Este artigo aborda orientações estratégicas, práticas recomendadas fundamentais e dicas práticas para começar a usar o Adobe Experience Manager Assets. Este guia essencial foca-se no motivo de você precisar de uma estratégia de conteúdo e considerações para reunir os requisitos antes de criar o seu DAM.

Novatos no Adobe Experience Manager Assets, sejam bem-vindos!

O Adobe Experience Manager Assets pode ajudar a sua organização a estabelecer uma central para armazenar ativos digitais, como imagens, vídeos, documentos e muito mais. Os principais recursos do AEM Assets podem ser configurados para ajudar a sua organização a simplificar e agilizar o processo de armazenamento, descoberta, compartilhamento e distribuição de ativos em todo o ciclo de vida dos ativos, incluindo criação, classificação, distribuição, criação de variações, assimilação e até mesmo arquivamento.

Este guia aborda o motivo de você precisar de uma estratégia de gerenciamento de conteúdo do DAM. Os guias adicionados detalharão os conceitos fundamentais para gerentes de ativos digitais e administradores em tópicos como:

• Estrutura e nomenclatura de pastas

• Acesso e permissões

• Metadados, esquemas de metadados e perfis de metadados

• Taxonomia e marcação

• Governança

Por que você precisa de uma estratégia de gerenciamento de conteúdo do DAM

Antes de entrar nos recursos do AEM Assets para impulsionar a velocidade, a descoberta e a reutilização de conteúdo, vamos começar com o motivo de você precisar não apenas de uma ferramenta de DAM, mas também de uma estratégia de conteúdo para gerenciar ativos.

Não contar com uma estratégia de conteúdo pode trazer alguns desafios comuns e dificultar o uso da biblioteca do DAM, além de poder aumentar o tempo, o esforço e o custo de execução do DAM.  Confira abaixo alguns dos desafios mais comuns a serem evitados, ou coisas a serem evitadas, ao planejar e implementar a sua estratégia de conteúdo.

• Volumes enormes de ativos: as organizações estão testemunhando uma explosão de ativos, versões e variações de ativos, mas organizar ativos com metadados e marcações pode ajudar a colocar a estrutura, a escalabilidade e a visibilidade em jogo.

• Ativos duplicados: ativos duplicados, variações e representações criados pelos usuários podem tornar mais difícil encontrar tudo de que eles precisam, mas a introdução de práticas recomendadas pode ajudar a evitar isso.

• Incapacidade de descoberta: as organizações podem achar difícil encontrar ativos possivelmente devido a:

  • Uma estrutura de pastas não intuitiva: surgem problemas quando não há uma abordagem sistemática para organizar o conteúdo, mas impor uma estrutura de pastas permanente que possa ser dimensionada pode reduzir o esforço de classificação, carregamento ou pesquisa de ativos.

  • Ausência de metadados ou marcação: com metadados e marcação, os usuários podem descrever ativos com mais facilidade para fins de informação, localização e entrega, além de apoiar melhor o monitoramento do ciclo de vida dos ativos.

  • Não conformidade com os padrões de nomenclatura de ativos: com o AEM como um DAM empresarial central, novos padrões de nomenclatura de ativos podem ser aplicados, ajudando os usuários a encontrarem ativos mais facilmente quando um padrão de nomenclatura intuitivo é aplicado.

  • Recursos de pesquisa ineficientes: o AEM permite que os usuários encontrem ativos de maneira mais eficiente, usando metadados e tags, ajudando-os a reutilizarem ativos e evitando representações excessivas.

Não planejar abordar esses problemas comuns de gerenciamento de ativos digitais de forma preventiva pode causar problemas graves para o seu DAM e os seus usuários, podendo até ter possíveis implicações para o desempenho ou a conformidade.

É importante ressaltar que o risco subjacente, caso você não conte com uma estratégia de conteúdo robusta e alinhada às suas necessidades comerciais, resulta em caos no conteúdo.

O caos no conteúdo pode acontecer rapidamente e ser muito difícil, demorado e caro para corrigir. Adotar medidas para evitar o caos no conteúdo em primeiro lugar é essencial para aproveitar os benefícios da capacidade de pesquisa, descoberta e reutilização do conteúdo.

Como definir os seus requisitos de gerenciamento de ativos digitais

Para eliminar e evitar os desafios comuns do caos no conteúdo, realize a coleta de requisitos para captar as necessidades comerciais, o que lhe fornece insights e informações para a sua implementação, a fim de garantir que você configure o DAM para uma utilização e um gerenciamento de ativos excelentes. Estes são os principais elementos a serem incluídos na coleta de requisitos:

• Identificar casos de uso comercial

  • Captar personas para histórias de usuários: por exemplo, criador, administrador do DAM, profissional de marketing, colaborador de agência, etc.

  • Usar um formato de história de usuário para cada caso de uso: como <usuário/persona/função específicos>, quero <resultado desejado/problema principal que precisa ser resolvido>, para <benefício da implementação do recurso>”.

  • Incluir critérios de aceitação: saberei que isso foi atingido quando... (definido por meio de metadados).

• Reunir os requisitos funcionais: composto pela especificação de perfis de persona, este trabalho permite uma captação clara e precisa das metas dos usuários, das tarefas comerciais, das necessidades e dos benefícios, tudo isso em uma mesma declaração concisa. Defina as metas dos usuários por persona para cada uma destas categorias:

  • Taxonomia

  • Metadados

  • Fluxo de trabalho

  • Relatório

  • Pesquisar

  • Ativos vencidos

• Reunir requisitos não funcionais: especifica os critérios que podem ser usados para julgar a operação de um sistema em vez de comportamentos específicos, cobrindo estas áreas:

  • Requisitos de desempenho
  • Requisitos de segurança
  • Authentication
  • Controles de acesso e autorização

Recursos adicionais de aprendizagem

Além dos tópicos fundamentais acima, estes recursos contêm práticas recomendadas adicionais que podem ajudar você a começar a usar corretamente o AEM Assets:

• Capacitar a sua equipe com uma estratégia de governança de conteúdo robusta para uma implementação bem-sucedida, por Gary Howell, campeão da Adobe

• Acelerar a adoção por meio de treinamento e capacitação, por Erin Brown, campeã da Adobe

• Fundamentos do gerenciamento de alterações para obter sucesso, da Adobe

• Criar a sua equipe do Adobe Experience Manager Assets, da Adobe

O que vem a seguir?

Para garantir uma implementação bem-sucedida do Adobe Experience Manager Assets, mantenha o foco em como tornar os seus ativos detectáveis e reutilizáveis. Depois de concluir o levantamento de requisitos para entender como suprir suas necessidades comerciais da melhor forma, a próxima etapa é converter esses requisitos de acordo com o fluxo de trabalho do AEM Assets.

Para começar, confira e siga os guias relacionados e alinhe-se às partes interessadas para simplificar processos e otimizar o gerenciamento dos seus ativos digitais. Definir uma base certa promoverá a eficiência e ajudará a atingir melhor as suas metas organizacionais.

Estes guias relacionados apresentarão os conceitos fundamentais que o(a) gerente e admin do AEM Digital Assets devem entender, incluindo considerações práticas, práticas recomendadas e dicas de campeões da Adobe sobre estes tópicos:

• Estrutura e nomenclatura de pastas

• Acesso e permissões

• Metadados, esquemas de metadados e perfis de metadados

• Taxonomia e marcação

• Governança

• Treinamento e capacitação