想要快速入門 Adobe Experience Manager Assets？本指南是入門系列的一部分，專注於在 AEM Assets 中實施資料夾結構的實用指南、最佳做法和提示。資料夾結構是 AEM Assets 的基礎，設計可擴充、穩定且符合業務需求的結構至關重要。

資料夾結構快速入門

在 Adobe Experience Manager Assets 中，資料夾結構、權限、中繼資料、分類法和標記等功能在組織資產時都扮演重要角色。每項功能有不同的用途，每項都提供獨特的功能與優勢。

本文介紹 資料夾結構 的最佳做法，這是整理內容的基礎。

在 Adobe Experience Manager Assets 中，資料夾結構是資產策略、使用情況和治理的基礎層。資料夾可用來以階層方式組織資產，讓您更輕鬆地導覽並找到載入檔案的位置。將搭配其他基本功能 (例如中繼資料、標記和分類法) 運用資料夾結構，讓數位資產更容易被發現，並治理資產的存取和使用情況。

為何使用資料夾結構

資料夾結構會以階層方式組織資產，為您的數位資產提供直覺式導覽和可擴充的分類。透過這種直觀的方式，內容製作者就更有可能將新資產從一開始就放在正確的地方。

您建立、內嵌及命名子資料夾的方式，以及您命名這些資料夾中檔案的方式，可能會對企業使用者存取及運用資產的方式產生重大影響。如果不同團隊覺得他們的資產必須位於特定資料夾中，或者他們想要建置許多專案型資料夾，而不是建置更具擴充性的穩定資料夾結構，常見的挑戰就會浮現。讓使用者在建立資料夾方面擁有太多迴旋餘地，可能會產生數千個難以維護的資料夾。

身為 DAM 管理者，您有責任避免隨意 (或非結構化) 資料夾設計。要向使用者介紹的關鍵點是資料夾結構很重要，但不宜用來搜尋資產。將資料夾比喻為房子，用 Omnisearch 欄來搜尋房子的內容，利用資產的中繼資料與標籤，而不只依靠資料夾結構。

您需要明確規劃資料夾結構的原因

• 存取控制 - 使用權限保護資料夾及資產。
• 中繼資料結構 - 控制哪些中繼資料套用至資料夾中的資產。
• 中繼資料設定檔 - 輕鬆將預設中繼資料套用至資料夾內的資產，讓您更容易查找與管理資產。
• 擴充性 - 協助使用者管理並擴充您的資產集合，因為您的資產集合通常會持續成長。
• 發佈控制 - 啟用發佈與取消發佈資產。
• 工作流程 - 管理不同狀態 (建立、檢閱、核准、發佈和封存) 的資產，內建於工作流程中，以便在生命週期中移動資產。

規劃直覺資料夾結構的考量事項

• 未來治理 - 如何管理存取權限 (讀取、修改、刪除) 以符合業務與技術需求。
• 擴充性 - 您的組織與內容庫將會成長，因此您的結構必須能因應未來需求並能輕鬆擴充，而不影響現有規劃。
• 大小 - 資料夾中的資產過多可能會導致可用性問題，導致難以管理、難以瀏覽和難以找到資產。 每個資料夾新增的資產請勿超過 1000 個。 雖然本指引適用於 AEM 6.5，而且 AEMaaCS 有較高的限制，但大型資料夾仍可能會影響效能。
• 可發現性 - 必須具有直覺性。 使用者需要能夠找到這些資產。 他們必須能夠快速辨識新資產的上傳與存放位置。 如果不直覺，人們將無法正確使用資料夾或 DAM 系統。

資料夾結構的最佳實務

• 建立 直覺 簡化的資料夾結構。
• 將資料夾階層保持淺層以避免複雜性。
• 任何資產應位於一個資料夾中，並可透過其他功能 (中繼資料、標籤等) 找到。
• 結合業務需求，例如本地化、保留、封存、轉譯、Digital Rights Management。
• 將每個資料夾的資產數量限制在 500 到 1,000 個資產以提高效能；了解每個資料夾的資產以 1,000 個為限。
• 使用可反映內容用途的描述性名稱。
• 調整資料夾設定，以與中繼資料結構和中繼資料設定檔一致。
• 將資產 (檔案) 放在分葉資料夾中，因為這樣可保持階層整齊，並有助於提高效能。如果您將太多檔案載入至較高層級的資料夾，AEM 效能會降低，因為 UI 會嘗試一次載入太多檔案。
• 根據貴組織的保留原則，視需要實施封存工作流程，以便保留較舊的資產，但向其他人隱藏，而不供搜尋。最佳實務是將其儲存在僅供管理員存取的資料夾中；請考慮按年或其他相關中繼資料，建立封存子資料夾。
• 請先取消發佈資產資料夾，再予以移動，以避免有無法取消發佈的擱置資產。

資料夾結構架構

現在，讓我們談談這些資料夾的威力。為了使資料夾結構的概念更具體化，以下是一些有效資料夾結構的一般範例。現在，不會有兩個相同的資料夾結構。最重要的是，資料夾將依據組織的需求而定，沒有一體適用的大小。讓我們來說明幾個不同的方法。

注意：請不要使用下列命名慣例。對於資料夾名稱，請使用地區、方案、行銷活動等的有意義名稱，以符合業務需求。

以下是一些可考量使用的資料夾結構架構。

請記住，您無法單獨使用資料夾結構來尋找資產！

但是在資料夾中，您可以執行許多動作來設定功能，例如權限、中繼資料等。您一再運用的某些工具會在內容樹狀結構中、卡片檢視中、清單檢視中，檢視資料夾結構和資產，而您可以依屬性排序，例如最近上傳、名稱等。

資料夾命名慣例

資料夾名稱對於資產的可發現性和重複使用非常重要。 使用清晰、具描述性且一致的資料夾名稱，將引導需要檢視、使用或變更資產的使用者，瞭解在何處尋找或載入資產。有些使用者沒有您 DAM 的完整權限來檢視所有資料夾，也無法瞭解所有資料夾的完整內容。相關人員讚賞精心規劃和實施的命名標準，以指導他們放置資產的位置。

Adobe 達人提示

• 資料夾標題可以「人性化」。
• 請全部用小寫、使用空格而非連字號，並避免特殊字元。
• 系統名稱或節點名稱應該穩定且很少變更以避免中斷參照。
• 需一致，例如是否使用縮寫、複數、縮寫及是否使用空格。
• 以資料夾設定不同使用者群組的檢視與編輯權限，執行存取控制。
• 說明如何在資料夾層級套用一致的中繼資料。

注意：在 AEM 中，資料夾標題中的空白字元會由「Asset Name」屬性中的「- 」取代。

檔案管理最佳作法

• 建議將資料夾內的資產數量 限制為 1,000 個或更少。本指引以 JCR (Java 內容存放庫) 中的節點結構為基礎，是避免潛在效能問題的一般最佳作法。
• 使用無序資料夾 (sling:Folder) ，而不是有序資料夾 (sling:orderedFolder)，以便有效管理大量子節點。
• 利用中繼資料 — 使用中繼資料來組織和搜尋資產，而非僅依賴資料夾結構
• 檢閱 Assets 規模調整指南 — 請參閱Assets 規模調整指南，以獲得 AEM Assets 6.5 規模調整及效能最佳化的詳細建議。
• AEM as a Cloud Service - 已針對 Assets UI 推出新功能，有助於改善大量資產的效能。考慮建立概念驗證來評估您特定環境中的效能。
• 在移動資產資料夾之前先取消發佈這些資產 — 避免有無法取消發佈的遺留資產。

DTM 快速入門

現在您已經了解資料夾結構及其重要性，讓我們快速看一下 Adobe Experience Manager Assets 如何支援多種檔案格式，包括 Adobe 格式、影像格式、相機 RAW 格式、文件格式、影片格式、3D 格式、音訊格式等。

檔案類型、大小和名稱的考量事項

• 支援的檔案類型 — 檢閱並瞭解 Adobe Experience Manager Assets 中的支援的檔案型別。
• 支援的檔案類型因特定功能而異 — 為了確保一致且可靠的結果，請只使用針對每個功能 所記錄的支援檔案格式。 某些產品功能對特定檔案型別或格式的支援可能有所變化，且較少支援。 使用非官方支援的檔案格式時，功能可能無法如預期運作。
• 檔案名稱 — 在 AEM Assets 中，資產檔案名稱不能包含下列任何特殊字元 (在此以空格分隔的清單中)： * / ： [ \\ ] | # % { } ？&
• 檔案大小 — 在 AEM 6.5 中，由於檔案大小限制，預設情況下 AEM Assets 不允許您上傳任何大於 2 GB 的資產。 不過，您可以前往 CRXDE Lite 並在 /apps 目錄下建立節點，覆寫此限制。 在 AEMaaCS 中，限制較高，但仍對 API 和 UI 處理具有限制。 若檔案大小超過2 GB，請使用桌面應用程式或資產連結 (Creative Cloud 連結器)，而非瀏覽器上傳。

檔案命名最佳作法

• 所有資產名稱均應是唯一的，即使它們位在不同資料夾中亦然。 使用唯一名稱可讓每個資產透過自己的 URL 存取。 在相同的存放庫路徑中會確保名稱唯一性。
• 使用 Dynamic Media 時，請將基本資訊放在檔案名稱的前 100 個字元中。
• 檔案名稱建議控制在 50 到 75 個字元之間。
• 建立簡單易用的直覺式命名標準。 清楚且一致的檔案命名標準可為銷售、行銷以及可能沒有完整存取 DAM 的其他使用者和群組提供價值。
• 清楚傳達檔案名稱的內容。
• 命名方式需一致，可選擇使用縮寫、複數或空格，但整體需保持一致性。
• 避免檔案名稱中出現不支援的特殊字元 (請參閱上文)。
• 請具描述性但扼要說明。
• 移除不必要的詞語。
• 省略「資料夾」等多餘的詞語。
• 針對版本變化使用縮寫，例如於名稱中加入「var」以表示版本差異。

試用

現在您已掌握設定資料夾的最佳作法，請在 Adobe Experience Manager 的沙盒環境中，建立幾個範例資料夾以及資產來操作練習。

1. 在 experience.adobe.com 登入。

2. 按一下快速連結區域中的「Experience Manager Assets」

3. 從左側導覽中選擇「Assets」

4. 選取標題為「所有 Assets」的頂端節點

5. 使用「建立資料夾」按鈕在此新增資料夾。

6. 於特定資料夾中，請點選「新增資產」按鈕以新增資產至該資料夾。

請避免上傳或大量上傳實際資產，直到您與所有 DAM 相關人員充分協調，並深入了解中繼資料、設定檔、結構、分類及標籤等主題，且已建立可以達成業務需求的內容策略為止。

其他學習資源

觀看 Adobe Experience Makers: The Skill Exchange 課程「分類與結構：AEM 可擴充資產管理的祕訣」，可獲得更多深入解析。善用這些額外資源，深入探討基礎主題。

• 設定 AEM Assets (教學課程影片播放清單)
• 組織您的數位資產 (文件)
• 管理資產 (文件)
• 基準資料夾 (影片)
• 將數位資產新增至 AEM (文件)
• Assets 規模調整指南 (AEM 6.5 文件)

後續步驟

本文章包含資料夾結構最佳作法、基礎指引，以及 Adobe Champion 分享的 AEM Assets 快速入門技巧。若要繼續閱讀此系列，請參考下一篇介紹存取與權限的文章。

若要探索此 AEM Assets 基礎系列中的所有文章，請參閱：

• 開始使用 AEM Assets 的最佳作法與技巧
• 資料夾結構與命名 (本文章)
• 存取權限
• 中繼資料、中繼資料結構描述和中繼資料設定檔
• 分類法和標籤
• 治理
• 培訓與推廣

感謝 Adobe Experience Manager 專家 Deepak Khetawat 為本文貢獻的其他內容。