在 AEM Assets 上線系列文章中，我們分享了 AEM Assets 基本功能的最佳做法與專家秘訣，但管理 DAM 不僅僅是善用功能。本文將探討 DAM 管理，包括制定政策、角色、標準與工作流程，以確保數位資產能正確且一致地運用，並讓團隊具備所需能力。
整合所有內容並建立治理機制
本系列前幾篇文章 已探討對您的內容策略至關重要的基本原則。這些資源涵蓋了多個核心主題，例如AEM Assets 的最佳做法與入門秘訣、資料夾結構& 命名、存取& 權限、中繼資料、分類法與標記。
接下來，讓我們整合「什麼」、「為什麼」以及「如何」來建立治理機制，以成功管理 AEM Assets。
什麼是 DAM 治理？
這是一套政策、角色、標準與工作流程，確保：
- 資產能正確且一致地使用。
- 從建立、審核到封存，整個資產生命週期皆受治理。
- 在 使用者彈性與組織控管間取得平衡。
- 達成合規、效率與擴充性。
- DAM 能夠成功運作。
「將 DAM 治理視為品牌營運成功的藍圖。它確保每個數位資產 不僅被妥善儲存，更符合法規、易於搜尋，並能隨時為企業創造價值。」
- Katie Junge，Workday 資深行銷科技產品經理暨 AEM Champion
為什麼需要治理？
DAM 治理為團隊成員建立明確的運作框架，協助達成下列目標：
- 防止資產被誤用及未經授權存取。
- 確保搜尋與分類時的中繼資料標準一致。
- 推動一致的命名慣例與分類體系。
- 支援法規遵循（如授權、歐盟《一般資料保護規則》）。
- 透過角色與權限提升使用者問責。
「缺乏治理的 DAM 很快就會變得難以管理。當中繼資料、權限與分類體系協同運作時，AEM Assets 的真正價值才能被釋放，讓內容即時可用並可重複利用。」
- Priya Nair，Loblaw AEM 技術主管暨 AEM Champion
接下來，讓我們來看看如何透過五個關鍵步驟建立治理機制 。
正確執行 DAM 治理
1. 設定明確目標並建立合適團隊
- 需與業務需求、品牌一致性、合規及效率保持一致。
- 確保合適的人員參與決策。根據您的業務不同，團隊組成也會有所差異，但請務必考慮行銷、創意、IT、開發人員及所有使用者。
2. 定義標準與存取權政策
- 建立資料夾結構、後設資料結構與命名慣例，確保這些設定皆符合您的業務需求。
- 設定依角色分配的權限，並記錄 DAM 後端所設定的各類使用權，避免產生法律問題。
3. 建立並自動化工作流程
- 建立資產核准流程並啟用通知。
- 記錄完整資產生命週期，從上傳、審閱、核准直到封存。
4. 培訓使用者並推動採用
- 制定強而有力的變更管理策略。
- 提供以角色為基礎的培訓與上線，以及多元學習和獲取新資訊的機會，例如小抄、午餐學習會、影片等。
- 請針對管理員、一般使用者及圖書管理員等不同角色，考量其特定培訓需求。這三種角色都需要不同的賦能。 請勿提供無關的賦能，否則會影響他們對此工具的使用意願。 請參閱透過培訓與賦能加速採用指南。
5. 監視使用情形並最佳化
- 同樣地，DAM 不是設定好就能置之不理的系統，必須持續監視。
- 請使用儀表板追蹤績效、合規性與系統健康狀態。
- 持續評估與更新後設資料結構和標記需求，以支援新活動、專案、地區等。
- 請定期審閱並封存資產，確保僅顯示相關的搜尋結果。
「正確執行 DAM 治理不僅僅是管理資產，更是賦能於人。AEM 中有效的 DAM 治理始於合適的團隊與明確標準，但唯有透過培訓才能真正發揮效益。當使用者具備自信運用 AEM 的知識後，採用速度加快，存取更具目標性，您的數位資產價值也將倍增。」
- Melanie Bartlett，MRM 合作夥伴發展總監暨 AEM Champion
治理—AEM Assets 應用的關鍵基石之一
本治理最佳做法文章屬於一系列內容，涵蓋基礎指引、最佳做法及 Adobe Champion 的入門建議，協助您開始運用 Adobe Experience Manager Assets。若要瀏覽本 AEM Assets 基礎系列的所有文章，請參閱：
更多學習資源
- 歡迎觀看 Adobe Experience Makers: The Skill Exchange 講座，主題為 分類法& 結構：AEM 打造可擴展資產的祕訣管理，涵蓋此治理主題，並邀請 AEM Champions Melanie Bartlett 與 Katie Junge 分享。
- 想深入瞭解內容治理，請參閱 Empowering your team with a strong content governance strategy for implementation success （AEM Champion Gary Howell 著）。
- 想進一步瞭解團隊賦能，請閱讀 Accelerating adoption through training and enablement（AEM Champion Erin Brown 著）。
- 若要了解變更管理，請參閱 Change Management Essentials for Success。