Vi vet hur utmanande det är att vara ledande inom förändringar – från att förmedla en vision och få acceptans till att ge människor nya tekniker som leder till nya arbetssätt. Den här artikeln innehåller råd och tips och är en praktisk resurs när du utforskar grunderna i förändringshantering. Få insikter om vilka typer av material som förändringsteamet kan skapa som hjälper er att förstå omfattningen av förändringsarbetet och studera en engagemangsplan från en verklig Adobe AEM Assets- och Workfront-kund. Oavsett storleken på er organisation, er digitala mognad eller implementeringen av Adobe-lösningar rekommenderar vi att ni tar in erfarna förändringsspecialister som hjälper er att definiera rätt omfattning och hitta bästa praxis för förändringsarbetet för ert program och er organisation när ni använder principerna för förändringshantering i verkligheten.

Förändringshantering är nödvändigt, redan från början

” När ny teknik implementeras är det som driver merparten av diskussionerna ofta den tekniska driftsättningen och tekniken. Vi glömmer att bakom allt detta finns människorna, affärsprocesserna och målen. Verklig förändring är dock beroende av effektiv förändringshantering. Om vi inte vägleder människor genom övergången och säkerställer att alla är med på förändringen kan teknikens fulla potential inte förverkligas.

Förändringshantering är den brygga som kopplar samman de tekniska aspekterna med mänskliga och organisatoriska element och ser till att omvandlingen inte bara är en ytlig uppgradering, utan en bestående förbättring.”

– Raja Walia, CEO, GNW Consulting

Vad är förändringshantering?

Förändringshantering kan hjälpa enskilda personer, team och organisationer från ett nuvarande tillstånd till ett önskat framtida tillstånd, så att de kan maximera användningen samtidigt som de minimerar störningar i verksamheten.

Förändringshantering optimerar avkastningen på investeringen (ROI) av ett program genom att säkerställa att intressenter är medvetna om, inriktade på och kapabla samt redo för ett nytt sätt att arbeta.

Förändringshantering går hand i hand med programhantering.

Programhantering är en process där man vägleder ett programteam genom en rad uppgifter som så småningom leder till att ett definierat affärsmål uppnås. Förändringshantering möjliggör programhantering genom att förbereda medarbetarna så att de är redo för den lösning som verksamheten introducerar.

Programansvariga och förändringsansvariga samarbetar under hela programmet. För program som inte har en person som ansvarar för förändringshantering är det ofta den programansvariga som får arbeta med förändringshantering.

Varför hantera förändring?

Enligt en McKinsey-studie misslyckas 70 % av digitala transformeringar och kostnaden för dessa misslyckanden uppskattas till 900 miljarder dollar. [källa]

En av de bästa åtgärderna du som ansvarig kan vidta för att undvika misslyckanden är att införa förändringshantering.

Genom att vägleda människor på förändringsresan kan ni minska riskerna vid lansering och potentiella negativa effekter för företaget. Om du använder en disciplinerad metod kan det också ge fördelar som kan variera från ökad beredskap till ökad sannolikhet att ett program uppfyller eller överskrider programmets mål.

Här har vi belyst vanliga programrisker och hur förändringshantering kan minska dem och samtidigt ge fördelar som främjar programmets framgång.

Förändringarnas effekt

Forskning av Prosci, en ledande organisation inom forskning och utbildning för förändringshantering, visar konsekvent att organisationer med bra förändringshantering lyckas bättre och det är

Prosci har också visat att förändringshantering, eller avsaknaden av sådan, direkt kan bidra till eller begränsa programmets totala avkastning.

Prosci identifierade tre specifika mänskliga faktorer som kan påverka avkastningen positivt eller negativt och föreslår att dessa tre mänskliga faktorer är anledningen till att vi har förändringshantering för program...

”Som ämne fokuserar förändringshantering på att göra det möjligt för medarbetarna att engagera sig i, anamma och utnyttja förändringar i sitt dagliga arbete enligt kraven i ett projekt eller initiativ, vilket direkt bidrar till högre avkastning genom snabbare införande, bättre utnyttjande och högre kompetens. Med andra ord, genom de tre mänskliga faktorerna bidrar förändringshanteringen direkt till projektets lönsamhet.”

Källor: Prosci, Best Practices in Change Management 12th Edition, Prosci: What is Change Management och Proscis 3 Factors of Change Which Define or Constrain Project ROI

Förändringshantering i Adobe

När Adobe lanserar initiativ för teknikförändring är Adobes förändringshanteringsteam och deras metoder tillgängliga för att vägleda de interna Adobe-teamen under förändringen. De som arbetar med förändring på Adobe använder en tredelad metod som fokuserar på att flytta intressenterna från förståelse och grundläggande medvetenhet till ökad egenmakt och framgång.

ÖVERSIKT

Under den inledande Förstå mig-fasen analyserar förändringsansvariga organisationens och individernas behov, gör dem medvetna om behovet av förändring och fastställer hur en lyckad förändring kommer att se ut för de personer som påverkas. Här är några exempel på frågor som ni troligtvis ställer och besvarar under den här fasen:

• Hur är situationen eller visionen för framtiden?

• Vilken strategi har vi för att komma dit?

• Vilken effekt kommer förändringen att ha på teamet, organisationen, divisionen eller Adobe?

• Vilka är de verkställande sponsorerna och hur får vi med dem?

• Vilka är våra intressenter och vilka är deras behov?

• Hur känner våra intressenter för förändringen just nu?

VANLIGA LEVERANSMATERIAL

I den här fasen kommer förändringsansvariga att förlita sig på några grundläggande verktyg för att förstå intressenterna och bygga upp en tydlig vision för framtiden. Verktygen inkluderar:

• Orsaker till förändringen – anger anledningen till visionen och syftet med förändringen, de strategiska orsakerna till förändring (vilka utmaningar som ska övervinnas och mål som ska uppnås), vilka följder det får om förändringen inte görs, vad som förändras och vilka som påverkas, vem som ska ansvara för uppgifterna, förväntade utmaningar, risker och komplexitet.

• Utvärdering av förändringens effekt – identifierar vad som ändras och för vilka grupper, inklusive interna och externa intressenter.

• Intressentbedömning – samlar in viktiga intressentgrupper som behövs för att lyckas med förändringen, deras behov och förväntningar samt eventuellt motstånd mot förändringar

• Förändringsplan – fokuserar på de viktigaste målen för förändringshantering, inklusive orsaken till förändringen, vilka som påverkas av förändringen, de förväntade utmaningarna, riskerna och komplexiteten samt de aktiviteter som krävs för att uppnå förändring och vem som äger dessa aktiviteter.

• Kommunikationsplan – styr flödet av relevant information mellan medarbetare och intressenter och anger vad, när och hur information delas, med vilka intervall och vem som ansvarar för att skapa och leverera meddelandena.

Förändringsansvariga kan även skapa följande: 

• Sponsoranpassning och framtidsplan – inriktas på huvudsponsorn vars aktiva engagemang krävs för att lyckas och definierar nyckelaktiviteter och ansvarsområden för sponsorerna och ledarna i projektet.

• Persona och karta – en helhetsbild över de roller som påverkas av förändringen och deras behov som kan användas som grund för utbildningar, kommunikation och andra strategier.

ÖVERSIKT

I fasen Förbered mig fokuserar förändringsansvariga på engagemang, kommunikation och implementering och de börjar genomföra dessa planer. I Förbered mig-fasen utnyttjas forskningen från Förstå mig-fasen och en aktiveringsplan skapas. Några frågor ni kan ställa är:

• Hur kan vi skapa en utbildningsplan för våra framtida mål?

• Hur kommer kommunikation och utåtriktad verksamhet att se ut för olika människor?

• Vad ska vi förmedla till våra intressenter just nu som förberedelse?

VANLIGA LEVERANSMATERIAL

I den här fasen fördjupar sig förändringsansvariga och omvandlar koncept och idéer till mer praktiska planer och förbereder för genomförandet:

• Strategi och plan för intressentengagemang – definierar alla intressenter som ska engageras, material och vilka som ansvarar för att skapa dem, typer av engagemang, leveransdatum och kan även innehålla en plan för att hantera motstånd.
• Utbildningsplan   – definierar riktlinjer, syften och mål för utbildningarna och kartlägger de aktiviteter och resurser som behövs för att identifiera utbildningsstrategier och leveransmetoder för olika målgrupper, samt skapande av utbildningsmaterial och genomförande av utbildningar. Det kan omfatta andra material, t.ex. en bedömning av utbildningsbehov och faktiska utbildningsmaterial (kurser, webbinarier, hjälpmedel osv.).
• Utvärdering av företagets beredskap – används för att kartlägga organisationens beredskap i olika kategorier, bland annat data, teknik och infrastruktur, lösningar och processer, organisation och människor, tredje parter, övergångar och underhåll med hjälp av ett färgkodat styrkort som uppdateras vid viktiga tidpunkter både före och efter lansering.
• Nätverk av förändringsambassadörer – definierar steg för att utveckla ett nätverk av förändringsambassadörer som är välrespekterade och välkända ledare på olika nivåer. De ökar medvetenheten om förändringen, påverkar och motiverar andra, hanterar motstånd och skapar acceptans och engagemang.
• Nyckelmeddelanden och kommunikation – utformar alla viktiga meddelanden, avsändare, format och målgrupper i detalj så att de kan levereras i tid.

ÖVERSIKT

Fasen Jag klarar mig handlar om leverans och underhåll. Nu har ni skapat ett intresse för förändring hos era intressenter samtidigt som ni har sammanställt och börjat genomföra planer för att bygga upp relevanta kunskaper för att få till stånd förändringen. Uppgifter för förändringsansvariga under Jag klarar mig-fasen:

• Fortsätt kommunicera med slutanvändarna

• Leverera utbildningar och följ upp utvärderingar

• Bygg ett kunskapsarkiv

• Stötta användarna i verkligheten genom att koppla dem till resurser och områdesexperter

• Samla in inhämtade kunskaper för retrospektiv

• Presentera en underhålls- eller RTB-plan (Run The Business) för att säkerställa att förändringen blir beständig

• Mät förändringens resultat med människocentrerade mätvärden

VANLIGA LEVERANSMATERIAL

Under denna fas slutförs alla pågående aktiviteter, inklusive kommunikationsplaner, utbildningsleverans, kunskapsöverföring osv.  Förändringsansvariga kommer också att börja rapportera om anammande och framgången hos förändringshanteringen och de kan genomföra en retrospektiv analys.

• Anammande och mätvärden för framgång – identifierar hur du mäter anammande och framgången hos förändringshanteringen, samlar in baslinjevärden för jämförelse, inklusive kvalitativa och kvantitativa mätvärden.
• Utbildningsleverans – utbildningsplanen och leveransen av utbildningar slutförs.
• Kunskapsöverföring – identifierar viktiga uppgifter i affärsprocessen, KSAOC (kunskap, färdigheter, förmågor och andra egenskaper) som behövs för att utföra dem, prioritet, tillgänglig expertis, inverkan, resurser, potentiella efterföljare och utbildning av efterföljare.
• Retrospektiv – tar en titt bakåt för att samla in information från olika intressenter om vad som fungerade och inte fungerade bra med målet att identifiera förändringar eller nya sätt att arbeta för att förbättra processer, styrning eller andra aspekter av programmet.
• Efterhandsstöd – den här planen bör innehålla sätt att få hjälp och kan inkludera en personlig supportkanal, e-post- eller chattsupport, tider för drop-in-support, feedbackloopar och andra alternativ som hjälper användare direkt efter lanseringen.

Process för förändringshantering

Oavsett storleken på er organisation, er digitala mognad eller omfattningen av ert program kan ni följa denna enkla metod i tre steg när ni lanserar ett program för förändringshantering:

1. Utvärdera förändringen
2. Skapa en förändringsplan
3. Genomför planen

Viktiga lärdomar

Vi har gått igenom mycket här, så vi ska granska de grundläggande aspekterna av förändringshantering och de fördelar som kan uppnås.

Resurser

Om du vill införa eller påskynda arbetet med förändringshantering i din organisation kan du använda dessa resurser för att lära dig mer om grunderna i förändringshantering. Att skapa en förändringsplan som är rätt dimensionerad för er organisation är en stor uppgift och utförs bäst tillsammans med erfarna förändringsexperter. Bonusresurserna innehåller fler tips och råd för tankeledare samt exempel på vanliga material som kan levereras för stora eller små förändringsinsatser.

• Hantera förändring för ledare (webbinarium) – innehåller tips om grunderna i förändringshantering, hantering av motstånd mot förändringar samt viktiga mätvärden för förändringshantering med mera.

• Adobes verktygskit för förändringshantering

• Exempel: Engagemangsplan från Adobe-kunden PMI – en fantastisk plan med hybridkommunikation och utbildningar, eller en engagemangsplan, inför lanseringen av AEM Assets och Workfront. Ett särskilt tack till Chris Muscutt för att han delat med sig av det här innehållet!

Adobe Consulting Services erbjuder egna robusta program och tjänster för förändringshantering som är utformade för att hjälpa stora företag att hantera förändringar på ett bra sätt. Många Adobe-partners tillhandahåller också rådgivningstjänster om förändringshantering. Kontakta din Adobe-representant om du vill veta mer.

Ett särskilt tack till Holly Brown, Ashley Echols, Berenice Blanc och Shaaz Nasir för deras generösa bidrag och samarbetet på detta innehåll.