Editar un proceso de aprobación
Si es administrador de Adobe Workfront o tiene acceso administrativo a los procesos de aprobación, puede ver y editar todos los procesos de aprobación en el sistema.
Si es administrador de un grupo, puede ver y editar los procesos de aprobación asociados con el grupo o grupos que administra.
Para obtener información acerca de cómo crear procesos de aprobación, consulte Crear un proceso de aprobación para elementos de trabajo.
- Cuando edita un proceso de aprobación global que ya está en uso, los cambios afectan a todos los objetos del sistema que ya están asociados a él.
- Si añade un nuevo aprobador a la etapa actual en un proceso de aprobación que ya ha comenzado en un objeto, el proceso para ese objeto se reinicia y los aprobadores tienen que empezar de nuevo.
- Añadir una etapa más allá de la etapa actual
- Añadir un aprobador adicional antes de la fase actual
Requisitos de acceso
Debe tener lo siguiente:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
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Plan de Adobe Workfront* | Cualquiera |
Licencia de Adobe Workfront* | Plan |
Configuraciones de nivel de acceso* |
Acceso administrativo a los procesos de aprobación si no es administrador del sistema NOTA: Si todavía no tiene acceso, pregunte al administrador de Workfront si ha establecido restricciones adicionales en su nivel de acceso. Para obtener información sobre cómo un administrador de Workfront puede modificar su nivel de acceso, consulte Creación o modificación de niveles de acceso personalizados. |
*Para saber qué plan, tipo de licencia o acceso tiene, póngase en contacto con su administrador de Workfront.
Editar un proceso de aprobación existente
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Haga clic en el icono Main Menu
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(Condicional) Si está editando un proceso de aprobación de nivel de sistema, haga clic en Procesos > Aprobaciones en el panel de navegación izquierdo.
O
Si está editando un proceso de aprobación de nivel de grupo, haga lo siguiente:
- En el panel izquierdo, haga clic en Grupos
- Haga clic en el nombre del grupo para el que desea enumerar o administrar los procesos de aprobación del grupo.
- El panel de navegación izquierdo, haga clic en Aprobaciones. Es posible que primero deba hacer clic en Mostrar más.
- En el panel izquierdo, haga clic en Grupos
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Haga clic en la pestaña Aprobaciones de proyectos, Aprobaciones de tareas o Aprobaciones de problemas, según el tipo de proceso de aprobación que desee editar.
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Seleccione el proceso de aprobación que desee editar y luego haga clic en Editar en la parte superior de la lista. Aparece el cuadro Editar proceso de aprobación.
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Especifique la siguiente información en el cuadro que se muestra:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 layout-auto html-authored no-header Nombre de proceso de aprobación Escriba un nombre descriptivo para el proceso de aprobación. Los usuarios ven este nombre al aplicar el proceso de aprobación a un objeto, como se describe en Asociar un proceso de aprobación nuevo o existente con el trabajo. Descripción Escriba una descripción del proceso de aprobación. Esto se muestra en la sección Aprobaciones en el área Configuración, junto al nombre del proceso de aprobación. Activo Mantenga esta opción habilitada si desea que otros usuarios puedan adjuntar el proceso de aprobación a los proyectos, tareas y problemas que creen.
Esta opción está habilitada de forma predeterminada.
Consejo: Marcar un proceso de aprobación como inactivo es útil cuando su organización ya no necesita utilizarlo, pero desea conservar la información histórica sobre su uso.
Este proceso de aprobación lo puede utilizar Si desea que el proceso de aprobación esté disponible para proyectos, tareas, problemas y plantillas que pertenezcan solo a un grupo en particular, comience a escribir el nombre del grupo y seleccione el nombre cuando aparezca:
- Si es administrador del sistema o tiene acceso administrativo a los procesos de aprobación, puede ver cualquier grupo del sistema cuando escriba su nombre. Todos los grupos está seleccionado de forma predeterminada.
- Si es un administrador de grupo sin acceso administrativo a los procesos de aprobación, puede asignar el proceso de aprobación a cualquier grupo que administre cuando escriba su nombre. La opción Todos los grupos no está disponible.
Esta opción no está disponible para procesos de aprobación de un solo uso.
ADVERTENCIA: Cuando realice cambios en el proceso de aprobación específico de un grupo, los procesos de aprobación existentes que ya se hayan asociado con elementos de trabajo podrían cambiar. Para obtener información acerca de estos cambios, consulte Cómo afectan los cambios de grupos y procesos de aprobación a los procesos de aprobación asignados.
Para obtener información sobre cómo listar y gestionar los procesos de aprobación de su grupo desde la página de su grupo, consulte Procesos de aprobación a nivel de grupo.
Para obtener información acerca del acceso administrativo a los procesos de aprobación, consulte Conceder a los usuarios acceso administrativo a determinadas áreas.
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Configure una ruta para el proceso de aprobación mediante las siguientes opciones.
Una ruta es donde se especifica lo que debe suceder en el proceso de aprobación. Las fases se crean en una ruta para indicar quién debe realizar el trabajo de aprobación y en qué orden.
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 layout-auto html-authored no-header Iniciar el proceso de aprobación cuando el estado esté definido como Seleccione el estado que activa el proceso de aprobación en los elementos de trabajo. Cuando alguien actualiza un elemento de trabajo a este estado, comienza su proceso de aprobación.
No se puede seleccionar el mismo estado para varias rutas de proceso de aprobación.
Los estados disponibles se basan en lo que se selecciona bajo la opción Este proceso de aprobación puede ser utilizado por (explicado en la tabla anterior):
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Si se selecciona Todos los grupos, solo están disponibles los estados bloqueados a nivel del sistema.
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Si se selecciona un grupo específico, solo están disponibles los estados disponibles para ese grupo
Para obtener información sobre cómo los procesos de aprobación funcionan con los estados, consulte la sección Cómo dependen los procesos de aprobación de los estados en el artículo Información general del proceso de aprobación.
Nombre de la fase (Opcional) Escriba un nombre que describa el primer paso de la ruta. Si no especifica un nombre de etapa, el nombre predeterminado es Fase 1. Aprobadores Comience a escribir el nombre del usuario, equipo o función que desea designar como aprobador para esta etapa, luego seleccione el nombre cuando aparezca en la lista. Solo puede añadir usuarios activos, roles y equipos.
SUGERENCIA:
Al añadir un usuario como aprobador, preste atención al avatar, el Rol Principal del usuario o su dirección de correo electrónico para distinguir entre usuarios con nombres idénticos. Los usuarios deben estar asociados con al menos una función para verla a medida que los añade.
Debe tener activada la configuración Ver información de contacto en su nivel de acceso para que los usuarios vean los correos electrónicos de los usuarios. Para obtener más información, consulte Conceder acceso a usuarios
.
NOTA:
Añadir un usuario, equipo o función como aprobador no les otorga automáticamente permisos para el objeto asociado con esa aprobación. Reciben permisos para el objeto cuando se activa el paso de aprobación. De lo contrario, los objetos deben compartirse con ellos antes de que puedan tomar una decisión de aprobación.
También puede designar a una persona como aprobador si especifica su función. Por ejemplo, puede asignar un propietario del proyecto, patrocinador del proyecto, propietario del portafolio, propietario del programa o administrador como aprobador. Estas opciones aparecen automáticamente cuando empieza a escribir.
IMPORTANTE:
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Cuando asigna una aprobación al patrocinador del proyecto y no se designa a nadie como patrocinador, la aprobación se reasigna al Propietario del Proyecto. Si no se designa a nadie como propietario del proyecto, la aprobación se asigna al administrador de Workfront.
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Cuando asigna una aprobación a un rol y la opción No se requiere que el aprobador esté en el equipo del proyecto está deshabilitada, pero ningún rol en el equipo del proyecto coincide con el rol de la aprobación, la aprobación se reasigna al Propietario del Proyecto. Para obtener información sobre la configuración de aprobaciones, consulte Configuración de la aprobación global.
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Cuando asigna una aprobación al Propietario del Proyecto y no se designa a nadie como propietario de un proyecto, la aprobación se reasigna al administrador principal de Workfront, tal como se indica en la sección de Información del Cliente en el área de Configuración. Para obtener más información, consulte Configurar información básica para el sistema.
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Cuando asigna funciones laborales como aprobadores, todos los usuarios asociados con esa función que también formen parte del equipo del proyecto pueden tomar una decisión sobre la aprobación.
Cuando asigna un equipo como aprobador, cualquier usuario de ese equipo puede tomar una decisión sobre la aprobación.
Para obtener más información sobre el equipo del proyecto, consulte Descripción general del equipo del proyecto. Para obtener más información sobre la aprobación de trabajo, consulte Aprobación del trabajo.
Solamente se requiere una decisión (Se muestra solo si añadir varios aprobadores a la etapa) Seleccione esta opción si alguno de los aprobadores de la fase puede aprobar o rechazar el elemento de trabajo durante esta fase. Esta acción permite que el elemento de trabajo abandone el escenario.
Cuando esta opción no está seleccionada, todos los aprobadores identificados deben aprobar o rechazar la fase (en cualquier orden) antes de que el elemento abandone la fase. Si cualquiera de los aprobadores rechaza la etapa, el proceso se interrumpe y comienza de nuevo para que se puedan realizar los cambios necesarios. A continuación, los aprobadores pueden aprobar o rechazar la fase una vez más.
Cuando se designa un equipo como aprobador, cualquier miembro del equipo puede conceder o rechazar una etapa.
Agregar fase (Opcional) Añada otra etapa al camino, usando las opciones explicadas en las tres filas anteriores. Puede añadir tantas fases a la ruta como necesite. Decida qué debe suceder cuando se rechace una aprobación Seleccione la acción que desea realizar si el elemento de trabajo se rechaza en cualquier fase de la ruta:
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Crear un problema: (Disponible solo para procesos de aprobación de proyectos y tareas) Se crea un problema en el proyecto o tarea donde se está ejecutando el proceso de aprobación. El recurso asignado de forma predeterminada en la tarea o el propietario del proyecto se asignan al problema. De manera predeterminada, el nombre del problema creado es Aprobación rechazada (nombre de proyecto o tarea). Se trata de un problema de rechazo, introducido en la tarea o el proyecto, según el proceso de aprobación en el que se produjo el rechazo.
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Establecer estado en: complete uno de los siguientes pasos:
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Estado anterior: el proyecto, tarea o problema rechazado vuelve al estado anterior al estado que activa el proceso de aprobación.
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Cualquier otro estado de la lista: el objeto rechazado pasa al estado que elija, como En espera. Puede elegir uno de los estados predeterminados o uno personalizado que añadió a su sistema de Workfront.
Si selecciona un estado asociado con un proceso de aprobación como el estado de rechazo para una ruta de aprobación, el objeto rechazado pasa al estado seleccionado y se marca como “Pendiente de aprobación”.
Por ejemplo, si selecciona En espera como el estado de rechazo y el estado En espera está asociado con un proceso de aprobación, el objeto rechazado se colocará en el estado de “En espera - Pendiente de aprobación”, requiriendo la aprobación.
Para un proceso de aprobación a nivel del sistema, solo están disponibles los estados a nivel del sistema.
Para un proceso de aprobación específico de un grupo, están disponibles todos los estados del grupo. Esto incluye cualquier estado personalizado que el administrador del grupo haya creado específicamente para el grupo, así como cualquier estado a nivel del sistema.
Para obtener información sobre cómo los procesos de aprobación funcionan con los estados, consulte la sección Cómo dependen los procesos de aprobación de los estados en el artículo Información general del proceso de aprobación.
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(Opcional) Haga clic en Añadir ruta para añadir otra ruta al proceso de aprobación, haciendo referencia a la lista de opciones del paso anterior.
La nueva ruta debe estar asociada a otro estado. La ruta se activa cuando el elemento se actualiza para mostrar este estado. No puede tener dos rutas para el mismo estado.
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Haga clic en Guardar.
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(Opcional) Realice una de las siguientes acciones:
- Asocie el proceso de aprobación con proyectos, tareas o problemas específicos en todo su sistema, como se describe en Asociar un proceso de aprobación nuevo o existente con el trabajo.
- Fuera de Workfront, notifique a los usuarios que el proceso de aprobación está disponible para que lo asocien con sus proyectos, tareas o problemas, como se describe en Asociar un proceso de aprobación nuevo o existente con el trabajo.
- Cree otro proceso de aprobación que se active si este proceso de aprobación se rechaza y el elemento adquiere otro estado. Esto le ofrece una forma de vincular los procesos de aprobación.