In diesem Leitfaden finden Sie Tipps, wie Digital Asset Manager intuitive Tools zum Selbststudium erstellen können. Steigern Sie die Akzeptanz von Adobe Experience Manager Assets, indem Sie proaktiv Ressourcen bereitstellen, die die Mitarbeitenden jederzeit abrufen können und gezielt bei ihrer Arbeit unterstützen.

Als Digital Asset Manager haben Sie die Aufgabe, die Belegschaft dabei zu unterstützen, Adobe Experience Manager (AEM) erfolgreich einzusetzen, indem Sie ihnen helfen, Assets einfach zu finden, zu nutzen und wiederzuverwenden. Ideal wäre ein Self-Service-Tool, mit dem die Mitarbeitenden lernen, AEM einfach und effizient zu verwenden. Zeigen Sie ihnen, wie das Tool funktioniert und sorgen Sie dafür, dass ihre Bedürfnisse vorausschauend mit On-Demand-Ressourcen abgedeckt sind. Das DAM-Management-Team von Best Buy hat Self-Service-Ressourcen zusammengestellt, bei denen die Mitarbeitenden selbst entscheiden können, wann sie lernen möchten, und wo sie Antworten auf häufig gestellte Fragen finden.

Unabhängig davon, ob Sie Content Manager, DAM-Librarian, Digital Asset Specialist, Content Author, Digital Asset Manager oder Produktverantwortliche sind, bietet Ihnen dieser Leitfaden Tipps und Best Practices zur optimalen Unterstützung der Mitarbeitenden.

Ich leite bei Best Buy das DAM Asset Management-Team, das die Assets verwaltet. Das DAM Asset Management-Team erhält Assets vom Kreativ-Team, lädt sie in das DAM-System hoch und versieht sie mit allen erforderlichen Metadaten, sodass Assets ordnungsgemäß kategorisiert werden können und leicht auffindbar sind.

Zur Einführung der Asset-Bibliothek bei Best Buy erstellen wir einseitige Anleitungsblätter und führten persönliche Gruppenschulungen durch, um die Mitarbeitenden in AEM zu schulen. Doch manche Benutzende, insbesondere die Kreativ-Teams, hatten nach wie vor Probleme bei der Asset-Suche. Zeitweise konnten sie die benötigten Assets nicht finden, sodass sie letztendlich neue Assets erstellten oder das Asset-Management baten, ihnen die richtigen Asset bereitzustellen. Den Mitarbeitenden permanent bei der Asset-Suche zu helfen, war keine effiziente Lösung und für keines der beiden Teams auf lange Sicht machbar.

Deshalb versuchten wir einen anderen Weg. Wir führten kleinere eigenständige Lerneinheiten ein und boten den Mitarbeitenden maßgeschneiderte Lernmöglichkeiten. Im Folgenden finden Sie die Ressourcen, die wir unseren Mitarbeitenden zur Verfügung stellten.

Schulungsressourcen.

AEM 101 PDF.

Diese AEM 101 PDF-Datei wird neuen Mitarbeitenden bereitgestellt, wenn diese eine Adobe Experience Manager-Lizenz erhalten. Die PDF-Datei enthält Anmeldeinformationen, einfache Navigationsanweisungen und Tipps zur Verwendung des Tools. Unten sehen Sie einen Auszug aus dieser PDF-Datei:

AEM 101 – Präsenzschulung.

Diese Schulung richtete sich in erster Linie an das Kreativ-Team und wurde allen Neueinstellungen oder neuen Benutzenden von AEM angeboten. Die Schulung wurde entweder in Einzelsitzungen oder Kleingruppen durchgeführt und bot eine Demo über die Anmelde-, Such-, Download- und Rights-Management-Funktionen. So wird in der Schulung beispielsweise gezeigt, wie man nach Assets mit Urlaubsthemen suchen und diese für die Verwendung in Marketing-Kampagnen herunterladen kann.

Vorgeschlagene Inhalte:

• Anmelden
• Tipps und Tricks zur Suche/zum Filtern
• Downloads
• Sammlungen
• Rights Management
• Projekte
• Falls zutreffend: Workflows, Experience Fragments

Videos mit Profi-Tipps.

Ein Schulungsordner in AEM enthält kurze Profi-Tipp-Videos, in denen einfache Aufgaben veranschaulicht werden. Die meisten Videos dauern weniger als 60 Sekunden und behandeln ein bestimmtes Thema, z. B. die Anmeldung, das Suchen und Verwenden von Filtern und die Verwendung von Assets mit Rights Management. So zeigt beispielsweise ein Video, wie man mithilfe von Filtern nach hochauflösenden Bildern für Social-Media-Posts suchen kann. DAM-Managerinnen und -Manager können bei Fragen Links zu bestimmten Schulungsressourcen versenden.

Der Schulungsordner sieht wie in der folgenden Abbildung dargestellt aus und enthält Ordner für jeden dieser Themenbereiche:

• Navigation
• Suchen nach Assets
• Herunterladen von Assets
• Verwenden von Sammlungen
• Verwenden von Projektordnern
• Informationen zum Rights Management
• Asset-Anforderungen

Hier ist ein Beispiel für ein Profi-Tipp-Video zu Suchfiltern.

E-Learning zum Rights Management.

Nach der Einführung der neuen Rights-Managed-Funktion führten wir eine Schulung durch und entwickelten ein verpflichtendes E-Learning-Modul, das alle Benutzenden absolvieren mussten. In diesem Video wurden die Grundlagen von Rights Managed behandelt, und am Ende wurde ein 5-Fragen-Quiz durchgeführt. Die Mitarbeitenden mussten das Quiz bestehen, um nicht ihre AEM-Lizenz zu verlieren.

Das E-Learning-Modul beginnt mit einer Botschaft des Senior Vice President of Creative and Media, die alle daran erinnert, warum Rights Managed wichtig ist und welche Rolle sie dabei spielen. Danach wird erläutert, wie Rights Managed Assets identifiziert werden und wie wichtig die Einhaltung von Nutzungsrechten ist.

Entscheidend beim E-Learning ist, kontinuierlich zu dokumentieren, wie oft E-Learning-Module genutzt werden, und neue Benutzende gezielt dorthin zu führen.

Unten finden Sie die erste Seite des E-Learning-Programms:

Monatliche optionale Lunch-and-Learn-Einheiten.

Für die Abteilung Creative and Media wurden jeden Monat während der Mittagspause optionale Sitzungen angeboten. Sitzungen begannen mit einer Funktions-Demo und endeten mit einer Frage-und-Antwort-Einheit. Alle Sitzungen wurde aufgezeichnet und in AEM gespeichert, sodass sie später zusammen mit den Profi-Tipp-Videos angesehen werden konnten. Häufige Szenarien waren: Erstellen einer Smart-Sammlung, Finden und Herunterladen von Rights Managed Assets sowie Such-Tipps.

Wichtigste Erkenntnisse.

1. Analyse der Zielgruppe. Die Schulungsinhalte sollten auf die Bedürfnisse der Benutzenden zugeschnitten sein. Holen Sie zunächst Feedback ein, führen Sie Umfragen durch oder wenden Sie sich direkt an die Benutzenden, um zu erfahren, wie sie am liebsten lernen.
2. Konsistente Kommunikation. Ob es sich um monatliche Lunch-and-Learn-Einheiten handelt oder um Schulungsvideos – teilen Sie den Mitarbeitenden mit, wo und wann sie die benötigten Informationen finden. Finden Sie einen Rhythmus und bleiben Sie dabei.
3. Finden Sie Ihren Fokus. Anhand der Rückmeldungen war klar, dass die Mitarbeitenden mit dem Rights Management kämpften. Durch die Erstellung einer speziellen Schulung zu diesem Thema konnte das DAM-Bibliotheks-Team Zeit sparen. Gleichzeitig erhielten die Mitarbeitenden mehr Sicherheit bei der Verwendung von AEM.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Adobe Experience Manager-Initiative für Benutzerakzeptanz und -schulung darauf abzielte, ein Self-Service-Modell für Mitarbeitende bereitzustellen, um AEM effizient für die Suche zu verwenden und die Verwendung und Wiederverwendung von Assets zu erleichtern. Durch das Angebot einer Vielzahl von Ressourcen wie Profi-Tipps-Videos und monatlichen Lunch-and-Learn-Sitzungen wurde sichergestellt, dass die Mitarbeitenden über die Tools und das Wissen verfügten, die sie für die effiziente Erledigung ihrer Arbeit benötigten. Diese Vorgehensweise verbesserte nicht nur die User Experience, sondern machte die Asset-Suche und -Nutzung sowohl für die Mitarbeitenden als auch für das Schulungs-Team effizienter und nachhaltiger.