Genom AEM Assets serie av introducerande artiklar delade vi bästa praxis och Champion-tips om grundläggande funktioner som används i AEM Assets, men att hantera DAM handlar om mer än att bara använda funktioner. I den här artikeln utforskar vi DAM-styrning ‒ att ange policyer, roller, standarder och arbetsflöden för att säkerställa att digitala resurser används på ett korrekt och på ett konsekvent sätt, och för att kunna vara säker på att teamet är redo.
Sammanställa allt och etablera styrningen
Tidigare artiklar i den här serien handlade om grundläggande information som är viktig för innehållsstrategin. Resurserna behandlade viktiga ämnen såsom bästa praxis och tips för att komma igång med AEM Assets, mappstruktur och namngivning, åtkomst och behörigheter, metadata, taxonomi och taggning.
Nu ska vi titta närmare på varför och hur vi etablerar styrning för att hantera AEM Assets på ett bra sätt.
Vad är DAM-styrning?
DAM-styrning är en uppsättning policyer, roller, standarder och arbetsflöden som säkerställer att:
- resurserna används korrekt och konsekvent
- resursens hela livscykel styrs ‒ från skapande och godkännande till arkivering
- balans råder mellan användarflexibilitet och organisationsstyrning
- regelefterlevnad, effektivitet och skalbarhet uppnås
- DAM fungerar korrekt.
”Tänk på DAM-styrning som en plan för varumärkets operativa framgång. Detta ser till att alla digitala resurser inte bara lagras, utan också är kompatibla, identifierbara och redo att leverera värde i hela storföretaget.”
‒ Katie Junge, Senior Marketing Technology Product Manager på Workday och AEM Champion
Varför behöver ni den?
DAM-styrningen ger er ett ramverk för att hålla alla teammedlemmar uppdaterade, och:
- förhindrar resursmissbruk och obehörig åtkomst
- garanterar metadatastandarder för sökning och kategorisering
- främjar konsekventa namnkonventioner och taxonomi
- stöder regelefterlevnad (till exempel licensiering, GDPR)
- ökar användarnas ansvarighet genom roller och behörigheter.
”Ett DAM utan styrning blir snabbt svårt att använda. Den verkliga nyttan av AEM Assets får du när metadata, behörigheter och taxonomi arbetar tillsammans för att göra innehållet användbart och återanvändbart direkt.”
‒ Priya Nair, AEM Technical Lead på Loblaw och AEM Champion
Nu ska vi titta på hur styrning kan etableras i fem steg.
Korrekt genomförd DAM-styrning
1. Ange tydliga mål och skapa rätt team
- Anpassa efter företagets behov, varumärkeskonsekvens, regelefterlevnad och effektivitet
- Se till att rätt personer är med. Teamen kommer att skilja sig åt beroende på verksamheten, men kom ihåg marknadsförare, kreatörer, IT, utvecklare och alla användare.
2. Definiera standarder och åtkomstpolicyer
- Upprätta mappstrukturen, metadataschemat och namnkonventionerna, och se till att allt konfigureras med tanke på affärsbehoven.
- Ange rollbaserade behörigheter och dokumentera alla typer av användarrättigheter som är konfigurerade i DAM:s backend, så att ni inte stöter på några juridiska problem.
3. Skapa och automatisera arbetsflöden
- Bygg godkännandekedjor för resurserna med meddelanden
- Dokumentera resursens hela livscykel, från uppladdning och granskning till godkännande och arkivering.
4. Utbilda användarna och främja införandet
- Se till att ha en mycket stark strategi för förändringshantering.
- Erbjud rollbaserad utbildning och introduktion samt en mängd olika möjligheter att lära sig och ta in ny information, oavsett om det är genom lathundar, lunchkurser, videor osv.
- Ta hänsyn till det specifika utbildningsbehovet som en administratör har jämfört med en vanlig användare eller en bibliotekarie. För alla tre rollerna behövs olika kunskaper. Tillhandahåll inte irrelevant utbildning eftersom det kan påverka hur mycket de vill använda verktyget. Se guiden Snabbare införande via utbildning och aktivering.
5. Övervaka användningen och optimera
- DAM är som sagt inte något som ni bara kan ställa in och sedan glömma. Det är något som måste följas upp kontinuerligt.
- Använd kontrollpaneler för att spåra prestanda, efterlevnad och systemhälsa.
- Utvärdera och uppdatera metadatascheman och taggningskrav kontinuerligt för att stödja nya kampanjer, program, geografiska områden osv.
- Granska och arkivera resurserna regelbundet, så att bara relevanta sökresultat visas.
”Korrekt hantering av resurshanteringssystem handlar inte bara om att hantera resurser, utan också om att stärka människor. En effektiv DAM-styrning i AEM börjar med det rätta teamet och tydliga standarder, och den utvecklas genom utbildning. När användarna vet hur man använder AEM på ett säkert sätt går införandet snabbare, åtkomsten blir meningsfull och värdet på de digitala resurserna ökar.”
‒ Melanie Bartlett, Partner Development Director på MRM och AEM Champion
Styrning ‒ en av grundpelarna för användningen av AEM Assets
Den här artikeln om bästa praxis för styrning ingår i en artikelserie med grundläggande vägledning, bästa praxis och Adobe Champion-tips för att komma igång med Adobe Experience Manager Assets. Om du vill utforska alla artiklar i den här grundläggande serien om AEM Assets ska du läsa:
- Bästa praxis och tips för att komma igång med AEM Assets
- Mappstruktur och namngivning
- Åtkomst och behörigheter
- Metadata, metadatascheman och metadataprofiler
- Taxonomi och taggning
- Styrning
- Utbildning och aktivering
Ytterligare utbildningsresurser
- Titta på Adobe Experience Makers: The Skill Exhange session med namnet Taxonomy & Structure: AEM's Secret to Scalable Asset Management som behandlar ämnet styrning, med Melanie Bartlett och Katie Junge som är AEM Champions.
- Läs mer om styrning i Empowering your team with a strong content governance strategy for implementation success av AEM Champion Gary Howell.
- Läs mer om teamaktivering i Accelerating adoption through training and enablement av AEM Champion Erin Brown.
- Läs mer om förändringshantering i Change Management Essentials for Success