Desideri iniziare a utilizzare Adobe Experience Manager Assets? Questa guida fa parte di una serie sull’onboarding ed è incentrata su indicazioni pratiche, best practice e suggerimenti per l’implementazione di strutture di cartelle in AEM Assets. Le strutture di cartelle sono alla base di AEM Assets e la progettazione delle strutture è fondamentale per garantire che siano scalabili, stabili e in linea con i requisiti di business.

Guida introduttiva alle strutture delle cartelle

In Adobe Experience Manager Assets, funzioni quali la struttura delle cartelle, le autorizzazioni, i metadati, le tassonomie e l’assegnazione di tag svolgono un ruolo importante nell’organizzazione delle risorse. Ogni funzionalità ha scopi diversi, ognuno dei quali assicura funzionalità e vantaggi unici.

In questo articolo sono descritte le best practice relative alle strutture delle cartelle, la base per un contenuto organizzato.

In Adobe Experience Manager Assets, la struttura delle cartelle è il livello di base della strategia, dell’utilizzo e della governance delle risorse. Le cartelle vengono utilizzate per organizzare le risorse in modo gerarchico, semplificando la navigazione e l’individuazione delle posizioni in cui caricare i file. Le strutture delle cartelle verranno utilizzate insieme ad altre funzioni fondamentali come i metadati, l’assegnazione di tag e le tassonomie per rendere le risorse digitali più individuabili e per gestire l’accesso e l’utilizzo delle risorse.

Perché utilizzare le strutture delle cartelle

Le strutture delle cartelle organizzano le risorse in modo gerarchico, fornendo una navigazione intuitiva e una categorizzazione scalabile per le risorse digitali. Rendendo intuitivo questo aspetto, gli autori dei contenuti saranno più propensi a collocare le nuove risorse nel posto giusto fin dall’inizio.

La modalità di creazione, nidificazione e denominazione delle sottocartelle e il modo in cui vengono denominati i file all’interno di queste cartelle possono avere un impatto significativo sul modo in cui gli utenti aziendali accedono e sfruttano le risorse. Un problema comune si verifica se diversi team ritengono che le proprie risorse debbano trovarsi in una determinata cartella o se desiderano creare molte cartelle basate su progetti invece di una struttura di cartelle più scalabile e stabile. Offrire agli utenti un margine di manovra eccessivo nella creazione di cartelle può comportare la creazione di migliaia di cartelle difficili da gestire.

In qualità di amministratore o responsabile DAM, evitare una struttura di cartelle ad hoc è un tuo compito. Un punto fondamentale da spiegare agli utenti è che la struttura delle cartelle è importante, ma non deve essere utilizzata per cercare le risorse. Considera le cartelle come la struttura e la barra di ricerca Omnisearch come il modo per eseguire ricerche all’interno di tale struttura, utilizzando i metadati e i tag associati alla risorsa, non solo la struttura delle cartelle.

Motivi per cui è necessaria una struttura di cartelle chiara

• Controlli degli accessi: per proteggere le cartelle e le risorse al loro interno utilizzando le autorizzazioni.
• Schemi metadati: per controllare quali metadati vengono applicati alle risorse nelle cartelle.
• Profili di metadati: per semplificare l’applicazione dei metadati predefiniti alle risorse all’interno di una cartella, facilitando l’individuazione e la gestione delle risorse.
• Scalabilità: per aiutare gli utenti a gestire ed espandere la tua raccolta di risorse, in quanto generalmente è in continua crescita.
• Controllo della pubblicazione: per abilitare la pubblicazione delle risorse e annullarla.
• Flussi di lavoro: per gestire le risorse in stati diversi (creazione, revisione, approvazione, pubblicazione e archiviazione), integrati nei flussi di lavoro per spostare le risorse lungo il ciclo di vita.

Considerazioni per la pianificazione di una struttura di cartelle intuitiva

• Governance futura: gestione delle autorizzazioni di accesso (lettura, modifica ed eliminazione) in base alle esigenze aziendali e tecniche.
• Scalabilità: l’organizzazione e la libreria di contenuti cresceranno, pertanto la struttura deve essere progettata per adattarsi a queste esigenze future ed essere facilmente scalabile in modo da non influire negativamente.
• Dimensione: troppe risorse nelle cartelle potrebbero causare problemi di usabilità, rendendo difficile la gestione, la navigazione e la ricerca delle risorse. Non aggiungere più di 1000 risorse per cartella. Questa indicazione riguarda AEM 6.5; AEMaaCS ha limiti più elevati, tuttavia le cartelle di grandi dimensioni possono comunque influire sulle prestazioni.
• Individuabilità: deve essere intuitiva. Gli utenti devono essere in grado di trovare tali risorse. Devono essere in grado di identificare rapidamente dove sono state caricate le nuove risorse e dove trovarle. Se l’operazione non è intuitiva, gli utenti non sapranno come utilizzare correttamente le cartelle o la libreria DAM.

Best practice per le strutture di cartelle

• Stabilisci una struttura di cartelle semplificata intuitiva.
• Mantieni le gerarchie di cartelle semplici per evitare complessità.
• Qualsiasi risorsa deve trovarsi in una cartella ed essere individuabile tramite altre funzionalità (metadati, assegnazione di tag, ecc.).
• Integra i requisiti aziendali quali localizzazione, conservazione, archiviazione, rappresentazione, gestione dei diritti digitali.
• Limita il numero di risorse per cartella a 500-1.000 per garantire le prestazioni; comprendi il limite di 1000 risorse per cartella.
• Utilizza nomi descrittivi che riflettono lo scopo del contenuto.
• Allinea la configurazione della cartella con schemi metadati e profili di metadati per garantire la coerenza.
• Posiziona le risorse (file) nelle cartelle senza sottocartelle per mantenere pulita la gerarchia e favorire le prestazioni. Se carichi troppi file in una cartella di livello superiore, le prestazioni di AEM peggiorano perché l’interfaccia utente tenta di caricarne troppi contemporaneamente.
• In base ai criteri di conservazione della tua organizzazione, implementa un flusso di lavoro di archiviazione, se necessario, in modo che le risorse meno recenti vengano conservate, ma nascoste agli altri utenti durante la ricerca. Si consiglia di archiviarle in cartelle accessibili solo dagli amministratori e di creare sottocartelle di archiviazione per anno o in base ad altri metadati rilevanti.
• Annulla la pubblicazione delle cartelle di risorse prima di spostarle per evitare di avere risorse bloccate la cui pubblicazione non può essere annullata.

Framework delle strutture di cartelle

Adesso esaminiamo la potenza di queste cartelle. Per rendere più concreto il concetto delle strutture di cartelle, ecco alcuni esempi generali di strutture di cartelle efficaci. Non esistono due strutture di cartelle uguali. Soprattutto, le tue cartelle si baseranno sulle esigenze della tua organizzazione: non esiste un modello unico che vada bene per tutte.Quindi adesso illustriamo solo un paio di approcci diversi.

NOTA: non utilizzare le seguenti convenzioni di denominazione. Per i nomi delle cartelle, utilizza i nomi significativi delle aree geografiche, dei programmi, delle campagne ecc. in linea con la tua azienda.

Di seguito sono riportati alcuni framework delle strutture di cartelle da prendere in considerazione.

Ricordati che non si utilizzano solo le strutture di cartelle per trovare le risorse.

All’interno di una cartella, tuttavia, esegui molte azioni per configurare le funzioni, ad esempio autorizzazioni, metadati e altro ancora. Alcuni strumenti che sfrutterai più volte sono la visualizzazione della struttura delle cartelle e delle risorse in una struttura di contenuti, in una vista a schede e in una vista a elenco. Inoltre, potrai ordinare per attributi, ad esempio i caricamenti recenti, il nome, ecc.

Convenzioni di denominazione delle cartelle

I nomi delle cartelle sono importanti per individuare e riutilizzare le risorse. L’utilizzo di nomi di cartelle chiari, descrittivi e coerenti aiuterà gli utenti che devono visualizzare, utilizzare o apportare varianti alle risorse a individuare la posizione in cui le risorse si trovano o devono essere caricate.Alcuni utenti non avranno accesso completo a DAM per visualizzare tutte le cartelle e non ne conosceranno il contesto completo. Gli stakeholder apprezzano uno standard di denominazione pianificato e applicato in modo attento per guidarli nella collocazione delle risorse.

Suggerimenti degli Adobe Champion

• I nomi delle cartelle possono essere “descrittivi”.
• Utilizza solo lettere minuscole, spazi invece dei trattini ed evita l’uso di caratteri speciali.
• I nomi di sistema, o il nome del nodo, devono essere stabili e modificati raramente per evitare di interrompere i riferimenti.
• Sii coerente: decidi se usare o meno gli acronimi, il plurale, le abbreviazioni o gli spazi.
• Tieni conto dei diversi gruppi di utenti e dei controlli di accesso, utilizzando le cartelle per consentire o negare l’accesso in visualizzazione o in modifica ai diversi gruppi.
• Tieni conto di come applicare metadati coerenti a livello di cartella.

NOTA: gli spazi vuoti nei nomi delle cartelle vengono sostituiti da un “-” nella proprietà “Nome risorsa” in AEM.

Best practice per la gestione delle cartelle

• Limita le risorse all’interno di una cartella: si consiglia di limitare il numero di risorse all’interno di una cartella a un massimo di 1.000. Questa indicazione si basa sul modo in cui i nodi sono strutturati nel JCR (Java Content Repository) ed è una best practice generale per evitare potenziali problemi di prestazioni.
• Utilizza cartelle non ordinate: utilizza cartelle non ordinate (sling:Folder) invece di cartelle ordinate (sling:orderedFolder) per ridimensionare in modo efficace un numero elevato di nodi secondari.
• Utilizza i metadati: utilizza i metadati per organizzare e cercare le risorse anziché affidarti esclusivamente alla struttura delle cartelle
• Esamina la Guida al dimensionamento delle risorse: consulta la Guida al dimensionamento delle risorse per ottenere consigli più dettagliati sul dimensionamento e sull’ottimizzazione delle prestazioni di AEM Assets 6.5.
• Prendi in considerazione AEM as a Cloud Service: grazie ai miglioramenti apportati all’interfaccia utente di Assets in AEM as a Cloud Service è stato possibile ottimizzare le prestazioni con un numero maggiore di risorse. Prendi in considerazione la creazione di un modello di verifica per valutare le prestazioni nell’ambiente specifico.
• Annulla la pubblicazione delle cartelle di risorse prima di spostarle: per evitare di avere risorse bloccate di cui non è possibile annullare la pubblicazione.

Guida introduttiva all’utilizzo dei file

Ora che conosci le strutture delle cartelle e la relativa importanza, diamo una rapida occhiata a come Adobe Experience Manager Assets supporta un’ampia gamma di formati di file: formati di file Adobe, formati di immagine, formati raw per fotocamera, formati di documento, formati video, formati 3D, formati audio e altro ancora.

Considerazioni su tipi di file, dimensioni e nomi

• Tipi di file supportati: rivedi e acquisisci informazioni sui tipi di file supportati in Adobe Experience Manager Assets.
• I tipi di file supportati variano per alcune funzioni: per garantire risultati coerenti e affidabili, utilizza solo i formati di file supportati documentati per ogni funzione. Alcune funzioni dei prodotti possono avere un supporto diverso e minore per tipi di file o formati specifici. Le funzioni potrebbero non funzionare come previsto quando vengono utilizzati formati di file non ufficialmente supportati.
• Nomi dei file: in AEM Assets, un nome di un file di risorse non può contenere nessuno dei seguenti caratteri speciali in questo elenco separato da spazi: * / : [ \\ ] | # % { } ? &
• Dimensioni dei file: in AEM 6.5, per impostazione predefinita, AEM Assets non consente di caricare risorse superiori a 2 GB a causa di un limite di dimensioni del file. Tuttavia, puoi sovrascrivere questo limite entrando in CRXDE Lite e creando un nodo sotto la directory /apps. In AEMaaCS i limiti sono più elevati, ma sono comunque presenti restrizioni per la gestione di API e interfaccia utente.  Per file superiori a 2 GB, utilizza l’app desktop o Asset Link (connettore Creative Cloud) anziché il caricamento del browser.

Best practice per i nomi dei file

• Tutti i nomi delle risorse devono essere univoci, anche se si trovano in cartelle separate. L’utilizzo di un nome univoco consente di accedere a ogni risorsa con un proprio URL. L’univocità viene applicata all’interno dello stesso percorso dell’archivio.
• Inserisci le informazioni essenziali nei primi 100 caratteri del nome del file se utilizzi Dynamic Media.
• Per i nomi dei file utilizza un numero di caratteri compreso tra 50 e 75.
• Crea uno standard di denominazione intuitivo e facile da usare. Uno standard di denominazione dei file chiaro e coerente fornisce valore alle vendite, al marketing e ad altri utenti e gruppi che potrebbero non avere accesso completo a DAM.
• Comunica in modo chiaro il contenuto nel nome del file.
• Sii coerente: puoi scegliere di ricorrere ad acronimi, alle forme plurali, alle abbreviazioni e agli spazi.
• Evita caratteri speciali non supportati nei nomi dei file (vedi sopra).
• Formula una descrizione concisa.
• Rimuovi gli elementi non necessari.
• Ometti termini ridondanti come “cartella”.
• Utilizza abbreviazioni per le varianti, incluso “var” nel nome per indicare le varianti.

Provale

Ora che disponi delle best practice per la configurazione delle cartelle, mettile in pratica in Adobe Experience Manager in una sandbox con solo alcune cartelle e risorse di esempio.

1. Effettua l’accesso dall’indirizzo experience.adobe.com

2. Fai clic su “Experience Manager Assets” nell’area Link rapidi

3. Dalla barra di navigazione a sinistra, scegli “Risorse”

4. Seleziona il nodo principale denominato “Tutte le risorse”

5. Aggiungi qui le cartelle utilizzando il pulsante “Crea cartella”.

6. In una cartella a parte, aggiungi le risorse utilizzando il pulsante “Aggiungi risorse”

Evita di caricare, anche in blocco, le risorse reali finché non le avrai condivise con gli stakeholder di DAM, non avrai esplorato gli argomenti relativi a metadati, profili di metadati, schemi di metadati, tassonomia e assegnazione tag e non avrai definito una strategia di contenuti capace di soddisfare i requisiti di business tramite queste funzioni.

Ulteriori risorse di apprendimento

Per ulteriori informazioni, consulta la sessione di Adobe Experience Makers: scambio di competenze Tassonomia e struttura: il segreto di AEM per la gestione scalabile delle risorse. Sfrutta queste risorse aggiuntive per approfondire gli argomenti di base.

• Configura AEM Assets (playlist di tutorial video)
• Organizzare le risorse digitali (documentazione)
• Gestire le risorse (documentazione)
• Cartelle della linea di base (video)
• Aggiungere le risorse digitali ad AEM (documentazione)
• Guida al dimensionamento delle risorse (documentazione di AEM 6.5)

Passaggi successivi

Questo articolo sulle best practice per la struttura delle cartelle fa parte di una serie di articoli, tra cui indicazioni fondamentali, best practice e suggerimenti degli Adobe Champion per iniziare a utilizzare Adobe Experience Manager Assets. Per continuare la serie, consulta il prossimo articolo su accesso e autorizzazioni.

Per esplorare tutti gli articoli di questa serie fondamentale su AEM Assets, consulta:

• Best practice e suggerimenti per iniziare a utilizzare AEM Assets
• Struttura e denominazione delle cartelle (questo articolo)
• Accesso e autorizzazioni
• Metadati, schemi di metadati e profili di metadati
• Tassonomia e assegnazione tag
• Governance
• Formazione e abilitazione

Ringraziamo l’Adobe Experience Manager Champion Deepak Khetawat per i contributi aggiuntivi a questo articolo.