Das Content-Governance-Playbook hilft Ihnen und anderen Admins und Entwickelnden beim Einstieg in AEM as a Cloud Service. Im herunterladbaren Playbook werden Richtlinien und Prozesse beschrieben, die Sie befolgen sollten, um während der Implementierung eine effektive Content-Governance-Strategie einzuführen.

Wissenswertes zu Rollen und Workflows und zur Implementierung.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Inhalte den internen Erstellungs-, Kennzeichnungs-, Nutzungs- und Wartungsstandards entsprechen. Durch die Einhaltung dieser Standards in veröffentlichten Materialien wird die Markenidentität gewahrt. Zusätzlich sorgen klare interne Richtlinien zur Erstellung digitaler Assets für reibungslose Workflows. Darüber hinaus können Sie mithilfe von Prozessen zur Überprüfung und Aktualisierung von Inhalten sicherstellen, dass der Content stets auf dem neuesten Stand gehalten wird.

Richtlinien und Prozesse zur Verwaltung digitaler Assets sind Teil der Content-Governance. In diesem Playbook werden folgende Themen behandelt:

Ich würde gern wissen, was Content-Governance ist.

Die Content-Governance besteht aus einer Reihe von Richtlinien und Prozessen, die auf die Content-Lieferkette eines Unternehmens anzuwenden sind. Die Content-Governance bildet ein Rahmenwerk, anhand dessen Ihr Team sicherstellen kann, dass Richtlinien, Verteilung und Standards während des gesamten Content-Lebenszyklus eingehalten werden.

Warum ist die Content-Governance wichtig?

Die Content-Governance ist für ein Unternehmen außerordentlich wichtig. Sie wirkt sich auf den Gesamterfolg der Content-Lieferkette sowie auf die Reputation und die Marke eines Unternehmens aus. Die Content-Governance gewährleistet, dass der Content korrekt ist und konsequent der Strategie und Qualität einer Marke folgt. Durch die in Adobe Experience Manager Sites und Assets integrierte Content-Governance können Sie die Verwaltung Ihrer Inhalte optimieren und Tools zur reibungslosen Verwaltung Ihrer Content-Lieferkette nutzen.

In welchem Zusammenhang stehen Content-Governance, System-Governance sowie rechtliche und betriebliche Governance?

Die Content-Governance ist immer abhängig von ihrem rechtlichen und technologischen Umfeld. Die Content-Governance von Experience Manager folgt einer dokumentierten rechtlichen und betrieblichen Governance sowie einer für die Systemarchitektur definierten System-Governance. Beispiele hierfür sind:

• Die Rechts- und Verwaltungsvorschriften, gemäß denen alle Marketing-Materialien sieben Jahre lang aufbewahrt werden müssen, haben Einfluss auf die Content-Lebenszyklen und Workflows erstellter Inhalte.
• Die Standards für die System-Governance zur Erstellung von Benutzergruppen und die Zugriffskontrolle hängen von den Ordnerstrukturen von Experience Manager ab und beeinflussen die Content-Strategie und -Governance. Die System-Governance und Asset-Governance müssen zusammenwirken, um Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten.
• Firmeninterne Governance, die die Verwendung von maschinellem Lernen (ML) oder künstlicher Intelligenz (AI) verbietet, hat Einfluss auf die Aktivierung bestimmter Funktionen in Experience Manager.

Warum ist die Content-Governance während der Implementierung wichtig?

Das Entwicklungs-Team sollte während der ersten Gespräche und in der Implementierungsphase in die Content-Governance-Strategie eingebunden werden, damit die nötigen Sicherheitsvorkehrungen in Experience Manager konfiguriert werden können, wie z. B. benutzerdefinierte Workflows und Funktionen, die von Sites oder Assets nicht standardmäßig bereitgestellt werden. Darüber hinaus richtet der Site-Admin im Zuge der Implementierung die erforderlichen Gruppen, Berechtigungen und Richtlinien für einen kontinuierlichen Prozess ein.

Ich würde gern wissen, was die fünf wichtigsten Aufgaben des Entwicklungs-Teams bei der Implementierung von Sites und Assets sind.

1. Verbinden und Konfigurieren von neuem Content. Um einen nahtlosen Workflow mit neuen Inhalten in Experience Manager zu implementieren, müssen Sie Connectoren wie Adobe Asset Link einrichten und konfigurieren. Dies ermöglicht den kontrollierten Fluss neuer Inhalte in Experience Manager und die einfache Wiederverwendung genehmigter Inhalte bei der Erstellung neuer Assets.
2. Erstellen von benutzerdefinierten Workflows und Genehmigungsprozessen. Experience Manager Sites und Assets beinhalten viele nützliche Workflows. Es gibt jedoch oft Situationen, in denen es erforderlich ist, diese zu erweitern und Prozesse oder Funktionen hinzuzufügen.
3. Einrichten eines Prozesses zum Archivieren und Speichern vertraulicher Inhalte. Viele Branchen haben strenge Bestimmungen in Bezug auf das Speichern und Archivieren von Inhalten. Häufig müssen benutzerdefinierte Prozesse in der Content-Governance eingerichtet werden, damit diese Bestimmungen eingehalten werden können.
4. Hinzufügen etwaiger benutzerdefinierter Felder oder Funktionen zum Asset-Lebenszyklus. Manchmal müssen zu Bildern zusätzliche Metadaten hinzugefügt oder neue Prozesse automatisiert werden. In diesen Fällen muss das Entwicklungs-Team dafür sorgen, dass die neuen benutzerdefinierten Funktionen die Geschäftsanforderungen einhalten.
5. Definieren von Seitenvorlagen. Entwickelnde und Admins können in Experience Manager Sites eine allgemeine Struktur und ein Seiten-Layout definieren. Sie können neben Komponenten und Funktionen auch spezifische Markenstile vordefinieren, sodass Ihre Seiten bei allen Customer Experiences ein einheitliches Erscheinungsbild aufweisen.

Ich würde gern mehr über den Übergabeprozess vom Entwicklungs-Team zum Autoren-Team erfahren.

Bei der Übergabe sollten die Entwicklungs- und Autoren-Teams beratschlagen, was bereits erstellt und angepasst wurde, sowie etwaige Fragen klären. Darüber hinaus muss das Entwicklungs-Team die Dokumentation für Konfigurationen bereitstellen, die das Autoren-Team durchführen muss. Es kann auch hilfreich sein, wenn das Entwicklungs-Team dem Autoren-Team Musterseiten und Musterstrukturen zur Erstellung neuer Inhalte bereitstellt.

Ich würde gern wissen, was die fünf wichtigsten Faktoren sind, die das Autoren-Team oder der DAM-Admin bei der Implementierung von Sites und Assets berücksichtigen sollte.

1. Organisieren Sie Ihren Content. Ordnen Sie Ihre Inhalte und Assets intuitiv an, um eine möglichst einfache Verwendung zu gewährleisten. Hilfreiche Beispiele dafür, wie Ihr Content strukturiert werden kann, insbesondere für mehrere Sprachen, finden Sie unter Adobe Experience League.
2. Erstellen Sie eine Strategie für die Taxonomie. Ohne eine Taxonomie-Strategie ist es für Ihr Team schwierig, die in Experience Manager erstellten Tags zu finden und zu verwalten. Taxonomien können hierarchisch angeordnet sein, mit allgemeinen Kategorien oben gefolgt von Unterkategorien weiter unten. Best Practices für den schnellen Einstieg in Tags und Taxonomien finden Sie in der Dokumentation zu Adobe Experience Manager.
3. Achten Sie auf die Einhaltung der Metadaten-Standards. Die Einhaltung interner Standards für Metadaten ist ein wichtiger Aspekt des Asset-Managements. Dadurch können sowohl Team-Mitglieder als auch externe Suchmaschinen Ihre Assets einfach finden.
4. Weisen Sie Gruppen Zugriffsberechtigungen zu. Zugriffsberechtigungen müssen für jede Gruppe getestet werden, damit sie Inhalte problemlos nutzen können. Testen Sie alle Zugriffsberechtigungen gründlich und halten Sie fest, was Benutzende und Gruppen tun können und was nicht. Nachfolgend finden Sie eine Muster-Sicherheitsmatrix.

5. Halten Sie Vorschriften und Richtlinien ein. Verwalten und pflegen Sie Ihre Inhalte, um sie aktuell zu halten und alle Vorschriften und Unternehmensrichtlinien zu befolgen. Die Definition von Inhaltsleitlinien ist nicht nur für die Markenkonsistenz von entscheidender Bedeutung, sondern auch für die Einhaltung von Section 508 (ein Zusatzartikel zum US-amerikanischen Rehabilitation Act von 1973) und den Anforderungen der Einverständnis- und Cookie-Verwaltung.

Ich würde gern mehr über Metadaten erfahren.

Assets sollten immer Metadaten enthalten. Das Hinzufügen von Metadaten bietet mehrere Vorteile. Die Suche nach Assets wird sowohl für Ihr Team als auch für Endbenutzende erleichtert. Außerdem sind Ihre Bilder und Experiences auch für Suchmaschinen besser auffindbar.

Überlegungen zu Metadaten, Unterüberschriften und Tags.

Unternehmen sollten festlegen, welche Metadatenfelder optional und welche unbedingt erforderlich sind. Dies erleichtert dem Autoren-Team das Auffinden von Assets. Beispielsweise schreiben die meisten Unternehmen die Angabe des Titels und der Beschreibung eines Assets vor. Dagegen sind die Angabe des Erstellers bzw. der Erstellerin und die Nutzungsbedingungen eines Bildes meist optional.

Smart-Tags sind Keywords, die durch generative KI von Adobe Sensei erstellt und beim Hochladen von Assets auf diese angewendet werden. Das System identifiziert beim Hochladen von Assets relevante Terminologie und fügt die entsprechenden textbasierten Tags den Assets hinzu. Mit Smart-Tags werden Assets mit beschreibenden Keywords versehen, was die Suche und Auffindbarkeit dieser Assets erleichtert. Mithilfe erweiterter Smart-Tags können Unternehmen den Algorithmus auch auf die Verwendung der eigenen Terminologie trainieren.

Weitere Informationen und Best Practices zu Tags und Taxonomien finden Sie in diesen Best Practices.

Sollten nicht die richtigen Smart-Tags angewendet werden, trainieren Sie Adobe Sensei mithilfe des Smart-Tag-Trainings, sodass Assets gemäß Ihren Markenrichtlinien ordnungsgemäß mit Tags versehen werden.

Unternehmen sollten eine klare Tagging- und Taxonomie-Strategie definieren, bevor sie ihre Inhalte hochladen und mit Tags versehen. Wenn Sie keine klar definierte Strategie für das Taggen Ihrer Assets haben, könnte es passieren, dass Tags auf chaotische Weise oder willkürlich erstellt und verwendet werden. Dies kann zu ungeordneten, nicht genutzten oder falsch zugeordneten Tags führen, was Probleme bei der Verwaltung verursacht.

Ich würde gern mehr über Best Practices für Kernkomponenten erfahren.

Kernkomponenten sind die Grundsteine jeder erfolgreichen Implementierung. Im Folgenden finden Sie einige Best Practices für die Verwendung von Kernkomponenten mit Experience Manager:

Trennung der Zuständigkeiten.

Trennen Sie die Backend-Logik von der Präsentationsebene einer Komponente. Verwenden Sie Sling-Modelle für die Backend-Logik und die HTML-Vorlagensprache (HTL) für die Ansicht. Dies ermöglicht eine klare Trennung zwischen der Geschäftslogik und dem Frontend einer Komponente. Außerdem werden Komponenten dadurch flexibler und einfacher wiederverwendbar.

Anpassungsfähigkeit.

Die Wiederverwendbarkeit bei der Erstellung von Komponenten ist von entscheidender Bedeutung. Sie sollten keine großen monolithischen Komponenten erstellen, die nur an einer Stelle verwendet werden können. Erstellen Sie stattdessen modulare Komponenten, die auf mehreren Seiten wiederverwendet und in Zukunft erweitert werden können.

Benutzerdefinierte Komponenten versus Kernkomponenten.

Es empfiehlt sich, so viele Kernkomponenten wie möglich zu verwenden, um die Entwicklungszeit zu verkürzen. Dies ist jedoch möglicherweise nicht in allen Fällen möglich. Viele Unternehmen verwenden zumindest eine gewisse Anzahl benutzerdefinierter Komponenten. Es gibt aber auch Fälle, in denen sie absolut notwendig sind. Hierzu gehören:

• Design-Elemente und Funktionen, die einzigartig für Ihr Unternehmen sind
• Integrationen für benutzerdefinierte oder interne APIs
• Erweiterte Benutzerinteraktionen

Benutzerdefinierte Komponenten sind – im Gegensatz zu völlig neuen Komponenten – häufig Erweiterungen von Kernkomponenten.

Hauptautoren und -autorinnen im Vergleich zu Content-Autoren und -Autorinnen.

Zu den meisten großen Teams gehören auch ein oder mehrere Hauptautoren bzw. eine oder mehrere Hauptautorinnen. Der Hauptautor bzw. die Hauptautorin kann in der Regel Vorlagen erstellen, Berechtigungen für diese Vorlagen erteilen, Inhalte löschen und andere Aktionen durchführen, wie z. B. Berichte erstellen.

Content-Autoren bzw. -Autorinnen haben normalerweise nur Zugriff auf bestimmte Inhalte. Sie können beispielsweise keine globalen Elemente wie die Kopf- oder Fußzeile bearbeiten und keine Assets oder Inhalte löschen oder verschieben. Content-Autoren bzw. -Autorinnen können fast nie Seiten auf der Live-Website veröffentlichen. Sie müssen einen entsprechenden Genehmigungsvorgang durchlaufen, um Inhalte validieren und veröffentlichen zu können.

Ich würde gern mehr erfahren zu Rollen und Teams vor und nach der Implementierung.

Jedes Unternehmen und jede Team-Struktur ist anders aufgebaut, die im Folgenden beschriebenen Rollen kommen jedoch am häufigsten vor. Die Mitglieder dieser Teams helfen während der Implementierungsphase und sind die wichtigsten Stakeholder für die Tools nach der Implementierung.

Großes Team für Sites und Assets.

• Produktverantwortliche(r) (1): Die für ein Produkt verantwortliche Person ist der wichtigste Stakeholder und überwacht das Projekt von Anfang bis Ende. Diese Person arbeitet mit dem Marketing-Team zusammen, um sich über die Geschäftslogik zu informieren und diese Informationen dann dem technischen Team mitzuteilen.
• Technischer Lead und Architekt bzw. Architektin (1): Dies ist der wichtigste technische Stakeholder. Diese Person arbeitet mit dem Implementierungs-Team an den Architekturgrundsätzen und der technischen Einrichtung. Der technische Lead ist auch für die Berechtigungsverwaltung verantwortlich, kann aber auch Admins darin schulen, Berechtigungen zu aktualisieren. Diese Person ist zuständig für eine nahtlose Übergabe der technischen Dokumentation und für die Abstimmung mit Business-Anwendern und -Anwenderinnen und Autoren und Autorinnen.
• Entwicklungs-Team (2–4): Das Entwicklungs-Team ist für Fehler und Probleme zuständig, die nach dem Start auftreten. Es ist mit der Erstellung der technischen Dokumentation betraut und ermöglicht eine nahtlose Übergabe zwischen dem technischen Team, Business-Anwendern und -Anwenderinnen und Content-Autoren und -Autorinnen. Darüber hinaus kann es auch bei der Implementierung helfen.
• QA-Team (3–5): Die wichtigste Aufgabe des QA-Teams besteht darin, Experiences sowohl aus funktionaler als auch aus nicht funktioneller Perspektive zu testen. Dieses Team hilft, Probleme zu identifizieren und zu melden, und arbeitet zu deren Behebung mit dem Entwicklungs-Team zusammen. In der Regel wird das Team von einem QA-Lead geleitet, zusammen mit 3 bis 4 QA-Technikern bzw. Technikerinnen, die beim Testen helfen. Die Qualitätssicherung kommt normalerweise nach den ersten Entwicklungs-Sprints ins Spiel und nachdem ein Teil der Kernentwicklung erstellt wurde und getestet werden kann.
• Content-Autoren-Team (3–4): Dieses Team ist vor allem für die Content-Erstellung für die Website und andere Experiences verantwortlich. Es arbeitet in Experience Manager Sites und Assets, lädt Assets hoch, verwendet Metadaten und erstellt Komponenten entsprechend den Marketing-Zielen. Das Autoren-Team kann in den Implementierungsprozess einbezogen werden und sollte mit der Erstellung von Inhalten beginnen, sobald Vorlagen und Komponenten verfügbar sind.
• DAM-Admin (Digital Asset Management) (1–2): Ein DAM-Admin konzentriert sich auf die Struktur, Governance und Organisation von Experience Manager Assets. Oft verfügt diese Person über mehr Steuerelemente als das Autoren-Team, wie z. B. die Möglichkeit, Berichte zu erstellen oder Strategien zur Archivierung und Optimierung der Datenspeicherung im DAM zu erarbeiten.

Durch die Optimierung des Speicherplatzes und die ordnungsgemäße Organisation des DAM-Systems kann ein Unternehmen Zeit und Geld sparen. Darüber hinaus kann ein DAM-Admin auch neue Benutzende im Unternehmen schulen und unterstützen. Dies ist in der Regel effizienter und kostengünstiger als die Einstellung eines externen Consultants.

Kleines Team für Sites und Assets.

• Produktverantwortliche (1): Die für ein Produkt verantwortliche Person ist häufig für mehrere Aufgaben zuständig, wie etwa die Verwaltung und Content-Erstellung. Produktverantwortliche in einem kleinen Team helfen häufig bei der Qualitätssicherung der Website.
• Content-Autor bzw. -Autorin und DAM-Admin (1–2): Kleinere Teams benötigen in der Regel nur eine für die Content-Erstellung verantwortliche Person oder einen DAM-Admin, der normalerweise Teil der Marketing-Abteilung ist.
• Technischer Lead oder Architekt bzw. Architektin (1): Die für die technische Leitung oder Architektur eines kleinen Teams verantwortliche Person ist der wichtigste technische Stakeholder. Diese Person kann auch Entwicklungsaufgaben übernehmen.
• Entwicklung (1): Die Größe von Entwicklungs-Teams variiert. Doch für die Unterstützung neuer Funktionen und die Lösung technischer Probleme ist zumindest ein Entwickler bzw. eine Entwicklerin erforderlich.

Risiken.

Ohne spezielle Content-Governance ist ein DAM-System mehreren erheblichen Risiken ausgesetzt.

• Unkontrollierte Anhäufung von Assets: Es besteht die Gefahr, dass das DAM-System zu einem Müllplatz für Assets wird, was seine Nützlichkeit und Ordnung beeinträchtigt.
• Nichtbeachtung der Protokolle: Die Disziplin bei der Einhaltung von Protokollen kann schwinden. Wenn auch nur wenige Benutzende diese Vorgaben umgehen, schaffen sie einen Präzedenzfall, der andere dazu verleiten könnte, Assets an beliebigen Orten abzulegen.
• Unvollständiges Asset-Tagging: Zeitlicher Druck bei der Fertigstellung von Projekten kann dazu führen, dass Assets ohne die erforderlichen Metadaten oder Tags hochgeladen werden, was die Auffindbarkeit und Barrierefreiheit mindert.
• Unklare Benennung von Assets: Die Anzahl von Assets mit unklaren Dateinamen (z. B. „test1.jpg“, „neuertest.pdf“) kann zunehmen, was die Suche nach Assets erschwert.
• Erneute Implementierung: Wenn das DAM-System durch unzureichendes Tagging, unklare Benennung usw. überlastet wird, kann die Frustration der Benutzenden so weit führen, dass innerhalb von fünf bis zehn Jahren eine kostspielige Neuimplementierung erforderlich ist, um die Verwaltbarkeit wiederherzustellen.
• Problematisches Änderungs-Management: Eingeschränkte Anpassungsfähigkeit: DAM-Updates und -Änderungen bei sich ändernden Geschäftsanforderungen werden schwieriger und mindern sowohl die Effizienz als auch die Anpassungsfähigkeit.

Zusammenarbeit zwischen technischen Fachleuten und Benutzenden.

DAM-Admins überwachen die Implementierung und Verwendung von Experience Manager Assets. Ihre Rolle kann aber auch ganz anders aussehen. Ein Digital Asset Manager kann sich auch mehr mit Governance und der Kommunikation befassen, während ein DAM-Admin technische Aufgaben übernimmt.

Digital Asset Manager (funktional).

• Verwaltet Experience Manager Assets für alle Geschäftsbereiche und für alle Kanäle und ist die Fachkraft für DAM-Inhalte und -Prozesse.
• Erstellt Assets-Berichte und führt periodische Audits durch, um die Governance zu überwachen und nicht-konforme Elemente zu ermitteln. Hilft dem Unternehmen bzw. den Partnern bei der Einhaltung von Compliance bei der Inhaltserstellung.
• Entwickelt und überwacht die Governance von Metadatenstandards, DAM-Ordnerstrukturen und der Taxonomie.
• Dokumentiert DAM-Prozesse und -Standards und gibt
  sie an Partner weiter.
• Hält sich über die neuesten Geschäftsanforderungen und Trends auf dem Laufenden und führt routinemäßige User-Experience-Nachforschungen durch, um sicherzustellen, dass die Metadatenstruktur und Taxonomie den Anforderungen aller Benutzenden entspricht.
• Implementiert routinemäßige DAM-Bereinigungs- und Archivierungsverfahren.
• Dient als Ansprechperson für Asset-Anfragen.
• Hilft bei der Schulung neuer und vorhandener Benutzender und bietet bei Bedarf Unterstützung.

DAM-Admin (technisch).

• Nutzt Systemberichte, Überwachungs-Tools und periodische Prüfungen zur Messung des technischen Zustands von Experience Manager Assets und zur Ermittlung etwaiger Risiken.
• Implementiert Strukturen und Berechtigungen, die von internen Adobe-Teams oder DAM-Admins definiert werden.
• Hilft Entwicklungs-Teams und Geschäftsbereichen bei Fragen zur Systemarchitektur und zur Verwendung von Experience Manager Assets.
• Dokumentiert Verfahren zum Erstellen und Verwalten von Experience Manager Assets-Funktionen, -Komponenten und -Tools.
• Trainiert Business-Team-Mitglieder und Entwicklungspartner, sodass neue Funktionen für Experience Manager Assets den technischen Anforderungen entsprechen und nach Bedarf getestet und implementiert werden.
• Erstellt einen Zeitplan für die Installation neuer Software-Versionen und System--Upgrades. Außerdem evaluiert und installiert diese Person Patches und neue Anwendungen.
• Fungiert als Fachkraft für die technische Nutzung und Leistung von Experience Manager.

Ich hätte gern Benutzer-, Gruppen- und Workflow-Beispiele.

Nachstehend finden Sie ein praktisches Beispiel von Benutzer- und Gruppenprofilen sowie eine Sicherheitsmatrix mit den jeweiligen Berechtigungen.

• Autoren und Autorinnen erstellen eine Seite oder bearbeiten eine vorhandene Seite. Sie laden Assets hoch und ändern sie, einschließlich Metadaten und Tags, die die jeweiligen Genehmigungs-Workflows auslösen.
• Kreativ-Teams können Assets und Inhalte anzeigen, hochladen und bearbeiten.
• Das Entwicklungs-QA-Team hat nur Lesezugriff. Dieses Team führt funktionale Integritätstests durch und stellt sicher, dass keine visuellen Fehler vorliegen. Außerdem prüft es die Barrierefreiheit und führt Analysen durch.
• Produktverantwortliche sind zuständig für die endgültige Freigabe. Sie genehmigen den Inhalt.
• Führungskräfte erhalten eine Benachrichtigung, sobald die Seite und die zugehörigen Assets veröffentlicht und genehmigt wurden.

Workflow in großen Teams.

1. Kreative erstellen Content für Experiences.
2. Autoren und Autorinnen laden Inhalte hoch und konfigurieren sie, einschließlich Metadaten, die den Workflow auslösen.
3. Das QA-Team prüft die gesamte Seite und leitet den Workflow zum nächsten Schritt weiter.
4. Produktverantwortliche sind zuständig für die endgültige Freigabe von Änderungen und die Workflow-Genehmigung.
5. Die Führungskräfte sehen die Ergebnisse, sobald der Workflow genehmigt ist und eine E-Mail an die Führungsgruppe gesendet wurde.

Workflow in kleinen Teams.

1. Kreative erstellen Inhalte und lösen den Workflow aus.
2. Das QA-Team prüft die gesamte Seite und leitet den Workflow zum nächsten Schritt weiter.
3. Produktverantwortliche sind zuständig für die endgültige Freigabe von Änderungen und die Workflow-Genehmigung.

Ich würde gern mehr über die Rolle des DAM-Admins erfahren.

Mit zunehmender Entwicklung Ihres DAM-Systems wird die Rolle des DAM-Admins immer wichtiger.

Firmeninternes Wissen: Im Laufe der Zeit sammelt Ihr DAM-Admin umfassendes firmeninternes Wissen an und wird so zu einer unschätzbaren Ressource für die effektive Verwaltung Ihrer digitalen Assets.

Team-Skalierung: Wenn Sie mehr Content benötigen und Ihr ROI steigt, kann Ihr Team erweitert werden. Diese Team-Mitglieder arbeiten dann unter der Aufsicht des DAM-Admins, um das erhöhte Content-Volumen effizient zu bewältigen.

Systementwicklung: Dank des umfassenden Systemwissens können DAM-Admins bei der Weiterentwicklung und bei künftigen Verbesserungen behilflich sein, wenn das Unternehmen wächst oder neue Anforderungen entstehen.

Verbesserte Empfehlungen: Aufgrund seiner umfangreichen praktischen Erfahrungen ist der DAM-Admin in der Lage, fundierte Vorschläge für Systemverbesserungen zu machen und so die Leistung und die Benutzerfreundlichkeit des DAM-Systems weiter zu optimieren.

Ich würde gern mehr darüber wissen, wie Experience Manager nach der Implementierung genutzt wird.

Nach der Implementierung sollten regelmäßig Besprechungen zwischen dem technischen und dem Business-Team stattfinden. In diesen Besprechungen sollten die User Experience erörtert, Probleme identifiziert und Feedback zu neuen Funktionen gesammelt werden. Darüber hinaus sollten Prozesse für die Meldung von Fehlern oder technischen Problemen definiert und eingerichtet werden, die bei Autoren und Autorinnen und Business-Anwendern und -Anwenderinnen auftreten. Das technische Team sollte diese Probleme umgehend beheben und Autoren und Autorinnen sowie Business-Anwender und -Anwenderinnen darüber informieren. Die Implementierung dieser Prozesse verbessert die Systemeffizienz und die User Experience Ihrer Endbenutzenden.

Überlegungen nach drei Monaten.

Governance-Ausschuss: Eine Best Practice ist die Einsetzung eines Governance-Ausschusses als Teil des Ermittlungs- und Implementierungsprozesses. Die Stakeholder, die zu Funktionen beratschlagt haben, können bei der Auswahl der Unternehmens- und technischen Vertreterschaft helfen. Diese Personen sind dann für die Taxonomie und die Berechtigungen verantwortlich, um die langfristige Systemgesundheit zu gewährleisten.

Workflow-Optimierung: Es kann vorkommen, dass Ihr Team nach der Implementierung feststellt, dass manche Schritte im Content-Workflow zu kompliziert oder unzureichend sind. Deshalb empfiehlt es sich, Ihren Content-Workflow zu überprüfen und zu optimieren, um maximale Produktivität zu gewährleisten.

Zusätzliche Schulung: Nach der Implementierung wird deutlich, wo Ihr Team zusätzliche Unterstützung oder Schulungen benötigt. Plattformspezifische Aspekte wie das Verbessern von Metadaten und das Hinzufügen benutzerdefinierter Attribute oder neuer Produkte oder Integrationen zu Workflows erfordern in der Regel zusätzliche Unterstützung.

Überlegungen nach sechs Monaten.

Rollen und Zuständigkeiten: Nachdem die Implementierung abgeschlossen ist und Ihr Team einige Ihrer Content-Workflows eingerichtet und optimiert hat, ist es ratsam, Rollen und Zuständigkeiten zu überprüfen. Häufig gibt es Rollen wie QA-Verantwortliche oder Content-Autoren bzw. -Autorinnen, die nicht mehr in voller Kapazität benötigt werden. Diese Team-Mitglieder wechseln oft zu anderen Projekten oder werden in anderen Rollen innerhalb des aktuellen Projekts eingesetzt.

Überlegungen nach zwölf Monaten.

Regelmäßige Prozess- und Standardüberprüfungen: Ein Jahr nach der Implementierung sollte Ihr Team alle aktuellen Prozesse und Workflows überprüfen, um sicherzustellen, dass sie Ihren aktuellen Geschäftsanforderungen und Bedürfnissen entsprechen. Dabei könnte sich herausstellen, dass einige Prozesse nicht mehr den aktuellen Anforderungen entsprechen oder dass Optimierungen vorgenommen werden sollten, um Ihre Produktivität zu steigern. Überprüfen Sie die aktuellen Prozesse jedes Jahr, um maximale Produktivität zu ermöglichen.

Content-Tracking und -Optimierung: Überprüfen Sie nach dem ersten Jahr nach der Implementierung Ihre Content-Strategie und -Leistung. Prüfen Sie beispielsweise, ob einige CTAs besser als andere abschneiden oder einige Bilder besonders wirkungsvoll sind. Überprüfen Sie mit Ihrem Analytics-Team die Leistung Ihres Contents, um sicherzustellen, dass er ordnungsgemäß getrackt wird, und ergreifen Sie entsprechende Maßnahmen, um die Leistung zu verbessern.