我們透過 AEM Assets 入門系列文章，分享在 AEM Assets 中使用基本功能的最佳做法與 Champion 祕訣，但管理 DAM 比使用功能還多。本文探索 DAM 控管：設定原則、角色、標準及工作流程，以確保正確且一致地使用數位資產，並確保團隊受到支援。
彙整所有內容和建立控管
本系列先前的文章探討的基本知識，對內容策略至關重要。這些資源涵蓋基本主題，例如 AEM Assets 快速入門最佳做法與祕訣、資料夾結構與命名、存取與權限、中繼資料、分類法與標記。
接下來，我們將彙整建立控管以成功管理 AEM Assets 的內容、原因和方式。
什麼是 DAM 控管？
就是一套原則、角色、標準及工作流程，可確保：
- 以正確且一致的方式使用資產。
- 從建立、核准，一直到封存的整個資產生命週期都受到控管。
- 在使用者彈性與組織控制之間取得平衡。
- 達到合規性、效率與擴充性。
- DAM 成功。
「DAM 控管可視為品牌營運成功的藍圖。確保每項數位資產不僅可儲存，還可相容、可發現，並準備好可在整個企業傳遞價值。」
- Katie Junge，Workday 資深行銷技術產品經理暨 AEM Champion
為什麼需要？
DAM 控管提供架構，讓所有團隊成員順利進行工作，並：
- 防止資產濫用和遭到未經授權的存取。
- 確保搜尋與分類的中繼資料標準。
- 促進一致的命名慣例與分類法。
- 支援法律合規 (例如授權、GDPR)。
- 透過角色與權限增強使用者責任。
「不進行控管，DAM 在使用上很快會形成挑戰。當中繼資料、權限及分類法共同運作時，AEM Assets 可以發揮實際值，讓內容可立即使用和重複使用。」
- Priya Nair，Loblaw AEM 技術主管暨 AEM Champion
現在，一起來繼續探討如何透過五個關鍵步驟建立控管。
正確進行 DAM 控管
1.設定明確的目標並建立適當的團隊
- 符合業務需求、品牌一致性、合規性與效率
- 確定合適的人員才有話語權。 視業務而定，團隊可能會有所不同，但請務必考量到行銷、創意、IT、開發人員、所有使用者。
2. 定義標準與存取原則
- 建立資料夾結構、中繼資料結構、命名慣例，確定這些全都根據業務需求進行設定。
- 設定角色型權限，並記錄在 DAM 後端所設定任何類型的使用權限，讓您不會遇到任何法律問題。
3. 建立和自動化工作流程
- 搭配通知建立資產核准鏈
- 從上傳、檢閱、核准，一直到封存，記錄整個資產生命週期。
4. 訓練使用者並推動採用
- 擁有非常強大的變更管理策略。
- 提供角色型培訓和入門，以及各種學習與取用新資訊的機會，無論是透過速查表、午餐學習會、影片等。
- 考量管理員、一般使用者及圖書館管理員的特定培訓需求。 這三個角色都需要不同的支援。請不要提供不相關的支援，因為這可能會影響使用者採用該工具的意願。請參閱透過培訓和支援加速採用指南。
5. 監視使用情況並最佳化
- 再說，DAM 絕不是可在設定後就忘記的工具。請務必持續加以監控。
- 使用儀表板追蹤效能、合規性及系統健康狀態。
- 持續評估並更新中繼資料結構與標記需求，以支援新的行銷活動、方案、地理位置等。
- 定期檢閱和封存資產，以便只顯示相關的搜尋結果。
「正確進行 DAM 控管，不僅關乎管理資產，還牽涉到增強人員能力。要在 AEM 中有效控管 DAM，需要正確的團隊與明確的標準；但還要透過培訓蓬勃發展。當使用者擁有能自信使用 AEM 的知識後，採用速度就會加快，存取變得有其意義，數位資產的價值也會成倍增加。」
- Melanie Bartlett，MRM 合作夥伴開發總監暨 AEM Champion
控管 – 使用 AEM Assets 的重要基礎之一
本文章是控管最佳做法的一系列文章之一，包括 Adobe Champion 分享的 Adobe Experience Manager Assets 快速入門基礎指引、最佳做法及祕訣。若要探索此 AEM Assets 基礎系列中的所有文章，請參閱：
其他學習資源
- 觀看 Adobe Experience Makers：技能交流講座，標題為分類法與結構：AEM 可擴充資產管理祕訣，其中介紹此控管主題，主講者：AEM Champions Melanie Bartlett 與 Katie Junge。
- 請參閱 AEM Champion Gary Howell 所撰的使用強大的內容控管策略，增強團隊能力以成功實施，以進一步了解控管。
- 請參閱 AEM Champion Erin Brown 所撰的透過培訓和支援加速採用，以進一步了解團隊支援。
- 請參閱成功的變革管理要點，以進一步了解變更管理