Im Rahmen der Onboarding-Artikelreihe für AEM Assets wurden Best Practices und Tipps von Champions zu den wichtigsten zu verwendenden Funktionen in AEM Assets vorgestellt. Beim Verwalten eines DAM geht es jedoch um mehr als nur um die Verwendung von Funktionen. In diesem Artikel wird die DAM-Governance untersucht. Dabei werden Richtlinien, Rollen, Standards und Workflows festgelegt, um eine korrekte und konsistente Verwendung digitaler Assets sicherzustellen und zu gewährleisten, dass das Team damit vertraut ist.
Zusammenfügen aller Teile und Gewährleisten von Governance
In den vorherigen Artikeln dieser Reihe wurden die Grundlagen behandelt, die für Ihre Inhaltsstrategie wesentlich sind. Diese Ressourcen behandelten wichtige Themen wie Best Practices und Tipps für die ersten Schritte mit AEM Assets, Ordnerstruktur und -benennung, Zugriff und Berechtigungen, Metadaten, Taxonomie und Tagging.
Als Nächstes fügen wir das Was, das Warum und das Wie für erfolgreiche Governance zur Verwaltung von AEM Assets zusammen.
Was ist DAM-Governance?
Es handelt sich dabei um eine Reihe von Richtlinien, Rollen, Standards und Workflows, die Folgendes sicherstellen:
- Die Assets werden korrekt und konsistent verwendet.
- Der gesamte Asset-Lebenszyklus, von der Erstellung über die Genehmigung bis hin zur Archivierung, wird geregelt.
- Es besteht ein Gleichgewicht zwischen Benutzerflexibilität und organisatorischer Kontrolle.
- Compliance, Effizienz und Skalierbarkeit werden erreicht.
- Das DAM ist erfolgreich.
„Stellen Sie sich die DAM-Governance als Entwurf für den betrieblichen Erfolg Ihrer Marke vor. Sie stellt sicher, dass jedes digitale Asset nicht nur gespeichert, sondern in Ihrem gesamten Unternehmen konform und auffindbar ist und einen Mehrwert bringt.“
– Katie Junge, Senior Marketing Technology Product Manager bei Workday und AEM-Champion
Warum benötigen Sie Governance?
DAM-Governance bietet einen Rahmen, um alle Team-Mitglieder auf Kurs zu halten, und:
- verhindert Asset-Missbrauch und nicht autorisierten Zugriff.
- stellt Metadatenstandards für die Suche und Kategorisierung sicher.
- fördert konsistente Benennungskonventionen und Taxonomien.
- unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z. B. Lizenzierung, DSGVO).
- verbessert die Benutzerverantwortung durch Rollen und Berechtigungen.
„Die Verwendung eines DAM ohne Governance wird schnell zur Herausforderung. Der wahre Wert von AEM Assets entfaltet sich, wenn Metadaten, Berechtigungen und Taxonomie zusammenarbeiten, um Inhalte sofort nutzbar und wiederverwendbar zu machen.“
– Priya Nair, AEM Technical Lead bei Loblaw und AEM-Champion
Lassen Sie uns nun untersuchen, wie mithilfe von fünf wichtigen Schritten eine gute Governance erreicht werden kann.
So gelingt DAM-Governance
1. Setzen klarer Ziele und Zusammenstellen des richtigen Teams
- Stimmen Sie Geschäftsanforderungen, Markenkonsistenz, Compliance und Effizienz ab.
- Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Personen einbeziehen. Je nach Unternehmen sind die Teams unterschiedlich. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie Mitarbeitende aus Marketing, Kreativ-Abteilung, IT und Entwicklung sowie alle Benutzenden berücksichtigen.
2. Definieren von Standards und Zugriffsrichtlinien
- Legen Sie die Ordnerstruktur, das Metadatenschema und die Benennungskonventionen fest, um sicherzustellen, dass sie alle für Ihre Geschäftsanforderungen konfiguriert sind.
- Legen Sie rollenbasierte Berechtigungen fest und dokumentieren Sie alle Arten von Verwendungsrechten, die im Backend im DAM konfiguriert sind, sodass keine rechtlichen Probleme auftreten.
3. Erstellen und Automatisieren von Workflows
- Erstellen Sie Asset-Genehmigungsketten mit Benachrichtigungen.
- Dokumentieren Sie den gesamten Asset-Lebenszyklus, vom Hochladen über die Überprüfung und Genehmigung bis hin zur Archivierung.
4. Schulung von Benutzenden und Unterstützung bei der Einführung
- Führen Sie eine sehr robuste Änderungs-Management-Strategie ein.
- Bieten Sie rollenbasierte Schulungen und Onboarding sowie eine Vielzahl von Möglichkeiten zum Lernen und Konsumieren neuer Informationen an, sei es mit Kurzüberblicken, über Lern-Lunches, Videos usw.
- Berücksichtigen Sie die spezifischen Schulungsanforderungen für Admins im Vergleich zu normalen Benutzenden oder Bibliothekarinnen und Bibliothekaren. Für alle drei Rollen ist eine unterschiedliche Unterstützung erforderlich. Bieten Sie keine Unterstützung für irrelevante Themen an, da dies Auswirkungen auf das Interesse der Betroffenen am Tool haben kann. Weitere Informationen finden Sie im Handbuch Schnellere Akzeptanz durch Schulungen und Unterstützung.
5. Überwachen der Nutzung und Optimieren
- Wie schon erwähnt, ist das DAM kein System, das einfach eingerichtet und danach vergessen werden kann. Es ist ein System, das ständig überwacht werden muss.
- Verwenden Sie Dashboards, um Leistung, Compliance und Systemzustand zu verfolgen.
- Werten Sie Metadatenschemata und Tagging-Anforderungen kontinuierlich aus und aktualisieren Sie diese zur Unterstützung neuer Kampagnen, Programme, geografischer Gebiete usw.
- Überprüfen und archivieren Sie Assets regelmäßig, sodass nur relevante Suchergebnisse angezeigt werden.
„Bei der richtigen DAM-Governance geht es nicht nur um die Verwaltung von Assets, sondern auch um die Unterstützung von Personen. Eine effektive DAM-Governance in AEM beginnt mit dem richtigen Team und klaren Standards, aber sie gedeiht durch Schulungen. Wenn Benutzende mit dem Wissen ausgestattet werden, mit dem sie AEM sicher verwenden können, beschleunigt dies die Einführung, der Zugriff wird zielgerichtet und der Wert Ihrer digitalen Assets nimmt zu.“
– Melanie Bartlett, Partner Development Director bei MRM und AEM-Champion
Governance: Eine der wichtigsten Grundlagen für die Verwendung von AEM Assets
Dieser Artikel über Best Practices für Governance ist Teil einer Reihe von Artikeln, die grundlegende Anleitungen, Best Practices und Tipps von Adobe-Champions für die ersten Schritte mit Adobe Experience Manager Assets enthalten. Alle Artikel in dieser Reihe grundlegender Artikel zu AEM Assets finden Sie unter:
- Best Practices und Tipps für die ersten Schritte mit AEM Assets
- Ordnerstruktur und -benennung
- Zugriff und Berechtigungen
- Metadaten, Metadatenschemata und Metadatenprofile
- Taxonomie und Tagging
- Governance
- Schulung und Unterstützung
Zusätzliche Lernmaterialien
- Sehen Sie sich zum Thema Governance die Session von „Adobe Experience Makers: The Skill Exchange“ mit dem Titel Taxonomie und Struktur: Das Geheimnis von AEM für skalierbares Asset-Management von AEM-Champions Melanie Bartlett und Katie Junge an.
- Erfahren Sie mehr über Governance in Wirkungsvolle Content-Governance-Strategie als Basis einer erfolgreichen Implementierung von AEM-Champion Gary Howell.
- Erfahren Sie mehr über die Unterstützung von Teams in Schnellere Akzeptanz durch Schulungen und Unterstützung von AEM-Champion Erin Brown.
- Erfahren Sie mehr über Änderungs-Management in Grundlagen des erfolgreichen Änderungs-Managements.