Wir wissen, wie herausfordernd es für Führungskräfte im Wandel sein kann, Veränderungen zu steuern – von der Kommunikation Ihrer Vision über das Gewinnen von Unterstützung und das Befähigen von Menschen für neue Technologien bis hin zur Etablierung neuer Arbeitsweisen. Dieser Artikel ist vollgepackt mit Empfehlungen und Tipps und dient Ihnen als zentrale Ressource, um die Grundlagen des Änderungs-Managements zu erkunden. Sie erhalten Einblicke in die Arten von Ergebnissen, die ein Change-Team erarbeiten kann, um Ihnen die Bandbreite des Änderungs-Managements aufzuzeigen, und lernen einen realen Umsetzungsplan eines Adobe AEM Assets- und Adobe Workfront-Kunden kennen. Unabhängig von der Größe Ihrer Organisation oder Ihrem Stand der digitalen Reife beziehungsweise der Implementierung von Adobe-Lösungen empfehlen wir, erfahrene Change-Spezialistinnen und -Spezialisten hinzuzuziehen, wenn Sie Änderungs-Management-Prinzipien umsetzen möchten. So können Sie den passenden Umfang definieren und Best Practices für Veränderungsprojekte und Ihr Unternehmen etablieren.

Änderungs-Management ist von Anfang an entscheidend

„Bei der Einführung neuer Technologien stehen häufig die technische Umsetzung und die technischen Diskussionen im Mittelpunkt. Dabei gerät schnell in Vergessenheit, dass hinter all dem Menschen, Geschäftsprozesse und Ziele stehen. Dennoch  gelingt echte Transformation nur durch wirksames Änderungs-Management. Ohne die Menschen durch den Wandel zu begleiten und sicherzustellen, dass alle das Ziel unterstützen, lässt sich das volle Potenzial der Technologie nicht ausschöpfen.

Änderungs-Management schlägt die Brücke zwischen den technischen Aspekten und den menschlichen sowie organisatorischen Faktoren und sorgt dafür, dass die Transformation nicht nur ein oberflächliches Upgrade bleibt, sondern zu einer nachhaltigen Verbesserung wird.“

– Raja Walia, CEO, GNW Consulting

Was ist Änderungs-Management?

Änderungs-Management unterstützt Einzelpersonen, Teams und Organisationen dabei, von einem aktuellen Zustand in einen gewünschten zukünftigen Zustand zu wechseln, damit sie die Akzeptanz maximieren und gleichzeitig Störungen im laufenden Geschäftsbetrieb minimieren können.

Änderungs-Management steigert die Kapitalrendite (ROI) eines Programms, indem sichergestellt wird, dass die Stakeholder informiert, abgestimmt, fähig und bereit für neue Arbeitsweisen sind.

Änderungs-Management und Programm-Management gehen Hand in Hand.

Programm-Management ist der Prozess, bei dem ein Programmteam durch verschiedene Aufgaben geführt wird, die letztlich zur Erreichung eines definierten Unternehmensziels führen. Änderungs-Management unterstützt das Programm-Management, indem die Menschen darauf vorbereitet werden, die Lösung erfolgreich umzusetzen, die das Unternehmen anstrebt.

Programm-Managerinnen und -Manager sowie Change-Managerinnen und -Manager arbeiten während des gesamten Programms eng zusammen. Gibt es keine eigene Verantwortliche oder keinen eigenen Verantwortlichen für das Änderungs-Management, übernimmt häufig die Programm-Managerin oder der Programm-Manager die Durchführung der Änderungs-Management-Aktivitäten.

Warum Änderungs-Management?

Laut einer McKinsey-Studie scheitern 70 % der digitalen Transformationen, und die finanziellen Auswirkungen dieser Misserfolge werden von einigen auf 900 Milliarden US-Dollar geschätzt. [Quelle]

Eine der wirksamsten Maßnahmen, die Sie als Führungskraft ergreifen können, um ein Scheitern zu vermeiden, ist die Einführung von Änderungs-Management.

Wenn Sie Menschen aktiv durch den Veränderungsprozess begleiten, können Sie Risiken bei der Einführung minimieren und potenzielle negative Auswirkungen auf das Unternehmen abwenden. Ein strukturiertes Vorgehen bietet zudem Vorteile – von einer besseren Vorbereitung bis hin zu einer höheren Wahrscheinlichkeit, die Ziele eines Programms zu erreichen oder sogar zu übertreffen.

Hier haben wir häufige Programmriskiken zusammengefasst und zeigen auf, wie Änderungs-Management diese Risiken senken und gleichzeitig Vorteile schaffen kann, um den Erfolg Ihres Programms zu fördern.

Die Auswirkungen von Veränderungen

Untersuchungen von Prosci, einer führenden Organisation für Forschung und Schulung im Änderungs-Management, zeigen immer wieder, dass Unternehmen mit exzellentem Änderungs-Management größere Erfolge erzielen und

Prosci hat zudem nachgewiesen, dass Änderungs-Management – oder dessen Fehlen – direkt zum Gesamterfolg eines Programms (ROI) beitragen oder diesen einschränken kann.

Prosci hat drei spezifische menschliche Faktoren des Wandels identifiziert, die sich sowohl positiv als auch negativ auf den ROI auswirken können und schlägt vor, dass genau diese drei Faktoren der Grund sind, warum wir Änderungs-Management in Programmen einsetzen...

„Als Disziplin konzentriert sich das Änderungs-Management darauf, Mitarbeitende dabei zu unterstützen und zu motivieren, Veränderungen in ihrem Arbeitsalltag im Rahmen eines Projekts oder einer Initiative anzunehmen, umzusetzen und aktiv zu nutzen. Dadurch wird ein höherer ROI erzielt, da die Akzeptanz, Nutzung und Kompetenz schneller gesteigert werden. Mit anderen Worten: Mithilfe dieser drei menschlichen Faktoren trägt Änderungs-Management direkt zum ROI eines Projekts bei.“

Quellen: „Prosci, Best Practices in Change Management, 12. Auflage“ und Prosci: What is Change Management sowie Prosci 3 Factors of Change Which Define or Constrain Project ROI

Änderungs-Management bei Adobe

Wenn Adobe technologische Transformationsinitiativen startet, stehen das Änderungs-Management-Team und dessen Methodik bereit, um interne Teams von Adobe beim Change Management zu begleiten. Die Change-Praktikerinnen und -Praktiker von Adobe nutzen eine dreistufige Methodik, mit der sie Stakeholder vom grundlegenden Verständnis über Bewusstseinsbildung bis hin zu Eigenverantwortung und Erfolg führen.

ÜBERBLICK

In der ersten Phase „Verstehen Sie mich“ erfassen Change Manager die Bedürfnisse der Organisation und der einzelnen Personen, machen auf die Notwendigkeit der Änderung aufmerksam und definieren, wie Erfolg für die von der Änderung betroffenen Menschen aussieht. Hier sind Beispiele für Fragen, die Sie in dieser Phase wahrscheinlich stellen und beantworten werden:

• Wie sieht der zukünftige Zustand oder die Vision aus?

• Was ist unsere Strategie, um dieses Ziel zu erreichen?

• Welche Auswirkungen hat diese Änderung auf das Team, die Organisation, die Abteilung oder auf Adobe?

• Wer sind die Executive Sponsors und wie stellen wir deren Unterstützung sicher?

• Wer sind unsere Stakeholder und was benötigen sie?

• Wie fühlen sich unsere Stakeholder aktuell in Bezug auf die Änderung?

ZENTRALE ERGEBNISSE

In dieser Phase nutzen Change Managerinnen und Manager einige grundlegende Tools, um Stakeholder zu verstehen und eine klare Vision für die Zukunft zu entwickeln. Zu diesen Tools gehören:

• Case for Change – erläutert die Vision und den Zweck der Änderung, den strategischen Hintergrund der Änderung (welche Herausforderungen überwunden werden und welche Ziele erreicht werden sollen), die Konsequenzen, falls keine Änderung erfolgt, was sich ändert und wer betroffen ist, wer die Aktivitäten verantwortet sowie die erwarteten Herausforderungen, Risiken und die Komplexität.

• Change Impact Assessment – zeigt auf, was sich für welche Gruppen ändert, einschließlich interner und externer Stakeholder.

• Stakeholder Assessment – fasst die wichtigsten Stakeholder-Gruppen zusammen, die für eine erfolgreiche Änderung entscheidend sind, deren Bedürfnisse und Erwartungen sowie potenziellen Widerstand gegen die Änderung

• Change Plan – hebt die wichtigsten Ziele des Änderungs-Managements hervor, darunter den Grund für die Änderung, wer davon betroffen ist, die erwarteten Herausforderungen, Risiken und die Komplexität, und hält die Maßnahmen zur Umsetzung der Änderung sowie deren Verantwortliche fest.

• Communications Plan – legt den Informationsfluss zwischen allen Beteiligten und Stakeholdern fest, beschreibt, welche Informationen wann und wie geteilt werden, in welchen Intervallen und wer für die Erstellung und Verteilung der Nachrichten verantwortlich ist.

Change Managerinnen und Manager können außerdem Folgendes erstellen: 

• Sponsor Alignment & Roadmap – sorgt dafür, dass die wichtigsten Sponsorinnen und Sponsoren, deren aktive Einbindung für den Erfolg erforderlich ist, eingebunden werden, und definiert zentrale Aktivitäten sowie Verantwortlichkeiten der Sponsorinnen, Sponsoren und Führungskräfte während des gesamten Projekts.

• Personas & Journey Map – ein ganzheitliches Bild der Rollen, die von der Änderung betroffen sind, und ihrer Bedürfnisse, das als Grundlage für Schulungen, Kommunikation und weitere Strategien dienen kann.

ÜBERBLICK

In der Prepare Me-Phase konzentrieren sich Change Managerinnen und Manager auf Engagement, Kommunikation und Befähigung und beginnen mit der Umsetzung dieser Pläne. Prepare Me baut auf den Erkenntnissen aus Understand Me auf und legt einen Plan für die Aktivierung fest. Zu den möglichen Leitfragen gehören:

• Wie können wir einen Schulungsplan entwickeln, der sich an unseren zukünftigen Zielen orientiert?

• Wie sollten Kommunikation und Ansprache für verschiedene Personengruppen gestaltet sein?

• Was sollten wir aktuell unseren Stakeholdern als Vorbereitung kommunizieren?

TYPISCHE ERGEBNISSE

In dieser Phase gehen Change Managerinnen und Manager mehr in die Tiefe und machen aus Konzepten und Ideen konkrete Pläne und Vorbereitungen für die Ausführung:

• Stakeholder Engagement Strategy & Plan – legt fest, welche Stakeholder einbezogen werden, welche Materialien für die Einbindung benötigt werden, wer für deren Erstellung verantwortlich ist, welche Arten der Einbindung vorgesehen sind, wann diese stattfinden und kann einen Plan zum Umgang mit Widerständen enthalten.
• Schulungsplan  - beschreibt die Leitprinzipien, den Zweck und die Ziele der Schulung und stellt die Aktivitäten und Ressourcen dar, die notwendig sind, um den Schulungsansatz sowie die Vermittlungsmethoden für verschiedene Zielgruppen zu bestimmen, die Schulungs-Zu erbringende Leistungen zu erstellen und die Durchführung der Schulungen sicherzustellen; dies kann weitere Zu erbringende Leistungen wie eine Schulungsbedarfsanalyse und die eigentlichen Schulungs-Zu erbringende Leistungen (Schulungen, Webinare, Arbeitsunterlagen etc.) umfassen.
• Business Readiness Bewertung – dient dazu, die Bereitschaft einer Organisation in Kategorien wie Daten, Technik und Infrastruktur, Lösung und Prozess, Organisation und Menschen, Drittanbieter, Umstellung und Nachhaltigkeit mithilfe einer farbcodierten Scorecard zu erfassen, die zu wichtigen Zeitpunkten vor und nach dem Go-live aktualisiert wird.
• Change Agent Network – beschreibt die Schritte zum Aufbau eines Netzwerks von Change Agents, die als angesehene Führungskräfte auf verschiedenen Ebenen das Bewusstsein für Veränderungen stärken, andere beeinflussen und motivieren, Widerstände managen sowie Akzeptanz und Engagement fördern.
• Schlüsselbotschaften & Kommunikation – listet alle Schlüsselbotschaften, Absender, Formate und Zielgruppen detailliert auf, damit diese zeitgerecht kommuniziert werden können.

ÜBERBLICK

In der Empower Me-Phase stehen Umsetzung und nachhaltige Verankerung im Mittelpunkt. Zu diesem Zeitpunkt haben Sie bei Ihren Stakeholdern das Interesse an der Änderung geweckt und beginnen, Pläne zur Wissensvermittlung zu erstellen und umzusetzen, um die Änderung erfolgreich umzusetzen. In der Empower Me-Phase übernehmen Change Manager typischerweise folgende Aufgaben:

• Die Kommunikation mit Endbenutzenden fortsetzen

• Schulungen durchführen und Folge-Evaluierungen anbieten

• Ein Wissensarchiv aufbauen

• Benutzende beim Go-live unterstützen und sie mit Ressourcen sowie Fachexpertinnen und -experten vernetzen

• Erkenntnisse für ein Retrospektiv zusammenstellen

• Einen Plan zur nachhaltigen Verankerung oder einen RTB-Plan (Run the Business) vorstellen, damit die Änderung Bestand hat

• Den Erfolg der Änderung mit nutzendenzentrierten Kennzahlen messen

TYPISCHE ERGEBNISSE

In dieser Phase werden alle noch laufenden Aktivitäten abgeschlossen, darunter Kommunikationspläne, Durchführung von Schulungen, Wissenstransfers und mehr.  Change Leader beginnen zudem, über die Einführung und den Erfolg des Änderungs-Management-Swimlanes zu berichten und führen gegebenenfalls eine Retrospektive durch.

• Adoption & Erfolgsmetriken – beschreibt, wie der Erfolg der Adoption und des Änderungs-Managements gemessen werden kann, und erfasst Basiswerte für den Vergleich, einschließlich qualitativer und quantitativer Messgrößen.
• Schulungsdurchführung – umfasst die Umsetzung des Schulungsplans und die Durchführung der Schulung.
• Wissensweitergabe – benennt geschäftskritische Aufgaben, die KSAOC (Kenntnisse, Fähigkeiten, Fertigkeiten und weitere Eigenschaften) zu deren Ausführung, deren Bedeutung, vorhandene Expertise, Auswirkungen, Ressourcen, potenzielle Nachfolgende sowie Möglichkeiten zur Einarbeitung der Nachfolgende.
• Retrospektive – dient dazu, gemeinsam mit verschiedenen Stakeholdern Rückblicke zu halten, um Erkenntnisse über erfolgreiche Aspekte und Herausforderungen zu gewinnen. Ziel ist es, Änderungen oder neue Arbeitsweisen zu identifizieren, um Prozesse, Governance oder andere Programmbereiche zu optimieren.
• Post-Go-live-Support – dieser Plan sollte Wege zur Unterstützung aufzeigen, etwa 1:1-Supportkanäle, E-Mail- oder Chat-Support, 1:Viele-Supportzeiten, Feedback-Schleifen oder andere Optionen, um Nutzenden direkt nach dem Go-live zu helfen.

Der Änderungs-Management-Prozess

Unabhängig von der Größe Ihrer Organisation, dem aktuellen Schritt Ihrer digitalen Entwicklung oder dem Umfang Ihres Programms kann die Einführung eines Änderungs-Management-Programms diesem einfachen dreistufigen Ansatz folgen:

1. Die Änderung bewerten
2. Den Änderungsplan erstellen
3. Den Plan umsetzen

Wichtige Erkenntnisse

Wir haben hier viele Themen behandelt. Lassen Sie uns daher die grundlegenden Aspekte des Änderungs-Managements und die erreichbaren Vorteile noch einmal zusammenfassen.

Ressourcen

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Änderungs-Management-Initiativen einführen oder beschleunigen möchten, nutzen Sie diese Ressourcen, um Ihr Wissen über die Grundlagen des Änderungs-Managements zu vertiefen. Einen Änderungs-Plan zu entwickeln, der genau auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist, ist eine anspruchsvolle Aufgabe und gelingt am besten mit Unterstützung erfahrener Änderungs-Management-Expertinnen und -Experten. Diese zusätzlichen Ressourcen bieten wertvolle Tipps und Empfehlungen für Vordenkende sowie Beispiele typischer Ergebnisse, die mit einer Änderungs-Initiative – egal ob groß oder klein – verbunden sein können.

• Navigating Change for Leaders (Webinar) – enthält Tipps zu den Grundlagen des Änderungs-Managements, zum Umgang mit Widerstand gegen Veränderungen, zu wichtigen Änderungs-Management-Kennzahlen und mehr.

• Das Adobe Change Management Toolkit

• Beispiel Engagement-Plan von Adobe Kunde PMI – ein innovativer Kommunikations- und Trainingsplan bzw. Engagement-Plan für die Einführung von AEM Assets und Workfront. Besonderer Dank gilt Chris Muscutt für das Teilen dieses Inhalts!

Adobe Consulting Services bietet eigene umfassende Änderungs-Management-Programme und -Services an, die speziell darauf ausgelegt sind, große Unternehmen bei der erfolgreichen Umsetzung von Veränderungen zu unterstützen. Viele Adobe Partner bieten ebenfalls Beratungsleistungen rund um das Änderungs-Management an. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihre Adobe Vertriebsvertretung.

Ein besonderer Dank gilt Holly Brown, Ashley Echols, Berenice Blanc und Shaaz Nasir für ihre großzügigen Beiträge und die wertvolle Zusammenarbeit an diesem Inhalt.