I den här artikeln beskrivs strategisk vägledning, grundläggande bästa praxis och praktiska tips för att komma igång med Adobe Experience Manager Assets. I den här viktiga guiden fokuserar vi på varför du behöver en innehållsstrategi och överväganden för att samla krav innan du bygger ut din DAM.

Om du inte har använt Adobe Experience Manager Assets tidigare är du välkommen!

Adobe Experience Manager Assets kan hjälpa din organisation att skapa ett centralt nav för lagring av digitala resurser som bilder, videor, dokument med mera. Nyckelfunktionerna i AEM Assets kan konfigureras för att hjälpa din organisation att förenkla och effektivisera processen med att lagra, upptäcka, dela och distribuera resurser under hela resursens livscykel – från det att de skapas, klassificeras, distribueras, skapar variationer, till och med arkivering.

I den här guiden beskrivs varför du behöver en DAM-strategi för innehållshantering. I fler guider fördjupar vi oss i grundläggande koncept för Digital Asset Managers och Administrator i ämnen som:

• Mappstruktur och namngivning

• Åtkomst och behörigheter

• Metadata, metadatascheman och metadataprofiler

• Taxonomi och taggning

• Styrning

Varför du behöver en DAM-strategi för innehållshantering

Innan vi fördjupar oss i AEM Assets funktioner för att driva innehållshastighet, upptäckbarhet och återanvändning, låt oss börja med varför du inte bara behöver ett DAM-verktyg, utan också en innehållsstrategi för att hantera resurser.

Att inte ha någon innehållsstrategi kan medföra vissa vanliga utmaningar och göra ditt DAM-bibliotek svårt att använda och kan öka tiden, arbetet och kostnaden för att köra DAM.  Nedan beskrivs några av de vanligaste utmaningarna att undvika, eller saker att förhindra, när du planerar och implementerar din innehållsstrategi.

• Överväldigande resursvolymer – Organisationer ser en explosion av resurser, versioner och variationer av resurser, men om du organiserar resurser med metadata och taggning kan det hjälpa till att få struktur, skalbarhet och upptäckbarhet att förbättras.

• Duplicerade resurser – Användarskapade dubblettresurser, variationer och återgivningar kan göra att användare inte kan hitta det de behöver, men om du introducerar bästa praxis kan det hjälpa till att förhindra detta.

• Brist på upptäckbarhet – Organisationer kan ha det svårt att hitta resurser, vilket kan bero på:

  • En mappstruktur som inte är intuitiv – Problem uppstår om det inte finns någon systematisk metod för att ordna innehåll, men om en permanent mappstruktur som kan skalförändras används för att klassificera, överföra eller söka efter resurser, kan en permanent mappstruktur minska.

  • Saknade metadata eller taggning – Med metadata och taggning kan användare enklare beskriva resurser i informationssyfte, sökbarhet och levereras, samt bättre stöd för livscykelspårning för resurser.

  • Icke-överensstämmelse med namngivningsstandarder – Med AEM som ett centralt DAM för storföretag kan nya namngivningsstandarder framtvingas, vilket gör det enklare för användare att hitta resurser när en intuitiv namngivningsstandard används.

  • Ineffektiva sökfunktioner – Med AEM kan användare hitta resurser på ett effektivare sätt med hjälp av metadata och taggar, vilket hjälper användare att återanvända resurser och undvika överflödiga återgivningar.

Om du inte planerar att åtgärda dessa vanliga problem med digital resurshantering i förväg kan det orsaka allvarliga problem för DAM och användarna, och det kan även påverka prestanda och regelefterlevnad.

Det är viktigt att förstå att den underliggande risken om du inte har en robust innehållsstrategi som är anpassad till dina affärsbehov är innehållskaos.

Innehållskaos kan inträffa snabbt och vara mycket svårt, tidskrävande och dyrt att korrigera. Att vidta åtgärder för att förhindra innehållskaos är avgörande för att dra nytta av fördelarna med sökbarhet, upptäckbarhet och återanvändning av innehåll.

Definiera dina krav för hantering av digitala resurser

För att eliminera och undvika de vanliga utmaningarna med innehållskaos måste du samla in krav för att kunna fånga upp affärsbehoven, vilket ger dig insikter och indata för implementeringen för att se till att du skapar en DAM för optimal användning och hantering av resurser. Här följer några viktiga element som ska ingå i kravsammanställningen:

• Identifiera användningsfall för företag

  • Hämta profiler för användarberättelser: t.ex. författare, DAM-administratör, marknadsförare, myndighetsmedarbetare osv.

  • Använd ett användarberättelseformat för varje användningsfall: Som <specific user/persona/role> vill jag ha <desired outcome / key issue that needs to be solved>, så att <benefit from implementing the feature>.

  • Inkludera acceptanskriterier: Jag vet att detta görs när ... (definieras via metadata).

• Samla funktionskrav – Detta består av en personlig profilspecifikation, vilket gör att det här arbetet kan fånga upp användarmål, affärsfrågor, behov och fördelar på ett tydligt sätt i en enda kortfattad beskrivning. Definiera användarmål per person för var och en av följande:

  • Taxonomi

  • Metadata

  • Arbetsflöde

  • Rapportering

  • Sök

  • Utgångna resurser

• Samla in icke-funktionella krav – Anger villkor som kan användas för att bedöma ett systems funktion, i stället för specifika beteenden, som omfattar följande områden:

  • Prestandakrav
  • Säkerhetskrav
  • Autentisering
  • Behörighet och åtkomstkontroller

Ytterligare utbildningsresurser

Utöver grundämnena ovan innehåller dessa resurser ytterligare bästa praxis som kan hjälpa dig att komma igång med AEM Assets:

• Stärk teamet med en stark strategi för innehållsstyrning för att lyckas med implementeringen av Adobe Champion Gary Howell

• Snabbare införande genom utbildning och aktivering av Adobe Champion Erin Brown

• Change Management Essentials for Success av Adobe

• Skapa ditt Adobe Experience Manager Assets-team av Adobe

Vad händer härnäst?

För att Adobe Experience Manager Assets ska kunna implementeras på ett bra sätt bör du fokusera på att göra dina resurser identifierbara och återanvändbara. När du har genomfört kravsammanställningen för att förstå viktiga faktorer som uppfyller dina affärsbehov är nästa steg att översätta kraven till hur AEM Assets fungerar.

För att komma igång kan du granska och följa relevanta riktlinjer och anpassa dem till intressenter för att effektivisera processerna och optimera hanteringen av dina digitala resurser. Att sätta rätt grund kommer i slutändan att öka effektiviteten och hjälpa dig att bättre uppnå dina organisationsmål.

I dessa relaterade guider fördjupar vi oss i grundläggande begrepp som AEM Digital Assets Manager och administratören bör förstå, även praktiska överväganden, bästa praxis och tips från Adobe Champions om följande ämnen:

• Mappstruktur och namngivning

• Åtkomst och behörigheter

• Metadata, metadatascheman och metadataprofiler

• Taxonomi och taggning

• Styrning

• Utbildning och aktivering