Wir wissen, wie schwierig es für Führungskräfte sein kann, Veränderungen vorzunehmen – von der Kommunikation Ihrer Vision und dem Erlangen ausreichender Akzeptanz bis zur Schulung im Umgang mit neuen Technologien und zur Einführung neuer Arbeitsweisen. Dieser Artikel enthält Ratschläge und Tipps und enthält alle Grundlagen für die Umsetzung von Änderungs-Management. Hier finden Sie Informationen zu den Arbeitsergebnissen eines Änderungs-Teams, mit denen Sie den Umfang der Bemühungen im Zusammenhang mit Änderungs-Management besser verstehen können. Außerdem zeigen wir Ihnen einen echten Interaktionsplan eines Kunden, der Adobe AEM Assets und Workfront einsetzt. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens oder Ihrem digitalen Reifegrad bzw. Ihrem Stand bei der Implementierung von Adobe-Lösungen empfehlen wir Ihnen, bei der Umsetzung von Änderungs-Management auf erfahrene Änderungsexpertinnen und -experten zu setzen. Diese helfen Ihnen, den richtigen Umfang zu definieren und Best Practices für Änderungsmaßnahmen für Ihr Programm und Ihr Unternehmen zu etablieren.

Änderungs-Management ist unverzichtbar – von Anfang an

„ Bei der Implementierung neuer Technologien dreht sich die Mehrzahl der Gespräche von Anfang bis Ende um die technische Implementierung. Dabei vergessen wir, dass hinter all diesen Veränderungen Menschen, Geschäftsprozesse und Ziele stehen. Echte Transformation basiert auf effektivem Änderungs-Management. Wenn die Mitarbeitenden nicht durch diesen Prozess geführt werden und darauf geachtet wird, dass alle an der Transformation mitwirken, kann das volle Potenzial der neuen Technologie nicht realisiert werden.

Änderungs-Management ist die Brücke, die die technischen Aspekte mit den menschlichen und betrieblichen verbindet und sicherstellt, dass die Transformation nicht nur eine oberflächliche Modernisierung, sondern eine dauerhafte Verbesserung bedeutet."

– Raja Walia, CEO, GNW Consulting

Was ist Änderungs-Management?

Das Änderungs-Management hilft, Personen, Teams und Unternehmen von einem aktuellen Zustand in einen gewünschten künftigen Zustand zu versetzen, sodass maximale Akzeptanz bei minimaler Unterbrechung des laufenden Geschäftsbetriebs entsteht.

Das Änderungs-Management optimiert den ROI (Return on Investment) eines Programms, indem es sicherstellt, dass die Stakeholder geschult, gewillt, fähig und bereit sind, neue Geschäftspraktiken umzusetzen.

Das Änderungs-Management geht Hand in Hand mit dem Programm-Management.

Das Programm-Management führt ein Programm-Team durch eine Reihe von Aufgaben, die schließlich in der Erreichung eines bestimmten Geschäftsziels münden. Das Änderungs-Management ermöglicht das Programm-Management, indem es die Mitarbeitenden auf die Lösung, die das Unternehmen anstrebt, vorbereitet.

Während des gesamten Programms arbeiten das Programm-Management und das Änderungs-Management zusammen. Bei Programmen, die über keine für das Änderungs-Management verantwortliche Person verfügen, ist das Programm-Management häufig für die Ausführung der Änderungs-Management-Aktivitäten verantwortlich.

Warum Änderungs-Management?

Laut einer McKinsey-Studie scheitern 70 % der digitalen Transformationen, und die Kosten dieser Fehlschläge werden auf rund 900 Milliarden US-Dollar geschätzt. [Quelle]

Eine der besten Maßnahmen, die Sie als Führungskraft ergreifen können, um einen Fehlschlag zu vermeiden, ist die Implementierung eines Änderungs-Managements.

Wenn Sie die Mitarbeitenden durch die Veränderung führen, minimieren Sie Risiken bei der Umsetzung und vermeiden mögliche negative Auswirkungen auf das Unternehmen. Eine strukturierte Vorgehensweise bringt auch Vorteile mit sich, von einer besseren Vorbereitung bis hin zu einer höheren Wahrscheinlichkeit, die Programmziele zu erreichen oder sogar zu übertreffen.

Hier finden Sie allgemeine Programmrisiken und eine Erklärung, wie das Änderungs-Management diese mindern und gleichzeitig den Programmerfolg fördern kann.

Die Auswirkungen von Veränderungen

Untersuchungen von Prosci, einem führenden Unternehmen im Bereich des Änderungs-Managements, zeigen beständig, dass Unternehmen mit hervorragendem Änderungs-Management einen größeren Erfolg erzielen und

Prosci hat auch nachgewiesen, dass das Änderungs-Management oder dessen Fehlen auch direkt den Programm-ROI steigern oder senken kann.

Prosci hat drei spezifische menschliche Änderungsfaktoren identifiziert, die den ROI positiv oder negativ beeinflussen können, und meint, dass diese drei Faktoren der Grund sind, warum wir Änderungs-Management bei Programmen anwenden sollten.

„Als Disziplin konzentriert sich das Änderungs-Management darauf, Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben und sie dazu zu ermutigen, entsprechend einem Projekt oder einer Initiative Änderungen an ihrer täglichen Arbeit vorzunehmen, zu akzeptieren und zu nutzen. Dies steigert direkt den ROI aufgrund von schnellerer Akzeptanz, stärkerer Nutzung und höherem Leistungsniveau. Mit anderen Worten: Aufgrund der drei menschlichen Faktoren steigert das Änderungs-Management direkt den Projekt-ROI.“

Quellen: Prosci: Best Practices in Change Management, 12. Edition und Prosci: What is Change Management und Prosci: 3 Factors of Change Which Define or Constrain Project ROI

Änderungs-Management bei Adobe

Wenn Adobe Initiativen zur Technologietransformation startet, hilft das Änderungs-Management-Team von Adobe den internen Adobe-Teams bei der Bewältigung der Transformation. Die Fachleute für Änderungs-Management bei Adobe setzen eine dreiteilige Methodik ein, die die Stakeholder vom Verständnis und Bewusstsein zur Ermächtigung und schließlich zur erfolgreichen Umsetzung führen.

ÜBERBLICK

Während der Verstehensphase zu Beginn des Projekts erfassen die Änderungsverantwortlichen die Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeitenden, fördern das Verständnis für die Notwendigkeit einer Veränderung und zeigen, wie eine erfolgreiche Umsetzung für die Mitarbeitenden, die diese Veränderungen durchlaufen, aussehen wird. Im Folgenden finden Sie Beispiele für Fragen, die Sie in dieser Phase wahrscheinlich stellen und beantworten werden:

• Wie sieht der künftige Zustand oder die Vision aus?

• Welche Strategie verfolgen wir, um dort hinzukommen?

• Wie wirkt sich diese Änderung auf das Team, das Unternehmen, die Abteilung oder Adobe aus?

• Wer werden die Sponsoren sein und wie stimmen wir sie aufeinander ab?

• Wer sind unsere Stakeholder und welche Bedürfnisse haben sie?

• Was halten unsere Stakeholder derzeit von der Veränderung?

ALLGEMEINE ZIELSETZUNGEN

In dieser Phase nutzen Änderungs-Management-Verantwortliche ein paar grundlegende Werkzeuge, um die Stakeholder zu verstehen und eine klare Vision für die Zukunft zu entwickeln. Diese Tools sind u. a.:

• Begründung der Veränderung – gibt die Vision und den Zweck der Veränderung an, den strategischen Grund für die Veränderung (welche Herausforderungen überwunden und welche Ziele erreicht werden sollen), welche Folgen es hat, wenn die Veränderung nicht vorgenommen wird, was sich ändert und wer davon betroffen ist, wer für die Maßnahmen zuständig ist und welche Herausforderungen, Risiken und Schwierigkeiten zu erwarten sind.

• Folgenabschätzung der Änderung – gibt an, was sich für welche Gruppen ändert, einschließlich interner und externer Stakeholder.

• Stakeholder-Bewertung – erfasst wichtige Interessengruppen, die für eine erfolgreiche Veränderung unerlässlich sind, sowie ihre Bedürfnisse und Erwartungen und möglichen Widerstand gegen die Veränderung.

• Änderungsplan – zeigt die Hauptziele der Änderungs-Management-Maßnahmen auf, einschließlich des Grunds, sowie wer von der Veränderung betroffen ist, die zu erwartenden Herausforderungen, Risiken und Schwierigkeiten und die Aktivitäten, um die Veränderung zu bewirken, sowie die dafür zuständigen Personen.

• Kommunikationsplan – bestimmt den Fluss relevanter Informationen zwischen zusammenarbeitenden Personen und Stakeholdern und gibt an, welche Informationen wann und wie in welchen Abständen freigegeben werden und wer verantwortlich für die Erstellung und die Bereitstellung der Mitteilungen ist.

Diese können auch vom Change-Management-Team erstellt werden: 

• Ausrichtung und Roadmap der Sponsoren – Richtet die wichtigsten Sponsoren – also diejenigen, deren aktives Engagement für den Erfolg unerlässlich ist, – aufeinander aus und definiert die wichtigsten Aktivitäten und Verantwortlichkeiten der Sponsoren und Führungskräfte im gesamten Projekt.

• Personas und Journey Map – Erstellt ein ganzheitliches Bild der Rollen, die von der Veränderung betroffen sind, sowie ihrer Bedürfnisse. Dies kann wiederum als Basis für Schulungen, Mitteilungen und andere Strategien verwendet werden.

ÜBERBLICK

In der Vorbereitungsphase konzentriert sich das Change-Management-Team auf die Interaktion, Kommunikation und Befähigung und beginnt mit der Ausführung dieser Pläne. In dieser Phase werden die Untersuchungsergebnisse der Verstehensphase zur Erstellung eines Aktivierungsplans herangezogen. Zu den Fragen, die Sie in dieser Phase stellen können, gehören:

• Wie können wir einen Schulungsplan für unsere zukünftigen Ziele erstellen?

• Wie werden Kommunikationsmaßnahmen und Initiativen für die unterschiedlichen Mitarbeitenden aussehen?

• Was sollten wir aktuell unseren Stakeholdern, die sich in der Vorbereitungsphase befinden, mitteilen?

ALLGEMEINE ZIELSETZUNGEN

In dieser Phase geht das Change-Management-Team stärker ins Detail und verwandelt Konzepte und Ideen in praktische Pläne und bereitet deren Umsetzung vor:

• Strategie und Plan zur Stakeholder-Interaktion – definiert alle Stakeholder, die einbezogen werden müssen, sowie Interaktionsmaterialien und Personen, die für ihre Erstellung verantwortlich sind, sowie die Interaktionstypen und Bereitstellungstermine und beinhaltet eventuell einen Resistenz-Management-Plan.
• Schulungsplan   – definiert die Leitlinien, den Zweck und die Ziele der Schulungen sowie der Maßnahmen und Ressourcen, die zur Erstellung des Schulungskonzepts und der Bereitstellungsmethoden für die verschiedenen Zielgruppen erforderlich sind. Erstellt außerdem die Schulungsmaterialien und führt die Schulungen durch. Hierzu könnten auch andere Schulungselemente gehören, wie eine Bewertung des Schulungsbedarfs und die tatsächlichen Schulungsmaterialien (Schulungskurse, Webinare, Arbeitshilfen usw.).
• Bewertung der Unternehmensbereitschaft – dient der Feststellung der Bereitschaft eines Unternehmens in Bereichen wie Daten, Technologie und Infrastruktur, Lösung und Prozess, Organisation und Personal, Drittanbieter, Umstellung und Nachhaltigkeit. Dabei kommt eine farbcodierte Scorecard zur Anwendung, die in bestimmten Intervallen vor und nach dem Go-Live aktualisiert wird.
• Change-Agent-Netzwerk – definiert die Schritte zum Aufbau eines Netzwerks aus Change Agents, die auf verschiedenen Ebenen als an vorderster Front mitwirkende Führungspersönlichkeiten anerkannt sind, die das Bewusstsein für die Veränderung stärken, alle anderen beeinflussen und motivieren, Widerstände beseitigen und Akzeptanz und Engagement fördern.
• Schlüsselbotschaften und Kommunikation – definiert im Detail alle wichtigen Mitteilungen, Absender, Formate und Zielgruppen, damit Informationen zeitgerecht bereitgestellt werden.

ÜBERBLICK

In der Befähigungsphase geht es um die Umsetzung und Beibehaltung der Änderungen. Bis zu diesem Zeitpunkt haben Sie bei Ihren Stakeholdern den Wunsch nach Veränderung geschürt, während Sie Pläne zusammengestellt und mit deren Umsetzung begonnen haben, um das nötige Wissen aufzubauen, damit diese Veränderung tatsächlich umgesetzt werden kann. Während der Befähigungsphase geht das Change-Management-Team normalerweise folgendermaßen vor:

• Kommuniziert weiterhin mit den Endbenutzenden

• Führt Schulungen und Evaluierungen durch

• Erstellt eine Wissensdatenbank

• Unterstützt die Benutzenden während des Go-Lives, indem es Kontakte zu Ressourcen und KMUs herstellt

• Sammelt gewonnene Erkenntnisse für einen Rückblick

• Präsentiert einen Sustainment- oder RTB-Plan (Run the Business), um sicherzustellen, dass die Änderungen erhalten bleiben.

• Misst den Erfolg von Änderungen mithilfe von personenorientierten Metriken

ALLGEMEINE ZIELSETZUNGEN

In dieser Phase werden alle noch laufenden Aktivitäten abgeschlossen, einschließlich Kommunikationspläne, Schulungen, Wissenstransfers usw.  Change Leaders beginnen mit der Berichterstattung über die Umsetzung und den Erfolg des Änderungs-Managements mithilfe eines Swim-Lane-Diagramms und erstellen möglicherweise einen Rückblick.

• Umsetzungs- und Erfolgsmetriken – zeigen, wie der Erfolg bei der Umsetzung und Veränderung gemessen werden können, erfassen zum Vergleich Basiskennzahlen, einschließlich qualitativer und quantitativer Messzahlen.
• Durchführung von Schulungen – Umsetzung des Schulungsplans und Bereitstellung der Schulungen
• Wissenstransfer – identifiziert kritische Geschäftsaufgaben, KSAOC (Wissen, Fertigkeiten, Fähigkeiten und andere Merkmale) zur Durchführung dieser Aufgaben; deren Bedeutung, die Verfügbarkeit von Fachwissen, etwaige Auswirkungen, Ressourcen, potenzielle Nachfolger und deren Schulung.
• Rückblick – rückblickender Bericht, der Informationen von verschiedenen Stakeholdern erfasst – sowohl über das, was gut funktioniert hat, als auch über die Herausforderungen. Ziel dabei ist es, noch durchzuführende Veränderungen oder neue Arbeitsweisen zu identifizieren, um die Prozesse, die Governance oder andere Aspekte des Programms zu verbessern.
• Unterstützung nach dem Go-Live – Dieser Plan sollte festlegen, auf welchem Wege Hilfe angefordert werden kann. Er kann 1:1-Support-Kanäle, E-Mail- oder Chat-Unterstützung, 1:viele Beratungsleistungen, Feedback-Schleifen oder andere Möglichkeiten beinhalten, um Benutzenden unmittelbar nach dem Go-Live zu helfen.

Der Änderungs-Management-Prozess

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens, Ihrem digitalen Reifegrad oder dem Umfang Ihres Programms kann die Einführung eines Programms für Änderungs-Management diesen einfachen dreistufigen Ansatz verfolgen:

1. Änderung bewerten
2. Änderungsplan erstellen
3. Plan ausführen

Die wichtigsten Erkenntnisse

Wir haben hier eine ganze Menge an Themen angeschnitten. Lassen Sie uns also die wichtigsten Aspekte des Änderungs-Managements und deren Vorteile nochmals zusammenfassen.

Ressourcen

Wenn Sie Maßnahmen für Änderungs-Management in Ihrem Unternehmen einführen oder beschleunigen möchten, nutzen Sie diese Ressourcen, um Ihr Wissen über die Grundlagen von Änderungs-Management zu vertiefen. Die Erstellung eines für Ihr Unternehmen geeigneten Änderungsplans ist eine wichtige Maßnahme, die am besten mithilfe erfahrener Expertinnen und Experten für Änderungs-Management erfolgt. Diese zusätzlichen Ressourcen bieten weiterführende Tipps und Ratschläge sowie Beispiele für einige der üblichen – großen und kleinen – Ergebnisse, die mit Veränderungsmaßnahmen einhergehen können.

• Navigating Change for Leaders (Webinar), einschließlich Tipps zu den Grundlagen des Änderungs-Managements, der Handhabung von Widerstand gegen Veränderung und wichtigen Metriken im Änderungs-Management

• Das Adobe-Toolkit für Änderungs-Management

• Beispiel eines Interaktionsplans des Adobe-Kunden-PMI – ein faszinierender hybrider Kommunikations- und Trainings- bzw. Interaktionsplan für die die Einführung von AEM Assets und Workfront. Besonderer Dank an Chris Muscutt für diesen Content!

Adobe Consulting Services bietet eigene robuste Programme und Dienste für Änderungs-Management, die großen Unternehmen helfen sollen, Veränderungen erfolgreich zu bewältigen. Außerdem bieten zahlreiche Adobe-Partner Beratungsleistungen rund um das Änderungs-Management. Weitere Informationen erhalten Sie vom Adobe-Vertrieb.

Besonderer Dank an Holly Brown, Ashley Echols, Berenice Blanc und Shaaz Nasir für ihre großzügigen Beiträge zu diesem Content und ihre hilfreiche Zusammenarbeit.