Introducción a la administración de recursos

Última actualización: 30 de agosto de 2024
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La administración de recursos le permite configurar el sistema para prever con precisión el uso de los recursos en función de su disponibilidad, de modo que el trabajo que se debe realizar se complete a tiempo y según el presupuesto.

Información general sobre la administración de recursos en Adobe Workfront

Administración de recursos hace referencia a todas las actividades realizadas por el administrador de Adobe Workfront, el administrador de recursos y el propietario del proyecto para planificar (planificación de recursos o escenarios) y programar (Distribuidor de cargas de trabajo) los recursos de una organización y asignarlos al trabajo que se debe realizar, teniendo en cuenta su disponibilidad. Además, la administración de recursos también hace referencia a la visualización de información sobre las asignaciones de recursos planificadas y reales en una vista de informe (informe de utilización).

Workfront tiene varios conjuntos de herramientas para administrar recursos. Cada herramienta tiene un ámbito individual. Actualmente, puede utilizar las siguientes herramientas de administración de recursos en Workfront, según la etapa de administración de recursos en la que se encuentre:

  • Para planificar cómo se asignan los recursos a un nivel superior, antes de que comience el trabajo real en los proyectos, utilice las siguientes herramientas:

    • El Planificador de recursos: puede usar el Planificador de recursos en la primera etapa de la administración de recursos para presupuestar el tiempo de proyecto de los recursos según su disponibilidad programada. Durante la fase de planificación de los recursos, puede organizar a los usuarios en conjuntos de recursos y asignar varios conjuntos de recursos a un proyecto.

      Para obtener más información acerca de Planificación de recursos, vea Planificación de recursos: índice de artículo.

    • El planificador de escenarios: se trata de una planificación de recursos de nivel superior que le permite administrarlos en varias iniciativas que pueden abarcar un plan de uno, tres o cinco años e incluir varios proyectos. Puede utilizar el mejor escenario para aprovechar al máximo su disponibilidad y su presupuesto.

      El Scenario Planner requiere una licencia independiente, además de la licencia de Workfront. Para obtener información sobre el Scenario Planner de Workfront, consulte Información general sobre el Scenario Planner.

  • Para programar o asignar recursos a trabajo real (tareas y problemas), utilice la siguiente herramienta:

    • Distribuidor de cargas de trabajo: pertenece a una etapa de nivel inferior de la administración de recursos, en la que puede asignar los recursos al trabajo real (tareas y problemas) que deben completar, según la cantidad de horas necesarias para completarlos y su disponibilidad. Con el Distribuidor de cargas de trabajo, puede asignar usuarios a trabajo real que no esté asignado o asignado a roles actualmente.

      Para obtener información acerca del Distribuidor de cargas de trabajo de Workfront, consulte El Distribuidor de cargas de trabajo: índice de artículos.

  • Para analizar las asignaciones presupuestadas, planificadas y reales en varios proyectos, utilice la siguiente herramienta:

    • Informe de utilización: Use este informe para ver la utilización de los recursos de los proyectos. Puede comparar las asignaciones presupuestadas, planificadas y reales de los proyectos y su impacto en el coste y en los ingresos.

      Para obtener información sobre el informe de utilización, vea Ver información sobre la utilización de los recursos.

Los componentes del proceso de gestión de recursos

NOTE
La administración de recursos nunca es un proceso estancado en Workfront. A medida que cambian las programaciones de los proyectos, la disponibilidad de los usuarios o sus funciones, debe ajustar continuamente la información sobre los recursos, sus asignaciones y sus asignaciones a los proyectos, tareas y problemas.

El proceso de administración de recursos en Workfront incluye las siguientes etapas:

  • Configuración: como administrador del sistema, administrador de recursos o propietario del proyecto, debe configurar ciertos campos y objetos en la instancia de Workfront antes de administrar los recursos. Para obtener más información sobre los requisitos previos necesarios para empezar a administrar recursos en Workfront, consulte la sección Requisitos previos para una administración precisa de los recursos en este artículo.
    Además de tener proyectos con elementos de trabajo, debe configurar los siguientes elementos en Workfront:

    • Usuarios
      Para obtener más información acerca de cómo crear usuarios, vea el artículo Agregar usuarios.

    • Roles
      Para obtener más información sobre cómo crear roles, consulte el artículo Crear y administrar roles.

    • Horarios
      Para obtener más información acerca de cómo crear programaciones, vea el artículo Crear una programación.

    • Preferencias de proyecto

      TIP
      Solamente un administrador de sistema o de grupo puede modificar las Preferencias del proyecto para su sistema o para su grupo.

      Para obtener más información acerca de la definición de Preferencias de proyecto, vea el artículo Configurar las preferencias de proyecto de todo el sistema.

    • Conjuntos de recursos

      Para obtener más información acerca de cómo crear conjuntos de recursos, vea Crear conjuntos de recursos.

    • Preferencias de administración de recursos

      Como sistema, debe decidir cómo calcula Workfront la disponibilidad de los usuarios en el nivel del sistema, ya sea mediante la programación del usuario o mediante la programación predeterminada del sistema.

      Para obtener más información, consulte Configurar las preferencias de administración de recursos.

  • Asignación de recursos: como administrador de recursos o propietario de un proyecto, puede definir la asignación de recursos para sus proyectos, así como asignar trabajo. Para este paso, puede administrar la estimación de la asignación de los recursos mediante el Planificador de recursos o el Planificador de escenarios, y asignar el trabajo real a los usuarios en el Distribuidor de cargas de trabajo.

    Para obtener más información sobre la planificación de recursos y la asignación de trabajo, vea las secciones siguientes:

  • Análisis: como gerente de recursos, propietario de proyecto o gerente de personas, revise el informe de utilización para comprender cómo se comparan las asignaciones presupuestadas y planificadas de sus recursos con las asignaciones reales. Revise la información por horas, coste o ingresos. Para obtener información acerca del informe Utilización, vea Ver información sobre la utilización de los recursos.

Acceso necesario para ver y administrar los recursos mediante las herramientas de administración de recursos de Workfront

Los siguientes usuarios tienen acceso a las herramientas de administración de recursos de Workfront:

Debe ser uno de los siguientes usuarios y tener los siguientes permisos y acceso a las herramientas de administración de recursos:

  • El administrador del sistema.

  • Un usuario con una licencia estándar o de planificación.

    Un usuario con una licencia de trabajo puede utilizar el Distribuidor de cargas de trabajo de un proyecto y administrar asignaciones y asignaciones.

    Además de tener una licencia de trabajo o superior (o una licencia estándar), debe tener lo siguiente para utilizar herramientas específicas de administración de recursos:

    • Editar el acceso a la administración de recursos (no es necesario para realizar asignaciones en el Distribuidor de cargas de trabajo)
    • Editar acceso a datos financieros para mostrar información de costos en el Planificador de recursos
    • Consulte el acceso a los datos financieros para ver la información de costes e ingresos en el informe Utilización (sólo usuarios con licencia de planificación)

  • Permisos de Contribute o superiores que incluyen Realización de asignaciones en los proyectos para los que desea administrar recursos.

Para obtener información sobre el acceso necesario para presupuestar recursos, consulte el artículo Acceso necesario para presupuestar recursos.

Para obtener información sobre el acceso necesario para administrar recursos en el Distribuidor de cargas de trabajo, consulte Acceso necesario para administrar recursos en el Distribuidor de cargas de trabajo.