I den här artikeln beskrivs grundläggande bästa praxis och praktiska tips om hur du skapar metadata i AEM Assets. Metadata är avgörande för att hantera digitala resurser eftersom det gör innehållet sökbart, hanterbart och återanvändbart genom att tillhandahålla kontext och kategorisering. Den driver sökningar, automatisering, personanpassning och arbetsflödeseffektivitet i ett DAM-system (Digital Asset Management).

Komma igång med metadata

Enkelt uttryckt är metadata data om dina digitala resurser.

De beskriver, kategoriserar och ger sammanhang som gör innehållet sökbart, hanterbart och återanvändbart. Tänk på metadata som etiketten i en fysisk filmapp eller den beskrivande taggen i en video. Utan den blir innehållet bara en till fil som försvinner i systemet.

Metadata definierar egenskaper för en digital resurs som titel, datum då den skapades, upphovsman, information om upphovsrätt, utgångsdatum och mycket annat.

En tidigare artikel gällde mappstrukturer. Mappstrukturer svarar på frågan Var är den? utifrån var den digitala resursen lagras. Metadata utökar det och besvarar frågor som Vad är den här resursen? och Vem är den för? och Var ska den användas? och När upphör den?

I AEM Assets är metadata inte bara informativa, de är också operativa. Den bygger på sökningar, automatisering, personanpassning och olika andra aspekter av att köra ett digitalt resurshanteringssystem, och ökar till och med arbetsflödets effektivitet. Metadata är avgörande eftersom de bygger på sökning, automatisering, personanpassning, olika aspekter, till och med arbetsflödeseffektivitet. Eftersom metadata är ryggraden i det strukturerade innehållet menar vi det bokstavligen. Det är det som ger innehåll både syfte och kraft i ett skalbart ekosystem.

Det vi verkligen behöver för att hitta och återanvända innehåll är smart, skalbart och strukturerat. Att använda metadata och en taxonomi är inte bara en bra metod. De är obligatoriska – nödvändiga för att skala innehållsåtgärder. Utan strukturerade metadata och ett intelligent system får du innehållskaos.

Metadata ger innehållet en innebörd, ett sammanhang och sökbarhet. Det är det som gör innehåll upptäckbart.

Metadatakategorier

Metadata kan delas in i olika kategorier som:

• Affärsmetadata – som kan innehålla egenskaper som kampanjnamn (t.ex. Spring_2025_Collection), marknadsföringskanal (t.ex. sociala medier, utskrift, e-post), produkt-ID/SKU (t.ex. PROD-56789), målgrupp (t.ex. Gen Z, nya föräldrar, potentiella kunder), uppmaning (t.ex. Läs mer, Visa nu)
• Tekniska metadata – som kan innehålla egenskaper som tillgångstyp (t.ex. image/jpg, image/png, application/pdf, video/mp4), dimensioner (t.ex. en bilds höjd och bredd i pixlar), filstorlek (t.ex. storleken i kilobyte eller megabyte), upplösning (bildens detaljnivå i pixlar per tum), färgmängd/utrymme (t.ex. RGB eller CMYK), längd (t.ex. längd i minuter för en video- eller ljudfil), kodek (det komprimerings-/dekomprimeringsformat som används)
• Operativa metadata – som kan innehålla egenskaper som status (till exempel Granskning, Godkänd, I produktion, Arkiverad), senast ändrat av (den användare som senast ändrade det), utgångsdatum, upphovsrätt, användningsrättigheter, avsedd användning (till exempel kampanj A, kampanj B), version

Bästa praxis för metadata

• Resurserna ska alltid inkludera metadata.
• Tagga resurser med strukturerade metadata – för att både underlätta snabb upptäckbarhet och för att skapa personanpassad leverans.
• Definiera en tydlig innehållsstrategi – innehåller metadata, taggning och taxonomi. innan du överför resurser och släpper dem till organisationen.
• Avgör vilka metadata som ska krävas – detta hjälper till att visa rätt resurser vid sökning (t.ex. Rubrik, Beskrivning, Språk, Geografi och andra attribut som är relevanta i din organisation).
• Använd kontrollerade ordlistor – det vill säga en lista med godkända och standardiserade termer och fraser för att beskriva och organisera information för att förbättra informationshämtning – som att använda listrutealternativ i stället för en gratisruta via taxonomi och taggning (se nästa artikel).
• Använd flera metadata via CSV-import/export för att spara tid – till exempel kan 1 000 produktfoton få uppdaterade metadata för startdatum i en massuppladdning i stället för att redigera varje enskilt.
• Granska dina metadata på en schemalagd kadens – för att se till att nyckelord som användare söker efter kan identifieras, samt för att ytterligare klassificera äldre resurser, som när resurser arkiveras.

Exempel på metadata

Metadata ordnas med hjälp av metadatascheman och metadataprofiler i AEM Assets.

Alla metadataegenskaper gäller inte för alla resurser, så det är bra att ha ett sätt att definiera vilka metadata som gäller för vilka typer av resurser som är en bra konstruktion.

Metadatascheman

Ett metadataschema definierar både metadataegenskaperna och sidlayouten på sidan med resursegenskaper för resurser i mappar som använder det metadataschemat. Scheman definierar gränssnittet där användare visar och interagerar med metadata för resurser i AEM. Metadatascheman kan tillämpas på mappar och ärvas av undermappar för att minska komplexiteten.

Metadataegenskaper är viktiga eftersom de också kan användas som filter i sökningen för att göra det lättare att hitta innehåll. Om du har två metadatascheman kan du ha de specifika egenskaperna av intresse i sökindexet som ska visas i sökningen.

Är det bästa praxis att skapa flera metadatascheman?

Det beror på din organisation och vilken typ av data du behöver lagra för dina resurser för att de ska vara sökbara och återanvändbara. Olika resursmappar med filtyper kan kräva olika metadatascheman för att stödja sina unika innehållstyper eller specifika metadataegenskaper som bara kan vara relevanta eller nödvändiga för vissa resurser.

Exempel

En organisation kan använda ett metadataschema för produktbilder som innehåller fält som Produkt-ID, Färg och Användningsrättigheter. Använd ett annat schema för resurser för marknadsföringskampanjer som innehåller kampanjnamn, region och slutdatum. Använd ett tredje schema för företagsdokument med fält som Avdelning, Version och Godkännandedatum. Varje schema är skräddarsytt så att användarna bara ser de metadata som är relevanta för deras resurstyp, vilket förbättrar både sökbarheten och styrningen.

Metadataprofiler

En metadataprofil är kraftfull. Du kan använda standardmetadata för alla resurser i en mapp. Olika resursmappar kan kräva olika metadatamappar för att stödja sina unika innehållstyper eller viktiga data som ska användas på resurserna i en mapp.

En mapp som till exempel innehåller filer för programmet Sommarkampanj 2025 kan ha en metadataprofil som automatiskt tillämpar standardfält som Kampanj = Sommaren 2025, Region = Nordamerika och Säsong = Sommaren på alla uppladdade mediefiler, så att användarna inte behöver ange samma värden flera gånger.

Vilken är den största fördelen med att använda metadatascheman och profiler?

När du har skapat en metadataprofil och tillämpat den på en mapp ärver alla resurser som du sedan laddar upp till mappen standardmetadata som konfigurerades i metadataprofilen.

Metadatadrivna behörigheter

Metadatadrivna behörigheter är en funktion i AEM as a Cloud Service som gör att beslut om åtkomstkontroll kan baseras på objektinnehåll eller metadataegenskaper i stället för på mappstruktur. Med den här funktionen kan du definiera principer för åtkomstkontroll som utvärderar attribut som resursstatus, typ eller andra anpassade egenskaper som du definierar. Mer information finns i artikeln Metadatadrivna behörigheter i resursavsnittet nedan.

Prova det

• Metadatascheman kan användas för mappar. De underhålls med redigeraren för metadataformulär. Gå till Resurser > Metadataformulär och klicka sedan på Skapa för att skapa ett metadataformulär.

• Metadataprofiler kan även tillämpas på mappar. Om du vill skapa en metadataprofil går du till Verktyg > Resurser > Metadataprofiler och klickar sedan på Skapa.

• Använd Resurser > Mappredigeraren för att tilldela ett metadataschema till en mapp

• Om du vill redigera en viss resurs gör du något av följande och kommer ihåg att klicka på Spara när du är klar

  • Välj resursen och klicka på Visa egenskaper från verktygsfältet.
  • Välj snabbåtgärden Visa egenskaper från miniatyrbilden av resursen.
  • Klicka på Visa egenskaper i verktygsfälten på resurssidan.

Ytterligare utbildningsresurser

Erfarenheter om Adobe Experience Makers: The Skill Exchange sessions

• För djupgående information om att skapa metadatascheman, titta på Smart, Scalable, and Structured: Building a Future-Ready Content Framework av Ritesh Mittal, Lead Architect hos IBM och Adobe AEM Champion och Adobe Community Advisor Captain.
• Titta på Taxonomi & Structure: AEM's Secret to Scalable Asset Management med AEM Champions Melanie Bartlett och Katie June om du vill få mer information om metadata och bästa praxis.

Resurserna nedan är dessutom användbara när det gäller att skapa metadata, metadataprofiler, metadatascheman och metadatabaserade behörigheter.

• Förstå metadata för resurser i AEM Assets (videospellista, alla versioner)
• Hantera metadata för dina digitala resurser (AEM as a Cloud Service-dokumentation)
• Metadatabegrepp och -förståelse (AEM 6.5-dokumentation)
• Hantera metadata för dina digitala resurser (AEM 6.5-dokumentation)
• Import och export av metadata i Experience Manager Assets (AEM 6.5 och AEM as a Cloud Service-dokumentation)
• Metadatadrivna behörigheter(AEM as a Cloud Service-dokumentation)
• Bästa praxis för taggar, taxonomi och metadata: sammanfattning på hög nivå (AEM as a Cloud Service-dokumentation)

Vad händer härnäst?

Den här artikeln om bästa praxis är en del av en serie artiklar som innehåller grundläggande vägledning, bästa praxis och Adobe Champion-tips för att komma igång med Adobe Experience Manager Assets. Om du vill gå vidare i serien läser du nästa artikel om taxonomi och taggning.

Om du vill utforska alla artiklar i den här grundläggande serien om AEM Assets ska du läsa:

• Bästa praxis och tips för att komma igång med AEM Assets
• Mappstruktur och namngivning
• Åtkomst och behörigheter
• Metadata, metadatascheman och metadataprofiler (den här artikeln)
• Taxonomi och taggning
• Styrning
• Utbildning och aktivering