In questo articolo viene messo in evidenza il ruolo fondamentale delle autorizzazioni basate sui gruppi in AEM Assets per proteggere le cartelle di risorse digitali, semplificare l’amministrazione e garantire la coerenza del brand, la conformità alle normative e il controllo operativo. Vengono illustrate le best practice per la configurazione e la gestione di gruppi di utenti e autorizzazioni per il mantenimento della sicurezza dei dati e della stabilità del sistema.

Guida introduttiva ai gruppi di utenti e alle autorizzazioni

Ora che hai appreso le best practice e i suggerimenti per iniziare a utilizzare AEM Assets, nonché la struttura e la denominazione delle cartelle, questo articolo si basa su tali best practice e si concentra su utenti e autorizzazioni.

Proteggere le cartelle di risorse digitali con autorizzazioni è essenziale in qualsiasi organizzazione in cui è necessario gestire diversi gruppi di utenti che devono poter accedere a risorse diverse.

In AEM Assets, gli utenti sono account individuali che accedono all’istanza di AEM Assets, mentre i gruppi sono raccolte logiche di utenti, gruppi o entrambi.

I gruppi tendono a rimanere stabili, mentre gli utenti cambiano con maggiore frequenza.

Perché utilizzare gruppi di utenti e autorizzazioni

Le autorizzazioni controllano chi può visualizzare, modificare o gestire le risorse.
Le autorizzazioni basate sul gruppo semplificano l’amministrazione e garantiscono un accesso sicuro.

I gruppi semplificano la gestione delle autorizzazioni e degli accessi, in quanto una modifica apportata a un gruppo viene applicata a tutti i membri del gruppo. I gruppi spesso riflettono:

• Un ruolo all’interno dell’applicazione, ad esempio una persona che è autorizzata a visualizzare o a contribuire al contenuto.

• Le esigenze di controllo degli accessi al contenuto della tua organizzazione: questo ti consente di distinguere i collaboratori dei diversi reparti e ciò a cui ciascuno può accedere e fare.

I gruppi di utenti e le autorizzazioni assicurano o consentono:

• Sicurezza dei dati: protezione delle risorse riservate e sensibili.

• Coerenza del brand: solo gli utenti approvati possono accedere alle risorse e pubblicarle.

• Conformità alle normative: supporto di copyright, concessione di licenza, gestione dei diritti digitali e leggi sulla privacy (ad esempio il regolamento GDPR)

• Controllo operativo: impedire l’accesso non autorizzato, le modifiche o le eliminazioni.

All’interno di ciascun gruppo, vengono configurati privilegi o autorizzazioni specifici che definiscono chi può accedere, leggere e modificare i contenuti all’interno di AEM Assets. Le autorizzazioni sono configurate in AEM utilizzando gli elenchi di controllo degli accessi (ACL) che sono:

• Regole applicate a una cartella, a una risorsa o a un nodo.

• Configurati per ogni gruppo in modo da consentire o negare agli utenti di tale gruppo l’accesso a funzionalità diverse.

• Sequenziati in modo da inserire per primi gli elementi con priorità più alta.

Best practice per la configurazione di gruppi e autorizzazioni

• Crea gruppi di utenti in base ai ruoli: ad esempio autori, marketer, creativi, agenzie.

• Assegna sempre le autorizzazioni ai gruppi, non ai singoli utenti: in questo modo puoi migliorare la scalabilità e semplificare l’auditing.

• Evita l’over-engineering: una struttura pulita e basata sulle autorizzazioni è più facile da mantenere ed è più semplice risolvere eventuali problemi.

• Utilizza i gruppi predefiniti o di sistema : ad esempio autori e utenti DAM predefiniti incorporati in AEM; se necessario, definisci gruppi personalizzati (ad esempio approvatori di marketing, revisori legali) per l’accesso basato su ruoli.

• Concedi privilegi minimi: concedi agli utenti/ai gruppi solo le autorizzazioni necessarie per il loro ruolo.

• Sforzati di utilizzare un modello “incentrato sulle autorizzazioni”: ad esempio... può modificare, può visualizzare. Utilizza “Nega” solo quando è assolutamente necessario per sostituire “Consenti” in un livello superiore o in un’iscrizione a un gruppo e assicurati che la spiegazione fornita per il rifiuto sia estremamente specifica.

• Definisci le autorizzazioni dall’alto verso il basso negli elenchi di controllo degli accessi (ACL): considera sempre l’ordine degli elementi nell’elenco. Viene applicata la prima corrispondenza ACL esplicita nell’ordine di valutazione.

Best practice operative per la gestione di gruppi e autorizzazioni

La configurazione dei gruppi di utenti e delle autorizzazioni non è un’operazione da eseguire una sola volta. Man mano che la tua organizzazione cambia, cambierai e controllerai regolarmente i gruppi di utenti e le autorizzazioni. Stabilisci una cadenza per la manutenzione e la governance.

• Controlla regolarmente: rivedi periodicamente le autorizzazioni, in particolare quelle per le cartelle sensibili, al fine di garantire la conformità.
• Mantieni parità tra gli ambienti: esegui il mirroring delle strutture di autorizzazioni in sviluppo, staging e produzione per evitare sorprese durante la distribuzione.
• Gestisci una matrice di autorizzazioni: documenta ruoli di gruppo e livelli di accesso per trasparenza, onboarding e conformità, nonché per la condivisione delle autorizzazioni necessarie con gli stakeholder che non sono utenti di AEM Assets.
• Prendi in considerazione l’impatto della replica: assicurati che le modifiche delle autorizzazioni si propaghino alle istanze di pubblicazione qualora l’accesso alle risorse influisca sui siti destinati al pubblico.

i Provali

Ora che disponi delle best practice per la configurazione di gruppi di utenti e autorizzazioni, prova i gruppi e le autorizzazioni in AEM.

• Crea o mantieni gruppi - Apri Assets  →  Strumenti  →  Sicurezza  →  Utenti e gruppi. Utilizza questa interfaccia per gestire gli utenti e assegnarli a gruppi pertinenti in base ai ruoli.
• Imposta autorizzazioni a livello di cartella - Apri la cartella DAM desiderata in AEM Assets, apri la scheda Proprietà → Autorizzazioni.
• Sfrutta i rapporti: acquisisci l’ultima attività relativa all’accesso degli utenti. Supporta ed esegui i controlli non solo per rivedere i diritti di accesso, ma anche per rimuovere gli utenti che non hanno effettuato l’accesso per un periodo di tempo stabilito o che non ne hanno più bisogno.

Ulteriori risorse per l’apprendimento

Per ulteriori informazioni, consulta la sessione di Adobe Experience Makers: scambio di competenze intitolata AEM Masterclass: flussi di lavoro con risorse, autorizzazioni e integrazione . Inoltre, le risorse riportate di seguito sono utili per stabilire gruppi di utenti e autorizzazioni in AEM Assets.

• Utenti e autorizzazioni (documentazione di AEM as a Cloud Service)
• Amministrazione utenti e sicurezza (documentazione di AEM 6.5)
• Amministrazione dei diritti per utenti, gruppi e accesso (documentazione di AEM 6.5)
• Generare rapporti sugli utenti (post della community)

Passaggi successivi

Questo articolo sulle best practice per i controlli di accesso tramite gruppi di utenti e autorizzazioni fa parte di una serie di articoli, tra cui linee guida fondamentali, best practice e suggerimenti degli Adobe Champion per iniziare a utilizzare Adobe Experience Manager Assets. Per continuare la serie, ci concentreremo sui metadati.

Per esplorare tutti gli articoli di questa serie fondamentale su AEM Assets, consulta:

• Best practice e suggerimenti per iniziare a utilizzare AEM Assets

• Struttura e denominazione delle cartelle

• Accesso e autorizzazioni (questo articolo)

• Metadati, schemi di metadati e profili di metadati

• Tassonomia e assegnazione di tag

• Governance

• Formazione e abilitazione