Una governance dei contenuti efficace è fondamentale per il successo nell’implementazione di AEM Sites e AEM Assets. L’articolo illustra come politiche di governance, flussi di lavoro, standard per i metadati, tassonomia, autorizzazioni e ruoli ben definiti aiutino a garantire qualità, conformità e coerenza del brand. Si sottolinea l’importanza della collaborazione precoce tra team tecnici e professionisti, oltre a pratiche di governance continue per migliorare reperibilità, scalabilità, adozione e sostenibilità a lungo termine del DAM

Il playbook per la governance dei contenuti

Le organizzazioni devono assicurarsi che tutti i contenuti rispettino gli standard interni per la creazione, l’etichettatura, l’uso e la manutenzione. Mantenere questi standard aiuta a preservare l’identità del brand. Linee guida chiare per la creazione delle risorse digitali sono essenziali per flussi di lavoro efficienti. Processi strutturati per la revisione e l’aggiornamento dei contenuti permettono di mantenere tutto sempre attuale. Linee guida e processi per la gestione delle risorse digitali rientrano nella governance dei contenuti.

CONSIGLIO: Leggi questo articolo o scarica il playbook per scoprire tutte le indicazioni sulla governance dei contenuti.

Ruoli, flusso di lavoro e implementazione

Le organizzazioni devono garantire che tutti i contenuti rispettino gli standard interni per la creazione, l’etichettatura, l’utilizzo e la manutenzione. Rispettare questi standard per i materiali rivolti all’esterno aiuta a preservare l’identità del brand. Linee guida chiare per la creazione di risorse digitali sono fondamentali per flussi di lavoro efficienti. Processi strutturati per la revisione e l’aggiornamento dei contenuti assicurano che tutto sia sempre attuale.

Le linee guida e i processi per la gestione delle risorse digitali rientrano nella governance dei contenuti. Questo playbook approfondisce:

Voglio capire cos’è la governance dei contenuti

La governance dei contenuti è l’insieme di politiche e processi che regolano la content supply chain di un’azienda. Fornisce un quadro di riferimento che il tuo team può utilizzare per assicurarsi che linee guida, distribuzione e standard vengano rispettati durante tutto il ciclo di vita dei contenuti.

Perché la governance dei contenuti è importante?

La governance dei contenuti è fondamentale per un’organizzazione. Influisce sul successo complessivo della content supply chain e sulla reputazione e il brand aziendale. Permette di garantire che i contenuti siano accurati e coerenti con la strategia e la qualità del brand. Grazie alla governance dei contenuti integrata, Adobe Experience Manager Sites e Assets ti aiutano a semplificare la gestione dei contenuti e ti offrono gli strumenti necessari per gestire la tua content supply chain.

Qual è il rapporto tra governance dei contenuti, governance del sistema e governance legale e aziendale?

La governance dei contenuti è sempre influenzata dal contesto legale e tecnologico. La governance dei contenuti in Experience Manager si basa sulla governance legale e aziendale documentata e sulla governance del sistema definita per l’architettura del sistema. Alcuni esempi:

• Le normative che richiedono la conservazione di tutto il materiale marketing per sette anni determinano il ciclo di vita dei contenuti e i flussi di lavoro dei contenuti prodotti.

• Gli standard di governance del sistema per la creazione di gruppi di utenti e il controllo degli accessi sono collegati alle strutture delle cartelle di Experience Manager e influenzano la strategia e la governance dei contenuti. La governance del sistema e quella delle risorse devono collaborare per garantire sicurezza e usabilità.

• La governance aziendale interna che vieta l’uso di machine learning (ML) o intelligenza artificiale (AI) incide sull’attivazione di alcune funzionalità di Experience Manager.

Perché la governance dei contenuti è fondamentale durante l’implementazione?

Coinvolgi il team di sviluppo nella strategia di governance dei contenuti fin dalle prime discussioni e durante tutta la fase di implementazione, così potrai configurare i necessari sistemi di sicurezza in Experience Manager, come workflow personalizzati e funzionalità che non sono disponibili nativamente in Sites o Assets. Inoltre, l’amministratore del sito ti aiuterà a creare i gruppi, le autorizzazioni e le policy corrette per garantire la continuità lungo tutto il processo.

Ecco cinque azioni fondamentali che ogni sviluppatore dovrebbe seguire per implementare Experience Manager Sites e Experience Manager Assets:

1. Collega e configura i nuovi contenuti. Per garantire un flusso di lavoro fluido dei nuovi contenuti in Experience Manager, configura i connettori come Adobe Asset Link. In questo modo puoi gestire l’ingresso controllato dei nuovi contenuti in Experience Manager e riutilizzare facilmente quelli già approvati nella creazione di nuovi asset.

2. Crea workflow e processi di approvazione personalizzati. Experience Manager Sites e Experience Manager Assets offrono molti workflow utili, ma spesso è necessario estenderli per aggiungere nuovi processi o funzionalità.

3. Implementa un processo per l’archiviazione e la salvaguardia dei contenuti sensibili. In molti settori vigono requisiti stringenti su come salvare, conservare e archiviare i contenuti. Spesso la governance dei contenuti richiede processi personalizzati che il team deve implementare per soddisfare tali requisiti.

4. Assicurati che tutti i campi o le funzionalità personalizzate siano integrati nel ciclo di vita dei contenuti. A volte è necessario aggiungere metadati alle immagini o automatizzare nuovi processi. In questi casi, gli sviluppatori verificano che le nuove funzionalità personalizzate rispondano alle esigenze aziendali.

5. Definisci i template delle pagine. Sviluppatori e amministratori possono usare Experience Manager Sites per impostare la struttura e il layout generale delle pagine. Puoi predefinire componenti, funzionalità e stili coerenti con il brand per garantire un’esperienza uniforme su tutte le pagine rivolte ai clienti.

Voglio capire come avviene il passaggio dallo sviluppatore agli autori dei contenuti e ai practitioner

Durante il passaggio, il team di sviluppo e il team di authoring dei contenuti devono confrontarsi per chiarire cosa è già stato realizzato e personalizzato, rispondendo a eventuali domande. Il team di sviluppo deve anche fornire la documentazione relativa alle configurazioni che il team di authoring dei contenuti dovrà gestire. Inoltre, può essere utile condividere pagine di esempio e strutture di esempio che il team di authoring dei contenuti può utilizzare per creare nuovi contenuti.

Vorrei conoscere i cinque fattori essenziali che un autore o un Amministratore DAM deve considerare quando implementa Sites e Assets

1. Organizza i tuoi contenuti. Struttura i tuoi contenuti e i tuoi asset in modo intuitivo per facilitarne l’utilizzo futuro. Puoi trovare esempi utili su come strutturare i contenuti, soprattutto per la distribuzione in più lingue, qui. Consulta anche la guida alle best practice degli Adobe Champions su struttura delle cartelle & naming per AEM Assets.

2. Crea una strategia di tassonomia. Senza una strategia di tassonomia, i tag creati in Experience Manager possono diventare difficili da trovare e gestire per il tuo team. Le tassonomie possono essere organizzate gerarchicamente, con categorie generali in alto e sottocategorie sotto. Le best practice per iniziare con tag e tassonomie sono disponibili qui, insieme a una guida aggiuntiva degli Adobe Champions su tassonomia e assegnazione tag in AEM Assets.

3. Rispetta la conformità dei metadati. Seguire gli standard interni per i metadati è fondamentale nella gestione delle risorse. In questo modo, sia i membri del gruppo sia i Motori di Ricerca possono trovare facilmente le tue risorse. Consulta la guida alle best practice degli Adobe Champions sui metadati per approfondire.

4. Assegna le autorizzazioni ai gruppi. È importante testare le autorizzazioni per ogni gruppo, così potranno interagire correttamente con i contenuti. Verifica tutte le autorizzazioni e comprendi cosa possono o non possono fare utenti e gruppi. Consulta anche la guida alle best practice degli Adobe Champions su autorizzazioni di accesso& . Di seguito trovi un esempio di matrice di sicurezza.

5. Rispetta normative e linee guida. Gestisci e mantieni i contenuti in modo accurato, assicurando la conformità alle normative e alle direttive aziendali. Definire regole di gestione dei contenuti è essenziale non solo per la brand consistency, ma anche per rispettare i requisiti di conformità 508 e la gestione del consenso o dei cookie. Oltre alle raccomandazioni sulla configurazione delle funzionalità di AEM Assets per controllare l’accesso ai contenuti e la governance dei contenuti, consulta le guide alle best practice su governance e formazione e abilitazione per ulteriori indicazioni.

Voglio approfondire la comprensione dei metadati

Le risorse dovrebbero sempre includere i metadati. Aggiungere metadati offre diversi vantaggi: rende più semplice trovare le risorse, sia per il tuo team sia per gli utenti finali, e permette ai motori di ricerca di individuare meglio le immagini e le esperienze.

Considerazioni su metadati, sottotitoli e assegnazione tag

La tua organizzazione dovrebbe stabilire quali campi dei metadati sono facoltativi e quali obbligatori. Così gli autori troveranno le risorse più facilmente. Ad esempio, la maggior parte delle aziende richiede un titolo e una descrizione per ogni risorsa, mentre autore e termini di utilizzo di un’immagine possono essere opzionali.

I tag avanzati sono parole chiave generate dall’IA Adobe Sensei che vengono applicate alle risorse al momento del caricamento. Il sistema identifica la terminologia rilevante e applica i tag testuali corrispondenti alle risorse dei clienti. I tag avanzati aiutano ad aggiungere parole chiave descrittive che facilitano la ricerca e la reperibilità. Puoi anche addestrare l’algoritmo a utilizzare la tua terminologia tramite i tag avanzati potenziati.

Per ulteriori informazioni e best practice su tag e tassonomie consulta queste best practice.

Se i tag avanzati corretti non vengono applicati, utilizza l’addestramento dei tag avanzati per aiutare Adobe Sensei a taggare correttamente le tue risorse in base alle linee guida del tuo brand.

Definisci una strategia chiara di assegnazione tag e tassonomia prima di caricare e taggare i tuoi contenuti. Se non hai una strategia e un approccio ben definiti per taggare le risorse, i tag potrebbero essere creati e usati in modo caotico o improvvisato, portando a tag disorganizzati, inutilizzati o usati in modo errato che risultano difficili da gestire.

Voglio capire le best practice per utilizzare i componenti core

I componenti core sono i blocchi fondamentali di ogni implementazione di successo. Ecco alcune best practice per usare i componenti core con Experience Manager:

Separazione delle responsabilità

Separa la logica di back-end dalla presentazione di un componente. Utilizza sling models per la logica di back-end e il linguaggio di template HTML (HTL) per la vista. In questo modo distingui chiaramente la logica di business dalla parte front-end del componente, rendendo i componenti più flessibili e riutilizzabili.

Adattabilità

Progetta i componenti pensando alla riusabilità. Evita di creare componenti monolitici che possono essere usati solo in una posizione: preferisci componenti modulari, riutilizzabili su più pagine e facilmente estendibili in futuro.

Componenti personalizzati vs componenti core

È consigliabile usare il maggior numero possibile di componenti core per ridurre i tempi di sviluppo, ma non sempre è possibile. Molti clienti utilizzano componenti personalizzati in modo parziale, e ci sono situazioni in cui sono necessari. Ad esempio:

• Elementi di design e funzionalità specifiche per la tua azienda
• Integrazione con API personalizzate o interne
• Interazioni avanzate con l’utente

Spesso i componenti personalizzati sono estensioni dei componenti core, più che nuovi componenti.

Super autori e autori del contenuto

Nei team numerosi ci sono spesso uno o più super autori. I super autori possono creare template, assegnare autorizzazioni all’interno dei template, eliminare contenuti e svolgere altre attività come la generazione di report.

Gli autori del contenuto di solito hanno accesso solo a determinati contenuti. Ad esempio, non possono modificare elementi globali come l’intestazione o il piè di pagina, né eliminare o spostare asset o contenuti. Raramente gli autori del contenuto possono pubblicare pagine sul sito live. Devono seguire il flusso di approvazione corretto per far approvare e pubblicare i contenuti.

Voglio capire ruoli e team prima e dopo l’implementazione

Ogni organizzazione e struttura di team è diversa, ma i ruoli seguenti sono tra i più comuni. Questi membri del gruppo supportano la fase di implementazione e diventano i principali stakeholder degli Strumenti dopo l’implementazione.

Team numeroso per Sites e Assets

• Product Owner (1): Il product owner è il principale stakeholder che supervisiona il progetto dall’inizio alla fine. Collabora con il team marketing per comprendere la logica di business e come trasmetterla al team tecnico.
• Technical lead e architect (1): Il technical lead e architect è il principale stakeholder tecnico. Collabora con il team di implementazione sui principi di architettura e l’allineamento tecnico. È anche responsabile della gestione delle autorizzazioni e può formare gli amministratori su come aggiornarle. Si occupa inoltre di trasferire la documentazione tecnica e garantire l’allineamento con utenti aziendali e autori.
• Development team (2-4): Il development team è responsabile della gestione di bug e problemi dopo il lancio e si occupa di creare la documentazione tecnica per facilitare il passaggio di consegne tra team tecnico, utenti aziendali e content creator. Può supportare anche durante la fase iniziale di implementazione.
• Team QA (3-5): Il team QA si occupa principalmente di testare le esperienze, sia dal punto di vista funzionale che non funzionale. Aiuta a individuare e segnalare problemi, collaborando con gli sviluppatori per risolverli e limitarli. Di solito un responsabile QA gestisce il team, insieme a 3-4 ingegneri QA che supportano nelle attività di test. Il QA viene introdotto normalmente dopo i primi sprint di sviluppo, quando alcune parti fondamentali sono pronte per essere testate.
• Autore del contenuto (3-4): L’autore del contenuto crea i contenuti per il sito web e per altre esperienze digitali. Gli autori del contenuto lavorano su Experience Maker Sites e Assets, caricando asset, applicando i metadati e creando componenti in linea con gli obiettivi di marketing. Gli autori del contenuto possono essere coinvolti durante tutto il processo di implementazione e dovrebbero iniziare a creare contenuti appena i template e i componenti sono disponibili.
• Amministratore DAM (1–2): L’Amministratore DAM si dedica alla struttura, governance e organizzazione degli Experience Maker Assets. Spesso dispone di controlli più avanzati rispetto a un autore, come la possibilità di generare report o sviluppare strategie per l’archiviazione e l’ottimizzazione dell’archiviazione nel DAM.

Ottimizzare l’archiviazione e organizzare correttamente il DAM permette all’azienda di risparmiare tempo e denaro. Inoltre, un Amministratore DAM può formare e supportare i nuovi Utenti all’interno dell’organizzazione. Questa soluzione è spesso più efficiente e conveniente rispetto all’assunzione di un consulente esterno.

Team ridotto per Sites e Assets

• Proprietario del prodotto (1): Il proprietario spesso si occupa di più attività, tra cui gestione e creazione di contenuti. In un team piccolo, il proprietario contribuisce anche al QA del sito.
• Autore del contenuto e Amministratore DAM (1–2): Di solito nei team più piccoli basta un autore del contenuto o un Amministratore DAM, che fa parte del reparto marketing.
• Responsabile tecnico o Data Architect (1): Il responsabile tecnico o Data Architect è il principale referente tecnico del team. Può supportare anche lo sviluppo.
• Sviluppatore (1): La dimensione del team di sviluppo può variare, ma lo sviluppatore è sempre fondamentale per introdurre nuove funzionalità e risolvere problemi tecnici.

Rischi

Se non c’è una governance dei contenuti dedicata, il sistema DAM è esposto a diversi rischi importanti.

• Accumulo incontrollato di risorse: Il DAM rischia di diventare un deposito disordinato di risorse, compromettendo utilità e organizzazione.
• Erosione dei protocolli: L’adesione ai protocolli può diminuire, anche se solo pochi utenti li aggirano, creando un precedente che porta altri a posizionare le risorse dove è più comodo.
• Assegnazione dei tag alle risorse incompleta: I tempi stretti dei progetti possono portare al caricamento di risorse senza i metadati o i tag necessari, riducendo la facilità di ricerca e accessibilità.
• Ambiguità nella denominazione delle risorse: La presenza di risorse con nomi file poco chiari (ad esempio, "test1.jpg", "newtest.pdf") può aumentare, rendendo più difficile il recupero delle risorse.
• Riprogettazione futura: Se il DAM si riempie di risorse mal taggate, mal nominate e simili, la frustrazione degli utenti può aumentare, portando alla necessità di una costosa riprogettazione entro 5–10 anni per ripristinare la gestibilità.
• Difficoltà nella gestione del cambiamento: Adattabilità ridotta: Gestire aggiornamenti e modifiche del DAM man mano che le esigenze aziendali evolvono diventerà più complesso e comprometterà sia l’efficienza
  sia l’adattabilità.

Collaborazione tra esperti tecnici e professionisti

Gli Amministratori DAM supervisionano l’implementazione e l’utilizzo di Experience Manager Assets. Tuttavia, i ruoli possono essere molto diversi. Un digital asset manager si occupa maggiormente di governance e comunicazione, mentre un Amministratore DAM gestisce la parte tecnica.

Digital Asset Manager (Funzionale)

• Gestisce Experience Manager Assets per supportare tutte le linee di business e tutti i canali, ed è l’esperto di riferimento per i contenuti e i processi DAM.
• Utilizza i report delle risorse e gli audit periodici per monitorare la governance e individuare eventuali non conformità. Aiuta questa azienda o i partner a rendere i contenuti conformi.
• Sviluppa e mantiene la governance degli standard dei metadati, della struttura delle cartelle DAM e della tassonomia.
• Documenta i processi e gli standard DAM e li comunica
  ai partner.
• Resta aggiornato sulle ultime esigenze e tendenze aziendali e conduce ricerche sull’esperienza utente per garantire che la struttura dei metadati e la tassonomia rispondano alle esigenze di tutti gli utenti.
• Applica regolarmente pratiche di pulizia e archiviazione DAM.
• È il referente per le richieste sulle risorse.
• Forma nuovi e attuali utenti, offrendo supporto quando necessario.

Amministratore DAM (Tecnico)

• Utilizza report di sistema, strumenti di monitoraggio e audit periodici per valutare lo stato tecnico di Experience Manager Assets e individuare eventuali rischi.
• Implementa strutture e permessi definiti dai team Adobe interni o dagli amministratori DAM.
• Fornisce indicazioni ai team di sviluppo e alle linee di business sull’architettura di sistema e sull’utilizzo di Experience Manager Assets.
• Documenta le procedure per la creazione e gestione delle funzionalità, componenti e strumenti di Experience Manager Assets.
• Forma i membri del gruppo e i partner di sviluppo affinché le nuove funzionalità di Experience Manager Assets rispettino i requisiti tecnici e vengano testate e implementate come richiesto.
• Pianifica l’installazione delle nuove versioni software e degli aggiornamenti di sistema applicativo. Valuta e installa anche patch e nuove applicazioni.
• Opera come esperto di riferimento per la governance tecnica e le prestazioni di Experience Manager.

Ecco un esempio pratico di utenti, gruppi e flussi di lavoro

Di seguito trovi un’illustrazione concreta dei profili utente e di gruppo, con una matrice di sicurezza che dettaglia i relativi permessi.

• Gli autori creano la pagina o modificano una pagina esistente. Caricano e modificano le risorse, inclusi metadati e tag, attivando così i flussi di lavoro di approvazione specifici.
• I team creativi visualizzano, caricano e modificano risorse e contenuti.
• Il team di sviluppo QA ha solo accesso in visualizzazione. Esegue test funzionali di base e verifica che non ci siano errori visivi. Inoltre, controlla accessibilità e analytics.
• I product owner danno l’approvazione finale e approvano i contenuti.
• Il leadership riceve una notifica quando la pagina e le risorse collegate sono state pubblicate e approvate.

Flusso di lavoro per team numerosi

1. Il team creativo crea contenuti per le esperienze.
2. Gli autori caricano e configurano i contenuti, inclusi i metadati, che attivano il flusso di lavoro.
3. Il team QA controlla l’intera pagina e porta avanti il flusso di lavoro.
4. I product owner danno l’approvazione finale alle modifiche e al flusso di lavoro.
5. Il leadership visualizza i risultati una volta che il flusso di lavoro è stato approvato e viene inviata un’email al gruppo di leadership.

Flusso di lavoro per piccoli team

1. Il creativo crea e gestisce i contenuti e avvia il flusso di lavoro.
2. Il team QA controlla l’intera pagina e passa il flusso di lavoro alla fase successiva.
3. I proprietari del prodotto danno l’approvazione finale alle modifiche e al flusso di lavoro.

Voglio capire meglio come valutare il ruolo di un Amministratore DAM

Man mano che il tuo sistema DAM si evolve, il ruolo dell’Amministratore DAM diventa sempre più centrale.

Conoscenza istituzionale: Nel tempo, l’Amministratore DAM accumula una vasta conoscenza istituzionale, diventando una risorsa fondamentale per la gestione efficace delle risorse digitali.

Scalabilità del team: Con la crescita dei contenuti e del ROI, puoi ampliare il team. Questi membri del gruppo lavorano sotto la guida dell’Amministratore DAM per gestire in modo efficiente l’aumento dei contenuti.

Sviluppo del sistema: Una conoscenza approfondita del sistema consente agli Amministratori DAM di supportare lo sviluppo e i futuri miglioramenti quando l’azienda cresce o cambiano le esigenze.

Raccomandazioni avanzate: Grazie all’esperienza pratica, l’Amministratore DAM può proporre suggerimenti informati per migliorare il sistema, ottimizzando ulteriormente le prestazioni e l’esperienza utente del DAM.

Voglio capire come gestire Experience Manager dopo l’implementazione

Dopo la prima implementazione, è importante pianificare incontri regolari tra il team tecnico e quello aziendale. Durante questi incontri si analizza la user experience, si identificano eventuali problemi e si raccolgono feedback su nuove funzionalità. Inoltre, è necessario definire e attivare processi specifici per la segnalazione di bug o problemi tecnici riscontrati da autori e utenti aziendali. Il team tecnico deve risolvere questi problemi tempestivamente e comunicare gli aggiornamenti ad autori e utenti aziendali. Attuando questi processi, aumenterai l’efficienza del sistema e migliorerai l’esperienza dei tuoi utenti finali.

Considerazioni dopo tre mesi

Comitato di governance: È buona prassi creare un comitato di governance già nella fase di analisi e implementazione. Gli stakeholder che hanno contribuito a definire le funzionalità possono aiutare a selezionare i rappresentanti aziendali e tecnici che continueranno a gestire tassonomia e permessi necessari per la salute a lungo termine del sistema.

Ottimizzazione del flusso di lavoro: Dopo la prima implementazione, il tuo team potrebbe notare che alcune fasi del flusso di lavoro dei contenuti sono troppo complesse o insufficienti. È utile rivedere e ottimizzare il flusso di lavoro dei contenuti per aumentare la produttività.

Formazione aggiuntiva: Dopo la prima implementazione, sarà chiaro dove il team ha bisogno di ulteriore supporto o formazione. Aspetti specifici della piattaforma come il miglioramento dei metadati, l’aggiunta di attributi personalizzati o di nuovi prodotti o integrazioni nei flussi di lavoro richiedono solitamente un supporto aggiuntivo.

Considerazioni dopo sei mesi

Ruoli e responsabilità: Una volta completata l’implementazione iniziale e il tuo team ha definito e ottimizzato alcuni flussi di lavoro dei contenuti, è opportuno rivedere ruoli e responsabilità. Spesso ci sono ruoli come QA o autore del contenuto che non saranno più necessari a pieno regime. Questi membri del gruppo spesso passano ad altri progetti o assumono ruoli diversi all’interno dello stesso progetto.

Considerazioni dopo 12 mesi

Revisioni regolari di processi e standard: Un anno dopo l’implementazione, il tuo team dovrebbe rivedere tutti i processi e i flussi di lavoro attuali per verificare che rispondano alle esigenze e ai requisiti aziendali. Potrebbero scoprire che alcuni processi non sono più adatti o che si possono apportare ottimizzazioni per migliorare la produttività. Rivedi i processi attuali ogni anno per massimizzare la produttività.

Monitoraggio e ottimizzazione dei contenuti: Dopo il primo anno di implementazione, rivedi la strategia e le prestazioni dei tuoi contenuti. Ad esempio, valuta se alcune call to action ottengono risultati migliori di altre o se alcune immagini hanno un impatto maggiore. Controlla le prestazioni dei contenuti insieme al tuo team di analisi per verificare che vengano monitorate, quindi prendi le misure necessarie per migliorarle.