Está começando a usar o Adobe Experience Manager Assets? Este guia faz parte de uma série de integração e foca-se em orientações práticas, práticas recomendadas e dicas para implementar estruturas de pastas no AEM Assets. As estruturas de pastas são a base do AEM Assets, sendo essencial projetar a estrutura para que seja dimensionável, estável e adequada aos requisitos comerciais.

Introdução às estruturas de pastas

No Adobe Experience Manager Assets, recursos como estrutura de pastas, permissões, metadados, taxonomias e marcação desempenham uma função importante na organização de ativos. Cada recurso atende a diferentes objetivos, cada um deles oferecendo recursos e vantagens exclusivos.

Este artigo aborda as práticas recomendadas de estruturas de pastas, a base para um conteúdo organizado.

No Adobe Experience Manager Assets, a estrutura de pastas é a camada fundamental da estratégia, uso e governança dos seus ativos. As pastas são usadas para organizar ativos hierarquicamente, facilitando a navegação e a localização de onde carregar arquivos. As estruturas de pastas são utilizadas junto com outros recursos fundamentais, como metadados, marcação e taxonomias, para tornar os ativos digitais mais detectáveis e controlar o acesso e o uso dos ativos.

Por que usar estruturas de pastas

As estruturas de pastas organizam os ativos de forma hierárquica, proporcionando uma navegação intuitiva e uma categorização dimensionável para os seus ativos digitais. Ao tornar isso tudo intuitivo, os criadores de conteúdo terão uma probabilidade maior de colocar novos ativos no lugar certo desde o início.

A forma em que você cria, aninha e nomeia subpastas, bem como a forma em que você nomeia arquivos dentro dessas pastas, pode ter um impacto significativo na maneira como os usuários da empresa acessam e utilizam os ativos. Um desafio comum surge quando diferentes equipes acham que seus ativos precisam ficar em uma determinada pasta ou querem criar muitas pastas baseadas em projetos em vez de criar uma estrutura de pastas mais dimensionável e estável. Fornecer aos usuários liberdade demais na criação de pastas pode resultar em milhares de pastas que são difíceis de manter.

Como gerente ou administrador do DAM, você é responsável por evitar uma estrutura de pastas ad-hoc. Um ponto importante para apresentar aos usuários é que a estrutura de pastas é importante, mas não deve ser usada como uma maneira de pesquisar ativos. Pense nas pastas como a casa e na barra do Omnisearch como a maneira de procurar pela casa, usando os metadados e as tags associados ao ativo, não apenas a estrutura de pastas.

Motivos pelos quais você precisa de uma estrutura de pastas limpa

• Controles de acesso: para proteger as pastas e os ativos contidos nelas por meio de permissões.
• Esquemas de metadados: para controlar quais metadados são aplicados aos ativos contidos nas pastas.
• Perfis de metadados: para facilitar a aplicação de metadados padrão aos ativos contidos em uma pasta, facilitando a descoberta e o gerenciamento de ativos.
• Escalabilidade: para ajudar os usuários a gerenciarem e expandirem a sua coleção de ativos, já que a sua coleção de ativos normalmente está sempre crescendo.
• Controle de publicação: para habilitar a publicação e o cancelamento da publicação de ativos.
• Fluxos de trabalho: para gerenciar ativos com diferentes status (criação, revisão, aprovação, publicação e arquivamento), incorporados a fluxos de trabalho para mover ativos no decorrer do ciclo de vida.

Considerações para o planejamento de uma estrutura de pastas intuitiva

• Governança futura: como as permissões de acesso (ler, modificar e excluir) são gerenciadas para suprir as necessidades técnicas e comerciais.
• Escalabilidade: a sua organização e a sua biblioteca de conteúdo crescerão, portanto, a sua estrutura precisa ser projetada para adaptar-se a essas necessidades futuras e ser facilmente dimensionável sem as corromper.
• Tamanho: um excesso de ativos nas pastas pode causar problemas de usabilidade, dificultando o gerenciamento, a navegação e a localização de ativos. Não adicione mais de 1.000 ativos por pasta. Embora essa diretriz seja para o AEM 6.5, sendo que o AEMaaCS tem limites mais altos, pastas grandes podem afetar o desempenho mesmo assim.
• Capacidade de descoberta: precisa ser intuitiva. Os usuários precisam ser capazes de encontrar esses ativos. Eles precisam identificar rapidamente para onde os novos ativos foram enviados e onde os encontrar. Se isso não for intuitivo, as pessoas não saberão usar as pastas nem a biblioteca do DAM corretamente.

Práticas recomendadas para estruturas de pastas

• Estabeleça uma estrutura de pasta simplificada que seja intuitiva.
• Mantenha as hierarquias de pastas superficiais para evitar complexidade.
• Qualquer ativo deve estar em uma pasta e ser detectável por meio de outros recursos (metadados, marcação, etc.).
• Incorpore requisitos comerciais, como localização, retenção, arquivamento, representações e gerenciamento de direitos digitais.
• Limite o número de ativos por pasta a 500–1.000 ativos para garantir o desempenho; respeite a limitação de 1.000 ativos por pasta.
• Use nomes descritivos que reflitam a finalidade do conteúdo.
• Alinhe a configuração das pastas aos esquemas de metadados e perfis de metadados para garantir a consistência.
• Coloque ativos (arquivos) em pastas folha, pois isso mantém uma hierarquia organizada e ajuda no desempenho. Se você carregar arquivos demais em uma pasta de nível superior, o desempenho do AEM será reduzido, pois a interface tentará carregar muitos arquivos de uma só vez.
• Com base na política de retenção da sua organização, implemente um fluxo de trabalho de arquivamento, se necessário, para que os ativos mais antigos sejam retidos, mas ocultados de outros na pesquisa. Uma prática recomendada é armazená-los em pastas acessíveis apenas por admins; considere criar subpastas para arquivá-los por ano ou outros metadados relevantes.
• Cancele a publicação de pastas de ativos antes de movê-los para evitar ativos perdidos cuja publicação não pode ser cancelada.

Quadros de estruturas de pastas

Vamos falar sobre as vantagens dessas pastas. Para tornar o conceito de estruturas de pastas mais concreto, confira abaixo alguns exemplos gerais de estruturas de pasta eficazes. Nunca haverá duas estruturas de pasta iguais. O mais importante é que as pastas sejam baseadas nas necessidades da sua organização; não há uma solução universal que sirva para tudo.  Então, vamos ilustrar apenas algumas abordagens diferentes.

OBSERVAÇÃO: não use as convenções de nomenclatura abaixo. Para nomes de pastas, use nomes que estejam relacionados às suas regiões, programas, campanhas etc. e que se alinhem à sua empresa.

Alguns quadros de estruturas de pastas a serem considerados serão mostrados abaixo.

Lembre-se que as estruturas de pastas não são o único recurso para encontrar ativos.

Porém, dentro de uma pasta, você executa diversas ações para configurar recursos, como permissões, metadados e muito mais. Algumas ferramentas que você utilizará repetidamente serão a exibição da estrutura de pastas e ativos em uma árvore de conteúdo, em uma visualização de cartão ou de lista, além da classificação por atributos, como carregados recentemente, nome etc.

Convenções de nomenclatura de pastas

Os nomes das pastas são importantes para a descoberta e reutilização de ativos. Usar nomes de pasta claros, descritivos e consistentes guiará os usuários que precisam visualizar, consumir ou criar variações de ativos para que saibam onde encontrar ou para onde carregar ativos.  Alguns usuários não terão acesso total ao seu DAM para ver todas as pastas, nem entenderão o contexto completo de todas as pastas. As partes interessadas beneficiam-se de um padrão de nomenclatura bem planejado e aplicado, pois isso as ajuda a saber onde colocar os ativos.

Dicas de campeões da Adobe

• Tente criar títulos de pasta intuitivos.
• Use apenas letras minúsculas, use espaços em vez de hifens e evite o uso de caracteres especiais.
• Os nomes de sistemas ou o nome do nó devem ser estáveis e não devem ser alterados com frequência para evitar a quebra de referências.
• Seja consistente: decida antecipadamente entre usar ou não acrônimos, abreviações, espaços em branco ou plural.
• Leve em consideração diferentes grupos de usuários e controles de acesso, usando pastas para permitir ou negar o acesso de visualização ou edição para diferentes grupos.
• Leve em consideração como aplicar metadados consistentes na camada das pastas.

OBSERVAÇÃO: espaços em branco em títulos de pastas serão substituídos por um “-” na propriedade “Nome do ativo” no AEM.

Práticas recomendadas de gerenciamento de pastas

• Limite ativos dentro de uma pasta: é recomendável manter um limite de 1.000 (ou menos) ativos por pasta. Essa diretriz baseia-se em como os nós são estruturados no repositório de conteúdo Java (JCR, na sigla em inglês), e é uma prática recomendada geral para evitar possíveis problemas de desempenho.
• Use pastas não ordenadas: use pastas não ordenadas (sling:Folder) em vez de pastas ordenadas (sling:orderedFolder) para dimensionar com eficácia um grande número de nós secundários.
• Utilize metadados: use metadados para organizar e pesquisar ativos, em vez de depender exclusivamente da estrutura de pastas
• Consulte o guia de dimensionamento de ativos: confira o Guia de dimensionamento de ativos para obter recomendações mais detalhadas sobre dimensionamento e otimização do desempenho para o AEM Assets 6.5.
• Utilize o AEM as a Cloud Service: o AEM as a Cloud Service recebeu aprimoramentos na interface de ativos que podem melhorar o desempenho com um número maior de ativos. Considere a criação de uma prova de conceito para avaliar o desempenho no seu ambiente específico.
• Cancele a publicação de pastas de ativos antes de movê-los: isso evita ativos perdidos cuja publicação não pode ser desfeita.

Introdução aos arquivos

Agora que você já entende as estruturas de pastas e sua importância, vamos descobrir como o Adobe Experience Manager Assets é compatível com uma grande variedade de formatos de arquivo: formatos de arquivo da Adobe, formatos de imagem, formatos Camera RAW, formatos de documento, formatos de vídeo, formatos 3D, formatos de áudio e muito mais.

Considerações sobre tipos, tamanhos e nomes de arquivos

• Tipos de arquivo compatíveis: consulte e entenda os Tipos de arquivo compatíveis com o Adobe Experience Manager Assets.
• Os tipos de arquivo compatíveis variam para determinados recursos: para garantir resultados consistentes e confiáveis, use apenas os formatos de arquivo compatíveis documentados para cada recurso. Alguns recursos de produtos podem ter uma compatibilidade variada e reduzida com tipos ou formatos de arquivo específicos. Os recursos podem não funcionar conforme esperado ao usar formatos de arquivo que não são oficialmente compatíveis.
• Nomes de arquivos: no AEM Assets, um nome de arquivo de ativo não pode conter nenhum dos caracteres especiais contidos nesta lista separada por espaços: * / : [ \\ ] | # % { } ? &
• Tamanhos de arquivo: por padrão, no AEM 6.5, o AEM Assets não permite carregar nenhum ativo com mais de 2 GB devido a um limite de tamanho de arquivo. No entanto, é possível superar essa limitação, acessando o CRXDE Lite e criando um nó no diretório /apps. No AEMaaCS, os limites são mais altos, mas ainda assim têm restrições com respeito ao tratamento da API e da interface.  Para arquivos com mais de 2 GB, use o aplicativo para desktop ou o Asset Link (conector da Creative Cloud) em vez de carregar a partir do navegador.

Práticas recomendadas para nomes de arquivos

• Todos os nomes de ativos devem ser exclusivos, mesmo que residam em pastas separadas. O uso de um nome exclusivo permite que cada ativo seja acessado por seu próprio URL. A exclusividade é imposta no mesmo caminho do repositório.
• Insira as informações essenciais nos primeiros 100 caracteres do nome do arquivo se estiver usando uma mídia dinâmica.
• Mantenha os nomes de arquivos entre 50 e 75 caracteres.
• Crie um padrão de nomenclatura intuitivo e fácil de usar. Manter um padrão de nomenclatura de arquivos claro e consistente ajuda equipes de vendas, marketing e outros usuários e grupos que podem não ter acesso total ao DAM.
• Comunique o conteúdo claramente no nome do arquivo.
• Seja consistente: decida antecipadamente entre usar ou não acrônimos, abreviações, espaços ou plural.
• Evite caracteres especiais incompatíveis em nomes de arquivos (veja acima).
• Seja descritivo(a), mas conciso(a).
• Remova palavras desnecessárias.
• Omita termos redundantes, como “pasta”.
• Use abreviações para variações, incluindo “var” no nome para indicar variações.

Experimente

Agora que você já conhece as práticas recomendadas para configurar pastas, aplique-as em uma sandbox do Adobe Experience Manager com apenas algumas pastas e ativos de exemplo.

1. Faça logon em experience.adobe.com

2. Clique em “Experience Manager Assets” na área “Links rápidos”

3. Na navegação à esquerda, escolha “Ativos”

4. Selecione o nó superior chamado “Todos os ativos”

5. Adicione pastas aqui usando o botão “Criar pasta”.

6. Quando estiver em uma pasta específica, adicione ativos à pasta por meio do botão “Adicionar ativos”

Evite carregar ativos reais individualmente ou em massa antes de garantir o alinhamento com todas as partes interessadas do DAM e ler o conteúdo dos tópicos de metadados, perfis de metadados, esquemas de metadados, taxonomia e marcação, e estabeleça primeiro uma estratégia de conteúdo para satisfazer os requisitos comerciais por meio desses recursos.

Recursos adicionais de aprendizagem

Para obter mais informações, assista a sessão da série “Criadores de experiência da Adobe: intercâmbio de habilidades” intitulada “Taxonomia e estrutura: o segredo do AEM para um gerenciamento de ativos dimensionável”. Utilize esses recursos adicionais para aprofundar-se nos tópicos fundamentais.

• Configurar o AEM Assets (lista de reprodução de tutoriais em vídeo)
• Organizar os seus ativos digitais (documentação)
• Gerenciar ativos (documentação)
• Pastas de linha de base (vídeo)
• Adicionar ativos digitais ao AEM (documentação)
• Guia de dimensionamento de ativos (documentação do AEM 6.5)

O que vem a seguir?

Este artigo sobre práticas recomendadas de estrutura de pastas faz parte de uma série de artigos que incluem orientações fundamentais, práticas recomendadas e dicas de campeões da Adobe para começar a usar o Adobe Experience Manager Assets. Para dar continuidade à série, consulte o próximo artigo sobre acesso e permissões.

Para conferir todos os artigos desta série fundamental do AEM Assets, consulte:

• Práticas recomendadas e dicas para começar a usar o AEM Assets
• Estrutura e nomenclatura de pastas (este artigo)
• Acesso e permissões
• Metadados, esquemas de metadados e perfis de metadados
• Taxonomia e marcação
• Governança
• Treinamento e capacitação

Agradecemos ao campeão do Adobe Experience Manager, Deepak Khetawat, pelas contribuições adicionais que fez a este artigo.