本文探討開始使用 Adobe Experience Manager Assets 的策略指引、基礎最佳作法與實用技巧。本指南重點說明，建置 DAM 之前需考慮內容策略與需求蒐集的重要原因。

如果您是 Adobe Experience Manager Assets 新手，歡迎加入！

Adobe Experience Manager Assets 可協助您的組織建立中央樞紐，以儲存影像、影片、檔案等數位資產。 您可以設定 AEM Assets 的各項功能，協助組織在資產生命週期 (從建立、分類、發佈、建版本、匯入到封存) 中簡化儲存、尋找、共用及分送資產的流程。

本指南著重說明您為何需要 DAM 內容管理策略。 新增的指南將深入探討 Digital Asset Managers 和 Administrator 的基本概念，主題包括：

• 資料夾結構與命名

• 存取與權限

• 中繼資料、中繼資料結構描述和中繼資料設定檔

• 分類法和標籤

• 治理

為何需要 DAM 內容管理策略

在深入探討 AEM Assets 中用於提升內容速度、可發現性和重複使用的功能之前，首先來談談為什麼您不僅需要 DAM 工具，還需要用於管理資產的內容策略。

缺乏內容策略可能帶來常見挑戰，使您的 DAM 庫不易使用，進而增加操作 DAM 的時間、人力與成本。  以下是計畫和實作內容策略時最常要避免的一些挑戰或要防止的事項。

• 資產數量暴增 - 組織正面臨資產、版本及各種變化數量激增的情形，但若以中繼資料與標籤來組織資產，能有效建立結構、擴充性以及提升搜尋與發現的效率。

• 重複的資產 - 使用者建立的重複資產、版本及轉出檔案，可能造成使用者難以找到所需項目，但採用最佳作法可協助避免此現象。

• 缺乏可發現性 - 組織可能因為下列原因而難以找到資產：

  • 非直覺式的資料夾結構 - 如果沒有系統化的方法來組織內容，但強制實施可擴充的永久資料夾結構可減少分類、上傳或搜尋資產的工作量，則會發生問題。

  • 缺少中繼資料或標籤 - 有了中繼資料與標籤，使用者能更容易描述資產、提升搜尋傳送效率，並加強資產生命週期的追蹤。

  • 不符合資產命名標準 - 透過 AEM 作為企業中央 DAM，可強制執行新的資產命名規範。執行直覺式命名標準有助於使用者更容易找到資產。

  • 低效率搜尋功能 - AEM 可透過中繼資料與標籤讓使用者更有效率搜尋資產，協助資產重複利用並減少不必要的轉檔。

未主動規劃解決這些常見的數位資產管理問題，將造成 DAM 與使用者嚴重困擾，也可能影響效能或合規性。

重要的是，如果您沒有健全的內容策略 (符合您的業務需求)，潛在風險是 內容混亂。

內容混亂可能會很快發生，而且非常困難、耗時且成本高昂。 從一開始就採取措施防止內容混亂，是收穫內容可搜尋、可發現性和重複使用益處的關鍵。

定義您的數位資產管理需求

若要消除並避免常見的內容混亂挑戰，請進行需求收集以擷取業務需求，為您提供實施的分析和輸入資料，以確保您設定 DAM 來最佳化資產利用和管理。 以下是需求收集中要包含的關鍵元素：

• 識別業務使用案例

  • 擷取使用者故事的角色：例如作者、DAM 管理員、行銷人員、代理共同作業人員等。

  • 每個使用案例請套用「使用者故事」格式：身為 <特定使用者／角色>，我希望 <期望達成的目標／需要解決的關鍵問題>，以便 <可獲得此功能所帶來的效益>。

  • 包含驗收條件：當……(透過中繼資料定義) 時，即可判斷已完成。

• 收集功能需求 — 此工作包含角色設定檔規格，可讓您簡明且準確地記錄使用者目標、業務需求與所求效益。依角色定義使用者目標，適用於以下每項：

  • 分類法

  • 中繼資料

  • 工作流程

  • 報告

  • 搜尋

  • 過期資產

• 收集非功能需求 — 這些需求指定用來判斷系統運作條件，而非行為本身，涵蓋下列層面：

  • 效能要求
  • 安全性要求
  • 驗證
  • 授權與存取控制

其他學習資源

除了上述基本主題之外，這些資源還包含新增的最佳做法，可幫助您成功著手使用 AEM Assets：

• Adobe Champion Gary Howell 使用強大的內容控管策略來強化團隊以成功實施

• 透過培訓和支援加速採用，作者：Adobe Champion Erin Brown

• 成功的變革管理要點，作者：Adobe

• 組建您的 Adobe Experience Manager Assets 團隊，作者：Adobe

接下來呢？

為了確保 Adobe Experience Manager Assets 成功實施，請專注於讓您的資產可為人發現且可重複使用。當您完成需求收集，了解符合業務需求的主要考量事項後，下一步就是將需求轉譯為 AEM Assets 的運作方式。

為了順利進行，請檢閱並遵循相關指南，並與利害關係人協調，簡化流程並將管理數位資產的方式最佳化。奠定正確的基礎，終可提高效率，並幫助您更能實現組織目標。

這些相關指南將深入探討 AEM Digital Assets Manager 與管理員應該了解的基本概念，包括 Adobe Champions 對於這些主題提供的實用考量、最佳實務及祕訣：

• 資料夾結構與命名

• 存取與權限

• 中繼資料、中繼資料結構和中繼資料設定檔

• 分類法與標記

• 治理

• 培訓和支援