Spelboken om innehållsstyrning hjälper dig som är ny administratör och utvecklare av AEM as a Cloud Service. I den hämtningsbara spelboken går vi igenom riktlinjer och processer som du bör följa för att skapa en stark strategi för innehållsstyrning under implementeringen.

Förstå roller, arbetsflöden och implementering

Organisationer måste se till att allt innehåll följer interna standarder för framtagning, märkning, användning och underhåll. Att upprätthålla dessa standarder för offentligt riktat material bidrar till att bevara varumärkets identitet. Tydliga, interna riktlinjer för framtagning av digitalt material krävs för smidiga arbetsflöden. Fastställda processer för granskning och uppdatering av innehåll ser till att allt är uppdaterat.

Riktlinjer och processer för hantering av digitala resurser ingår i det övergripande begreppet innehållsstyrning. Den här spelboken går igenom:

Jag vill veta vad innehållsstyrning är

Innehållsstyrning är en uppsättning policyer och processer som styr ett företags innehållsförsörjningskedja. Det bidrar till att upprätta ett ramverk som ert team kan använda för att garantera att riktlinjer, distributioner och standarder uppfylls under innehållets hela livscykel.

Varför är innehållsstyrning viktigt?

Innehållsstyrning är nödvändigt i en organisation. Det påverkar de övergripande resultaten för innehållsförsörjningskedjorna och en organisations anseende och varumärke. Det kan säkerställa att innehållet exakt och konsekvent motsvarar varumärkets strategi och kvalitet. Med inbyggd innehållsstyrning kan Adobe Experience Manager Sites och Assets effektivisera er innehållsstyrning och förse er med de verktyg ni behöver för att hantera innehållsförsörjningskedjan.

Vad är förhållandet mellan innehållsstyrning, systemstyrning, juridisk styrning och företagsstyrning?

Innehållsstyrningen formas alltid av den juridiska och tekniska miljön. Innehållsstyrningen i Experience Manager bygger på dokumenterad juridisk styrning och företagsstyrning samt övergripande systemstyrning som definierats i systemarkitekturen. Exempel:

• Lagstadgade krav på att lagra allt marknadsföringsmaterial i sju år är grunden för innehållets livscykler och arbetsflödena för producerat innehåll.
• Systemstyrningsstandarderna för att skapa användargrupper och åtkomstkontroll är knutna till mappstrukturer i Experience Manager och kommer att påverka innehållsstrategi och styrning. Systemstyrning och resursstyrning måste arbeta tillsammans för att uppnå säkerhet och användbarhet.
• Intern företagsstyrning som inte tillåter användning av maskininlärning (ML) eller artificiell intelligens (AI) påverkar aktiveringen av vissa Experience Manager-funktioner.

Varför är innehållsstyrning viktigt under implementeringen?

Utvecklingsteamet bör arbeta med strategin för innehållsstyrning under de inledande diskussionerna och under hela implementeringsfasen för att hjälpa till att konfigurera nödvändiga skyddsåtgärder i Experience Manager, till exempel anpassade arbetsflöden och funktioner som inte tillhandahålls direkt av Sites eller Assets. Er webbplatsadministratör kan dessutom hjälpa er att konfigurera rätt grupper, behörigheter och principer för kontinuitet under hela processen.

Jag vill veta fem viktiga åtgärder som en utvecklare bör vidta när Sites och Assets implementeras

1. Ansluta och konfigurera nytt innehåll. Om ni vill implementera ett smidigt arbetsflöde för nytt innehåll i Experience Manager måste ni ställa in och konfigurera anslutningar som Adobe Asset Link. Det gör att flödet av nytt innehåll kan styras till Experience Manager och att godkänt innehåll enkelt kan återanvändas när nya resurser tas fram.
2. Skapa anpassade arbetsflöden och godkännandeprocesser. Experience Manager Sites och Assets innehåller många användbara arbetsflöden, men det finns ofta situationer när de måste utökas för att lägga till processer eller funktioner.
3. Implementera en process för att arkivera och spara känsligt innehåll. Många branscher har strikta krav på hur innehåll sparas, lagras och arkiveras. Det finns ofta anpassade processer i innehållsstyrningen som teamen måste implementera för att uppfylla dessa krav.
4. Kontrollera att alla anpassade fält eller funktioner läggs till i resursens livscykel. Ibland måste man lägga in ytterligare metadata i bilder eller automatisera nya processer. I sådana fall ser utvecklarna till att de nya anpassade funktionerna uppfyller företagskraven.
5. Definiera sidmallar. Utvecklare och administratörer kan göra så att Experience Manager Sites anger en övergripande struktur och layout för sidorna. Ni kan fördefiniera en uppsättning komponenter och funktioner samt specifika varumärkesformat som ger era sidor ett enhetligt utseende och en enhetlig känsla under hela kundupplevelsen.

Jag vill förstå hur utvecklare lämnar över material till innehållsförfattare och affärsanvändare

Under överlämnandet bör utvecklings- och skribentteamen samarbeta för att klargöra vad som redan har byggts och anpassats samt svara på eventuella frågor. Utvecklingsteamet måste också tillhandahålla dokumentation för konfigurationer som skribentteamet behöver åtgärda. Det kan också vara till hjälp för utvecklingsteamet att dela exempelsidor och exempelstrukturer som skribentteamet kan använda när ytterligare innehåll tas fram.

Jag vill veta de fem viktigaste faktorerna en skribent eller resurshanteringsadministratör bör känna till när Sites och Assets implementeras

1. Organisera ert innehåll. Strukturera innehåll och resurser på ett intuitivt sätt så att de enkelt kan användas i framtiden. Praktiska exempel på hur innehållet kan struktureras, särskilt för distribution på flera språk, finns på Adobe Experience League.
2. Skapa en taxonomistrategi. Utan en taxonomistrategi kan taggar som skapas i Experience Manager bli svåra att hitta och hantera för ert team. Taxonomier kan ordnas hierarkiskt med breda kategorier högst upp och underkategorier längre ned. Snabbstartsrutiner för taggar och taxonomier finns i dokumentationen för Adobe Experience Manager självstudiekurser.
3. Säkerställ att metadata följs. Att följa interna standarder för metadata är en viktig del av resurshanteringen. På så sätt kan både teammedlemmar och externa sökmotorer enkelt hitta era resurser.
4. Tilldela behörigheter till grupper. Behörigheterna måste testas för varje grupp så att de kan interagera med innehållet på rätt sätt. Testa noga alla behörigheter och förstå vad användare och grupper kan och inte kan göra. Ett exempel på en säkerhetsmatris visas nedan.

5. Följ lagar och riktlinjer. Hantera och underhåll innehåll så att det är korrekt och uppfyller alla regler och företagsriktlinjer. Det är avgörande att skydda innehållet, inte bara för varumärkets enhetlighet, utan även för att uppfylla 508-krav på regelefterlevnad samt samtycke och hantering av cookies.

Jag vill veta mer om metadata

Resurserna ska alltid inkludera metadata. Det finns flera fördelar med att lägga till metadata. Det gör det enklare att hitta resurser, både för ditt team och slutanvändarna. Det gör också att sökmotorer kan hitta bilder och upplevelser enklare.

Överväganden om metadata, underrubriker och taggning

Organisationen bör bestämma vilka metadatafält som är valfria och vilka som är obligatoriska. Det gör det enklare för skribenterna att hitta resurser. De flesta företag behöver till exempel en titel och en beskrivning för varje resurs, men skribent och användningsvillkor för en bild kan vara valfria.

Smarta taggar är nyckelord som drivs av Adobe Senseis generativa AI och som tillämpas på resurser när de laddas upp. Systemet identifierar relevant terminologi och använder motsvarande textbaserade taggar på kundernas resurser. Med smarta taggar kan du lägga till beskrivande nyckelord som underlättar sökningar och gör det lättare att hitta dem. Kunderna kan också träna algoritmen till att använda deras egen terminologi med hjälp av smarta taggar.

Mer information och bästa praxis för taggar och taxonomier finns i dessa tips om bästa praxis.

Om rätt smarta taggar inte används kan ni träna Adobe Sensei så att resurserna taggas på rätt sätt enligt varumärkesriktlinjerna.

Företag bör ha en tydlig strategi för taggning och taxonomi innan innehåll laddas upp och taggas. Om en strategi och metod för hur ni taggar era resurser inte definierats kan taggar skapas och användas på ett oordnat eller slumpmässigt sätt. Det kan leda till oorganiserade, outnyttjade och felanvända taggar som är svåra att underhålla.

Jag vill lära mig mer om bästa praxis för kärnkomponenter

Kärnkomponenter är byggstenarna för en lyckad implementering. Här är några bra metoder för att använda kärnkomponenter med Experience Manager:

Uppdelning

Skilj backend-logiken från komponentens presentationslager. Använd slingmodeller för backend-logik och HTML-mallspråk (HTL) för visningar. Det gör att affärslogiken tydligt kan skiljas från en komponents frontend. Det gör också komponenterna mer flexibla och återanvändbara.

Anpassningsbarhet

Det viktigaste är att designa komponenter med återanvändbarhet i åtanke. Ni bör inte skapa stora monolitiska komponenter som bara kan användas på ett ställe. I stället kan ni bygga modulära komponenter som kan återanvändas på flera sidor och som ni kan bygga vidare på i framtiden.

Anpassade komponenter jämfört med kärnkomponenter

Det är en bra idé att använda så många kärnkomponenter som möjligt för att minska utvecklingstiden, men det kanske inte alltid är möjligt. Många klienter använder anpassade komponenter i någon form och det finns tillfällen när anpassade komponenter behövs. De är bland annat:

• Designelement och funktioner som är unika för ert företag
• Integreringar för anpassade eller interna API:er
• Avancerade användarinteraktioner

Anpassade komponenter är ofta tillägg till kärnkomponenter, till skillnad från helt nya komponenter.

Superskribenter jämfört med innehållsförfattare

De flesta stora team har en eller flera superskribenter. Superskribenten kan vanligtvis skapa mallar, tilldela behörigheter till mallarna, ta bort innehåll och utföra andra åtgärder, som att generera rapporter.

Innehållsförfattare har vanligtvis bara tillgång till visst innehåll. De kan till exempel inte redigera globala element som sidhuvuden eller sidfötter och de kan inte ta bort eller flytta resurser och innehåll. Innehållsförfattare kan nästan aldrig publicera sidor på den aktiva webbplatsen. De måste använda rätt arbetsflöde för att få materialet godkänt och publicerat.

Jag vill förstå roller och team före och efter implementeringen

Alla organisationer och teamstrukturer är olika, men rollerna nedan är de vanligaste. Dessa teammedlemmar hjälper till under implementeringsfasen och är de viktigaste intressenterna i verktygen efter implementeringen.

Stora team för Sites och Assets

• Produktägare (1): Produktägaren är den primära intressenten som övervakar projektet från början till slut. Produktägaren arbetar tillsammans med marknadsföringsteamet för att förstå affärslogiken och hur den kan översättas för det tekniska teamet.
• Teknisk ledare och arkitekt (1): Den tekniska ledaren och arkitekten är de främsta tekniska intressenterna. De arbetar tillsammans med implementeringsteamet om arkitekturprinciper och teknisk anpassning. Den tekniska ledaren ansvarar också för behörighetshantering men kan utbilda administratörer i hur man uppdaterar behörigheter. De leder överlämning av teknisk dokumentation och anpassning till affärsanvändare och skribenter.
• Utvecklingsteamet (2–4): Utvecklingsteamet tar ansvar för buggar och problem som uppstår efter lanseringen och har till uppgift att skapa teknisk dokumentation som kan hjälpa till med överlämningsprocessen mellan tekniker, affärsanvändare och innehållskreatörer. De kan också hjälpa till med den inledande implementeringen.
• Kvalitetsteam (3–5): Kvalitetsteamet har som huvudansvar att testa upplevelser, både funktionellt och icke-funktionellt. De hjälper till att identifiera och rapportera problem och samarbetar med utvecklare för att hjälpa till att åtgärda och lösa dem. En QA-ledare leder vanligtvis teamet tillsammans med 3 till 4 QA-tekniker som hjälper till med testning. Kvalitetskontrollerna införs normalt efter de första utvecklingsfaserna och när en del av kärnutvecklingen är klar och kan testas.
• Innehållsförfattare (3–4): Innehållsförfattare har som huvudansvar att ta fram innehåll för webbplatsen och andra upplevelser. Innehållsförfattare arbetar i Experience Maker Sites och Assets och överför resurser som använder metadata och redigeringskomponenter som är anpassade efter marknadsföringsmålen. Innehållsförfattare kan vara engagerade under hela implementeringsprocessen och kan börja att ta fram innehåll så fort mallar och komponenter är tillgängliga.
• Administratör för digital resurshantering (1–2): En administratör för digital resurshantering fokuserar på Experience Manager Assets-struktur, styrning och organisation. De använder ofta mer avancerade funktioner än skribenter, t.ex. för att generera rapporter eller utveckla strategier för arkivering och optimering av lagring i resurshanteringssystemet.

Genom att optimera lagringen och organisera resurshanteringssystemet på rätt sätt kan företaget spara tid och pengar. Dessutom kan en resurshanteringsadministratör utbilda och stötta nya användare i organisationen. Det är vanligtvis mer produktivt och prisvärt än att anlita en extern konsult.

Små team för Sites och Assets

• Produktägare (1): En produktägare utför ofta flera uppgifter, inklusive hantering och framtagning av innehåll. Produktägare i ett litet team hjälper ofta till med kvalitetskontrollen på webbplatsen.
• Innehållsförfattare och resurshanteringsadministratör (1–2): Mindre team behöver vanligtvis bara en innehållsförfattare eller resurshanteringsadministratör som vanligtvis tillhör marknadsföringsavdelningen.
• Teknisk ledare eller arkitekt (1): Den tekniska ledaren eller arkitekten i ett litet team är den primära tekniska intressenten. De kan också hjälpa till med utvecklingen.
• Utvecklare (1): Utvecklingsteamets storlek varierar, men en utvecklare behövs alltid för att hjälpa till med nya funktioner och åtgärda tekniska problem.

Risker

Utan innehållsstyrning utsätts resurshanteringssystemet för flera risker.

• Okontrollerad resursinsamling: Resurshanteringssystemet riskerar att bli en dumpningsplats för resurser, vilket äventyrar dess användbarhet och organisation.
• Försämring av protokoll: Efterlevnaden av protokoll kan försämras. Även om bara ett fåtal användare kringgår reglerna kan det uppmuntra andra att lagra resurser där det passar.
• Ofullständig resurstaggning: Tidsbegränsningar i projekt kan leda till att resurser överförs utan nödvändiga metadata eller taggar, vilket minskar sökbarheten och tillgängligheten.
• Tvetydig namngivning av resurser: Antalet resurser med otydliga filnamn (t.ex. ”test1.jpg”, ”newtest.pdf”) kan öka, vilket försvårar hämtning av resurser.
• Framtida återimplementering: Om resurshanteringssystemet blir rörigt på grund av dålig taggning, dålig namngivning och så vidare, kan användarnas frustration öka vilket kan leda till en dyr, förnyad implementering inom 5 till 10 år för att återställa hanterbarheten.
• Svårighet att hantera ändringar: Minskad anpassningsbarhet: Det blir svårare och äventyrar både effektiviteten
  och anpassningsbarheten när det blir svårare att hantera uppdateringar och ändringar av resurshanteringssystemet allt eftersom affärsbehoven utvecklas.

Samarbete mellan tekniska experter och yrkesanvändare

Resurshanteringsadministratörerna övervakar implementeringen och användningen av Experience Manager Assets. Deras roller kan dock skilja sig åt. En digital resurshanterare hanterar mer styrning och kommunikation medan en resurshanteringsadministratör hanterar den tekniska sidan.

Digital resurshanterare (funktionell)

• Hanterar Experience Manager Assets för att stötta alla affärsområden och alla kanaler och är ämnesexpert på innehåll och processerna i resurshanteringssystemet.
• Använder Assets-rapporter och periodiska granskningar för att kontrollera styrningen och identifiera bristande regelefterlevnad. Hjälper företag och partners att se till att innehåll uppfyller kraven.
• Utvecklar och underhåller styrning av metadatastandarder, mappstrukturer och taxonomier i resurshanteringssystemet.
• Dokumenterar processer och standarder i resurshanteringssystemet och kommunicerar
  med partners.
• Håller sig informerad om de senaste affärsbehoven och trenderna och genomför rutinundersökningar om användarupplevelser för att säkerställa att metadatastrukturen och taxonomin uppfyller användarnas behov.
• Implementerar rutiner för rensning och arkivering i resurshanteringssystemet.
• Fungerar som kontaktperson för resursfrågor.
• Hjälper till att utbilda nya och befintliga användare och ger support efter behov.

Resurshanteringsadministratör (teknisk)

• Använder systemrapporter, övervakningsverktyg och periodiska granskningar för att mäta den tekniska hälsan i Experience Manager Assets och identifiera risker.
• Implementerar strukturer och behörigheter som definieras av interna Adobe-team eller resurshanteringsadministratörer.
• Vägleder utvecklingsteam och affärsenheter om systemarkitektur och hur man använder Experience Manager Assets.
• Dokumenterar procedurer för att bygga och hantera funktioner, komponenter och verktyg i Experience Manager Assets.
• Utbildar affärsteam och utvecklingspartners så att nya funktioner i Experience Manager Assets uppfyller de tekniska kraven samt testas och implementeras efter behov.
• Schemalägger installation av nya programversioner och uppgraderingar av programsystem. Utvärderar och installerar även korrigeringsfiler och nya program.
• Fungerar som ämnesexpert på teknisk styrning och prestanda i Experience Manager.

Jag vill se ett exempel på användare, grupper och arbetsflöden

Nedan finns en praktisk illustration av användar- och grupprofiler och en säkerhetsmatris som beskriver deras behörigheter.

• Författare skapar en sida eller redigerar en befintlig sida. De överför och ändrar resurser, inklusive metadata och taggar som aktiverar specifika godkännandearbetsflöden.
• Kreativa team visar, överför och redigerar resurser och innehåll.
• Utvecklingsteamets kvalitetskontrollgrupp har endast visningsåtkomst. De utför funktionell testning och ser till att det inte finns några visuella fel. De kontrollerar också att det finns hjälpmedel och analyser.
• Produktägare slutsignerar och godkänner innehållet.
• Ledningen får ett meddelande när sidan och tillhörande material har publicerats och godkänts.

Arbetsflöde för stora team

1. Formgivare skapar innehåll för upplevelser.
2. Skribenter överför och konfigurerar innehåll, inklusive metadata, som utlöser arbetsflödet.
3. Kvalitetsteamet kontrollerar hela sidan och tar arbetsflödet till nästa steg.
4. Produktägaren slutsignerar ändringar och godkänner arbetsflöden.
5. Ledningen ser resultaten när arbetsflödet har godkänts och ett e-postmeddelande skickas till ledningsgruppen.

Arbetsflöde för små team

1. Formgivare tar fram och skriver innehåll och utlöser arbetsflödet.
2. Kvalitetsteamet kontrollerar hela sidan och tar arbetsflödet till nästa steg.
3. Produktägaren slutsignerar ändringar och godkänner arbetsflöden.

Jag vill förstå hur man utvärderar rollen som resurshanteringsadministratör bättre

I takt med att ert resurshanteringssystem växer blir rollen som resurshanteringsadministratör allt viktigare.

Institutionell kunskap: Med tiden kommer resurshanteringsadministratören att ha en mängd institutionella kunskaper och bli en värdefull resurs för effektiv hantering av digitala resurser.

Skalning av team: I takt med att ert innehåll och avkastningen växer kan ni utöka ert team. Dessa teammedlemmar arbetar under resurshanteringsadministratören för att effektivt hantera den ökade mängden innehåll som samlas in.

Systemutveckling: Med djupgående systemkunskaper kan resurshanteringsadministratörer hjälpa till med utvecklingen och framtida förbättringar i takt med att verksamheten växer eller behoven förändras.

Förbättrade rekommendationer: Resurshanteringsadministratören har stor praktisk erfarenhet och kan ge välgrundade förslag på systemförbättringar, vilket ytterligare optimerar resurshanteringssystemets prestanda och användarupplevelsen.

Jag vill förstå hur man styr Experience Manager efter implementeringen

Efter den första implementeringen bör den tekniska avdelningen och affärsteamet göra regelbundna incheckningar. Dessa incheckningar bör diskutera användarupplevelser, identifiera problem och samla in feedback om nya funktioner. Dessutom bör ytterligare processer definieras och fastställas för rapportering av buggar eller tekniska problem som skribenter och affärsanvändare stöter på. Det tekniska teamet bör ta itu med dessa frågor snabbt och informera skribenter och affärsanvändare om uppdateringar. Genom att implementera dessa processer blir systemet effektivare och slutanvändarnas upplevelse blir bättre.

Överväganden efter tre månader

Styrkommitté: Bästa sättet är att inrätta en styrkommitté som en del av identifieringen och implementeringen. De intressenter som gav vägledning om funktioner kan hjälpa till att välja representanter för företagsanvändare och tekniker som fortsätter att upprätthålla taxonomin och de behörigheter som krävs för systemets långsiktiga hälsa.

Optimering av arbetsflöden: Efter den inledande implementeringen kan ert team upptäcka att stegen i ert innehållsarbetsflöde är för komplicerade eller otillräckliga. Det är bra att granska och optimera arbetsflödet för innehåll för att maximera produktiviteten.

Ytterligare utbildning: Efter den inledande implementeringen blir det tydligt var teamet behöver mer support eller utbildning. Plattformsspecifik information som att förbättra metadata, lägga till anpassade attribut eller lägga till nya produkter eller integreringar i arbetsflöden kräver vanligtvis extra stöd.

Överväganden efter sex månader

Roller och ansvarsområden: När den inledande implementeringen är klar och ert team har etablerat och optimerat några av era innehållsarbetsflöden är det klokt att granska roller och ansvarsområden. Ofta finns det roller som t.ex. kvalitetskontroll eller innehållsförfattare som inte längre behövs på full kapacitet. Dessa teammedlemmar går ofta över till andra projekt eller hittar andra roller i det aktuella projektet.

Överväganden efter 12 månader

Regelbundna process- och standardgranskningar: Ett år efter implementeringen bör ert team granska alla aktuella processer och arbetsflöden för att kontrollera att de passar era aktuella affärsbehov och -krav. De kan upptäcka att vissa processer inte längre passar era behov eller att optimeringar kan göras för att öka produktiviteten. Granska aktuella processer för att maximera produktiviteten varje år.

Spårning och optimering av innehåll: Granska innehållsstrategin och prestandan ett år efter implementeringen. Ta till exempel reda på om vissa CTA:er är bättre än andra eller om vissa bilder har större effekt än andra. Granska hur ert innehåll fungerar tillsammans med era analysteam för att kontrollera att det följs upp och vidta sedan lämpliga åtgärder för att förbättra det.