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共用和散發在Experience Manager中管理的資產 share-assets-from-aem

最後更新： 2026年9月25日
  • 適用對象：
  • Experience Manager as a Cloud Service

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  • Admin
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AEM 6.5
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AEM as a Cloud Service
本文章

Adobe Experience Manager (AEM) Assets可讓您與組織成員及外部實體（包括合作夥伴和廠商）共用​資產、資料夾和集合。 此彈性共用功能支援合作內容工作流程，可讓內部團隊和外部利害關係人存取已核准的數位資產，而不會複製或失去對來源檔案的控制。

從Experience Manager Assets以Cloud Service共用資產的方法

使用下列任何方法，以Cloud Service形式共用Experience Manager Assets中的資產，選擇最符合收件者和工作流程的選項：

  • 以連結方式共用 — 產生資產、資料夾或集合的可共用連結，非常適合快速授予特定收件者的存取權，而不需要他們登入編寫環境。
  • 下載資產並單獨共用 — 從本機下載資產，並透過您偏好的管道進行發佈。 當收件者需要離線復本，或必須在Experience Manager環境之外傳遞檔案時，此方法很有用。
  • 使用​ Experience Manager desktop app ​共用 — 連線desktop app以直接從您的本機檔案系統瀏覽、開啟及使用Experience Manager資產，精簡使用案頭應用程式之使用者的共同作業。
  • 使用​ Adobe Asset Link ​共用 — 從Adobe Creative Cloud應用程式中存取及共用Experience Manager資產，讓創意專業人士能夠在不離開其設計工具的情況下，使用核准、集中管理的資產。
  • 使用​ Brand Portal ​共用 — 透過專用入口網站，將經過核准、符合品牌規範的資產發佈給內部和外部使用者，非常適合讓合作夥伴、廠商和分散式團隊等廣泛對象取得精選內容。

選擇正確的方法取決於收件者是否需要直接系統存取、離線復本、與其創意工具的整合，或需要已核准品牌資產的控管入口網站。

先決條件 prerequisites

管理員許可權是​必要，以設定以連結形式共用資產的設定。 使用者必須擁有​系統管理員許可權，才能存取及修改這些連結共用組態，因為這些設定控制如何從外部共用資產，因此僅限於系統管理員層級的角色。

開始之前，請確認下列事項：

  • 系統管理員許可權​已指派給您的帳戶。

如果沒有​系統管理員許可權，則設定以連結共用資產的設定值的選項無法使用，而且無法修改連結共用控制項。 因此，要求或授予管理員角色是重要的第一步，確保只有授權使用者才能調整資產作為連結分享的方式。

Experience Manager Assets可讓您設定預設的連結共用設定。

  1. 按一下Experience Manager標誌，然後導覽至​工具 > Assets > Assets組態 > 連結共用。

  2. 初始設定：

    • 包含原始專案：

      • 選取Select Include Originals以在連結共用對話方塊中依預設選取Include Originals選項。
      • 選取Include Originals選項在連結共用對話方塊中呈現給您的方式。 可編輯可讓使用者變更[初始設定]中在此定義的設定。 若為Read-only，會顯示設定，但使用者無法修改它。 Hidden會完全隱藏設定，所以連結共用對話方塊會自動套用在[初始設定]中在此設定的值。

    • 包含轉譯：

      • 選取Select Include Renditions選項，以在連結共用對話方塊中依預設選取Include Renditions選項。
      • 選取Include Renditions選項在連結共用對話方塊中呈現給您的方式。 可編輯可讓使用者變更[初始設定]中在此定義的設定。 若為Read-only，會顯示設定，但使用者無法修改它。 Hidden會完全隱藏設定，所以連結共用對話方塊會自動套用在[初始設定]中在此設定的值。

  3. 在Expiration date區段的Validity Period欄位中指定連結的預設有效期。 這會決定共用連結在過期前保持作用中的時間，有助於控制對共用資產的存取。

  4. 動作列中的​ 連結共用 ​按鈕：

    • 所有具有jcr:modifyAccessControl許可權的使用者（存取控制許可權，可控管誰可以管理資產上的共用）都可以檢視連結共用選項。 連結共用按鈕對所有管理員都可見，預設情況下對所有人都可見。 您可以將它設定為只針對已定義的群組顯示此選項，或者拒絕特定群組的此選項。 若要允許特定群組檢視Share Link選項，請選取Allow only for groups。 選取Deny from groups以拒絕特定群組的Share Link選項。 選取其中一個選項後，請使用Select Groups欄位指定群組名稱，以新增您需要允許或拒絕的群組名稱。

如需電子郵件組態相關設定，請瀏覽電子郵件服務檔案

設定電子郵件服務

以連結方式共用資產

透過連結共用資產，是一種方便且受控制的方式，可將資源分配給外部對象、行銷人員和其他Experience Manager使用者。 連結共用可讓收件者接收及下載資產，而不需要Experience Manager帳戶，因為此功能可讓​ 匿名使用者 ​存取及下載與其共用的資產。 這可讓此成為將創意和行銷資產分發給組織外部共同作業人員的有效方法。

從共用連結下載時，會使用​非同步服務，提供更快速且不會中斷的下載，因為處理作業會在背景進行，而不會中斷瀏覽器工作階段。 Experience Manager Assets將背景中的資產排入可管理檔案大小的​ ZIP封存檔 ​中，如此可維持大型傳輸的可靠性，並避免中斷作業。 對於大型下載，下載已整合到​多個檔案中，每個檔案為100 GB。

NOTE

使用連結共用功能時，有兩種方式可共用資產：

  1. 產生共用連結複製，並與其他使用者共用資產連結。

  2. 產生共用連結並透過電子郵件共用資產連結。 您可以修改預設值（例如到期日和時間），並允許下載原始資產及其轉譯。 您可以新增多個使用者的電子郵件地址，以傳送電子郵件給他們。

    連結共用對話方塊

在這兩種情況下，您都可以修改預設值（例如到期日和時間），並允許下載原始資產及其轉譯。

若要以公用URL形式共用資產：

  1. 登入Experience Manager Assets並導覽至​檔案。
  2. 選取資產或包含資產的檔案夾。 在工具列中按一下​共用連結。
  3. 連結共用​對話方塊出現，其中在​ 共用連結 ​欄位中包含自動產生的資產連結。 此連結是收件者用來存取所選資產的公用URL。
  4. 視需要設定共用連結的到期日。 這會限制收件者存取共用資產的時間長度，並有助於強制執行內容控管。
  5. 在​ 連結設定 ​下，核取或取消核取Include Originals或Include Renditions以包含或排除其中一個。 必須選取至少​ 一個 ​選項，因為共用連結必須公開原始檔案或其轉譯。
  6. 所選資產的名稱會顯示在Share Link對話方塊的右側欄中，以確認哪些資產確實包含在共用連結中。
  7. 複製資產連結並與目標使用者共用資產連結。

透過電子郵件共用資產連結可讓您使用安全、自動產生的連結，將選取的資產或整個資料夾分發給特定收件者。 若要透過電子郵件共用資產：

  1. 選取資產或包含資產的檔案夾。 在工具列中按一下​共用連結。

  2. 連結共用​對話方塊出現，其中在​ 共用連結 ​欄位中包含自動產生的資產連結。

    • 在電子郵件地址方塊中，輸入您要共用連結之使用者的電子郵件地址，然後按Enter。 如果使用者是您組織的成員，請從下拉式清單中顯示的建議中選取其電子郵件地址。 您可以對每個收件者重複此步驟，與多位使用者共用連結。
    • 在​ 主旨 ​方塊中，輸入主旨以指定共用資產的用途。
    • 在​ 訊息 ​方塊中，視需要輸入訊息。
    • 在​ 到期 ​欄位中，使用日期選擇器來指定連結的到期日期和時間。 這樣可確保共用連結在指定時間後自動變成無法存取，避免資產遭到無限次存取。
    • 啟用​ 允許下載原始檔案 ​核取方塊，讓收件者下載原始轉譯，這是完整解析度的來源檔案，而不是產生的預覽或低品質版本。

  3. 按一下​共用。 訊息會確認此連結已與使用者共用。 使用者會收到包含共用連結的電子郵件，直接用於存取共用資產。

    連結共用電子郵件

自訂電子郵件範本 customize-email-template

Adobe Experience Manager​可讓您自訂傳送給收件者的電子郵件範本，收件者會收到包含共用連結的電子郵件。 精心設計的範本可傳達專業精神與能力，提升訊息與組織的信譽。

自訂電子郵件範本有幾項優點：

  • 個人化內容 — 自訂的電子郵件範本可讓您依名稱向收件者傳送地址，並參考與他們相關的特定詳細資料，例如從可用預留位置提取的共用連結及其到期日。 此個人接觸可讓收件者感受到價值，並提升參與度。
  • 一致的品牌識別 — 自訂的範本可確保您的電子郵件與品牌識別一致，包括標誌、顏色和字型。
  • 加強辨識與信任 — 每封電子郵件的一致性可加強品牌辨識，並建立收件者之間的信任。

自訂電子郵件範本的格式 format-of-custom-email-template

可以使用​ 純文字 ​或​ HyperText標籤語言(HTML) ​自訂電子郵件範本。 預設的可編輯範本連結位於​/libs/settings/dam/adhocassetshare/en.txt。

若要覆寫預設範本而不修改現成可用的檔案：

  1. 建立檔案​/apps/settings/dam/adhocassetshare/en.txt。 /apps路徑中的範本優先於/libs路徑中的預設值，因此您的自訂會套用，而原始範本則保持不變。
  2. 編輯新建立的檔案，其中包含您所需的純文字或HTML內容以及必要的預留位置。
  3. 視需要重複 — 您可以視需要多次修改電子郵件範本。

下列預留位置可在範本中使用：

預留位置
說明
${emailSubject}
電子郵件的主旨
${emailInitiator}
建立電子郵件的使用者的電子郵件ID
${emailMessage}
電子郵件內文
${pagePath}
共用連結的URL
${linkExpiry}
共用連結到期日

自訂電子郵件範本範例 custom-email-template-example

以下範例示範如何將可用的預留位置合併為完整的個人化範本。 傳送電子郵件時，每個預留位置都會取代為其對應值：

<!--Sent from instance: ${host.prefix}-->
subject: ${emailSubject}

<!DOCTYPE html>
<html><body>
<p><strong>${emailInitiator}</strong> invited you to review assets.</p>
<p>${emailMessage}</p>
<p>The shared link will be available until ${linkExpiry}.
<p>
    <a href="${pagePath}" target="_blank"><strong>Open</strong></a>
</p>

</body></html>

也可以使用替代純文字範本：

Dear Recipient,

${emailMessage}

You can access the shared content using the following link:
${pagePath}

Please note that this shared link expires on ${linkExpiry}.

Shared by: ${emailInitiator}

任何有權存取共用資產連結的使用者都可以下載資產，這些資產會合併到單一​ zip資料夾 ​中。 不論使用者是存取複製的資產連結，還是使用透過電子郵件共用的資產連結，下載程式都是相同的，因此在這兩種情況下，適用相同的步驟。

請依照下列步驟下載共用資產：

  • 按一下資產連結，或將URL貼到瀏覽器中。 連結共用​介面會開啟，您可以在其中在​ 卡片檢視 ​和​ 清單檢視 ​之間切換。

  • 在​ 卡片檢視 ​中，將滑鼠停留在共用資產或共用資產資料夾上，即可選取資產或將它們排入下載佇列。

  • 依預設，使用者介面會顯示​ 下載收件匣 ​選項。 下載收件匣​會反映所有佇列等候下載的共用資產或資料夾清單，以及其狀態，讓使用者可以在一個位置追蹤每個佇列專案。

  • 選取資產或資料夾時，佇列下載​選項會出現在畫面上。 按一下​ 佇列下載 ​選項以啟動下載程式。

    將下載排入佇列

  • 準備下載檔案時，請按一下​ 下載收件匣 ​選項以檢視下載狀態。 若是大型下載，請按一下​ 重新整理 ​按鈕以更新狀態，因為大型下載在伺服器上的準備時間較長。

    下載收件匣

  • 處理完成後，按一下​ 下載 ​按鈕以下載zip檔案。

    note
    NOTE
    如果共用資產移至其他位置，則其連結會停止運作，因為原始路徑不再解析。 因此，請重新建立連結，並重新與使用者共用連結。

分別下載資產和共用 download-and-share-assets

Adobe Experience Manager (AEM)可讓使用者​ 下載 ​必要的​資產，並在Experience Manager之外共用​資產。 此下載與共用工作流程提供簡單明瞭的方式，可將核准的內容分送給無法直接存取Experience Manager環境的收件者。 由於資產會先下載，然後獨立發佈，因此使用者可完全控制要共用哪些檔案以及如何傳送這些檔案。

與組織之Experience Manager執行個體以外的外部利害關係人、代理商、合作夥伴或稽核者合作時，此方法特別有用。 透過在本機下載資產，使用者可以將資產附加至電子郵件、上傳至協力廠商平台，或透過任何偏好的共用頻道進行傳輸，確保最終內容無需平台存取即可送達預定對象。

如需詳細資訊，請參閱下列資源：

與創意專業人士共用資產 share-with-creatives

行銷人員和業務線使用者透過兩種主要方法與創意專業人士共用已核准資產：

  • Experience Manager​desktop app：應用程式會在​ Windows ​和​ Mac ​上執行。 這項跨平台支援可確保創意團隊能夠存取共用內容，無論其作業環境為何。 請參閱案頭應用程式總覽。 若要瞭解任何授權案頭使用者如何存取共用資產，請參閱瀏覽、搜尋及預覽資產。 案頭使用者建立資產，並與Experience Manager使用者共用這些資產，例如透過上傳新影像。 請參閱使用 desktop app上傳資產。

  • Adobe Asset Link： Creative專業人員直接在​Adobe InDesign、Adobe Illustrator​和​ Adobe Photoshop ​中搜尋和使用核准的資產。 如此一來，您就不必離開設計應用程式，創意工作仍可連線至受管制、核准的內容。

設定資產共用 configure-sharing

設定資產共用可建立讓其他使用者、系統或外部對象使用資產的方式。 每個共用選項的運作方式不同，每個選項都需要個別的設定，而且在啟用前必須符合特定的先決條件。 選擇適當的選項取決於誰需要存取資產、他們將會如何使用這些資產，以及您想要保留對分配的控制級別。

共用選項

共用資產的可用方法通常分為幾個不同的類別，每個類別都適合不同的使用案例：

  • 內部共用 — 讓相同組織或工作區內的其他使用者或團隊可以存取資產。
  • 外部共用 — 將資產分發給組織外的收件者，例如合作夥伴、客戶或公眾。
  • 連結式共用 — 產生可共用的連結，這些連結會授予特定資產的存取權，而不需要個別帳戶布建。
  • 內嵌或整合式共用 — 透過支援的整合，將資產直接傳送到其他系統、應用程式或管道。

由於每個選項都是透過不同機制傳送資產，因此設定步驟和存取控制會依不同而有所差異。

設定共用之前的先決條件

啟用任何共用選項之前，請先確認是否已具備必要的先決條件。 這樣可確保安全地共用資產，讓收件者可以順利存取資產，而不會發生錯誤。 先決條件通常包括：

  • 存取許可權 — 執行設定的帳戶或角色必須具有共用相關資產所需的許可權。
  • 資產整備 — 必須發佈、核准資產，或以其他支援共用的狀態核准資產。
  • 目的地組態 — 必須正確設定並連線共用方法中涉及的任何目標系統、通道或外部端點。
  • 安全性與存取原則 — 必須定義適用的治理、驗證或可見性規則，才能讓共用符合組織需求。

確認這些先決條件會先防止失敗的共用嘗試，並降低將資產暴露於目標受眾以外的風險。 先決條件滿足後，您就可以繼續設定符合發佈需求的特定共用選項。

連結共用​對話方塊會針對您要發佈給使用者的任何資產產生可共用的URL。 使用此對話方塊來建立直接連結，然後將該連結傳送至預期的收件者，以便他們能夠存取資產而不需導覽完整的存放庫。

在數位資產管理(DAM)存放庫中，具有​ 系統管理員許可權 ​或在/var/dam/share位置​ 具有 ​讀取許可權的使用者可以檢視與他們共用的連結。 這些許可權層級會決定誰有權開啟及擷取共用資產。

透過連結共用資產是一種便利的方式，讓外部對象可以使用資源，而不需要他們先登入Assets。 由於外部收件者不需要Assets認證或帳戶，連結共用可簡化與使用者端、合作夥伴和其他外部利害關係人的共同作業，同時保持基礎存放庫存取控制。

作者執行個體的安全性建議

NOTE
如果您想要將來自作者執行個體的連結分享至外部實體，請僅公開GET要求的下列URL。 封鎖所有其他URL會限制公開的攻擊面，並保護作者執行個體的安全。
  • [aem_server]:[port]/linkshare.html
  • [aem_server]:[port]/linksharepreview.html
  • [aem_server]:[port]/linkexpired.html

限制外部GET存取這三個端點，可確保只有連結共用、預覽和到期頁面可從外部存取，防止外部實體存取Author執行個體上的其他資源。

啟用案頭動作以搭配desktop app使用 desktop-actions

案頭動作​是Adobe Experience Manager (AEM) Assets使用者介面中的瀏覽器型控制項，可讓您直接在原生案頭應用程式中處理資產，而不只是使用瀏覽器。 這些動作會橋接瀏覽器式數位資產管理與您本機案頭編輯工具，因此啟用它們可簡化團隊在案頭上建立和更新資產的工作流程。

從瀏覽器的Assets使用者介面中，案頭動作可提供下列功能：

  • 探索資產位置 — 瀏覽至並顯示資產的儲存位置，讓您更容易找到基礎檔案。
  • 取出並開啟要編輯的資產 — 取出資產，並直接在案頭應用程式中開啟，因此會在適當的原生軟體中進行編輯。

若要啟用案頭動作，請參閱在 Assets 網頁介面中啟用案頭動作。

啟用案頭動作，以便在使用desktop app 時作為捷徑

Adobe Asset Link​透過橋接資產管理和創意生產，在整個內容建立過程中簡化創意人員與行銷人員之間的協同合作。 它將​ Adobe Experience Manager (AEM) Assets ​與​ AdobeCreative Cloud ​案頭應用程式連線，讓創意團隊可以從其設計工具內直接存取受中央控管的已核准資產。

支援的Creative Cloud個應用程式

Adobe Asset Link與下列案頭應用程式整合：

  • Adobe InDesign
  • Adobe Photoshop
  • Adobe Illustrator

Adobe Asset Link面板可讓創意人員直接在其已使用的創意應用程式中瀏覽、存取及修改儲存在AEM Assets中的內容。 由於創意人員不再需要在不同系統之間切換來尋找或簽出資產，因此這減少了上下文切換，並有助於確保每個人都從最新核准的版本開始運作。 此連線可讓創意內容製作和企業資產控管保持一致，並提升內容工作流程的效率和一致性。

請參閱如何設定 Assets 以搭配 Adobe Asset Link使用。

最佳作法和疑難排解 bestpractices

共用資料夾和集合

  • 資料夾和集合名稱不得包含空白字元。 資產資料夾或集合名稱中包含空白字元時，可能無法共用，因為空白字元可能會破壞共用作業。 為避免此問題，請重新命名任何受影響的資料夾或集合，以在共用前移除空格。

下載限制和許可權

  • 預設下載限製為100 MB。 如果使用者無法下載共用資產，管理員應在​ Adobe Experience Manager (AEM) ​中確認已設定的下載限制。 此限制是在環境層級設定的，因此管理員而非個別使用者可以調整此限制。 當下載失敗時，設定的限制是最常見的原因，驗證它通常可以解決問題。

預覽和下載共用的視訊

  • 連結共用的視訊預覽需要靜態視訊轉譯。 若要讓使用者預覽使用連結共用共用的視訊，該視訊必須在存放庫內視訊節點中的​ /jcr:content/renditions ​位置具有​靜態視訊轉譯。 預覽的運作方式是因為它依存於此靜態轉譯，且​ 不 ​依存於Dynamic Media轉譯的可用性。 因此，沒有靜態轉譯的視訊將不會透過連結共用預覽，即使Dynamic Media轉譯存在也一樣。

  • 已從連結共用下載中排除​Dynamic Media個轉譯。 透過連結共用下載視訊資產時，Dynamic Media轉譯未包含在已下載的封存檔中。 需要Dynamic Media轉譯的使用者應透過其他工作流程取得這些轉譯，因為連結共用封存只會傳遞基本資產及其標準轉譯。

另請參閱

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