coherentes e intervenir cuando la propiedad cambia o el acceso debe corregirse.

Recursos relacionados

Próximos pasos next-steps

Adobe Experience Manager (AEM) Assets proporciona varios canales para compartir comentarios y obtener ayuda. Utilice las siguientes opciones para informar sobre problemas, sugerir mejoras o llegar a la asistencia:

Consulte también

Los siguientes recursos relacionados abarcan flujos de trabajo comunes de Assets, desde la traducción y la búsqueda hasta la administración y publicación de metadatos. Utilícelos para explorar las capacidades con mayor profundidad: