Kom igång med Adobe Experience Manager Assets Den här guiden ingår i en introduktionsserie och fokuserar på praktisk vägledning, bästa praxis och tips för implementering av mappstrukturer i AEM Assets. Mappstrukturer är grunden för AEM Assets, och det är viktigt att utforma strukturen så att den är skalbar, stabil och passar verksamhetens behov.

Kom igång med mappstrukturer

I Adobe Experience Manager Assets spelar funktioner såsom mappstruktur, behörigheter, metadata, taxonomier och taggning en viktig roll när det gäller att organisera resurser. Varje funktion används för olika ändamål, och var och en har unika funktioner och fördelar.

I den här artikeln beskriver vi bästa praxis för mappstrukturerna, som är grunden för innehållets organisering.

I Adobe Experience Manager Assets är mappstrukturen grunden för resursstrategi, användning och styrning. Resurserna organiseras hierarkiskt med mappar, vilket gör det enklare att navigera och hitta var filerna ska läsas in. Mappstrukturerna utnyttjas tillsammans med andra grundläggande funktioner såsom metadata, taggning och taxonomier för att göra digitalt material lättare att hitta, samt för att styra åtkomsten till resurserna och deras användning.

Varför använda mappstrukturer?

Mappstrukturer organiserar resurser på ett hierarkiskt sätt som gör navigeringen intuitiv och kategoriseringen av digitala resurser skalbar. Genom att göra detta intuitivt kommer innehållsförfattarna med större sannolikhet att placera nya resurser på rätt plats från början.

Hur du skapar, kapslar in och namnger undermappar och hur du namnger filerna i dessa mappar kan ha stor effekt på hur företagsanvändarna kommer åt och utnyttjar resurserna. Ett vanligt problem är att olika team känner att deras resurser måste finnas i en viss mapp, eller vill bygga ut många projektbaserade mappar istället för att skapa en mer skalbar, stabil mappstruktur. Att ge användarna för mycket utrymme när det gäller att skapa mappar kan leda till tusentals mappar som är svåra att underhålla.

Som DAM Manager eller administratör ansvarar du för att att undvika en spontan mappstruktur. Användarna behöver förstå att mappstrukturen är viktig, men att den inte ska användas för resurssökning. Tänk på mapparna som ett hus och OmniSearch-fältet som ett sätt att söka igenom huset med hjälp av metadata och taggar som är kopplade till resursen, och inte bara till mappstrukturen.

Varför en tydlig mappstruktur är nödvändig

• Åtkomstkontroller ‒ skyddar mapparna och resurserna som finns i dem med hjälp av behörigheter.
• Metadatascheman ‒ styr vilka metadata som används för resurserna i mapparna.
• Metadataprofiler ‒ för att på ett enkelt sätt tillämpa standardmetadata på resurser i en mapp, så att resurserna blir lättare att identifiera och hantera.
• Skalbarhet ‒ hjälper användarna att hantera och utöka resurssamlingen, eftersom den brukar växa.
• Publiceringskontroll ‒ för att aktivera publicering och avpublicering av resurser.
• Arbetsflöden ‒ hanterar resurser i olika statusar (skapande, granskning, godkännande, publicering och arkivering) och är inbyggda i arbetsflödena för att flytta resurserna genom livscykeln.

Att tänka på när en intuitiv mappstruktur planeras

• Framtida styrning ‒ hur åtkomstbehörigheter (läsa, ändra och ta bort) hanteras för att passa behoven som verksamheten och de tekniska lösningarna har.
• Skalbarhet ‒ organisationen och innehållsbiblioteket kommer att växa, så strukturen måste utformas för att kunna anpassas till framtida behov och lätt kunna skalas utan att något bryts.
• Storlek ‒ för många resurser i mapparna kan försämra användbarheten, så att det blir svårt att hantera, söka och hitta resurser. Lägg inte till fler än 1 000 resurser per mapp. Även om denna riktlinje gäller för AEM 6.5, och AEMaaCS har högre gränser, kan stora mappar fortfarande påverka prestandan.
• Identifierbarhet ‒ den måste vara intuitiv. Användarna måste kunna hitta resurserna. De behöver snabbt kunna identifiera var de nya resurserna har laddats upp och var de kan hitta dem. Om det inte sker intuitivt vet man inte hur mapparna eller DAM-biblioteket ska användas på ett korrekt sätt.

Bästa praxis för mappstrukturer

• Upprätta en effektiv mappstruktur som är intuitiv.
• Se till att mapphierarkierna är grunda för att undvika komplexitet.
• Alla resurser ska finnas i en mapp och kunna upptäckas via andra funktioner (metadata, taggning osv.).
• Införliva affärskrav som lokalisering, lagring, arkivering, renderingar och hantering av digitala rättigheter.
• Begränsa antalet resurser per mapp till 500–1 000 resurser för att få bättre prestanda. Förstå resursbegränsningen på 1 000 objekt per mapp.
• Använd beskrivande namn som återspeglar innehållets syfte.
• Justera mappkonfiguration med metadatascheman och metadataprofiler för konsekvens.
• Placera resurser (filer) i lövmapparna eftersom hierarkin är ren och ger bättre prestanda. Om du läser in för många filer i en mapp på högre nivå försämras AEM:s prestanda eftersom gränssnittet försöker läsa in för mycket samtidigt.
• Implementera vid behov ett arkiveringsarbetsflöde baserat på din organisations bevarandepolicy, så att äldre resurser behålls men döljs för andra i sökningen. Ett bra tillvägagångssätt är att lagra dem i mappar som bara administratörer kan komma åt. Överväg att skapa arkivundermappar efter år eller andra relevanta metadata.
• Avpublicera mappar med resurser innan du flyttar dem för att undvika att ha strandade resurser som inte kan avpubliceras.

Ramverk för mappstruktur

Nu ska vi prata om kraften i de mapparna. Här följer några allmänna exempel på effektiva mappstrukturer för att göra begreppet mappstrukturer mer konkret. Nu kommer inga mappstrukturer att vara desamma. Viktigast av allt är att mapparna kommer att baseras på organisationens behov – det finns ingen storlek som passar alla.  Låt oss bara illustrera några olika strategier.

Obs! Använd inte namnkonventionen nedan. Använd beskrivande namn på regioner, program, kampanjer osv. för mappnamn. som passar din verksamhet.

Nedan visas en del ramverk för mappstruktur att tänka på.

Kom ihåg att du inte använder enbart mappstrukturer för att hitta resurser!

Men i en mapp utför du många åtgärder för att konfigurera funktioner som behörigheter, metadata och mycket annat. En del verktyg som du kommer att använda om och om igen visar mappstrukturen och resurserna i ett innehållsträd, i en kortvy, i en listvy, och du kan sortera efter attribut, t.ex. nyligen överförda filer, namn osv.

Konventioner för namngivning av mappar

Mappnamn är viktiga för att resurser ska kunna upptäckas och återanvändas. Om du använder tydliga, beskrivande och konsekventa mappnamn vägleder du användare som behöver visa, använda eller göra variationer av resurser när det gäller var de ska hitta eller var de ska läsa in resurser.  Vissa användare har inte fullständig åtkomst till ditt DAM för att se alla mappar och inte heller för att förstå den fullständiga kontexten för alla mappar. Intressenter uppskattar en noggrant planerad och genomförd namngivningsstandard som vägleder dem när de ska placera resurser.

Adobe Champion-tips

• Mapptitlar kan vara användarvänliga.
• Använd bara små bokstäver, använd blanksteg i stället för bindestreck och undvik att använda specialtecken.
• Systemnamn, eller nodnamn, ska vara stabila och ändras sällan för att undvika att referenser bryts.
• Var konsekvent ‒ använd akronymer eller inte, använd plural eller inte, använd förkortningar eller inte, använd blanksteg eller inte.
• Ta hänsyn till olika användargrupper och åtkomstkontroller. Använd mappar för att tillåta eller neka visning, eller redigera åtkomsten för olika grupper.
• Ta hänsyn till hur konsekventa metadata ska tillämpas på mappnivå.

OBS! Tomma utrymmen i mapptitlar ersätts med ”-” i egenskapen Resursnamn i AEM.

Bästa praxis för mapphantering

• Begränsa resurserna i en mapp ‒ Vi rekommenderar att antalet resurser i en mapp begränsas till högst 1 000. Den här riktlinjen baseras på hur noder är strukturerade i JCR (Java Content Repository) och är en allmän bästa praxis för att undvika potentiella prestandaproblem.
• Använd osorterade mappar ‒ Använd osorterade mappar (sling:Folder) i stället för ordnade mappar (sling:orderedFolder) för att skala ett stort antal underordnade noder på ett effektivt sätt.
• Använd metadata ‒ Använd metadata för att ordna och söka efter resurser i stället för att förlita dig enbart på mappstrukturen
• Läs storleksguide för resurser ‒ Se Storleksguide för resurser för mer detaljerade rekommendationer om storleksanpassning och prestandaoptimering för AEM Assets 6.5.
• Överväg AEM as a Cloud Service ‒ i AEM as a Cloud Service har resursernas användargränssnitt förbättrats, vilket kan förbättra prestandan om fler resurser används. Överväg att skapa ett konceptbevis för att utvärdera prestandan i er specifika miljö.
• Avpublicera mappar med resurser innan du flyttar dem för att undvika att få resurser som inte kan avpubliceras.

Komma igång med filer

Nu när du förstår mappstrukturer och hur viktiga de är ska vi titta närmare på hur Adobe Experience Manager Assets hanterar en mängd olika filformat: Adobe-filformat, bildformat, kameraformatet Raw, dokumentformat, videoformat, 3D-format, ljudformat med mera.

Att tänka på när det gäller filtyper, storlekar och namn

• Filtyper som stöds ‒ Granska och förstå de filtyper som stöds i Adobe Experience Manager Assets.
• De filtyper som stöds varierar för vissa funktioner ‒ För att resultatet ska bli konsekvent och tillförlitligt ska du bara använda de filformat som stöds och som har dokumenterats för varje funktion. Vissa produktfunktioner kan ha olika och mindre stöd för specifika filtyper eller format. Funktionerna kanske inte fungerar som väntat om du använder filformat som inte stöds officiellt.
• Filnamn ‒ I AEM Assets får ett filnamn inte innehålla något av specialtecknen i den här blankstegsavgränsade listan: * / : [ \\ ] | # % { } ? &
• Filstorlekar ‒ I AEM 6.5 kan du som standard inte överföra resurser som är större än 2 GB på grund av en filstorleksgräns. Du kan emellertid skriva över den här gränsen genom att gå till CRXDE Lite och skapa en nod i katalogen /apps. AEMaaCS har högre gränser, men begränsningar för API- och gränssnittshantering finns fortfarande.  För filer som är större än 2 GB använder du skrivbordsappen eller resurslänken (Creative Cloud-anslutning) i stället för webbläsaröverföring.

Bästa praxis för filnamn

• Alla resursnamn ska vara unika, även om de finns i separata mappar. Om du använder ett unikt namn kan varje resurs nås via sin egen URL. Unika namn framtvingas i samma databassökväg.
• Lägg in viktig information i de första 100 tecknen i filnamnet om du använder Dynamic Media.
• Begränsa filnamnens längd till 50‒75 tecken.
• Skapa en lättanvänd och intuitiv namnstandard. En tydlig och konsekvent standard för filnamngivning ger värde åt försäljning, marknadsföring och andra användare och grupper som kanske inte har fullständig åtkomst till DAM.
• Kommunicera innehållet tydligt i filnamnet.
• Var konsekvent – använd akronymer eller inte, använd plural eller inte, använd förkortningar eller inte, använd blanksteg eller inte.
• Undvik specialtecken i filnamn som inte stöds (se ovan).
• Var beskrivande men koncis.
• Ta bort onödiga ord.
• Utelämna överflödiga termer som ”mapp”.
• Använd förkortningar för variationer, inklusive ”var” i namnet för att ange variationer.

Testa

Nu när du är utrustad med bästa praxis för att skapa mappar kan du testa detta i en sandlåda i Adobe Experience Manager med några mappar och resurser som exempel.

1. Logga in på experience.adobe.com

2. Klicka på Experience Manager Assets i området Snabblänkar

3. Välj Resurser i den vänstra navigeringen

4. Markera den översta noden med namnet Alla resurser

5. Lägg till mappar här med hjälp av knappen Skapa mapp.

6. Lägg till resurser i en viss mapp med hjälp av knappen Lägg till resurser

Undvik att ladda upp eller massuppladda verkliga resurser tills samordningen med alla DAM-intressenter är klar och du har utforskat ämnena metadata, metadataprofiler, metadatascheman, taxonomi och taggning samt skapat en innehållsstrategi för att uppfylla verksamhetskraven via dessa funktioner.

Ytterligare utbildningsresurser

Titta på Adobe Experience Makers: The Skill Exchange session Taxonomy & Structure: AEM's Secret to Scalable Asset Management om du vill ha mer information. Utnyttja dessa resurser och fördjupa dig i de grundläggande ämnena.

• Konfigurera AEM Assets (videosjälvstudiekurs)
• Organisera digitala resurser (dokumentation)
• Hantera resurser (dokumentation)
• Baslinjemappar (video)
• Lägga till digitala resurser i AEM (dokumentation)
• Storleksguide för resurser (AEM 6.5-dokumentation)

Vad händer härnäst?

Den här artikeln om bästa praxis för mappstruktur ingår i en serie artiklar som innehåller grundläggande vägledning, bästa praxis och Adobe Champion-tips för att komma igång med Adobe Experience Manager Assets. Om du vill gå vidare i serien läser du nästa artikel om åtkomst och behörigheter.

Om du vill utforska alla artiklar i den här grundläggande serien om AEM Assets ska du läsa:

• Bästa praxis och tips för att komma igång med AEM Assets
• Mappstruktur och namngivning (den här artikeln)
• Åtkomst och behörigheter
• Metadata, metadatascheman och metadataprofiler
• Taxonomi och taggning
• Styrning
• Utbildning och aktivering

Tack till Deepak Khetawat, Adobe Experience Manager Champion, för ytterligare bidrag till denna artikel.