In diesem Artikel werden grundlegende Best Practices und praktische Tipps zum Erstellen von Metadaten in AEM Assets erläutert. Metadaten sind für die Verwaltung digitaler Assets von entscheidender Bedeutung, da sie durch Bereitstellen von Kontext und Kategorisierung das Durchsuchen, Verwalten und Wiederverwenden von Inhalten ermöglichen. Dies steigert die Effizienz von Suche, Automatisierung, Personalisierung und Workflow in einem DAM-System (Digital Asset Management).

Erste Schritte mit Metadaten

Einfach ausgedrückt sind Metadaten Daten über Ihre digitalen Assets.

Sie beschreiben, kategorisieren und bieten Kontext, um Inhalte durchsuchbar, verwaltbar und wiederverwendbar zu machen. Stellen Sie sich Metadaten als Label auf einem physischen Dateiordner oder als beschreibendes Tag auf einem Video vor. Ohne sie wird der Inhalt nur zu einer weiteren Datei, die im System verloren geht.

Metadaten definieren Eigenschaften eines digitalen Assets, beispielsweise Titel, Erstellungsdatum, erstellende Person, Copyright-Informationen, Ablaufdatum usw.

Ein vorheriger Artikel behandelte Ordnerstrukturen. Ordnerstrukturen sind die Antwort auf die Frage „Wo ist es?“ in Bezug auf den Speicherort des digitalen Assets. Metadaten erweitern dies und beantworten Fragen wie: „Was ist dieses Asset?“ und „Für wen ist es?“ und „Wo sollte es verwendet werden?“ und „Wann läuft es ab?“

In AEM Assets dienen Metadaten nicht nur zu Informationszwecken, sondern sind auch operativ. Sie werden aus Suche, Automatisierung, Personalisierung und verschiedenen anderen Aspekten der Ausführung eines DAM gewonnen und steigern sogar die Effizienz der Workflows. Da sie aus Suche, Automatisierung, Personalisierung, verschiedenen Aspekten und sogar der Workflow-Effizienz gewonnen werden, sind Metadaten von entscheidender Bedeutung. Wenn wir sagen, dass Metadaten die Grundlage strukturierter Inhalte sind, meinen wir dies buchstäblich. Sie verleihen Inhalten sowohl Zweck als auch Kontrolle in einem skalierbaren Ökosystem.

Damit Inhalte gefunden und wiederverwendet werden können, müssen sie intelligent, skalierbar und strukturiert sein. Das Anwenden von Metadaten und eine Taxonomie sind nicht nur eine Best Practice. Sie sind obligatorisch und unverzichtbar für die Skalierung von Inhaltsvorgängen. Ohne strukturierte Metadaten und ein intelligentes System entsteht ein Inhaltschaos.

Metadaten geben Ihren Inhalten eine Bedeutung, einen Kontext und ermöglichen Durchsuchbarkeit. Sie sind es, die Inhalte auffindbar machen.

Metadatenkategorien

Metadaten können in verschiedene Kategorien fallen, beispielsweise:

• Geschäftsmetadaten: Diese können Eigenschaften enthalten wie Kampagnenname (z. B. Spring_2025_Collection), Marketing-Kanal (z. B. Social Media, Print, E-Mail), Produkt-ID/SKU (z. B. PROD-56789), Zielgruppe (z. B. Gen Z, junge Eltern, mögliche Kundinnen und Kunden), Handlungsaufrufe (z. B. „Weitere Informationen“, „Jetzt anzeigen“)
• Technische Metadaten: Diese können Eigenschaften enthalten wie Asset-Typ (z. B. Bild/JPG, Bild/PNG, Anwendung/PDF, Video/MP4), Abmessungen (z. B. Höhe und Breite eines Bildes in Pixel), Dateigröße (z. B. Größe in Kilobyte oder Megabyte), Auflösung (Detailgenauigkeit des Bildes in Pixel pro Zoll), mehr Farbe/Platz (z. B. RGB oder CMYK), Dauer (z. B. Länge in Minuten für eine Video- oder Audiodatei), Codec (verwendetes Komprimierungs-/Dekomprimierungsformat)
• Betriebliche Metadaten: Diese können Eigenschaften enthalten wie Status (z. B. „Wird überprüft“, „Genehmigt“, „Wird erstellt“, „Archiviert“), Datum der letzten Änderung, Person, die die letzte Änderung vorgenommen hat, Ablaufdatum, Copyright, Verwendungsrechte, beabsichtigte Verwendung (z. B. Kampagne A, Promotion B), Version

Best Practices für Metadaten

• Assets sollten immer Metadaten enthalten.
• Taggen Sie Assets mit strukturierten Metadaten: Um sowohl die schnelle Auffindbarkeit zu erleichtern als auch die personalisierte Bereitstellung zu fördern.
• Definieren Sie eine klare Inhaltsstrategie: einschließlich Metadaten, Tagging und Taxonomie. Dies sollte vor dem Hochladen von Assets und ihrer Freigabe für das Unternehmen geschehen.
• Bestimmen Sie, welche Metadaten erforderlich sein sollen: Auf diese Weise werden die entsprechenden Assets bei der Suche angezeigt (schließen Sie beispielsweise Titel, Beschreibung, Sprache, Geografie und andere Attribute ein, die für Ihr Unternehmen wichtig sind).
• Verwenden Sie bestimmte Terminologie: Also eine Liste genehmigter, standardisierter Begriffe und Ausdrücke zur Beschreibung und Organisation von Informationen, um den Informationsabruf zu verbessern, beispielsweise die Verwendung von Dropdown-Optionen anstelle eines freien Textfelds über Taxonomie und Tagging (siehe nächster Artikel).
• Wenden Sie Metadaten massenweise per CSV-Import/-Export an, um Zeit zu sparen: Beispielsweise können Sie 1.000 Produktfotos in einem Massen-Upload mit aktualisierten Metadaten zum Launch-Datum versehen, anstatt sie einzeln zu bearbeiten.
• Überprüfen Sie Ihre Metadaten in geplanten Zeitabständen: So stellen Sie sicher, dass Keywords auffindbar sind, nach denen Benutzende suchen, und klassifizieren noch ältere Assets weiter, beispielsweise bei der Archivierung von Assets.

Beispiele für Metadaten

Die Organisation von Metadaten erfolgt über die Funktionen von Metadatenschemata und Metadatenprofilen in AEM Assets.

Nicht alle Metadateneigenschaften gelten für alle Assets. Daher ist es sinnvoll zu definieren, welche Metadaten für welche Asset-Typen gelten.

Metadatenschemata

Ein Metadatenschema definiert sowohl die Metadateneigenschaften als auch das Seiten-Layout der Seite mit den Asset-Eigenschaften für Assets in Ordnern, die dieses Metadatenschema verwenden. Die Schemata definieren die Benutzeroberfläche, über die Benutzende Asset-Metadaten in AEM anzeigen und mit ihnen interagieren. Metadatenschemata können auf Ordner angewendet und von Unterordnern übernommen werden, um die Komplexität zu reduzieren.

Metadateneigenschaften sind wichtig, da sie auch als Filter für die Suche verwendet werden können, um die Auffindbarkeit von Inhalten zu verbessern. Wenn Sie über zwei Metadatenschemata verfügen, können die spezifischen Eigenschaften, die für den Suchindex von Interesse sind, bei der Suche angezeigt werden.

Ist es eine Best Practice, mehrere Metadatenschemata zu erstellen?

Das hängt von Ihrem Unternehmen und davon ab, welchen Datentyp Sie für Ihre Assets speichern müssen, damit sie auffindbar und wiederverwendbar sind. Verschiedene Asset-Ordner von Asset-Dateitypen benötigen möglicherweise unterschiedliche Metadatenschemata, um ihre eindeutigen Inhaltstypen oder bestimmte Metadateneigenschaften zu unterstützen, die möglicherweise nur für bestimmte Assets relevant oder erforderlich sind.

Beispiele

Ein Unternehmen kann ein Metadatenschema für Produktbilder verwenden, das Felder wie „Produkt-ID“, „Farbe“ und „Verwendungsrechte“ erfasst. Verwenden Sie ein anderes Schema für Marketing-Kampagnen-Assets, das „Kampagnenname“, „Region“ und „Enddatum“ enthält. Verwenden Sie ein drittes Schema für Unternehmensdokumente mit Feldern wie „Abteilung“, „Version“ und „Genehmigungsdatum“. Jedes Schema ist so zugeschnitten, dass Benutzenden nur die Metadaten angezeigt werden, die für ihren Asset-Typ relevant sind, was sowohl die Auffindbarkeit als auch die Governance verbessert.

Metadatenprofile.

Ein Metadatenprofil ist leistungsstark. Es ermöglicht Ihnen das Anwenden von Standardmetadaten auf alle Assets in einem Ordner. Für verschiedene Asset-Ordner können verschiedene Metadatenschemata erforderlich sein, um ihre eindeutigen Inhaltstypen oder wichtige Daten zu unterstützen, die auf die Assets in einem Ordner angewendet werden sollen.

Beispielsweise könnte ein Ordner mit Dateien für das Programm „Sommerkampagne 2025“ über ein Metadatenprofil verfügen, das automatisch Standardfelder wie „Kampagne = Sommer 2025“ und „Region = Nordamerika“ und „Saison = Sommer“ auf jedes hochgeladene Asset anwendet, sodass Benutzende nicht wiederholt dieselben Werte eingeben müssen.

Was ist der Hauptvorteil der Verwendung von Metadatenschemata und -profilen?

Nachdem Sie ein Metadatenprofil erstellt und es auf einen Ordner angewendet haben, erbt jedes Asset, das Sie nachfolgend in den Ordner hochladen, die standardmäßigen Metadaten, die Sie im Metadatenprofil konfiguriert haben.

Metadatengesteuerte Berechtigungen

Metadatengesteuerte Berechtigungen sind eine Funktion von AEM as a Cloud Service, mit der Zugriffssteuerungsentscheidungen auf Basis von Asset-Inhalten oder Metadateneigenschaften anstelle von Ordnerstrukturen getroffen werden können. Mit dieser Funktion können Sie Zugriffssteuerungsrichtlinien definieren, die Attribute wie den Asset-Status, den Asset-Typ oder eine benutzerdefinierte Metadateneigenschaft auswerten. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Metadatengesteuerte Berechtigungen im Abschnitt „Lernmaterialien“ unten.

Ausprobieren

• Metadatenschemata können auf Ordner angewendet werden. Sie werden mithilfe des Metadatenformular-Editors verwaltet. Navigieren Sie zu Assets > Metadatenformulare und klicken Sie dann auf Erstellen, um ein Metadatenformular zu erstellen.

• Metadatenprofile können auch auf Ordner angewendet werden. Um ein Metadatenprofil zu erstellen, navigieren Sie zu Tools > Assets > Metadatenprofile und klicken Sie dann auf Erstellen.

• Verwenden Sie „Assets“ > Editor für „Ordner“, um einem Ordner ein Metadatenschema zuzuweisen.

• Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um ein bestimmtes Asset zu bearbeiten, und denken Sie daran, abschließend auf „Speichern“ zu klicken.

  • Wählen Sie das Asset aus und klicken Sie in der Symbolleiste auf Eigenschaften anzeigen.
  • Wählen Sie über die Miniaturansicht des Assets die Schnellaktion Eigenschaften anzeigen aus.
  • Klicken Sie auf der Asset-Seite in der Symbolleiste auf Eigenschaften anzeigen.

Zusätzliche Lernmaterialien

Erkenntnisse für die Sessions von „Adobe Experience Makers: The Skill Exchange“

• Einen umfassenden Einblick in die Erstellung von Metadatenschemata erhalten Sie unter Intelligent, skalierbar und strukturiert: Erstellen eines zukunftsfähigen Inhalts-Frameworks von Ritesh Mittal, Lead Architect bei IBM, Adobe AEM-Champion und Adobe Community Advisor Captain.
• Eine ausführliche Anleitung zu Best Practices für Metadaten finden Sie unter Taxonomie und Struktur: Das Geheimnis von AEM für skalierbares Asset-Management der AEM-Champions Melanie Bartlett und Katie June.

Darüber hinaus sind die folgenden Ressourcen beim Erstellen von Metadaten, Metadatenprofilen, Metadatenschemata und metadatenbasierten Berechtigungen hilfreich.

• Grundlegendes zu Asset-Metadaten in AEM Assets (Video-Playlist, alle Versionen)
• Verwalten von Metadaten für digitale Assets (Dokumentation zu AEM as a Cloud Service)
• Metadatenkonzepte und Grundlegendes (Dokumentation zu AEM 6.5)
• Verwalten von Metadaten für digitale Assets(Dokumentation zu AEM 6.5)
• Metadatenimport und -export in Experience Manager Assets (Dokumentation zu AEM 6.5 und AEM as a Cloud Service)
• Metadatengesteuerte Berechtigungen (Dokumentation zu AEM as a Cloud Service)
• Best Practices für Tags, Taxonomie und Metadaten: Allgemeine Zusammenfassung (Dokumentation zu AEM as a Cloud Service)

Wie geht es weiter?

Dieser Artikel über Best Practices für Metadaten ist Teil einer Reihe von Artikeln, die grundlegende Anleitungen, Best Practices und Tipps von Adobe-Champions für die ersten Schritte mit Adobe Experience Manager Assets enthalten. Als Nächstes befassen wir uns in dieser Serie mit Taxonomie und Tagging.

Alle Artikel in dieser Reihe grundlegender Artikel zu AEM Assets finden Sie unter:

• Best Practices und Tipps für die ersten Schritte mit AEM Assets
• Ordnerstruktur und -benennung
• Zugriff und Berechtigungen
• Metadaten, Metadatenschemata und Metadatenprofile (dieser Artikel)
• Taxonomie und Tagging
• Governance
• Schulung und Unterstützung