In questo articolo sono fornite indicazioni strategiche, best practice fondamentali e suggerimenti pratici per iniziare a utilizzare Adobe Experience Manager Assets. Questa guida essenziale è incentrata sul motivo per cui è necessaria una strategia per i contenuti e sulle considerazioni per raccogliere i requisiti prima di sviluppare il proprio sistema DAM.

Se ti avvicini ora ad Adobe Experience Manager Assets, ti diamo il benvenuto!

Adobe Experience Manager Assets può aiutare la tua organizzazione a stabilire un hub centrale per l’archiviazione di risorse digitali quali immagini, video, documenti e altro ancora. Puoi configurare le funzioni principali di AEM Assets per aiutare la tua organizzazione a semplificare il processo di archiviazione, individuazione, condivisione e distribuzione delle risorse nell’intero ciclo di vita delle risorse, dalla creazione alla classificazione, distribuzione, creazione di varianti, acquisizione, fino all’archiviazione.

In questa guida viene spiegato perché hai bisogno di una strategia di gestione dei contenuti per il tuo sistema DAM. Sono state aggiunte delle guide per amministratori e Digital Asset Manager, per approfondire concetti fondamentali relativi ad argomenti quali:

• Struttura e denominazione delle cartelle

• Accesso e autorizzazioni

• Metadati, schemi di metadati e profili di metadati

• Tassonomia e assegnazione di tag

• Governance

Perché è necessaria una strategia di gestione dei contenuti per il sistema DAM

Prima di immergerci nelle funzionalità di AEM Assets che promuovono la velocità e la capacità di reperire e riutilizzare i contenuti, vediamo perché è importante affiancare a uno strumento DAM anche una strategia di gestione dei contenuti.

Senza una strategia dei contenuti si rischia di introdurre alcune problematiche comuni, di rendere la libreria DAM difficile da usare, nonché di aumentare il tempo, la quantità di lavoro e i costi associati alla gestione del sistema DAM.  Di seguito sono riportate alcune delle problematiche più comuni da evitare o prevenire quando si pianifica e si implementa la strategia per i contenuti.

• Volumi di risorse ingestibili: stiamo assistendo a una vera e propria esplosione di risorse e delle relative versioni e varianti; tuttavia, se queste vengono organizzate con metadati e tag, è possibile introdurre struttura, scalabilità e facilità di reperimento.

• Risorse duplicate: la presenza di risorse, varianti e rappresentazioni duplicate può impedire di trovare quella di cui hanno bisogno. Questo problema può essere evitato con l’introduzione di best practice da seguire.

• Mancanza di reperibilità: può essere difficile trovare le risorse giuste a causa di diversi fattori, elencati di seguito.

  • Struttura di cartelle poco intuitiva: i problemi sorgono se i contenuti non vengono organizzati con un approccio sistematico. Tuttavia, rispettando una struttura di cartelle permanente e scalabile, è possibile semplificare e velocizzare la classificazione, il caricamento e la ricerca delle risorse.

  • Metadati o tag assenti: con l’utilizzo di metadati e tag, è possibile descrivere più facilmente le risorse a scopo informativo e per favorirne la reperibilità e la consegna, nonché supportare meglio il tracciamento del ciclo di vita delle risorse.

  • Non conformità agli standard di denominazione delle risorse: con AEM come sistema DAM aziendale centrale, è possibile adottare e rispettare nuovi standard intuitivi per la denominazione delle risorse, grazie ai quali ogni utente potrà trovare più facilmente le risorse.

  • Funzionalità di ricerca non efficienti: AEM consente agli utenti di trovare le risorse in modo più efficiente utilizzando metadati e tag, aiutandoli a riutilizzare le risorse esistenti ed evitando che venga creato un numero eccessivo di rappresentazioni.

Se non si affrontano preventivamente questi problemi comuni di gestione delle risorse digitali, si possono verificare seri problemi sia per il sistema DAM che per gli utenti, con potenziali implicazioni a livello di prestazioni o conformità.

In particolare, la mancanza di una strategia per i contenuti solida e in linea con le esigenze di business aziendali può generare caos nei contenuti.

Una situazione di caos nei contenuti può verificarsi in breve tempo e risultare poi molto difficile, laboriosa e costosa da risolvere. Per sfruttare al meglio i vantaggi che si ottengono da contenuti facilmente ricercabili, reperibili e riutilizzabili, è essenziale adottare le misure necessarie per evitare una situazione di caos nei contenuti.

Definizione dei requisiti per la gestione delle risorse digitali

Per eliminare ed evitare le problematiche più comuni che portano al caos nei contenuti, è necessario raccogliere i requisiti in linea con le esigenze aziendali, per ottenere insight e input utili per l’implementazione, affinché il sistema DAM possa essere impostato nel modo migliore per ottimizzare l’utilizzo e la gestione delle risorse. Di seguito sono riportati gli elementi chiave da includere nella raccolta dei requisiti:

• Identifica i casi d’uso aziendali

  • Definisci gli utenti tipo per le user story: ad esempio autore, amministratore DAM, marketer, collaboratore di agenzia, ecc.

  • Utilizza uno stesso formato di user story per ogni caso d’uso: come <specific user/persona/role> ho bisogno di <risultato desiderato/problema chiave da risolvere>, in modo da <beneficio derivante dall’implementazione della funzione>”.

  • Includi criteri di accettazione: potrà essere considerato completato quando... (definito tramite metadati).

• Raccogli i requisiti funzionali: sono comprese le specifiche del profilo degli utenti tipo; consente di acquisire in modo chiaro e accurato gli obiettivi degli utenti, le richieste dell’azienda, le esigenze e i benefici, il tutto in una dichiarazione concisa. Definisci gli obiettivi degli utenti per ogni utente tipo per ciascuno di questi elementi:

  • Tassonomia

  • Metadati

  • Flusso di lavoro

  • Reporting

  • Ricerca

  • Risorse scadute

• Raccogli i requisiti non funzionali: si tratta dei criteri che possono essere utilizzati per valutare il funzionamento di un sistema, anziché comportamenti specifici, relativo a queste aree:

  • Requisiti di prestazioni
  • Requisiti di sicurezza
  • Autenticazione
  • Autorizzazione e controllo degli accessi

Ulteriori risorse di apprendimento

Oltre agli argomenti fondamentali precedenti, queste risorse contengono best practice aggiuntive che possono aiutarti a iniziare a utilizzare al meglio AEM Assets:

• Rafforzare il team con una solida strategia di governance dei contenuti per un’implementazione di successo di Gary Howell, Adobe Champion

• Accelerare l’adozione tramite la formazione e l’abilitazione di Erin Brown, Adobe Champion

• Nozioni di base sulla gestione del cambiamento per il successo di Adobe

• Creare il team per Adobe Experience Manager Assets di Adobe

Passaggi successivi

Per garantire la corretta implementazione di Adobe Experience Manager Assets, è importante rendere le risorse individuabili e riutilizzabili. Dopo aver completato la raccolta dei requisiti per comprendere le considerazioni chiave per soddisfare le esigenze di business, il passaggio successivo riguarda la conversione dei requisiti nelle modalità di funzionamento di AEM Assets.

Per iniziare, rivedi e segui le guide correlate e allineati con gli stakeholder per semplificare i processi e ottimizzare la gestione delle risorse digitali. Ponendo le basi giuste, otterrai efficienza e raggiungerai meglio gli obiettivi organizzativi.

Queste guide correlate illustreranno i concetti fondamentali con cui AEM Digital Assets Manager e l’amministratore dovranno avere dimestichezza, incluse considerazioni pratiche, best practice e suggerimenti degli Adobe Champion sui seguenti argomenti:

• Struttura e denominazione delle cartelle

• Accesso e autorizzazioni

• Metadati, schemi di metadati e profili di metadati

• Tassonomia e assegnazione tag

• Governance

• Formazione e abilitazione