In diesem Artikel werden strategische Anleitungen, grundlegende Best Practices und praktische Tipps für die ersten Schritte mit Adobe Experience Manager Assets erläutert. In diesem grundlegenden Leitfaden wird beschrieben, warum eine Inhaltsstrategie und Überlegungen zur Anforderungserfassung vor dem Aufbau Ihres DAM so wichtig sind.

Wenn Sie neu bei Adobe Experience Manager Assets sind, heißen wir Sie willkommen.

Adobe Experience Manager Assets kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, einen zentralen Hub für die Speicherung digitaler Assets wie Bilder, Videos, Dokumente und mehr einzurichten. Die wichtigsten Funktionen von AEM Assets können so konfiguriert werden, dass Ihr Unternehmen den Prozess der Speicherung, Auffindbarkeit, Freigabe und Verteilung von Assets über den gesamten Lebenszyklus der Assets vereinfachen und optimieren kann. Dies gilt für die Erstellung, Klassifizierung, Verteilung, Erstellung von Varianten bis hin zur Aufnahme und sogar Archivierung.

In diesem Leitfaden wird erläutert, warum Sie eine DAM-Content-Management-Strategie benötigen. Zusätzliche Leitfäden vertiefen die grundlegenden Konzepte für Verwaltende und Admins digitaler Assets zu Themen wie:

• Ordnerstruktur und -benennung

• Zugriff und Berechtigungen

• Metadaten, Metadatenschemata und Metadatenprofile

• Taxonomie und Tagging

• Governance

Warum Sie eine DAM-Content-Management-Strategie benötigen

Bevor wir uns mit den Funktionen in AEM Assets zur Verbesserung der Geschwindigkeit, Auffindbarkeit und Wiederverwendung von Inhalten befassen, müssen wir zunächst erläutern, warum Sie bei der Verwaltung von Assets nicht nur ein DAM-Tool, sondern auch eine Inhaltsstrategie benötigen.

Wenn Sie über keine Inhaltsstrategie verfügen, können sich einige gängige Herausforderungen ergeben, die Verwendung Ihrer DAM-Bibliothek wird erschwert und der Zeit-, Arbeits- und Kostenaufwand für die Ausführung des DAM kann sich erhöhen.  Im Folgenden finden Sie einige der häufigsten Herausforderungen, die bei der Planung und Implementierung Ihrer Inhaltsstrategie vermieden oder verhindert werden müssen.

• Überwältigende Menge an Assets: Unternehmen erleben eine Explosion an Assets, Asset-Versionen und Asset-Varianten. Die Organisation von Assets mit Metadaten und Tagging ermöglicht Struktur, Skalierbarkeit und Auffindbarkeit.

• Doppelte Assets: Doppelte Assets, Varianten und Ausgabedarstellungen können es Benutzenden erschweren, das Benötigte zu finden. Die Einführung von Best Practices kann jedoch dazu beitragen, dies zu verhindern.

• Mangelnde Auffindbarkeit: Unternehmen können aufgrund folgender Faktoren Schwierigkeiten haben, Assets zu finden:

  • Eine nicht intuitive Ordnerstruktur: Wenn es keinen systematischen Ansatz für die Organisation von Inhalten gibt, treten Probleme auf. Die Umsetzung einer permanenten skalierbaren Ordnerstruktur kann den Aufwand für die Klassifizierung, das Hochladen oder die Suche nach Assets reduzieren.

  • Fehlende Metadaten oder fehlendes Tagging: Mit Metadaten und Tagging können Benutzende Assets einfacher beschreiben und so Informationen verfügbar machen, Auffindbarkeit und Bereitstellung verbessern und das Tracking des Asset-Lebenszyklus besser unterstützen.

  • Nichteinhaltung der Asset-Benennungsstandards: Mit AEM als zentralem Unternehmens-DAM können neue Asset-Benennungsstandards erzwungen werden. Benutzende können Assets leichter finden, wenn ein intuitiver Benennungsstandard erzwungen wird.

  • Ineffiziente Suchfunktionen: AEM ermöglicht es Benutzenden, Assets mithilfe von Metadaten und Tags effizienter zu finden, sodass sie Assets wiederverwenden und unnötige Ausgabedarstellungen vermeiden können.

Wenn Sie sich vorab keine Gedanken zu diesen gängigen Problemen des Digital Asset Managements machen, kann dies zu schwerwiegenden Problemen für Ihr DAM und Ihre Benutzenden führen und sogar potenzielle Auswirkungen auf die Leistung oder Compliance haben.

Wenn Sie über keine auf Ihre Geschäftsanforderungen abgestimmte zuverlässige Inhaltsstrategie verfügen, besteht immer die Gefahr eines Inhaltschaos.

Ein Inhaltschaos kann schnell auftreten und lässt sich nur schwer, zeitaufwendig und kostspielig korrigieren. Daher ist das Ergreifen von Maßnahmen vorab zum Verhindern eines Inhaltschaos entscheidend, um die Vorteile der Durchsuchbarkeit, Auffindbarkeit und Wiederverwendung von Inhalten zu nutzen.

Definieren Ihrer Anforderungen an das Digital Asset Management

Um das übliche Inhaltschaos zu vermeiden und zu beseitigen, führen Sie eine Anforderungserfassung durch und ermitteln Sie so Ihre Geschäftsanforderungen. Sie erhalten Erkenntnisse und Beiträge für die Implementierung, um die Einrichtung Ihres DAM zur optimalen Verwendung und Verwaltung von Assets sicherzustellen. Im Folgenden finden Sie wichtige Punkte, die bei der Anforderungserfassung berücksichtigt werden müssen:

• Ermitteln von geschäftlichen Anwendungsfällen

  • Erfassen von Personas für User Storys: Beispielsweise Autorin/Autor, DAM-Admin, Marketing-Fachkraft, Agenturmitarbeitende usw.

  • Verwenden eines User-Story-Formats für jeden Anwendungsfall: „Als <Benutzerin bzw. Benutzer/Persona/Rolle> möchte ich <gewünschte Ergebnisse/zu lösendes Problem>, sodass <Vorteil aus der Implementierung der Funktion>.“

  • Einbeziehen der Akzeptanzkriterien: Ich weiß, dass dies geschieht, wenn … (definiert über Metadaten).

• Sammeln Sie funktionale Anforderungen: Diese Arbeit besteht aus der Spezifikation von Profilen von Personas und ermöglicht die klare und genaue Erfassung von Benutzerzielen, Geschäftsaufgaben, Bedürfnissen und Vorteilen in einer prägnanten Aufstellung. Definieren Sie die Benutzerziele für jeden dieser Punkte nach Persona:

  • Taxonomie

  • Metadaten

  • Workflow

  • Reporting

  • Suche

  • Abgelaufene Assets

• Zusammenstellen nicht funktionaler Anforderungen: Gibt Kriterien an, die anstelle von spezifischen Verhaltensweisen zur Bewertung der Systemausführung genutzt werden können. Folgende Bereiche werden abgedeckt:

  • Leistungsanforderungen
  • Sicherheitsanforderungen
  • Authentifizierung
  • Autorisierung und Zugriffssteuerungen

Zusätzliche Lernmaterialien

Zusätzlich zu den oben genannten grundlegenden Themen behandeln diese Ressourcen weitere Best Practices, die Sie bei der erfolgreichen Einführung von AEM Assets unterstützen:

• Wirkungsvolle Content-Governance-Strategie als Basis einer erfolgreichen Implementierung von Adobe-Champion Gary Howell

• Schnellere Akzeptanz durch Schulungen und Unterstützung von Adobe-Champion Erin Brown

• Grundlagen des erfolgreichen Änderungs-Managements von Adobe

• Zusammenstellen Ihres Adobe Experience Manager Assets-Teams von Adobe

Wie geht es weiter?

Um eine erfolgreiche Implementierung von Adobe Experience Manager Assets sicherzustellen, sollten Sie sich darauf konzentrieren, Ihre Assets auffindbar und wiederverwendbar zu machen. Wenn Sie die Anforderungserfassung durchgeführt und die wichtigsten Überlegungen zur Erfüllung Ihrer Geschäftsanforderungen angestellt haben, müssen Sie diese Anforderungen in AEM Assets umsetzen.

Um loszulegen, lesen und befolgen Sie die entsprechenden Leitfäden und stimmen Sie sich mit den Stakeholdern ab, um Prozesse und das Management Ihrer digitalen Assets zu optimieren. Die richtigen Grundlagen bewirken letztendlich Effizienzsteigerungen und helfen Ihnen, Ihre Unternehmensziele besser zu erreichen.

Diese zugehörigen Leitfäden enthalten grundlegende Konzepte, die Verwaltende und Admins von digitalen Assets in AEM verstehen sollten, einschließlich praktischer Überlegungen, Best Practices und Tipps von Adobe-Champions zu diesen Themen:

• Ordnerstruktur und -benennung

• Zugriff und Berechtigungen

• Metadaten, Metadatenschemata und Metadatenprofile

• Taxonomie und Tagging

• Governance

• Schulung und Unterstützung