Asociar un proceso de aprobación nuevo o existente con el trabajo
Este artículo describe cómo asociar procesos de aprobación con elementos de trabajo. Para obtener información sobre cómo asociar aprobaciones con pruebas o documentos, consulte los siguientes artículos:
Puede asociar un proceso de aprobación global o de un solo uso con un elemento de trabajo en Adobe Workfront. Existen los siguientes escenarios:
- Asociar un proceso de aprobación global existente a un proyecto, tarea, problema, plantilla o tarea de plantilla. Algunos procesos de aprobación globales están disponibles para todos los grupos del sistema. Los procesos de aprobación globales de nivel de grupo solo están disponibles para determinados grupos.
- Cree un proceso de aprobación de un solo uso y asócielo a un proyecto, tarea, problema, plantilla o tarea de plantilla existente.
Para obtener información más general sobre los procesos de aprobación, consulte Resumen del proceso de aprobación.
Para obtener información sobre la creación de un proceso de aprobación global, consulte Crear un proceso de aprobación para elementos de trabajo.
Requisitos de acceso
Debe tener el siguiente acceso para realizar los pasos de este artículo:
*Para saber qué plan, tipo de licencia o acceso tiene, póngase en contacto con su administrador de Workfront.
Consideraciones acerca de la asociación de procesos de aprobación con elementos de trabajo
Además de las consideraciones que se describen a continuación, le recomendamos que vuelva a examinar las consideraciones generales sobre los procesos de aprobación en Workfront. Para obtener más información, consulte Resumen del proceso de aprobación.
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Debe crear el proyecto, la tarea, el problema, la plantilla o la tarea de plantilla antes de que el proceso de aprobación se pueda asociar a ellos.
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Al adjuntar un proceso de aprobación a un elemento para un estado que ha pasado y en el que el elemento se encuentra actualmente, el proceso de aprobación no se activa y no se envían notificaciones a los aprobadores.
Ejemplo: Si una tarea está en estado Completo y adjunta un proceso de aprobación asociado con el estado Completo, la aprobación no entra en déclencheur.
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Al adjuntar un proceso de aprobación al primer estado de un elemento (mediante el uso de una plantilla para tareas y proyectos, el uso de la configuración de la configuración de la cola para problemas o la definición de la configuración de la tarea de un proyecto para nuevas tareas), los procesos de aprobación se omiten si se recupera la aprobación enviada. En este caso, los aprobadores no reciben ninguna notificación.
Para obtener más información sobre la recuperación de aprobaciones, consulte Ver aprobaciones.
note tip TIP El primer estado de una tarea o un problema es Nuevo. El primer estado de un proyecto es el estado seleccionado por el administrador de Workfront en las Preferencias de proyecto del sistema. Para obtener más información, consulte Configurar las preferencias de proyecto de todo el sistema. -
La asociación de procesos de aprobación con un objeto no se registra en el área Actualizaciones del objeto.
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No puede asociar un proceso de aprobación con una tarea principal.
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Añadir un usuario, equipo o función como aprobador no les otorga automáticamente permisos para el objeto asociado con esa aprobación. Reciben permisos para el objeto cuando se activa el paso de aprobación. De lo contrario, los objetos deben compartirse con ellos antes de que puedan tomar una decisión de aprobación.
En las secciones siguientes se describen los diferentes métodos para asociar un proceso de aprobación a un proyecto, tarea o problema.
Asociar un proceso de aprobación global a un elemento de trabajo associate-a-global-approval-process-with-a-work-item
Puede asociar un proceso de aprobación global a un elemento de trabajo (proyecto, tarea, problema, plantilla, tarea de plantilla).
El proceso de aprobación global debe estar disponible para el grupo asociado con el elemento de trabajo o para todos los grupos del sistema.
Para obtener información sobre cómo los administradores de Workfront pueden configurar un proceso de aprobación global para todos los grupos del sistema y cómo los administradores de grupos pueden crear aprobaciones para un grupo, consulte Crear un proceso de aprobación para elementos de trabajo.
Para asociar un proceso de aprobación global existente a un proyecto, tarea, problema, plantilla o tarea de plantilla:
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Vaya al elemento de trabajo donde desea asociar un proceso de aprobación.
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Clic Aprobaciones en el panel izquierdo.
Es posible que tenga que hacer clic en Mostrar más, luego haga clic en Aprobaciones.
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Se muestra el proceso de aprobación seleccionado.
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Expanda el Usar los existentes y seleccione un proceso de aprobación existente.
Se muestra el proceso de aprobación seleccionado.
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Haga clic en Guardar.
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(Opcional) Haga clic en Editar proceso de aprobación si desea modificar la aprobación existente que adjuntó al elemento. Esto cambia el proceso de aprobación global a un proceso de aprobación de un solo uso. Para obtener más información, consulte la sección Modificar un proceso de aprobación global para su uso en un objeto específico en este artículo.
Modificar un proceso de aprobación global para su uso en un objeto específico modify-a-global-approval-process-for-use-on-a-specific-object
El administrador de Workfront o del grupo crea procesos de aprobación globales para que los utilice, tal como se describe en Crear un proceso de aprobación para elementos de trabajo.
Modificar un proceso de aprobación global adjunto a un elemento es idéntico a modificar un proceso de aprobación de un solo uso.
Puede modificar un proceso de aprobación global para adaptarlo a cualquier necesidad específica del proyecto, tarea o problema que asocie con él.
- El proceso de aprobación solo se modifica para el proyecto, la tarea o el problema con el que esté asociando el proceso de aprobación.
- Cualquier cambio futuro realizado por un administrador en el proceso de aprobación global original no se reflejará en el proceso de aprobación global que haya modificado.
Para modificar un proceso de aprobación ya asociado a un elemento:
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Agregar un proceso de aprobación global al proyecto, tarea o problema.
Para obtener instrucciones, consulte la sección Asociar un proceso de aprobación global a un elemento de trabajo en este artículo.
note important IMPORTANT Asegúrese de hacer clic en Guardar al añadir la aprobación. -
Una vez añadido el proceso de aprobación global, haga clic en Editar icono
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Realice los cambios necesarios en el proceso de aprobación existente. Para obtener más información, consulte la sección Asociar un proceso de aprobación de un solo uso a un proyecto, tarea, problema, plantilla o tarea de plantilla en este artículo.
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Clic Guardar, luego haga clic en Guardar de nuevo para confirmar que desea convertir el proceso de aprobación global en un proceso de aprobación de un solo uso que solo está disponible en este objeto.
Asociar un proceso de aprobación de un solo uso a un proyecto, tarea, problema, plantilla o tarea de plantilla associate-a-single-use-approval-process-with-a-project-task-issue-template-or-template-task
Puede crear un proceso de aprobación de un solo uso para utilizarlo solo en un proyecto, tarea o problema específico.
También puede asociar un proceso de aprobación de un solo uso con una plantilla o tarea de plantilla para que esté disponible en proyectos y tareas creados a partir de la plantilla.
La creación de un proceso de aprobación de esta manera le permite crear un proceso de aprobación personalizado para satisfacer sus necesidades. Sin embargo, el proceso de aprobación no se puede asociar con otros elementos de trabajo en el futuro.
Como alternativa, puede modificar un proceso de aprobación global para un elemento específico y que también se convierte en un proceso de aprobación de un solo uso. Para obtener más información, consulte la sección Modificar un proceso de aprobación global para su uso en un objeto específico en este artículo.
Para crear un proceso de aprobación de un solo uso:
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Vaya al proyecto, tarea, problema, plantilla o tarea de plantilla donde desea asociar un proceso de aprobación.
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Clic Aprobaciones en el panel izquierdo.
Es posible que tenga que hacer clic en Mostrar más > Aprobaciones.
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Clic Crear un solo uso.
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Complete los pasos que comienzan con el paso 6 de la sección "Crear un proceso de aprobación global de nivel de sistema o de grupo para los elementos de trabajo" del artículo Crear un proceso de aprobación para elementos de trabajo.
note tip TIP Después de adjuntar el proceso de aprobación de un solo uso, se muestra como " <Custom>" en el campo Proceso de aprobación dentro del cuadro Editar de las plantillas y tareas de plantilla. Para obtener información sobre la edición de plantillas o tareas de plantilla, consulte los siguientes artículos:
Quitar o eliminar un proceso de aprobación de un elemento de trabajo
Puede quitar un proceso de aprobación global o de nivel de grupo, o bien eliminar un proceso de aprobación de un solo uso de un proyecto, tarea o problema asociado anteriormente a él.
Existen los siguientes escenarios:
- Al eliminar el proceso de aprobación global o de nivel de grupo, no se elimina la aprobación. La aprobación permanece disponible para uso futuro.
- Al eliminar un proceso de aprobación de un solo usuario, se elimina de Workfront y no se puede recuperar.
Para eliminar o eliminar un proceso de aprobación de un elemento de trabajo:
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Vaya al proyecto, tarea, problema, plantilla o tarea de plantilla en el que desea eliminar un proceso de aprobación que haya agregado anteriormente.
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Clic Aprobaciones en el panel izquierdo.
Es posible que tenga que hacer clic en Mostrar más > Aprobaciones.
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Haga clic en uno de los siguientes iconos en la esquina superior derecha de la sección Approvals, según el tipo de aprobación asociado con el elemento:
- La función Eliminar icono
- La opción Eliminar icono
- La función Eliminar icono
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Clic Eliminar o Eliminar para confirmar.
El proceso de aprobación se quita del elemento de trabajo.
Asociar automáticamente un proceso de aprobación con elementos de trabajo
Puede asociar automáticamente un proceso de aprobación con elementos de trabajo mediante los siguientes flujos de trabajo:
- Para los proyectos y las tareas, puede asociar un proceso de aprobación mediante una plantilla. Puede adjuntar un proceso de aprobación existente a la pestaña Aprobaciones de plantilla o Aprobaciones de tarea de plantilla. Para obtener información sobre cómo asociar una aprobación existente a un elemento de trabajo, consulte Asociar un proceso de aprobación global a un elemento de trabajo en este artículo.
- Para las tareas nuevas de un proyecto existente, puede asociar un proceso de aprobación global o un proceso de aprobación global de nivel de grupo en el área Configuración de tarea del cuadro Editar proyecto. Para obtener más información, consulte la sección "Configuración de tarea" en el artículo Editar proyectos.
- En el caso de los problemas, puede asociar una aprobación a cada problema nuevo que se agregue a un proyecto asociando un proceso de aprobación existente con una cola de solicitudes. Para obtener información sobre la configuración de colas de solicitudes, consulte Crear una cola de solicitudes.