本文將說明如何運用策略指引、基礎最佳做法與實用秘訣，協助您開始使用 Adobe Experience Manager Assets。本指南重點介紹為何需要內容管理策略，以及在建立 DAM 前需求蒐集時的考量。

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Adobe Experience Manager Assets 可協助您的組織建立集中式數位資產管理中心，統一儲存影像、影片、文件等各類資產。AEM Assets 的主要功能可協助組織簡化並優化資產從建立、分類、分發、產生變化、匯入到封存等整個生命週期中的儲存、搜尋、分享與分發流程。

本指南聚焦於 DAM 內容管理策略的重要性。後續指南將深入說明數位資產管理員與管理者必備的核心概念，主題包括：

• 資料夾結構 & 命名

• 存取& 權限

• 後設資料、後設資料結構 & 後設資料設定檔

• 分類與標記

• 治理

為何您需要 DAM 內容管理策略

在深入瞭解 AEM Assets 如何提升內容速度、提升搜尋性及促進重複利用之前，先來探討為何您不僅需要 DAM 工具，還需要一套管理資產的內容策略。

缺乏內容策略會帶來常見挑戰，使 DAM 資料庫難以使用，並增加 DAM 運作所需的時間、精力與成本。  以下列出規劃及實施內容策略時，應避免或預防的常見挑戰。

• 資產數量激增——組織正面臨資產、資產版本與變化版本的爆炸性成長，但透過中繼資料與標記來組織資產，有助於建立結構、擴展性及提升搜尋性。

• 重複資產 ——使用者建立的重複資產、變化版本及轉檔，可能導致難以找到所需內容，導入最佳做法可有效預防此問題。

• 難以發現資產 ，組織經常難以找到資產 ，可能原因包括：

  • 資料夾結構不直觀——若缺乏系統化的內容組織方式，將導致問題，但若能強制執行一個可擴展且永久的資料夾結構，則可減輕分類、上傳或搜尋資產的負擔。

  • 缺乏中繼資料或標記——透過中繼資料與標記，使用者能更容易描述資產、提升資訊查找與傳遞效率，並更有效支援資產生命週期追蹤。

  • 未遵循資產命名標準——以 AEM 作為企業級 DAM 核心，可強制執行新的資產命名標準，協助使用者在有直觀命名規範時更輕鬆找到資產。

  • 搜尋效能低落——AEM 可透過中繼資料與標記，讓使用者更有效率地搜尋資產，協助資產再利用並避免產生過多轉檔版本。

若未主動規劃解決這些常見的數位資產管理問題，將可能對您的 DAM 和使用者帶來嚴重影響，甚至影響效能或合規性。

更重要的是，若您沒有一套健全且符合業務需求的內容策略，潛在的最大風險就是內容混亂。

內容混亂可能發生得非常迅速，且修正起來既困難又耗時、成本高昂。事先採取預防措施，可協助您有效提升內容的可搜尋性、易發現性與重複利用價值。

定義您的數位資產管理需求

為避免常見的內容混亂問題，請進行需求蒐集以掌握業務需求，為您的實施提供洞察與依據，確保 DAM 能達到最佳資產使用情況與資產管理。以下是需求蒐集時應納入的重點要素：

• 確認業務使用案例

  • 為使用者故事擷取人物誌：例如 作者、DAM 管理員、行銷人員、代理商協作者等。

  • 每個使用案例採用 User Story 格式：作為<特定使用者／人物誌／角色> ，我希望<達到的目標／需解決的關鍵問題>，以便<從功能實現中獲益>」。

  • 包含驗收標準：完成判斷依據為……（由中繼資料定義）。

• 彙整功能需求——包含人物誌設定，有助於明確且準確地掌握使用者目標、業務需求、需求與效益，並以簡明陳述整合。請依人物誌為下列各項定義使用者目標：

  • 分類法

  • 中繼資料

  • 工作流程

  • 報告

  • 搜尋

  • 過期資產

• 收集非功能性需求—這些標準可用來評估系統運作，而非特定行為，涵蓋以下範疇：

  • 效能需求
  • 安全需求
  • 驗證
  • 授權與存取控制

額外學習資源

除了上述基礎主題外，這些資源還包含更多最佳做法，協助您順利啟動 AEM Assets：

• 以強大的內容治理策略賦能團隊，助您成功導入，Adobe Champion Gary Howell 著

• 透過訓練與啟用加速採用  Adobe Champion Erin Brown 著

• 成功的變革管理要素，Adobe 著

• 打造您的 Adobe Experience Manager Assets 團隊，Adobe 著

接下來怎麼做？

若要成功導入 Adobe Experience Manager Assets，請務必讓您的資產易於搜尋並可重複使用。當您完成需求收集並掌握滿足業務需求的關鍵考量後，下一步就是將這些需求轉化為 AEM Assets 的運作方式。

請參閱並遵循相關指南，並與利害關係人協調，以簡化流程並優化數位資產管理。正確奠定基礎，最終能提升效率，協助您更有效達成組織目標。

以下相關指南將 深入說明 AEM Digital Assets Manager 與管理員應瞭解的基本概念，包含實用考量、最佳實務，以及 Adobe Champions 提供的主題建議與技巧：

• 資料夾結構 & 命名

• 存取& 權限

• 後設資料、後設資料結構 & 後設資料設定檔

• 分類法與標記

• 治理

• 訓練與啟用