Bästa praxis för taggar, taxonomi och metadata: Sammanfattning på hög nivå
Metadata och taggar är avgörande för AEM. Användare, chefer och chefer inser att det finns ett behov av en holistisk strategi, men de tycker att det är svårt att göra framsteg. Kunskaperna är ofta isolerade bland användarna, vilket gör en holistisk strategi svår - och gör justeringarna ännu mer problematiska.
Vad är skillnaden mellan metadata och taggar? Vilka affärsaspekter ska beaktas när er strategi utvecklas?
Vad är syftet med metadata?
Metadata lägger till struktur i mindre strukturerat innehåll.
Exempel: En grundbild har pixlar. Vi kan kalla dessa"kärndata". Det är metadata som beskriver format, kategori, licensinformation osv.
Metadata används oftast för resurser. Men det finns också ett stort antal användningsfall för metadata på innehållssidor eller i upplevelsefragment.
Källor till metadata
Följande kategorier kan generera metadata:
- Extraherade metadata - Informationen finns redan i dokumentet, t.ex. på det naturliga språket.
- Härledda metadata - Informationen är inte tillgänglig i originaldata, men kan härledas genom korsreferering av tidigare kunskap.
- Manuellt tillagda metadata - Det här är metadata som inte tillhör någon av de första kategorierna och som måste läggas till manuellt av en människa.
Typer av metadata
Inom kategorierna ovan finns fyra huvudtyper:
- Teknisk och beskrivande metadata: Tillhandahåller information om teknisk information om innehåll (t.ex. tite, språk)
- Driftmetadata: dokumenterar en tillgångs livscykel (dvs. godkänd, i kreativt syfte, i kampanj)
- Administrativa metadata: Status eller status för en tillgång inom en organisation (dvs. licensinformation, ägarskap)
- Strukturella metadata: Hjälper till att kategorisera resurser eller sidor så att affärsprocessen blir smidigare (gäller de flesta taggar och taxonomier)
Mapp- och filnamn
Mappar är ett naturligt sätt att navigera och bläddra i innehållet i AEM. Hur kommer era intressenter att interagera med AEM? Detta avgör hur mapparna är strukturerade. Normalt är mappstrukturen arkitekturerad med ett (eller två) av följande i åtanke:
- Navigering
- Bläddra
- Kategorisering
- Åtkomstkontroll
För AEM Sites är navigering nyckeln. Mappar används för att styra åtkomsten till resurser och sidor.
Vilka nivåer av författare behöver tillgång till hemsidor? Produktsidor då? Eller kampanj? Använd behörigheter och mappstruktur för att få rätt styrning.
Lagra metadata
Det finns tre sätt att lagra metadata:
- Binärt: Binärt format relaterat till resursens typ (Photoshop, InDesign, PNG, JPG).
- Resursnod: Detta är metadata för själva resursen, oavsett vilket system eller vilken process som används.
- Extern plats: Metadata som inte finns direkt i resursen, men som kan användas som en beskrivning av en tillgångs"status" (exempel: ett arbetsflöde som kan påverka en resurs men inte tillämpas direkt på den)
Metadatamodell
Strukturen för hur metadata hämtas och formateras kallas metadatamodell eller metadatamodell. Detta måste man komma överens om innan tillgångar eller sidor hämtas in i systemet.
En metadatamodell är vanligtvis utformad för att uppfylla följande användningsfall:
- Sök och hämta: Hjälper till att lagra viktiga aspekter av innehåll som gör det enkelt att hämta dem per företag.
- Återanvändning: Hjälper till att utnyttja gamla resurser för återanvändning (spara tid och pengar)
- Licenshantering: Spåra ägarskap av tillgångar i organisationen (ofta av juridiska skäl)
- Distribuera: Gör innehåll tillgängligt för konsumenter eller syndikera resurser till affärspartners.
- Arkiv: Metadata som anger att en resurs är inaktuell (alltid bästa metoden att sätta en"arkiverad"-flagga på en resurs så att den inte förlorar viktig information)/
- Korsreferens: Associativa metadata som fångar relationen mellan två eller flera resurser (syntesen av metadata möjliggör korsreferenser och sammanhängande gruppordning)
- Navigera: Mappstrukturen som resurserna lagras i (används för att hämta information genom att bläddra)
Metadata för författare har huvudsakligen stöd för driftsprocesser. Publish stöder användningsfall för hämtning och distribution.
Använda taggar som fördefinierade termer
En tagg är ett nyckelord eller en term som tilldelats till en informationsdel. I stället för att ange "car", "car", "car", tillåter ett taggsystem endast ett värde att välja mellan, vilket gör sökningen mer förutsägbar. Taggar normaliserar och förenklar kategoriseringen av resurser.
Obs! Även om AEM tillåter ad hoc-taggning är det bäst att hålla sig från detta eftersom det kan leda till odefinierad och ohanterlig taxonomi.
Vanliga användningsområden för taggar:
- Sökningar efter nyckelord: En tagg kan beskriva, att en resurs tillhör en viss grupp med entiteter. Exempel: taggen "image/subject/car" beskriver resursen som tillhör den uppsättning bilder som visar en bil.
- Körningsrelationer: Alla resurser som delar samma tagg kan anses vara anslutna. Det är särskilt användbart att tagga i stället för att länka direkt på webbplatser som har mycket dynamiskt och uppkopplat innehåll.
- Enhetsnavigering: Taggar som ordnats i hierarkisk taxonomi kan skapa navigering, en eller länka till liknande dokument.
Taggar bör också betraktas som information som kopplar samman olika typer av data, baserat på affärsvillkor snarare än tekniska egenskaper.
Vanliga program för taggar
När taggar används i AEM kan de bidra till att uppnå en mycket kortare implementering av den komplexa funktionen, till exempel:
- Fasetterad sökning
- Anpassad navigering
- Relaterat innehåll
- Innehållsreferenser
- Sökmotoroptimering
- Markera viktiga begrepp
Taxonomier
En taxonomi är ett system för att ordna taggar baserat på delade egenskaper, som vanligtvis är hierarkiskt strukturerade efter organisatoriska behov. Strukturen kan hjälpa dig att hitta en tagg snabbare eller införa en generalisering.
Exempel: Man måste kategorisera bilderna. Taxonomin kan se ut så här:
/subject/car/
/subject/car/sportscar
/subject/car/sportscar/porsche
/subject/car/sportscar/ferrari
…
/subject/car/minivan
/subject/car/minivan/mercedes
/subject/car/minivan/volkswagen
…
/subject/car/limousinus
…
Nu kan användaren välja om han vill söka upp bilder på sportärr i allmänhet eller en Porsche i synnerhet. Båda är ju sportärr.
Bästa praxis: Undvik platta taxonomier. Platta taxonomier saknar de fördelar som beskrivs ovan och kräver konstant underhåll
Använda en taxonomi som synonymordbok. När en användare söker efter ett nyckelord skapas en andra sökning efter alla synonymer som finns där.
I stället för att skriva "car" manuellt kan systemet dessutom tillhandahålla en lista med nyckelord för att förbättra enhetligheten.
Använda en taxonomi som ordlista. I stället för att bara skriva ut "car" kan du utöka den enskilda taggen och använda alla taggens synonymer.
Flera kategorier. I motsats till en mapphierarki kan taggar användas för att uttrycka flera kategoriseringar samtidigt. En resurs taggad med:
/subject/car/minivan/mercedes
/subject/people/family
/color/red
Metadata jämfört med tagg
Alla metadata bör inte betraktas som en kandidat för taggningssystem. Tekniska metadata kan duplicera informationen i onödan. Den bästa kandidaten till taggar är affärsmetadata. Taggar är ett bra alternativ för att få till stånd konsekvent vokabulär, avancerad sökning och navigering.
Tag Management
Tagghanteringsfördelar från ett dedikerat kärnteam. Nya medlemmar bör lära sig syfte och funktion i taxonomin först innan de lägger till nya taggar. Utvalda experter, som fungerar som vaktmästare på nya taggar, minskar den långsiktiga inkonsekvensen.
Skapa tagg
Taxonomier ska användas av innehållsförfattare och förstås av slutanvändarna. De bör skapas innan innehållsskapandet. Eventuella genvägar resulterar i ytterligare arbete för hantering och underhåll.
Löpande underhåll
Saker ändras, och behoven för tagglistan kommer också att förändras. Kom igång med ljudunderhållsprocesser som minskar dubbelarbete.
Se till att skribenterna vet hur de kan föreslå ändringar och att redaktörer och innehållshanterare regelbundet granskar villkoren.
Bästa praxis med taggar och taxonomier
Standardisera taggar. Skapa en ordlista som innehåller ett auktoritativt språk. Utan att etablera standarder kommer dubbelarbete att medföra problem. Dessutom bör du inte bara granska taxonomin utan även hur taggarna används.
Övertagga inte.-taggar kan förlora sin betydelse om de är för ofta distribuerade.Prensa bort överflödiga taggar för optimal effektivitet.
Utvärderar taggar igen över tid. Kom ihåg att företagsterminologi och företagskontext sällan förblir statiska. Du kan behöva göra om taggarna och lägga till dem på nytt.
Använder AI-baserad smart taggning. Smart taggning [Se link] är en AI-funktion i AEM som minskar behovet av att tagga resurser manuellt. Smart taggning använder en AI för att få information om motivet i en bild. Den genererar beskrivande taggar som beskriver innehållet i en bild.
Metadatakvalitet och underhåll
Förståelse av affärskrav är ett viktigt steg när det gäller att implementera en metadatahanteringsmodell. Utan definition kan informationen inte lagras. Det är nödvändigt att regelbundet gå tillbaka till modellen. Detta är en viktig kvalitetskontroll.
Dessutom bör metadata samlas in så tidigt som möjligt när innehållet skapas. Om metadata inte används vid rätt tidpunkt finns det en liten risk att använda dem retroaktivt.
Använd metadata för att förbättra samarbetet: Använd Adobe Asset Link, Adobe Bridge och AEM Desktop för att knyta ihop den kreativa processen och utnyttja metadata för att effektivisera de kreativa arbetsflödena. Med dessa verktyg blir metadata bättre och användarupplevelsen bättre i hela den kreativa processen.
Bästa praxis för metadatahantering
- Tilldela kärnteamet ett starkt mandat: Bli en metadatasteam som har fullständig förståelse för affärsekosystemet och ett starkt mandat från organisationens ledning.
- Definiera metadatastrategi och metadatastyrning: En bra metadatastrategi kan hjälpa organisationer att förklara behovet och fördelarna med metadata. En strategi består av metadata, metadata, taxonomi, affärsprocesser (för datakvalitet och datainhämtning), roller och ansvarsområden samt styrningsprocesser. *
- Definiera och kommunicera konsekventa metadatamodeller: Definierad strategi och motivering ska dokumenteras och kommuniceras väl inom organisationerna.
- Standardnamnkonvention: Skapa en konsekvent och beskrivande namngivningskonvention för utökad varumärkning, informationshantering och användbarhet.
- Säkra tecken i filnamn: Filnamnet ska kunna tolkas av alla vanliga operativsystem. Du kan använda tecken, siffror, omljud, mellanrum och understrykning utan risk. Minustecknet är också säkert, men om du klipper ut och klistrar in kan det se ut som ett streck.
- Versionsnamnkonventionen: AEM erbjuder vissa funktioner för att behålla tidigare versioner av resurser. I vissa fall kanske du vill behålla flera versioner. Du bör dock se till att versionshanteringsschemat är konsekvent.
Organisations- eller beskrivande metadata
Några riktlinjer kan hjälpa dig att bestämma hur metadata ska kategoriseras:
Beskrivning - Om data beskriver resursen eller innehållet bör det ingå i de bifogade metadata.
Sök - Om metadata ska användas i sökningen måste den bifogas.
Exponering - Om du exponerar metadata på en distributionsplattform för en tredje part ska du se till att inte visa interna metadata.
Varaktighet - Ju längre metadata ska vara live, desto troligare är det att det är att det är en bra kandidat för bifogade metadata.
Relaterade affärsprocesser - Det kan vara bra att ha ett permanent produkt-ID som en del av metadata. Men kategorin för en artikel i relation till produktkatalogen är en tvivelaktig metadata för resursen.
Organisation och bearbetning - Om metadatatypen är organisatorisk, till exempel i ett godkännandearbetsflöde eller ägarskap för en viss avdelning, bör externa metadata övervägas framför att bifoga metadata till resursen.
Ställ följande frågor om du vill skapa strategin:
- Vilken typ av innehåll och"ytterligare information" (= metadata) behövs för att lösa affärsproblem/affärsfrågor/affärsfrågor?
- Vilka är variablerna, fälten i schemat och vilka är möjliga värden? Vilka variabler som kräver fritextindata, vilka kan minskas med typ (tal, datum, boolesk, …), en uppsättning fasta värden (t.ex. länder) eller taggar från en given taxonomi. Hur många taggar krävs, tillåts?
- Vilka tekniska problem/problem/frågor kan lösas med metadata?
- Hur kan du få fram/skapa innehållet/metadata? Hur mycket kostar det att hämta/skapa dessa metadata?
- Vilka typer av metadata behövs för en viss användargrupp?
- Hur underhålls och uppdateras metadata?
- Vem ansvarar för vilken del i processen?
- Hur kan ni säkerställa att överenskomna affärsprocesser följs?
- Vilka standarder ska du följa? Bör du anta och ändra en branschstandard (Dublin Core, ISO 19115, PRISM osv.)? eller bör organisationen skapa egna standarder?
- Var dokumenteras strategin? Hur kan ni se till att alla intressenter har åtkomst? Hur kan du vara säker på att nyanställda följer den överenskomna standarden (t.ex. gå till kursen innan du får tillgång till den)?