Beginnen Sie gerade erst mit der Verwendung von Adobe Experience Manager Assets? Dieser Leitfaden ist Teil einer Onboarding-Reihe und konzentriert sich auf praktische Anleitungen, Best Practices und Tipps zur Implementierung von Ordnerstrukturen in AEM Assets. Ordnerstrukturen bilden die Grundlage von AEM Assets. Daher ist es wichtig, die Struktur so zu gestalten, dass sie skalierbar und stabil ist und Ihren Geschäftsanforderungen entspricht.

Erste Schritte mit Ordnerstrukturen

In Adobe Experience Manager Assets spielen Funktionen wie Ordnerstruktur, Berechtigungen, Metadaten, Taxonomien und Tagging jeweils eine wichtige Rolle beim Organisieren von Assets. Jede Funktion dient unterschiedlichen Zwecken und bietet einzigartige Funktionen und Vorteile.

Dieser Artikel befasst sich mit den Best Practices zu Ordnerstrukturen, der Grundlage für organisierte Inhalte.

In Adobe Experience Manager Assets ist die Ordnerstruktur die Basis Ihrer Asset-Strategie, -Nutzung und -Governance. Ordner werden verwendet, um Assets hierarchisch zu organisieren, wodurch die Navigation und das Auffinden sowie das Laden von Dateien erleichtert werden. Ordnerstrukturen werden zusammen mit anderen grundlegenden Funktionen wie Metadaten, Tagging und Taxonomien genutzt, um digitale Assets besser auffindbar zu machen und den Zugriff auf und die Verwendung von Assets zu steuern.

Gründe für die Verwendung von Ordnerstrukturen

In Ordnerstrukturen werden Assets hierarchisch organisiert, was eine intuitive Navigation und eine skalierbare Kategorisierung für digitale Assets ernöglicht. Durch intuitive Gestaltung neigen Inhaltsautorinnen und -autoren von Anfang an eher dazu, neue Assets an der richtigen Stelle zu platzieren.

Wie Sie Unterordner erstellen, verschachteln und benennen und wie Sie Dateien in diesen Ordnern benennen, kann erhebliche Auswirkungen darauf haben, wie Business-Anwendende auf Assets zugreifen und diese nutzen. Eine häufig auftretende Herausforderung besteht darin, dass manche Teams ihre Assets in bestimmten Ordnern ablegen möchten oder dass sie viele projektbasierte Ordner erstellen möchten, anstatt eine skalierbarere, stabilere Ordnerstruktur zu erstellen. Wenn Benutzenden zu viel Freiraum beim Erstellen von Ordnern eingeräumt wird, kann dies zu Tausenden von Ordnern führen, die schwer zu verwalten sind.

Als eine Person, die DAM verwaltet oder administriert, sind Sie dafür verantwortlich, eine Ad-hoc-Ordnerstruktur zu vermeiden. Ein wichtiger Punkt, der Benutzenden nähergebracht werden sollte, ist, dass die Ordnerstruktur wichtig ist, jedoch nicht zur Asset-Suche verwendet werden sollte. Stellen Sie sich Ordner als Haus und die OmniSearch-Leiste als eine Möglichkeit vor, das Haus mithilfe von mit dem Asset verknüpften Metadaten und Tags zu durchsuchen und nicht nur mithilfe der Ordnerstruktur.

Gründe für die Notwendigkeit einer übersichtlichen Ordnerstruktur

• Zugriffssteuerungen: Zum Schützen von Ordnern und darin enthaltenen Assets mithilfe von Berechtigungen.
• Metadatenschemata: Zum Steuern, welche Metadaten auf Assets in Ordnern angewendet werden.
• Metadatenprofile: Zum Vereinfachen der Anwendung von Standardmetadaten auf Assets in einem Ordner, sodass Sie Assets leichter identifizieren und verwalten können.
• Skalierbarkeit: Zum Unterstützen von Benutzenden bei der Verwaltung und Erweiterung der Asset-Sammlung, da diese in der Regel ständig wächst.
• Veröffentlichungskontrolle: Zum Aktivieren von Veröffentlichungen und Aufhebungen von Veröffentlichungen von Assets.
• Workflows: Zum Verwalten von Assets in verschiedenen Status (Erstellung, Überprüfung, Genehmigung, Veröffentlichung und Archivierung), integriert in Workflows zum Verschieben von Assets entlang des Lebenszyklus.

Überlegungen zur Planung einer intuitiven Ordnerstruktur

• Künftige Governance: Wie werden Zugriffsberechtigungen (Lesen, Ändern und Löschen) entsprechend den geschäftlichen und technischen Anforderungen verwaltet?
• Skalierbarkeit: Ihre Organisation und Ihre Inhaltsbibliothek werden wachsen. Daher muss sich Ihre Struktur an diese zukünftigen Anforderungen anpassen können und einfach skalierbar sein, ohne dass sie dabei beschädigt wird.
• Größe: Zu viele Assets in Ordnern können zu Problemen mit der Benutzerfreundlichkeit führen und das Verwalten, Durchsuchen und Auffinden von Assets schwieriger machen. Fügen Sie nicht mehr als 1.000 Assets pro Ordner hinzu. Obwohl diese Richtlinie für AEM 6.5 gilt und AEMaaCS höhere Grenzwerte hat, können große Ordner trotzdem die Leistung beeinträchtigen.
• Auffindbarkeit: Die Struktur muss intuitiv sein. Benutzende müssen in der Lage sein, diese Assets zu finden. Sie müssen schnell erkennen können, wo die neuen Assets hochgeladen wurden und wo sie zu finden sind. Wenn die Struktur nicht intuitiv ist, wissen Personen nicht, wie Ordner oder DAM-Bibliothek korrekt verwendet werden.

Best Practices für die Ordnerstruktur

• Richten Sie eine optimierte Ordnerstruktur ein, die intuitiv ist.
• Halten Sie Ordnerhierarchien flach, um Komplexität zu vermeiden.
• Jedes Asset sollte sich in einem Ordner befinden und über andere Funktionen (Metadaten, Tagging usw.) auffindbar sein.
• Integrieren Sie Geschäftsanforderungen wie Lokalisierung, Speicherung, Archivierung, Ausgabedarstellungen und Digital Rights Management.
• Begrenzen Sie die Anzahl der Assets pro Ordner auf 500 bis 1.000 Assets, um eine hohe Leistung zu erzielen. Beachten Sie den Grenzwert von 1.000 Assets pro Ordner.
• Verwenden Sie beschreibende Namen, die den Zweck des Inhalts widerspiegeln.
• Stimmen Sie die Ordnereinrichtung mit Metadatenschemata und Metadatenprofilen ab, um Konsistenz zu gewährleisten.
• Platzieren Sie Assets (Dateien) in Blattordnern, da damit die Hierarchie übersichtlich bleibt und die Leistung verbessert wird. Wenn Sie zu viele Dateien in einen Ordner auf höherer Ebene laden, verschlechtert sich die AEM-Leistung, da die Benutzeroberfläche versucht, zu viel auf einmal zu laden.
• Implementieren Sie basierend auf den Aufbewahrungsrichtlinien Ihres Unternehmens bei Bedarf einen Archivierungs-Workflow, damit ältere Assets beibehalten, aber bei der Suche ausgeblendet werden. Es empfiehlt sich, sie in Ordnern zu speichern, auf die nur Admins zugreifen können. Erwägen Sie außerdem, Unterordner zur Archivierung nach Jahr oder anderen relevanten Metadaten zu erstellen.
• Heben Sie die Veröffentlichung von Asset-Ordnern auf, bevor Sie sie verschieben. Sonst kann es passieren, dass Assets zurückgelassen werden und ihre Veröffentlichung nicht mehr rückgängig gemacht werden kann.

Frameworks für die Ordnerstruktur

Befassen wir uns nun mit der Leistungsfähigkeit dieser Ordner. Um das Konzept der Ordnerstrukturen zu verdeutlichen, finden Sie hier einige allgemeine Beispiele für effektive Ordnerstrukturen. Es gibt allerdings keine zwei Ordnerstrukturen, die identisch sind. Am wichtigsten ist, dass Ihre Ordner auf den Anforderungen Ihres Unternehmens basieren. Es gibt keine universelle Größe, die für alle passt.  Daher veranschaulichen wir verschiedene Herangehensweisen.

HINWEIS: Verwenden Sie die unten stehenden Benennungskonventionen nicht. Verwenden Sie als Ordnernamen die aussagekräftigen Namen Ihrer Regionen, Programme, Kampagnen usw., die auf Ihr Unternehmen abgestimmt sind.

Einige Frameworks für Ordnerstrukturen, die Sie berücksichtigen sollten, werden nachfolgend erläutert.

Denken Sie daran, dass Sie nicht nur Ordnerstrukturen zum Suchen von Assets verwenden.

Sie führen jedoch viele Aktionen in einem Ordner aus, um Funktionen wie Berechtigungen, Metadaten und mehr zu konfigurieren. Einige Tools, die Sie immer wieder nutzen werden, sind das Anzeigen der Ordnerstruktur und Assets in einer Baumstruktur, Kartenansicht oder Listenansicht sowie das Sortieren nach Attributen wie Hochladedatum, Name usw.

Konventionen für die Ordnerbenennung

Ordnernamen sind wichtig für die Auffindbarkeit und Wiederverwendung von Assets. Die Verwendung klarer, beschreibender und konsistenter Ordnernamen führt Benutzende, die Assets anzeigen, nutzen oder Varianten von Assets erstellen müssen, dorthin, wo sie Assets finden oder laden können.  Einige Benutzende haben weder vollen Zugriff auf Ihr DAM zum Anzeigen aller Ordner, noch verstehen sie den vollständigen Kontext aller Ordner. Stakeholder schätzen einen sorgfältig geplanten und umgesetzten Benennungsstandard, der sie bei der Platzierung von Assets unterstützt.

Tipps von Adobe-Champions

• Ordnertitel können „menschenfreundlich“ sein.
• Verwenden Sie Kleinbuchstaben, nutzen Sie Leerzeichen anstelle von Bindestrichen und vermeiden Sie die Verwendung von Sonderzeichen.
• Systemnamen oder der Knotenname sollten stabil sein und sich selten ändern, um fehlerhafte Verweise zu vermeiden.
• Seien Sie konsistent. Verwenden Sie Akronyme, Plural, Abkürzungen oder Leerzeichen entweder immer oder nie.
• Berücksichtigen Sie verschiedene Benutzergruppen und Zugriffssteuerungen, indem Sie Ordner verwenden, um verschiedenen Gruppen Anzeige- oder Bearbeitungsberechtigungen zu gewähren oder zu verweigern.
• Achten Sie darauf, konsistente Metadaten auf Ordnerebene anzuwenden.

HINWEIS: Leerzeichen in Ordnertiteln werden in der Eigenschaft „Asset-Name“ in AEM durch ein „-“ ersetzt.

Best Practices für die Ordnerverwaltung

• Beschränken Sie die Zahl der Assets in einem Ordner: Es wird empfohlen, die Anzahl der Assets in einem Ordner auf maximal 1.000 zu beschränken. Diese Richtlinie basiert auf der Art und Weise, wie Knoten im JCR (Java Content Repository) strukturiert sind, und ist eine allgemeine Best Practice zur Vermeidung potenzieller Leistungsprobleme.
• Verwenden Sie ungeordneten Ordner: Verwenden Sie ungeordnete Ordner (sling:Folder) anstelle von geordneten Ordnern (sling:orderedFolder), um eine große Anzahl von untergeordneten Knoten effektiv zu skalieren.
• Verwenden Sie Metadaten: Verwenden Sie Metadaten zum Organisieren von und Suchen nach Assets, anstatt sich ausschließlich auf die Ordnerstruktur zu verlassen
• Beachten Sie die Anleitung zur Dimensionierung in Assets: Ausführlichere Empfehlungen zur Dimensionierung und Leistungsoptimierung für AEM Assets 6.5 finden Sie der Anleitung zur Dimensionierung in Assets. - Erwägen Sie AEM as a Cloud Service: Es wurden Verbesserungen an der Assets-Benutzeroberfläche von AEM as a Cloud Service vorgenommen, die die Leistung bei einer größeren Anzahl von Assets verbessern können. Ziehen Sie die Erstellung einer Machbarkeitsstudie in Betracht, um die Leistung in Ihrer konkreten Umgebung zu bewerten.- Heben Sie die Veröffentlichung von Ordnern mit Assets vor dem Verschieben auf: So vermeiden Sie, dass Assets zurückbleiben und ihre Veröffentlichung nicht mehr aufgehoben werden kann.

Erste Schritte mit Dateien

Nachdem Sie nun Grundlegendes zu Ordnerstrukturen und deren Bedeutung erfahren haben, werfen wir einen kurzen Blick darauf, wie Adobe Experience Manager Assets eine Vielzahl von Dateiformaten unterstützt: Adobe-Dateiformate, Bildformate, Camera Raw-Formate, Dokumentenformate, Videoformate, 3D-Formate, Audioformate und mehr.

Überlegungen zu Dateitypen, -größen und -namen

• Unterstützte Dateitypen: Überprüfen und verstehen Sie die unterstützten Dateitypen in Adobe Experience Manager Assets.
• Unterstützte Dateitypen variieren je nach Funktion: Um konsistente und zuverlässige Ergebnisse zu gewährleisten, verwenden Sie nur die unterstützten Dateiformate, die für jede Funktion dokumentiert sind. Einige Produktfunktionen unterstützen möglicherweise andere oder weniger Dateitypen oder -formate. Bei der Verwendung von Dateiformaten, die nicht offiziell unterstützt werden, funktionieren die Funktionen möglicherweise nicht wie erwartet.
• Dateinamen: In AEM Assets darf ein Asset-Dateiname keines der folgenden Sonderzeichen in dieser durch Leerzeichen getrennten Liste enthalten: * / : [ \\ ] | # % { } ? &
• Dateigrößen: AEM Assets lässt es in AEM 6.5 aufgrund einer Größenbeschränkung für Dateien standardmäßig nicht zu, Assets hochzuladen, die größer als 2 GB sind. Sie können diese Beschränkung jedoch umgehen, indem Sie CRXDE Lite aufrufen und im Verzeichnis „/apps“ einen Knoten erstellen. In AEMaaCS sind die Grenzwerte höher, es sind aber dennoch Beschränkungen für die API- und UI-Verarbeitung vorhanden.  Verwenden Sie für Dateien, die größer als 2 GB sind, die Desktop-App oder Asset Link (Creative Cloud-Connector) anstelle des Browser-Uploads.

Best Practices für Dateinamen

• Alle Asset-Namen sollten eindeutig sein, auch wenn sie sich in separaten Ordnern befinden. Durch die Verwendung eines eindeutigen Namens kann jedes Asset über eine eigene URL aufgerufen werden. Die Eindeutigkeit wird innerhalb desselben Repository-Pfads erzwungen.
• Bei Verwendung von Dynamic Media müssen die ersten 100 Zeichen des Dateinamens mit wichtigen Informationen versehen werden.
• Dateinamen sollten zwischen 50 und 75 Zeichen lang sein.
• Erstellen Sie einen benutzerfreundlichen, intuitiven Benennungsstandard. Ein klarer und konsistenter Dateibenennungsstandard bietet Benutzenden und Gruppen aus Vertrieb, Marketing und anderen Bereichen, die möglicherweise nicht vollständigen Zugriff auf das DAM haben, einen Mehrwert.
• Kommunizieren Sie Inhalte im Dateinamen klar.
• Seien Sie konsistent. Verwenden Sie Akronyme, Plural, Abkürzungen oder Leerzeichen entweder immer oder nie.
• Vermeiden Sie nicht unterstützte Sonderzeichen in Dateinamen (siehe oben).
• Seien Sie beschreibend, aber halten Sie sich kurz.
• Vermeiden Sie unnötige Wörter.
• Vermeiden Sie redundante Begriffe wie „Ordner“.
• Verwenden Sie Abkürzungen für Varianten einschließlich „var“ im Namen, um auf Varianten hinzuweisen.

Ausprobieren

Nachdem Sie nun mehr zu den Best Practices zum Einrichten von Ordnern erfahren haben, wenden Sie diese in Adobe Experience Manager in einer Sandbox mit nur wenigen Beispielordnern und Assets an.

1. Melden Sie sich bei experience.adobe.com an.

2. Klicken Sie im Bereich „Schnell-Links“ auf „Experience Manager Assets“.

3. Wählen Sie in der linken Navigation „Assets“ aus.

4. Wählen Sie den obersten Knoten mit dem Titel „Alle Assets“ aus.

5. Fügen Sie hier über die Schaltfläche „Ordner erstellen“ Ordner hinzu.

6. Fügen Sie in einem bestimmten Ordner mithilfe der Schaltfläche „Assets hinzufügen“ Assets zum Ordner hinzu

Vermeiden Sie das Hochladen oder Massenhochladen Ihrer echten Assets, bis Sie sich mit allen DAM-Stakeholdern abgestimmt haben und sich mit den Themen Metadaten, Metadatenprofile, Metadatenschemata, Taxonomie und Tagging befasst sowie eine Inhaltsstrategie entwickelt haben, mit der Sie Ihre Geschäftsanforderungen über diese Funktionen erfüllen können.

Zusätzliche Lernmaterialien

Sehen Sie sich die Session von „Adobe Experience Makers: The Skill Exchange“ mit dem Titel Taxonomie und Struktur: Das Geheimnis von AEM für skalierbares Asset-Management. an, um weitere Erkenntnisse zu gewinnen. Nutzen Sie diese zusätzlichen Ressourcen, um sich eingehender mit grundlegenden Themen zu befassen.

• Konfigurieren von AEM Assets (Playlist mit Video-Tutorials)
• Organisieren von digitalen Assets (Dokumentation)
• Verwalten von Assets (Dokumentation)
• Baseline-Ordner (Video)
• Hinzufügen digitaler Assets zu AEM (Dokumentation)
• Anleitung zur Dimensionierung in Assets (Dokumentation zu AEM 6.5)

Wie geht es weiter?

Dieser Artikel über Best Practices für die Ordnerstruktur ist Teil einer Reihe von Artikeln, die grundlegende Anleitungen, Best Practices und Tipps von Adobe-Champions für die ersten Schritte mit Adobe Experience Manager Assets enthalten. Um mit der Reihe fortzufahren, lesen Sie den nächsten Artikel über Zugriff und Berechtigungen.

Alle Artikel in dieser Reihe grundlegender Artikel zu AEM Assets finden Sie unter:

• Best Practices und Tipps für die ersten Schritte mit AEM Assets
• Ordnerstruktur und -benennung (dieser Artikel)
• Zugriff und Berechtigungen
• Metadaten, Metadatenschemata und Metadatenprofile
• Taxonomie und Tagging
• Governance
• Schulung und Unterstützung

Vielen Dank an Adobe Experience Manager-Champion Deepak Khetawat für zusätzliche Beiträge zu diesem Artikel.