Sappiamo quanto sia complesso per i leader trasformativi guidare il cambiamento: dalla comunicazione della visione, al coinvolgimento delle persone, all’introduzione di nuove tecnologie e all’instaurazione di nuovi modi di lavorare. Questo articolo, ricco di consigli e suggerimenti, è la risorsa ideale per approfondire le basi della gestione del cambiamento. Scopri quali tipi di deliverable può produrre un team di cambiamento per aiutarti a comprendere la portata degli sforzi di gestione del cambiamento e consulta un piano di coinvolgimento reale di un cliente Adobe AEM Assets e Adobe Workfront. Indipendentemente dalla dimensione della tua organizzazione o dal livello di maturità digitale e implementazione delle soluzioni Adobe, se pensi di applicare i principi della gestione del cambiamento, ti consigliamo di coinvolgere specialisti esperti per definire l’ambito corretto e introdurre le migliori pratiche di cambiamento nel tuo programma e nella tua organizzazione.

La gestione del cambiamento è fondamentale fin dall’inizio

“Nell’implementazione di nuove tecnologie, spesso a guidare la maggior parte di queste conversazioni dall’inizio alla fine sono il deployment tecnico e il confronto tecnico. Dimentichiamo che dietro tutto questo ci sono le persone, i processi aziendali e gli obiettivi. Tuttavia, la vera trasformazione dipende da una gestione del cambiamento efficace. Se non accompagni le persone nel percorso di transizione e non ti assicuri che tutti siano coinvolti nel cambiamento, non potrai sfruttare appieno il potenziale della tecnologia.

La gestione del cambiamento è il ponte che collega gli aspetti tecnici con quelli umani e organizzativi, garantendo che la trasformazione non sia solo un aggiornamento superficiale, ma un miglioramento duraturo.”

– Raja Walia, CEO, GNW Consulting

Che cos’è la gestione del cambiamento?

La gestione del cambiamento supporta persone, team e organizzazioni nel passaggio da una situazione attuale a uno stato futuro desiderato, così da favorire la massima adozione e ridurre al minimo le interruzioni rispetto alle normali attività aziendali.

La gestione del cambiamento consente di ottimizzare il ritorno sull’investimento (ROI) di un programma garantendo che gli stakeholder siano informati, allineati, competenti e pronti ad adottare un nuovo modo di lavorare.

La gestione del cambiamento va di pari passo con la gestione del programma.

La gestione del programma guida il team attraverso una serie di attività che portano al raggiungimento di un obiettivo aziendale definito. La gestione del cambiamento sostiene la gestione del programma preparando le persone, così saranno pronte per la soluzione proposta dall’azienda.

I Program Manager e i Change Manager collaborano durante tutto il programma. Nei programmi in cui non è previsto un responsabile dedicato alla gestione del cambiamento, spesso il Program Manager si occupa anche delle relative attività.

Perché la gestione del cambiamento?

Secondo uno studio McKinsey, il 70 % delle trasformazioni digitali fallisce e il costo finanziario di questi insuccessi viene stimato da alcuni in 900 miliardi di dollari USD. [fonte]

Come leader, uno dei modi più efficaci per evitare un insuccesso è introdurre la gestione del cambiamento.

Accompagnare le persone nel percorso di cambiamento aiuta a ridurre i rischi legati all’adozione e i potenziali impatti negativi sull’azienda. Un approccio strutturato offre anche vantaggi che vanno da una maggiore preparazione a una probabilità più alta di raggiungere o superare gli obiettivi del programma.

Qui evidenziamo i rischi comuni dei programmi e come la gestione del cambiamento può ridurli, offrendo vantaggi per favorire il successo del programma.

L’impatto del cambiamento

Le ricerche di Prosci, una delle principali organizzazioni di ricerca e formazione sulla gestione del cambiamento, dimostrano costantemente che le aziende con un’eccellente gestione del cambiamento ottengono risultati migliori e sono

Prosci ha anche dimostrato che la gestione del cambiamento, o la sua assenza, può influire direttamente o limitare il Return on Investment (ROI) complessivo di un programma.

Prosci ha identificato tre specifici fattori umani del cambiamento che possono influenzare positivamente o negativamente il ROI e suggerisce che proprio questi tre fattori umani sono il motivo per cui si applica la gestione del cambiamento ai programmi...

«Come disciplina, la gestione del cambiamento si concentra sull’abilitare e motivare i dipendenti a partecipare, adottare e utilizzare i cambiamenti nel loro lavoro quotidiano, secondo quanto richiesto da un progetto o da un’iniziativa. Questo contribuisce direttamente a un maggiore Return on Investment (ROI) grazie a un’adozione più rapida, a un utilizzo più elevato e a una maggiore competenza. In altre parole, attraverso i tre fattori umani, la gestione del cambiamento porta direttamente valore al ROI del progetto.»

Fonti: «Prosci, Best Practices in Change Management 12th Edition» e Prosci: What is Change Management e Prosci 3 Factors of Change Which Define or Constrain Project ROI

Gestione del cambiamento in Adobe

Quando Adobe avvia iniziative di trasformazione tecnologica, il team di Gestione del cambiamento e la loro metodologia supportano i team interni nel gestire il cambiamento. I professionisti Adobe seguono una metodologia in tre fasi che accompagna gli stakeholder dalla comprensione e consapevolezza di base fino all’empowerment e al successo.

PANORAMICA

Nella fase iniziale Conosci Me, i Change Manager comprendono le esigenze dell’organizzazione e delle persone al suo interno, sensibilizzano sulla necessità del cambiamento e definiscono cosa significhi avere successo per chi vive il cambiamento. Ecco alcune domande che probabilmente ti porrai e a cui risponderai in questa fase:

• Qual è la visione o lo scenario futuro?

• Qual è la nostra strategia per raggiungerlo?

• Quale sarà l’impatto di questo cambiamento sul team, sull’organizzazione, sulla divisione o su Adobe?

• Chi saranno gli sponsor esecutivi e come li coinvolgeremo?

• Chi sono i nostri stakeholder e quali sono le loro esigenze?

• Come si sentono ora tutti i nostri stakeholder riguardo al cambiamento?

CONSEGNE COMUNI

In questa fase, i Change Manager utilizzano alcuni strumenti fondamentali per comprendere gli stakeholder e definire una visione chiara per il futuro. Tra questi strumenti ci sono:

• Case for Change – spiega la visione e il motivo del cambiamento, illustra il caso strategico (quali sfide verranno superate e quali obiettivi raggiunti), le conseguenze se il cambiamento non viene realizzato, cosa cambia e chi è coinvolto, chi si occuperà delle attività e le principali sfide, rischi e complessità previsti.

• Change Impact Assessment – individua cosa cambia per ciascun gruppo, inclusi stakeholder interni ed esterni.

• Stakeholder Assessment – identifica i principali gruppi di stakeholder fondamentali per il successo del cambiamento, le loro esigenze e aspettative e ogni possibile resistenza

• Change Plan – presenta gli obiettivi principali della gestione del cambiamento, tra cui la motivazione, chi è coinvolto, le sfide, i rischi e la complessità previsti, e raccoglie le attività necessarie e i relativi responsabili.

• Communications Plan – definisce il flusso delle informazioni tra collaboratori e stakeholder, specificando cosa, quando e come verranno condivise le informazioni, la frequenza e chi si occupa della creazione e della distribuzione dei messaggi.

I Change Managers possono anche creare questi elementi: 

• Sponsor Alignment & roadmap – definisce il coinvolgimento attivo del sponsor principale necessario per il successo e stabilisce le attività chiave e le responsabilità di sponsor e leader durante tutto il progetto.

• Personas & mappa del percorso – offre un quadro olistico dei ruoli coinvolti dal cambiamento e dei loro bisogni, utile come input per formazione, comunicazione e altre strategie.

PANORAMICA

Nella fase Prepare Me, i Change Managers si concentrano su coinvolgimento, comunicazione ed empowerment e iniziano a mettere in pratica questi piani. Prepare Me prende le analisi da Understand Me e definisce un piano per l’attivazione. Ecco alcune domande che potresti porti:

• Come possiamo creare un piano di formazione in base ai nostri obiettivi futuri?

• Come cambieranno comunicazione e outreach a seconda delle persone coinvolte?

• Cosa dovremmo comunicare ora ai nostri stakeholder per prepararli?

CONSEGNE COMUNI

In questa fase i Change Managers approfondiscono, trasformando concetti e idee in piani più concreti e preparandosi all’esecuzione:

• Strategia di coinvolgimento degli stakeholder & piano – identifica tutti gli stakeholder da coinvolgere, i materiali di coinvolgimento e i responsabili della loro creazione, i tipi di coinvolgimento, le date di consegna e può includere anche un piano di gestione della resistenza.
• Piano di formazione  - definisce i principi guida, lo scopo e gli obiettivi della formazione e pianifica le attività e le risorse necessarie per individuare l’approccio formativo e i metodi di erogazione per i diversi pubblici, oltre alla creazione dei materiali formativi e alla realizzazione della formazione; possono essere inclusi anche altri deliverable come la valutazione dei bisogni formativi e i materiali di formazione effettivi (corsi, webinar, guide operative, ecc.).
• Valutazione della prontezza aziendale - serve a misurare la prontezza dell’organizzazione in categorie come dati, aspetti tecnici e infrastrutturali, soluzione e processi, organizzazione e persone, terze parti, cutover e mantenimento tramite una scheda di valutazione a colori aggiornata nei momenti chiave sia prima che dopo il go live.
• Rete di change agent – definisce le fasi per sviluppare una rete di change agent, leader riconosciuti a vari livelli che promuovono la consapevolezza sul cambiamento, influenzano e motivano gli altri, gestiscono la resistenza e favoriscono accettazione e coinvolgimento.
• Messaggi chiave & Comunicazioni – raccoglie tutti i messaggi chiave, il mittente, il formato e i diversi pubblici in modo dettagliato, così da consentirne una comunicazione puntuale.

PANORAMICA

Nella fase Empower Me ci si concentra su delivery e sostenibilità. A questo punto avrai già stimolato la volontà di cambiamento nei tuoi stakeholder, avviando la pianificazione e l’esecuzione delle azioni necessarie per acquisire le conoscenze utili a realizzare il cambiamento. Durante questa fase, i Change Manager solitamente:

• Continua a comunicare con gli Utente finali

• Eroga la formazione e valuta i risultati

• Crea un archivio di conoscenze

• Supporta gli Utente durante il go-live, collegandoli a risorse e SME

• Raccogli le lezioni apprese per una retrospettiva

• Presenta un piano di sostenibilità o RTB (run the business) per garantire che il cambiamento sia duraturo

• Misura il successo del cambiamento utilizzando metriche incentrate sulle persone

CONSEGNE PRINCIPALI

In questa fase si portano a termine tutte le attività ancora in corso, come i piani di comunicazione, l’erogazione della formazione, il trasferimento di conoscenze e altro.  I responsabili del cambiamento iniziano anche a monitorare e comunicare l’adozione e il successo della gestione del cambiamento, e possono organizzare una retrospettiva.

• Adozione & Metriche di successo – definisce come misurare sia il successo dell’adozione sia quello della gestione del cambiamento, raccoglie metriche di base per il confronto, includendo valutazioni qualitative e quantitative.
• Erogazione della formazione – esegui il Piano di Formazione e organizza le attività di formazione.
• Trasferimento delle conoscenze – individua le attività operative fondamentali, le KSAOC (conoscenze, competenze, abilità e altre caratteristiche) necessarie, l’importanza, la disponibilità di esperti, l’impatto, le risorse, i potenziali successori e le modalità per formarli.
• Retrospettiva – analizza il passato per raccogliere informazioni da diversi stakeholder su ciò che ha funzionato e sulle criticità, con l’obiettivo di individuare cambiamenti o nuove modalità operative per migliorare processi, governance o altri aspetti del programma.
• Supporto post go-live – questo piano deve indicare le modalità per ottenere assistenza, come canali 1:1, supporto via email o chat, orari di supporto collettivo, ciclo di feedback o altre opzioni per aiutare gli utenti nella fase immediatamente successiva al go-live.

Il processo di gestione del cambiamento

Indipendentemente dalle dimensioni della tua organizzazione, dalla fase di maturità digitale o dall’ampiezza del tuo programma, puoi adottare questo approccio semplice in tre fasi per implementare un programma di gestione del cambiamento:

1. Valuta il cambiamento
2. Crea il piano di cambiamento
3. Metti in pratica il piano

Punti chiave

Abbiamo affrontato molti temi; ora rivediamo gli aspetti fondamentali della gestione del cambiamento e i vantaggi che puoi ottenere.

Risorse

Se vuoi introdurre o accelerare le iniziative di gestione del cambiamento nella tua organizzazione, sfrutta queste risorse per approfondire i fondamenti della gestione del cambiamento. Creare un Change Plan su misura per la tua realtà richiede impegno e dà i migliori risultati con il supporto di professionisti esperti nella gestione del cambiamento. Queste risorse aggiuntive offrono suggerimenti e consigli pratici per leader del settore, oltre a esempi di alcuni dei deliverable più comuni che possono accompagnare un percorso di cambiamento, sia esso di piccole o grandi dimensioni.

• Navigare il cambiamento per i leader (webinar) – include suggerimenti sui fondamenti della gestione del cambiamento, la gestione della resistenza, i principali indicatori di performance e altro ancora.

• Il Toolkit Adobe per la gestione del cambiamento

• Esempio Piano di coinvolgimento del cliente Adobe PMI – un piano ibrido di comunicazione e formazione, o piano di coinvolgimento, per il rollout di AEM Assets e Workfront. Un ringraziamento speciale a Chris Muscutt per aver condiviso questi contenuti!

Adobe Consulting Services offre programmi e servizi di gestione del cambiamento pensati per aiutare le grandi aziende a gestire con successo i processi di cambiamento. Molti Partner Adobe offrono anche servizi di consulenza sulla gestione del cambiamento. Per maggiori informazioni, contatta il tuo referente commerciale Adobe.

Un ringraziamento speciale a Holly Brown, Ashley Echols, Berenice Blanc e Shaaz Nasir per il loro prezioso contributo e la loro collaborazione nella realizzazione di questi contenuti.