Dieser Leitfaden gibt Digital Asset Managern Empfehlungen zur Erstellung und Bereitstellung intuitiver, selbstbedienbarer Lernangebote für Benutzer. Wenn Sie proaktiv bedarfsgerechte Ressourcen anbieten, die die Bedürfnisse der Benutzer vorwegnehmen und sie stärken, fördern Sie die Nutzung von Adobe Experience Manager Assets.

Als Digital Asset Manager unterstützen Sie Benutzer dabei, mit Adobe Experience Manager (AEM) erfolgreich zu arbeiten, indem Sie ihnen das Auffinden, Nutzen und Wiederverwenden von Assets erleichtern. Ziel ist es, ein Self-Service-Tool bereitzustellen, damit Ihre Benutzer optimal geschult sind und AEM einfach und effizient nutzen können. Damit die Benutzer die benötigten Ressourcen erhalten, zeigen Sie ihnen, wie das Tool funktioniert, und gehen mit On-Demand-Ressourcen proaktiv auf ihre Bedürfnisse ein. Die DAM Manager von Best Buy haben Self-Service-Ressourcen zusammengestellt, damit Benutzer eigenständig lernen und Antworten auf häufig gestellte Fragen finden können.

Ob Content Manager, DAM Librarian, Digital Asset Specialist, Content Author, Digital Asset Manager oder Product Owner – dieser Leitfaden bietet Ihnen Tipps und Best Practices, um Ihre Benutzer optimal zu unterstützen.

Bei Best Buy leite ich das DAM Asset Management Team, das die Assets verwaltet. Das DAM Asset Management Team erhält Assets von Creators, lädt sie in das DAM und ergänzt alle erforderlichen Metadaten, sodass die Assets optimal kategorisiert und leichter auffindbar sind.

Beim Rollout der Best Buy Asset-Bibliothek haben wir One-Sheets (einseitige Anleitungsblätter) erstellt und Gruppenschulungen vor Ort durchgeführt, um die Nutzenden mit AEM vertraut zu machen. Doch Endnutzende, die nach Assets suchten – insbesondere die Kreativteams – hatten weiterhin Schwierigkeiten. Teilweise fanden sie die benötigten Assets nicht, erstellten dann neue Assets oder baten die Asset-Manager, sie zum richtigen Asset zu führen. Einzelne Nutzende bei der Asset-Suche individuell zu unterstützen, ist ineffizient und für beide Teams langfristig nicht tragbar.

Deshalb haben wir einen anderen Ansatz gewählt: Wir haben kleinere, selbstgesteuerte Lernangebote eingeführt und maßgeschneiderte Optionen bereitgestellt, damit die Endnutzenden auf die für sie passende Weise lernen können. Nachfolgend finden Sie Ressourcen, die speziell für unsere Endnutzenden erstellt wurden.

Ressourcen für das Enablement

Das AEM 101 PDF

Dieses AEM 101 PDF erhalten neue Nutzende, sobald sie eine Adobe Experience Manager-Lizenz bekommen. Das PDF enthält erste Informationen zur Anmeldung, einfache Hinweise zur Navigation und einige Tipps zur Nutzung des Tools. Nachfolgend sehen Sie einen Auszug aus dem PDF:

AEM 101 Präsenzschulung

Die Schulung richtete sich in erster Linie an das Kreativ-Team, stand aber allen neuen Mitarbeitenden oder neuen Nutzenden von AEM offen. Die Schulung fand als 1:1- oder Kleingruppensitzung statt und beinhaltete eine Demo zu den Themen Anmeldung, Suche, Download und Rights Management. Beispielsweise zeigt die Schulung, wie Sie nach Assets mit Feiertagsbezug suchen und diese für Marketingkampagnen herunterladen können.

Vorgeschlagene Agenda:

• Anmeldung
• Tipps und Tricks zur Suche/Filterung
• Download
• Kollektionen
• Rights Management
• Projekte
• Falls zutreffend: Workflows, Experience Fragments

Pro-Tipp-Videos

Ein Schulungsordner in AEM enthält kurze Pro-Tipp-Videos, die einfache Aufgaben zeigen und die Schulung unterstützen. Die meisten Videos sind kürzer als 60 Sekunden und behandeln jeweils ein bestimmtes Thema, zum Beispiel das Anmelden, das Finden und Verwenden von Filtern oder den Umgang mit Rights Managed Assets. In einem Video wird beispielsweise gezeigt, wie Sie Filter einsetzen, um hochauflösende Bilder für Social-Media-Posts zu finden. DAM-Manager können Links zu bestimmten Schulungsressourcen als Antwort auf Fragen teilen.

Der Schulungsordner sieht wie unten abgebildet aus und enthält Ordner für die folgenden Bereiche der Enablement:

• Navigation
• Assets suchen
• Assets herunterladen
• Verwendung von Sammlungen
• Verwendung von Projektordnern
• Rights Managed Informationen
• Asset-Anforderungen

Hier sehen Sie ein Beispiel für ein Pro-Tipp-Video zu Suchfiltern

Rights Management eLearning

Nach der Einführung der neuen Rights Management-Funktionalität haben wir eine Schulung durchgeführt und ein verpflichtendes eLearning-Modul entwickelt, das alle Benutzer absolvieren mussten. In diesem Video wurden die Grundlagen von Rights Management erklärt und am Ende ein Quiz mit fünf Fragen eingebunden. Die Benutzer mussten das Quiz bestehen, um zu vermeiden, dass ihre AEM-Lizenz deaktiviert wird.

Das eLearning beginnt mit einer Nachricht des Senior Vice President of Creative and Media, in der die Benutzer daran erinnert werden, warum Rights Management wichtig ist und welche Rolle sie dabei spielen. Anschließend wird erläutert, wie Rechte-geschützte Assets erkannt werden und warum es wichtig ist, die Nutzungsrechte einzuhalten.

Es wird kontinuierlich darüber berichtet, wie oft das eLearning absolviert wird, und neue Benutzer werden gezielt aufgefordert, das eLearning zu absolvieren – ein entscheidender Bestandteil. Das eLearning ist ein zentrales Element.

Die erste Seite des eLearning finden Sie unten:

Monatliche Sprechstunden / Lunch and Learns

Jeden Monat fanden für die Creative and Media-Abteilung optionale Sprechstunden zur Mittagszeit statt. Die Sitzungen begannen mit einer Feature-Demo und endeten mit einer Fragerunde. Jede Sitzung wurde aufgezeichnet und zusammen mit den Pro-Tipp-Videos in AEM zur späteren Referenz gespeichert. Typische Themen waren: Wie erstelle ich eine Smart-Sammlung, wie finde und lade ich Rights Management-Assets herunter, sowie Tipps und Tricks zur Suche.

Wichtige Erkenntnisse

1. Kennen Sie Ihr Publikum. Ihre Schulungsinhalte sollten die Endnutzenden dort abholen, wo und wie sie am liebsten lernen. Holen Sie Feedback ein, verschicken Sie Umfragen oder treten Sie direkt mit Ihren Nutzenden in Kontakt, um zu erfahren, wie sie am besten lernen möchten.
2. Kommunizieren Sie konsequent. Ob monatliche Lunch-and-Learn-Sessions oder ein fester Ort für alle Schulungsvideos – teilen Sie Ihren Nutzenden mit, wo und wann sie die benötigten Informationen finden. Finden Sie einen Rhythmus und bleiben Sie dabei.
3. Fokussieren Sie sich. Rückmeldungen der Endnutzenden zeigten, dass es Schwierigkeiten beim Rights Management gab. Eine gezielte Schulung zu diesem Thema hat dem DAM-Team Zeit gespart und den Endnutzenden mehr Sicherheit bei der Nutzung von AEM gegeben.

Zusammengefasst zielte die Initiative zur Förderung der Anwenderakzeptanz und Schulung in Adobe Experience Manager darauf ab, ein Self-Service-Modell zu schaffen, mit dem Endnutzende AEM effizient für die Suche sowie für die Nutzung und Wiederverwendung von Assets einsetzen können. Durch verschiedene Ressourcen wie Pro-Tipp-Videos und monatliche Sprechstunden stellte die Initiative sicher, dass die Nutzenden über die notwendigen Werkzeuge und das Wissen verfügten, um erfolgreich zu sein. Dieser Ansatz verbesserte nicht nur das Anwendererlebnis, sondern machte die Suche und Nutzung von Assets für die Nutzenden und das Schulungs-Team effizienter und nachhaltiger.