Dieser Artikel bietet strategische Orientierung, grundlegende Best Practices und praktische Tipps für den Einstieg in Adobe Experience Manager Assets. Dieses unverzichtbare Handbuch legt den Fokus auf die Notwendigkeit einer Content-Strategie und wichtige Überlegungen für die Anforderungserhebung, bevor Sie Ihr DAM aufbauen.

Wenn Sie neu bei Adobe Experience Manager Assets sind, herzlich willkommen!

Adobe Experience Manager Assets unterstützt Ihr Unternehmen dabei, eine zentrale Plattform für die Speicherung digitaler Assets wie Bilder, Videos, Dokumente und mehr einzurichten. Die wichtigsten Funktionen von AEM Assets lassen sich so konfigurieren, dass sie die Verwaltung, das Auffinden, Teilen und Verteilen von Assets über den gesamten Lebenszyklus hinweg – von der Erstellung über die Klassifizierung, Verteilung, Variantenbildung, das Einspielen bis hin zur Archivierung – vereinfachen und optimieren.

Dieses Handbuch beleuchtet, warum Sie eine DAM-Content-Management-Strategie benötigen. Weitere Leitfäden vertiefen grundlegende Konzepte für Digital Asset Manager und Administratoren zu Themen wie:

• Ordnerstruktur & Benennung

• Zugriff & Berechtigungen

• Metadaten, Metadatenschema & Metadatenprofile

• Taxonomie und Verschlagwortung

• Governance

Warum Sie eine DAM-Content-Management-Strategie benötigen

Bevor Sie sich mit den Möglichkeiten von AEM Assets zur Steigerung der Content Velocity, Auffindbarkeit und Wiederverwendung beschäftigen, sollten Sie wissen, warum Sie nicht nur ein DAM-Tool, sondern auch eine Strategie für das Management Ihrer Assets benötigen.

Ohne eine durchdachte Strategie für Ihre Inhalte treten häufige Herausforderungen auf. Das erschwert die Nutzung Ihrer DAM-Bibliothek und erhöht Zeitaufwand, Aufwand und Kosten für den Betrieb des DAM.  Im Folgenden finden Sie einige der häufigsten Herausforderungen, die Sie bei der Planung und Umsetzung Ihrer Strategie vermeiden sollten.

• Überwältigende Mengen an Assets – Unternehmen verzeichnen eine regelrechte Flut an Assets, Versionen und Varianten. Durch die Organisation der Assets mit Metadaten und Tags lassen sich jedoch Struktur, Skalierbarkeit und Auffindbarkeit sicherstellen.

• Duplizierte Assets  – Von Benutzern erstellte doppelte Assets, Varianten und Ausgabedarstellungen erschweren die Suche nach den benötigten Inhalten. Die Einführung von Best Practices kann dem entgegenwirken.

• Fehlende Auffindbarkeit –  es kann für Organisationen schwierig sein, Assets zu finden . Mögliche Gründe dafür sind:

  • Eine nicht intuitive Ordnerstruktur – Probleme entstehen, wenn Inhalte ohne ein systematisches Konzept organisiert werden. Wird jedoch eine dauerhafte, skalierbare Ordnerstruktur durchgesetzt, lässt sich der Aufwand für das Klassifizieren, Hochladen oder Suchen von Assets deutlich reduzieren.

  • Fehlende Metadaten oder Tagging – Mit Metadaten und Tagging können Benutzer Assets einfacher beschreiben, auffindbar machen und bereitstellen sowie die Nachverfolgung im Asset-Lebenszyklus besser unterstützen.

  • Nichtbeachtung von Asset-Benennungsstandards – Mit AEM als zentralem Enterprise-DAM können neue Benennungsstandards für Assets durchgesetzt werden. Dadurch finden Benutzer Assets leichter, wenn eine intuitive Namensgebung eingehalten wird.

  • Ineffiziente Suchfunktionen – AEM ermöglicht es Benutzern, Assets mithilfe von Metadaten und Tags effizienter zu finden, Assets gezielt wiederzuverwenden und überflüssige Renditions zu vermeiden.

Wenn Sie diese typischen Herausforderungen im Digital Asset Management nicht frühzeitig angehen, kann das zu ernsthaften Problemen für Ihr DAM und Ihre Nutzenden führen und sich sogar negativ auf die Performance oder Compliance auswirken.

Entscheidend ist: Wenn Sie keine solide Content-Strategie haben, die auf Ihre Geschäftsanforderungen abgestimmt ist, besteht das grundlegende Risiko von Content-Chaos.

Content-Chaos kann schnell entstehen und ist oft schwer, zeitaufwendig und kostspielig zu beheben. Präventive Maßnahmen gegen Content-Chaos sind entscheidend, um von der besseren Auffindbarkeit, Wiederverwendbarkeit und Suche von Content zu profitieren.

Definition Ihrer Digital Asset Management-Anforderungen

Um die typischen Herausforderungen durch Content-Chaos zu vermeiden, sollten Sie eine strukturierte Anforderungserhebung durchführen, um die Geschäftsanforderungen zu erfassen. So erhalten Sie wichtige Erkenntnisse und Inputs für Ihre Implementierung, damit Sie das DAM optimal für den Asset-Einsatz und das Asset-Management aufsetzen. Folgende zentrale Aspekte sollten Sie bei der Anforderungserhebung berücksichtigen:

• Geschäftliche Anwendungsfälle identifizieren

  • Personas für User Stories erfassen: z. B. Autor, DAM-Administrator, Marketer, Agentur-Mitarbeitende usw.

  • Für jeden Anwendungsfall das User-Story-Format verwenden: Als <bestimmte(r) Benutzer/Persona/Rolle> möchte ich <gewünschtes Ergebnis / zentrales Problem, das gelöst werden soll>, damit <Vorteil durch die Implementierung der Funktion>“.

  • Akzeptanzkriterien einbeziehen: Dies gilt als erledigt, wenn … (definiert über Metadaten).

• Funktionale Anforderungen erfassen – auf Basis der Persona-Profil-Spezifikation ermöglicht diese Arbeit die klare und präzise Erfassung von Benutzerzielen, geschäftlichen Anforderungen, Bedürfnissen und Vorteilen in einer einzigen, übersichtlichen Aussage. Definieren Sie die Ziele der Persona für jede der folgenden Kategorien:

  • Taxonomie

  • Metadaten

  • Workflow

  • Reporting

  • Suche

  • Abgelaufene Assets

• Nicht-funktionale Anforderungen erfassen – legt Kriterien fest, anhand derer der Betrieb eines Systems bewertet werden kann, anstatt sich auf spezifische Verhaltensweisen zu beziehen. Folgende Bereiche werden abgedeckt:

  • Leistungsanforderungen
  • Sicherheitsanforderungen
  • Authentifizierung
  • Autorisierung und Zugriffskontrollen

Weitere Lernressourcen

Zusätzlich zu den grundlegenden Themen oben bieten diese Ressourcen zusätzliche Best Practices, die Ihnen einen erfolgreichen Einstieg mit AEM Assets erleichtern:

• Ihr Team mit einer starken Content-Governance-Strategie für erfolgreiche Implementierungen stärken von Adobe Champion Gary Howell

• Beschleunigte Einführung durch Training und Enablement  von Adobe Champion Erin Brown

• Change Management Essentials for Success von Adobe

• Ihr Team für Adobe Experience Manager Assets aufbauen von Adobe

Wie geht es weiter?

Für eine erfolgreiche Implementierung von Adobe Experience Manager Assets ist es entscheidend, dass Ihre Assets leicht auffindbar und wiederverwendbar sind. Nachdem Sie die Anforderungen erfasst und die wichtigsten Aspekte zur Erfüllung Ihrer geschäftlichen Ziele identifiziert haben, besteht der nächste Schritt darin, diese Anforderungen auf die Funktionsweise von AEM Assets zu übertragen.

Starten Sie, indem Sie die zugehörigen Leitfäden durchgehen und sich mit den relevanten Stakeholdern abstimmen, um Prozesse zu optimieren und das Management Ihrer digitalen Assets effizienter zu gestalten. Ein solides Fundament sorgt letztlich für mehr Effizienz und unterstützt Sie dabei, Ihre Unternehmensziele besser zu erreichen.

Diese Leitfäden vermitteln grundlegende Konzepte, die AEM Digital Assets Manager und Administratoren kennen sollten, darunter praxisnahe Überlegungen, Best Practices und Tipps von Adobe Champions zu folgenden Themen:

• Ordnerstruktur & Benennung

• Zugriffs& berechtigungen

• Metadaten, Metadatenschemata & Metadatenprofile

• Taxonomie und Tagging

• Governance

• Schulungen und Enablement