Questo articolo illustra le best practice fondamentali e fornisce suggerimenti pratici per la creazione di metadati in AEM Assets. I metadati sono fondamentali per la gestione delle risorse digitali in quanto rendono i contenuti ricercabili, gestibili e riutilizzabili fornendo contesto e categorizzazione. Aumentano l’efficienza di ricerca, automazione, personalizzazione e flusso di lavoro in un sistema di gestione delle risorse digitali (Digital Asset Management, DAM).
Guida introduttiva ai metadati
Detto con parole semplici, i metadati sono dati relativi alle risorse digitali.
Descrivono, classificano e forniscono il contesto per rendere i contenuti ricercabili, gestibili e riutilizzabili. Considera i metadati come l’etichetta presente su una cartella di documenti fisica o l’etichetta descrittiva applicata a un video. Senza di essa, il contenuto diventa solo un altro file che finisce per perdersi nel sistema.
I metadati definiscono le proprietà di una risorsa digitale come il titolo, la data di creazione, l’autore, le informazioni sul copyright, la data di scadenza e altro ancora.
In un articolo precedente è stato trattato l’argomento delle strutture di cartelle. Le strutture di cartelle rispondono alla domanda “Dov’è?” in termini di posizione di memorizzazione della risorsa digitale. I metadati vanno oltre e rispondono a domande del tipo: “Che cos’è questa risorsa?” e “A chi serve?” e “Dove dovrebbe essere usata?” e “Quando scade?”
In AEM Assets, i metadati non sono solo informativi, sono anche funzionali. Da essi dipendono la ricerca, l’automazione, la personalizzazione e vari altri aspetti dell’esecuzione di un DAM, e incrementano persino l’efficienza del flusso di lavoro. Poiché da essi dipendono la ricerca, l’automazione, la personalizzazione e vari altri aspetti, persino l’efficienza del flusso di lavoro, i metadati sono quindi fondamentali. Affermare che i metadati sono la spina dorsale del contenuto strutturato non è una banalità, lo sono davvero. Sono quegli elementi che danno ai contenuti lo scopo ma anche l’energia all’interno di un ecosistema scalabile.
Ciò che ci serve davvero per trovare e riutilizzare i contenuti sono contenuti intelligenti, scalabili e strutturati. L’applicazione di metadati e di una tassonomia non rappresenta solo una best practice. Sono obbligatori, essenziali per le funzionalità di adattamento dei contenuti. Senza metadati strutturati e un sistema di informazioni, i contenuti risultano caotici e incoerenti.
I metadati attribuiscono al contenuto un significato, un contesto e offrono la possibilità di eseguire delle ricerche. È ciò che rende i contenuti individuabili.
Categorie di metadati
I metadati possono rientrare in diverse categorie, tra cui:
- Metadati business: possono includere proprietà quali il nome della campagna (ad esempio, Spring_2025_Collection), il canale di marketing (ad esempio, Social media, Stampa, E-mail), l’ID prodotto/SKU (ad esempio, PROD-56789), il pubblico di destinazione (ad esempio, Gen Z, Neo-genitori, Clienti potenziali), l’invito all’azione (ad esempio, Ulteriori informazioni, Mostra ora)
- Metadati tecnici: possono includere proprietà quali il tipo di risorsa (ad esempio immagine/jpg, immagine/png, applicazione/pdf, video/mp4), le dimensioni (ad esempio, altezza e larghezza di un’immagine in pixel), le dimensioni del file (ad esempio, la dimensione in kilobyte o megabyte), la risoluzione (il livello di dettaglio dell’immagine in pixel per pollice), il colore/spazio (ad esempio, RGB o CMYK), la durata (ad esempio, lunghezza in minuti per un file video o audio), il codec (formato di compressione/decompressione in uso)
- Metadati funzionali: possono includere proprietà quali lo stato (ad esempio, In revisione, Approvato, In produzione, Archiviato), la data dell’ultima modifica, l’ultima modifica eseguita da un utente (l’ultimo utente che l’ha modificata), la data di scadenza, il copyright, i diritti di utilizzo, l’utilizzo previsto (ad esempio, Campagna A, Promozione B), la versione
Best practice per i metadati
- Le risorse devono essere sempre corredate da metadati.
- Assegna tag alle risorse con metadati strutturati: sia per facilitarne la rapida individuazione sia per favorirne la distribuzione personalizzata.
- Definisci una strategia chiara per i contenuti: includendo metadati, assegnazione tag e tassonomia. prima di caricare le risorse e rilasciarle nell’organizzazione.
- Determina i metadati necessari: in questo modo sarà possibile rendere visibili le giuste risorse durante la ricerca (ad esempio, Titolo, Descrizione, Lingua, Area geografica e altri attributi significativi per l’organizzazione).
- Utilizza vocabolari controllati: ovvero un elenco di termini e frasi approvati e standardizzati per descrivere e organizzare le informazioni al fine di migliorarne il recupero, ad esempio utilizzando le opzioni a discesa anziché una casella di testo libera tramite tassonomia e assegnazione tag (consulta l’articolo successivo).
- Applica i metadati in blocco tramite l’importazione/esportazione di file CSV per risparmiare tempo: ad esempio, 1.000 foto di prodotti possono vedersi assegnati dei metadati aggiornati relativi alla “data di lancio” tramite un caricamento in blocco anziché modificandoli singolarmente.
- Rivedi i metadati in base a intervalli pianificati: le parole chiave cercate dagli utenti possono essere individuate e classificate ulteriormente anche in risorse meno recenti, ad esempio durante l’archiviazione delle risorse.
“Le organizzazioni devono concordare quali campi di metadati sono facoltativi e quali obbligatori. L’impostazione di uno schema di metadati e di un profilo con campi obbligatori semplifica la ricerca delle risorse da parte degli autori.”
- Greg Dimeris, Product Owner, Web Content presso T. Rowe Price e AEM Champion
Esempi di metadati
L’organizzazione dei metadati viene eseguita tramite le funzioni degli schemi di metadati e dei profili di metadati in AEM Assets.
Poiché non tutte le proprietà dei metadati sono applicabili a tutte le risorse, è utile disporre di un modo per definire quali metadati si applicano ai vari tipi di risorse.
Schemi di metadati
Uno schema di metadati definisce sia le proprietà dei metadati sia il layout della pagina Proprietà risorsa per le risorse nelle cartelle che utilizzano tale schema di metadati. Gli schemi definiscono l’interfaccia in cui gli utenti visualizzano e interagiscono con i metadati delle risorse in AEM. Gli schemi di metadati possono essere applicati alle cartelle ed ereditati dalle sottocartelle per ridurne la complessità.
Le proprietà dei metadati sono importanti perché possono essere utilizzate anche come filtri nella ricerca per favorire l’individuabilità dei contenuti. Se disponi di due schemi di metadati, puoi fare in modo che durante la ricerca le proprietà specifiche di interesse vengano visualizzate nell’indice di ricerca.
È consigliabile creare più schemi di metadati?
Dipende dall’organizzazione e dal tipo di dati da memorizzare per le risorse in modo che queste ultime siano reperibili e riutilizzabili. Cartelle di risorse diverse per i tipi di file di risorse possono richiedere schemi di metadati diversi per supportare tipi di contenuto univoci o proprietà di metadati specifiche che possono risultare rilevanti o obbligatorie solo per determinate risorse.
Esempi
Un’organizzazione può utilizzare uno schema di metadati per le immagini del prodotto che acquisisce campi come ID prodotto, Colore e Diritti di utilizzo. Utilizza un altro schema per le risorse della campagna di marketing, che include il nome della campagna, l’area geografica e la data di fine. Utilizza un terzo schema per i documenti aziendali con campi quali Reparto, Versione e Data di approvazione. Ogni schema è personalizzato in modo che gli utenti possano visualizzare solo i metadati rilevanti per il proprio tipo di risorsa, migliorando sia l’individuabilità sia la governance.
"Non complicare eccessivamente metadati e schemi. Semplificazione: prova a ridurre al minimo le proprietà dei metadati obbligatori, devono essere visibili in una unica scheda."
- Deepak Khetawat, Principal Software Engineer presso Palo Alto Networks e AEM Champion
Profili di metadati
Un profilo di metadati è qualcosa di potente. Consente di applicare metadati predefiniti a tutte le risorse all’interno di una cartella. Cartelle di risorse diverse possono richiedere schemi di metadati diversi per supportare tipi di contenuto univoci o dati importanti da applicare alle risorse di una cartella.
Ad esempio, una cartella contenente i file per il programma “Campagna estiva 2025” potrebbe avere un profilo di metadati che applica automaticamente campi predefiniti come Campagna = “Estate 2025” e Regione = “Nord America” e Stagione = “Estate” a ogni risorsa caricata, evitando che gli utenti immettano ripetutamente gli stessi valori.
Qual è il vantaggio principale dell’utilizzo di schemi e profili di metadati?
Dopo aver creato un profilo di metadati e averlo applicato a una cartella, qualsiasi risorsa caricata successivamente nella cartella eredita i metadati predefiniti configurati nel profilo di metadati.
“Se hai applicato un profilo di metadati dopo aver caricato le risorse nella cartella, rielabora le risorse. In questo modo potrai applicare con efficacia flussi di lavoro, metadati o rappresentazioni aggiornati senza ricaricare le risorse. Se sono presenti più risorse che richiedono l’aggiornamento dei metadati, utilizza le funzioni di importazione ed esportazione dei metadati in AEM.”
- Melanie Bartlett, Partner Development Director presso MRM e AEM Champion
Autorizzazioni basate su metadati
Le autorizzazioni basate sui metadati sono una funzionalità di AEM as a Cloud Service che consente di prendere le decisioni relative al controllo degli accessi in base al contenuto delle risorse o alle proprietà dei metadati anziché alla struttura delle cartelle. Con questa funzionalità, puoi definire i criteri di controllo degli accessi che valutano attributi quali lo stato delle risorse, il tipo o qualsiasi proprietà personalizzata definita. Per ulteriori informazioni, consulta l’articolo Autorizzazioni basate su metadati nella sezione delle risorse che trovi di seguito.
Provali
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Gli schemi di metadati possono essere applicati alle cartelle. Vengono mantenuti utilizzando l’editor Modulo metadati. Apri Risorse > Modulo metadati, quindi fai clic su Crea per creare un modulo di metadati.
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I profili di metadati possono essere applicati anche alle cartelle. Per creare un profilo di metadati, apri Strumenti > Risorse > Profili di metadati, quindi fai clic su Crea.
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Utilizza Risorse > Editor cartelle per assegnare uno schema metadati a una cartella
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Per modificare una risorsa specifica, effettua una delle seguenti operazioni e ricorda di fare clic su Salva al termine
- Seleziona la risorsa e fai clic su Visualizza proprietà nella barra degli strumenti.
- Dalla miniatura della risorsa, seleziona l’azione rapida Visualizza proprietà.
- Nella pagina della risorsa, fai clic su Visualizza proprietà nelle barre degli strumenti.
Ulteriori risorse di apprendimento
Dalle sessioni Adobe Experience Makers: The Skill Exchange
- Per informazioni approfondite sulla creazione di schemi di metadati, consulta Smart, scalabile e strutturato: creazione di un framework di contenuti pronto per il futuro di Ritesh Mittal, Lead Architect presso IBM, nonché Adobe AEM Champion e Adobe Community Advisor Captain.
- Per informazioni più approfondite sulle best practice relative ai metadati, guarda il video Tassonomia e struttura: il segreto di AEM per la gestione scalabile delle risorse con la partecipazione delle AEM Champion Melanie Bartlett e Katie June.
Inoltre, le risorse seguenti sono utili per stabilire metadati, profili di metadati, schemi di metadati e autorizzazioni basate su metadati.
- Informazioni sui metadati delle risorse in AEM Assets (playlist di video, tutte le versioni)
- Gestione dei metadati delle risorse digitali (documentazione di AEM as a Cloud Service)
- Concetti e informazioni sui metadati (documentazione di AEM 6.5)
- Gestione dei metadati delle risorse digitali (documentazione di AEM 6.5)
- Importazione ed esportazione di metadati in Experience Manager Assets (documentazione di AEM 6.5 e AEM as a Cloud Service)
- Autorizzazioni basate su metadati (documentazione di AEM as a Cloud Service)
- Best practice per tag, tassonomia e metadati: riepilogo generale (documentazione di AEM as a Cloud Service)
Prossimi passaggi
Questo articolo sulle best practice per i metadati fa parte di una serie di articoli con indicazioni di base, best practice e suggerimenti degli Adobe Champion per iniziare a utilizzare Adobe Experience Manager Assets. Il prossimo articolo di questa serie tratta la tassonomia e l’assegnazione di tag.
Per esplorare tutti gli articoli di questa serie fondamentale su AEM Assets, consulta: