Crear un proceso de aprobación para los elementos de trabajo

Mantenga esta opción habilitada si desea que otros usuarios puedan adjuntar el proceso de aprobación a los proyectos, tareas y problemas que creen.

Esta opción está habilitada de forma predeterminada.

Consejo: Marcar un proceso de aprobación como inactivo es útil cuando su organización ya no necesita utilizarlo, pero desea conservar la información histórica sobre su uso.

Si desea que el proceso de aprobación esté disponible para proyectos, tareas, problemas y plantillas que pertenezcan solo a un grupo en particular, comience a escribir el nombre del grupo y seleccione el nombre cuando aparezca:

• Si es administrador del sistema o tiene acceso administrativo a los procesos de aprobación, puede ver cualquier grupo del sistema cuando escriba su nombre. Todos los grupos está seleccionado de forma predeterminada.
• Si es un administrador de grupo sin acceso administrativo a los procesos de aprobación, puede asignar el proceso de aprobación a cualquier grupo que administre cuando escriba su nombre. La opción Todos los grupos no está disponible.

Esta opción no está disponible para procesos de aprobación de un solo uso.

ADVERTENCIA: Cuando realice cambios en el proceso de aprobación específico de un grupo, los procesos de aprobación existentes que ya se hayan asociado con elementos de trabajo podrían cambiar. Para obtener información acerca de estos cambios, consulte Cómo afectan los cambios de grupos y procesos de aprobación a los procesos de aprobación asignados.

Para obtener información sobre cómo listar y gestionar los procesos de aprobación de su grupo desde la página de su grupo, consulte Procesos de aprobación a nivel de grupo.

Para obtener información acerca del acceso administrativo a los procesos de aprobación, consulte Conceder a los usuarios acceso administrativo a determinadas áreas.

Seleccione el estado que activa el proceso de aprobación en los elementos de trabajo. Cuando alguien actualiza un elemento de trabajo a este estado, comienza su proceso de aprobación.

No se puede seleccionar el mismo estado para varias rutas de proceso de aprobación.

Los estados disponibles se basan en lo seleccionado en la opción Esta aprobación puede ser utilizada por (explicado en la tabla anterior):

• Si se ha seleccionado Todos los grupos, solo están disponibles los estados de todo el sistema

• Si se selecciona un grupo específico, solo están disponibles los estados disponibles para ese grupo

Para obtener información sobre cómo los procesos de aprobación funcionan con los estados, consulte la sección Cómo dependen los procesos de aprobación de los estados en el artículo Información general del proceso de aprobación.

Comience a escribir el nombre del usuario, equipo o función que desea designar como aprobador para esta etapa, luego seleccione el nombre cuando aparezca en la lista. Solo puede añadir usuarios activos, funciones y equipos.

SUGERENCIA:

Al añadir un usuario como aprobador, preste atención al avatar, el Rol Principal del usuario o su dirección de correo electrónico para distinguir entre usuarios con nombres idénticos. Los usuarios deben estar asociados con al menos una función para verla a medida que los añade.

Debe tener activada la configuración Ver información de contacto en su nivel de acceso para que los usuarios vean los correos electrónicos de los usuarios. Para obtener información, consulte Conceder acceso a los usuarios.

NOTA:

Añadir un usuario, equipo o función como aprobador no les otorga automáticamente permisos para el objeto asociado con esa aprobación. Reciben permisos para el objeto cuando se activa el paso de aprobación. De lo contrario, los objetos deben compartirse con ellos antes de que puedan tomar una decisión de aprobación.

También puede designar a una persona como aprobador si especifica su función. Por ejemplo, puede asignar un propietario del proyecto, patrocinador del proyecto, propietario del portafolio, propietario del programa o administrador como aprobador. Estas opciones aparecen automáticamente cuando empieza a escribir.

IMPORTANTE:

• Cuando asigna una aprobación al patrocinador del proyecto y no se designa a nadie como patrocinador, la aprobación se reasigna al Propietario del Proyecto. Si no se designa a nadie como propietario del proyecto, la aprobación se asigna al administrador de Workfront.

• Cuando se asigne una aprobación a una función y la opción No se requiere que el aprobador esté en el equipo del proyecto (para los procesos de aprobación que incluyan una función) esté deshabilitada, pero no haya funciones en el equipo del proyecto que coincidan con la función en la aprobación, esta última se reasignará al propietario del proyecto. Para obtener información sobre la configuración de aprobaciones, consulte Configuración de la aprobación global.

• Cuando asigna una aprobación al Propietario del Proyecto y no se designa a nadie como propietario de un proyecto, la aprobación se reasigna al administrador principal de Workfront, tal como se indica en la sección de Información del Cliente en el área de Configuración. Para obtener información, consulte Configurar información básica para el sistema.

Puede repetir este proceso para añadir varios aprobadores a la fase. Una sola fase puede incluir una combinación de usuarios, equipos y funciones como aprobadores. No hay límite en el número de aprobadores que puede añadir a una fase.

IMPORTANTE:

Cuando asigna funciones laborales como aprobadores, todos los usuarios asociados con esa función que también formen parte del equipo del proyecto pueden tomar una decisión sobre la aprobación.

Cuando asigna un equipo como aprobador, cualquier usuario de ese equipo puede tomar una decisión sobre la aprobación.

Para obtener más información sobre el equipo del proyecto, consulte Descripción general del equipo del proyecto. Para obtener más información sobre la aprobación de un trabajo, consulte Aprobación del trabajo.

Seleccione esta opción si alguno de los aprobadores de la fase puede aprobar o rechazar el elemento de trabajo durante esta fase. Esta acción permite que el elemento de trabajo abandone el escenario.

Cuando esta opción no está seleccionada, todos los aprobadores identificados deben aprobar o rechazar la fase (en cualquier orden) antes de que el elemento abandone la fase. Si cualquiera de los aprobadores rechaza la etapa, el proceso se interrumpe y comienza de nuevo para que se puedan realizar los cambios necesarios. A continuación, los aprobadores pueden aprobar o rechazar la fase una vez más.

Cuando se designa un equipo como aprobador, cualquier miembro del equipo puede conceder o rechazar una etapa.

Seleccione la acción que desea realizar si el elemento de trabajo se rechaza en cualquier fase de la ruta:

• Crear un problema: (Disponible solo para procesos de aprobación de proyectos y tareas) Se crea un problema en el proyecto o tarea donde se está ejecutando el proceso de aprobación. El recurso asignado de forma predeterminada en la tarea o el propietario del proyecto se asignan al problema. De manera predeterminada, el nombre del problema creado es Aprobación rechazada (<Nombre de proyecto o tarea>). Se trata de un problema de rechazo, introducido en la tarea o el proyecto, según el proceso de aprobación en el que se produjo el rechazo.

• Establecer estado en: complete uno de los siguientes pasos:

  • Estado anterior: el proyecto, tarea o problema rechazado vuelve al estado anterior al estado que activa el proceso de aprobación.

  • Cualquier otro estado de la lista: el objeto rechazado pasa al estado que elija, como En espera. Puede elegir uno de los estados predeterminados o uno personalizado que añadió a su sistema de Workfront.

    Al seleccionar un estado asociado a un proceso de aprobación como estado de rechazo, el objeto rechazado pasará al estado seleccionado y se marcará como “Pendiente de aprobación”.

    Por ejemplo, al seleccionar En espera para el estado de rechazo y el estado de En espera estuviera asociado a un proceso de aprobación, el objeto rechazado se colocará en el estado “En espera: pendiente de aprobación”, y requerirá la aprobación.