Attraverso la serie di articoli sull’onboarding di AEM Assets, sono stati condivisi best practice e suggerimenti dei Champion in merito alle funzioni fondamentali da utilizzare in AEM Assets; tuttavia, per gestire un DAM non è sufficiente utilizzare le funzioni. In questo articolo viene illustrata la governance DAM, definendo criteri, ruoli, standard e flussi di lavoro per garantire l’utilizzo corretto e coerente delle risorse digitali e per assicurarsi che il team sia abilitato.

Riunire tutto e stabilire la governance

Negli articoli precedenti di questa serie sono state illustrate le nozioni di base essenziali relative alla strategia per i contenuti. Tali risorse hanno trattato argomenti essenziali come Best practice e suggerimenti per iniziare a utilizzare AEM Assets, Struttura e denominazione delle cartelle, Accesso e autorizzazioni, metadati, Tassonomia e assegnazione di tag.
A questo punto, riuniamo il cosa, il perché e il come per stabilire una governance per gestire correttamente AEM Assets.

Che cos’è la governance DAM?

Si tratta di un set di criteri, ruoli, standard e flussi di lavoro che garantisce:

• l’utilizzo corretto e coerente delle risorse;
• la gestione dell’intero ciclo di vita delle risorse, dalla creazione all’approvazione, fino all’archiviazione;
• che ci sia equilibrio tra flessibilità degli utenti e controllo organizzativo;
• il rispetto di conformità, efficienza e scalabilità;
• la correttezza del DAM.

Perché ne hai bisogno?

La governance DAM fornisce un framework per mantenere in linea tutti i membri del gruppo e:

• impedisce l’utilizzo improprio delle risorse e l’accesso non autorizzato;
• garantisce standard di metadati per la ricerca e la categorizzazione;
• promuove convenzioni di denominazione e tassonomia coerenti;
• supporta la conformità legale (ad esempio concessone di licenza, regolamento GDPR);
• migliora la responsabilità degli utenti tramite ruoli e autorizzazioni.

Ora andiamo avanti e scopriamo come stabilire la governance attraverso cinque passaggi chiave.

Governance DAM eseguita correttamente

1. Imposta obiettivi chiari e crea il team giusto

• Allineati alle esigenze aziendali, alla coerenza del brand, alla conformità e all’efficienza
• Assicurati che partecipino le persone appropriate. A seconda dell’azienda, i team saranno diversi, ma assicurati di considerare marketing, creativi, IT, sviluppatori e tutti gli utenti.

2. Definisci gli standard e i criteri di accesso

• Stabilisci la struttura delle cartelle, lo schema metadati e le convenzioni di denominazione, assicurandoti che tutti questi elementi siano configurati per le tue esigenze di business.
• Imposta le autorizzazioni basate sul ruolo e documenta qualsiasi tipo di diritti d’uso configurati sul back-end DAM, in modo da non incorrere in problemi legali.

3. Creare e automatizzare i flussi di lavoro

• Crea catene di approvazione delle risorse con notifiche
• Documenta l’intero ciclo di vita delle risorse, dal caricamento alla revisione, all’approvazione, fino all’archiviazione.

4. Formare gli utenti e promuovere l’adozione

• Prevedi una strategia di gestione del cambiamento solifda.
• Offri formazione e onboarding basati sui ruoli e diverse opportunità per acquisire e utilizzare nuove informazioni, tramite schede riassuntive, pranzi e corsi di formazione, video e così via.
• Prendi in considerazione le esigenze di formazione specifiche di un amministratore rispetto a un utente normale e a un librarian. Tutti e tre questi ruoli devono essere abilitati in modo diverso.Non fornire alcuna abilitazione irrilevante, in quanto può influire su quanto desiderano utilizzare lo strumento. Consulta la guida Accelerazione dell’adozione tramite formazione e abilitazione.

5. Monitorare l’utilizzo e ottimizzare

• Non basta solo impostare il DAM e poi dimenticarsene. È un aspetto che va monitorato costantemente.
• Utilizza le dashboard per tenere traccia di prestazioni, conformità e stato del sistema.
• Valuta e aggiorna costantemente lo schema metadati e i requisiti di assegnazione di tag per supportare nuove campagne, programmi, posizioni geografiche, ecc.
• Rivedi e archivia le risorse a cadenza regolare, in modo che vengano visualizzati solo i risultati di ricerca rilevanti.

Governance: una delle basi principali dell’utilizzo di AEM Assets

Questo articolo sulle best practice per la governance fa parte di una serie di articoli che includono indicazioni fondamentali, best practice e suggerimenti degli Adobe Champion per iniziare a utilizzare Adobe Experience Manager Assets. Per esplorare tutti gli articoli di questa serie fondamentale su AEM Assets, consulta:

• Best practice e suggerimenti per iniziare a utilizzare AEM Assets
• Struttura e denominazione delle cartelle
• Accesso e autorizzazioni
• Metadati, schemi metadati e profili di metadati
• Tassonomia e assegnazione di tag
• Governance
• Formazione e abilitazione

Ulteriori risorse di apprendimento

• Guarda la sessione di Adobe Experience Makers: scambio di competenze intitolata Tassonomia e struttura: il segreto di AEM per la gestione scalabiledelle risorse in cui viene trattato questo argomento della governance, con la partecipazione degli AEM Champion Melanie Bartlett e Katie Junge.
• Per saperne di più sulla governance, consulta l’articolo Rafforzare il team con una solida strategia di governance dei contenuti per un’implementazione efficace di Gary Howell, AEM Champion.
• Per ulteriori informazioni sull’abilitazione del team, consulta Accelerazione dell’adozione tramite formazione e abilitazione dell’AEM Champion Erin Brown.
• Per ulteriori informazioni sulla gestione del cambiamento, consulta le Nozioni di base sulla gestione del cambiamento per una buona riuscita