No decorrer da série de artigos de integração do AEM Assets, práticas recomendadas e dicas de especialistas foram compartilhadas sobre recursos fundamentais a serem utilizados no AEM Assets, mas gerenciar um DAM vai além de simplesmente utilizar recursos. Este artigo explora a governança do DAM: definição de políticas, funções, padrões e fluxos de trabalho para garantir o uso correto e consistente de ativos digitais e certificar-se de que a equipe esteja capacitada.
Juntar tudo e estabelecer a governança
Os artigos anteriores desta série abordaram os fundamentos essenciais para a sua estratégia de conteúdo. Esses recursos cobriram tópicos essenciais, como Práticas recomendadas e dicas para começar a usar o AEM Assets, Estrutura e nomenclatura de pastas, Acesso e permissões, Metadados e Taxonomia e marcação.
Em seguida, vamos ver a definição, o motivo e a forma de estabelecer a governança a fim de gerenciar o AEM Assets com sucesso.
O que é governança do DAM?
Trata-se de um conjunto de políticas, funções, padrões e fluxos de trabalho que garante que:
- os ativos estejam sendo usados de forma correta e consistente.
- todo o ciclo de vida dos ativos, desde a criação, passando pela aprovação, até o arquivamento, seja controlado.
- haja um equilíbrio entre a flexibilidade do usuário e o controle organizacional.
- a conformidade, a eficiência e a escalabilidade sejam atingidas.
- o DAM seja bem-sucedido.
“Pense na governança do DAM como o blueprint do sucesso operacional da sua marca. Ela garante que cada ativo digital não seja apenas armazenado, mas que também seja compatível, detectável e pronto para agregar valor em toda a empresa”.
— Katie Junge, gerente de produtos de tecnologias de marketing sênior do Workday e especialista em AEM
Por que ela é necessária?
A governança do DAM fornece uma estrutura para manter todos os membros da equipe nos trilhos e:
- Evita o uso indevido de ativos e o acesso não autorizado.
- Garante padrões de metadados para pesquisa e categorização.
- Promove convenções de nomenclatura e taxonomia consistentes.
- Apoia a conformidade regulamentar (por exemplo, licenciamento, RGPD).
- Aumenta a responsabilização de usuários por meio de funções e permissões.
“Um DAM sem governança rapidamente se torna desafiador em termos de uso. O valor real do AEM Assets é desbloqueado quando metadados, permissões e taxonomia trabalham juntos para tornar o conteúdo instantaneamente utilizável e reutilizável”.
— Priya Nair, líder técnica do AEM na Loblaw e especialista em AEM
Agora, vamos examinar como estabelecer a governança por meio de cinco etapas principais.
Governança do DAM feita corretamente
1. Defina metas claras e monte a equipe certa
- Alinhe-se às necessidades da empresa, à consistência da marca, à conformidade e à eficiência
- Certifique-se de que as pessoas certas tenham um lugar à mesa. Dependendo da sua empresa, as equipes podem variar, mas certifique-se de considerar marketing, criação, TI, desenvolvedores, todos os usuários.
2. Definir padrões e políticas de acesso
- Estabeleça a estrutura de pastas, o esquema de metadados e as convenções de nomenclatura, certificando-se de que todos estejam configurados de acordo com as suas necessidades comerciais.
- Defina permissões baseadas em funções e documente qualquer tipo de direito de uso configurado no back-end no DAM, para que você não tenha problemas judiciais.
3. Criar e automatizar fluxos de trabalho
- Criar cadeias de aprovação de ativos com notificações
- Documente todo o ciclo de vida dos ativos, desde o upload, passando pela revisão, até a aprovação, terminando no arquivamento.
4. Treinar usuários e impulsionar a adoção
- Elabore uma estratégia de gerenciamento de alterações robusta.
- Ofereça treinamentos e integração baseados em funções, bem como uma variedade de oportunidades de aprender e consumir novas informações, seja por meio de gabaritos, almoços com aprendizagem, vídeos, etc.
- Considere as necessidades específicas de treinamento de um administrador em relação a um usuário comum em contraste com um bibliotecário. Todas essas três funções precisam de capacitações diferentes.Não forneça capacitações irrelevantes, pois isso pode afetar a disposição de usar a ferramenta. Consulte o guia Como acelerar a adoção por meio de treinamentos e capacitação.
5. Monitorar uso e otimizar
- Novamente, o DAM não é algo que você possa simplesmente configurar e esquecer. É algo que precisa ser monitorado constantemente.
- Use painéis para monitorar o desempenho, a conformidade e a integridade do sistema.
- Avalie e atualize constantemente o esquema de metadados e os requisitos de marcação para apoiar novas campanhas, programas, geografias, etc.
- Revise e arquive ativos periodicamente, para que somente os resultados de pesquisa relevantes sejam exibidos.
“A governança do DAM feita corretamente não se trata apenas de gerenciar ativos. Trata-se de capacitar pessoas. Uma governança eficaz do DAM no AEM começa com a equipe certa e padrões claros, mas prospera por meio de treinamentos. Quando os usuários contam com o conhecimento necessário para usar o AEM com confiança, a adoção acelera, o acesso torna-se funcional e o valor dos seus ativos digitais multiplica-se”.
— Melanie Bartlett, diretora de desenvolvimento de parceiros da MRM e especialista em AEM
Governança: uma das principais bases do uso do AEM Assets
Este artigo sobre práticas recomendadas de governança faz parte de uma série de artigos que incluem orientações básicas, práticas recomendadas e dicas de especialistas da Adobe para começar a usar o Adobe Experience Manager Assets. Para conferir todos os artigos desta série fundamental do AEM Assets, consulte:
- Práticas recomendadas e dicas para começar a usar o AEM Assets
- Estrutura e nomenclatura de pastas
- Acesso e permissões
- Metadados, esquemas de metadados e perfis de metadados
- Taxonomia e marcação
- Governança
- Treinamento e capacitação
Outros recursos de aprendizagem
- Assista à sessão “Criadores de experiências da Adobe: intercâmbio de habilidades” intitulada Taxonomia e estrutura: o segredo do AEM para um gerenciamento de ativos dimensionável, que aborda esse tópico de governança, com as especialistas em AEM Melanie Bartlett e Katie Junge.
- Saiba mais sobre a governança em Como capacitar a sua equipe com uma forte estratégia de governança de conteúdo para uma implementação bem-sucedida, do especialista em AEM Gary Howell.
- Saiba mais sobre a capacitação da equipe em Como acelerar a adoção por meio de treinamentos e capacitação, do especialista em AEM Erin Brown.
- Saiba mais sobre o gerenciamento de alterações em Noções básicas do gerenciamento de alterações para obter êxito