O manual de estratégia de governança de conteúdo ajudará você a assumir o comando no papel de um novo administrador e desenvolvedor do AEM as a Cloud Service. No manual de estratégia que pode ser baixado, guiaremos você pelas diretrizes e pelo processo que deve ser seguido para desenvolver uma estratégia forte de governança de conteúdo durante a implementação.

Noções básicas sobre funções, fluxo de trabalho e implementação

As empresas devem garantir que todo o conteúdo esteja em conformidade com os padrões internos de criação, rotulagem, utilização e manutenção. Manter esses padrões em materiais voltados para o público ajuda a preservar a identidade da marca. Diretrizes claras e internas para a criação de ativos digitais são necessárias para fluxos de trabalho simples. Ter processos em vigor para revisar e atualizar conteúdo mantém tudo atualizado.

As diretrizes e os processos para gerenciar ativos digitais se enquadram na governança de conteúdo. Este manual de estratégia explorará:

Quero saber o que é governança de conteúdo

A governança de conteúdo é o conjunto de políticas e processos que rege a cadeia de suprimento de conteúdo de uma empresa. Ela ajuda a estabelecer uma estrutura que sua equipe pode usar para garantir que as diretrizes, a distribuição e os padrões sejam atendidos durante todo o ciclo de vida do conteúdo.

Por que a governança de conteúdo é importante?

A governança de conteúdo é essencial para uma organização. Ela afeta o sucesso geral das cadeias de suprimento de conteúdo e a reputação e a marca de uma organização. Ela pode salvaguardar a precisão e a consistência do conteúdo com a estratégia e a qualidade de uma marca. Com a governança de conteúdo integrada, o Adobe Experience Manager Sites e o Assets podem ajudar a simplificar o modo como você controla o conteúdo e fornecem as ferramentas necessárias para gerenciar a cadeia de suprimento de conteúdo.

Qual é a relação entre a governança de conteúdo, a governança do sistema e a governança legal e corporativa?

A governança de conteúdo é sempre moldada por seu ambiente jurídico e tecnológico. A governança de conteúdo do Experience Manager é informada pela governança corporativa e legal documentada e pela governança geral do sistema definida para a arquitetura do sistema. Alguns exemplos:

• Os requisitos legais e regulatórios para manter todo o material de marketing por sete anos informarão os ciclos de vida e os fluxos de trabalho do conteúdo produzido.
• Os padrões de governança do sistema para criação de grupos de usuários e controle de acesso estão vinculados às estruturas de pastas do Experience Manager e influenciarão a estratégia e o controle de conteúdo. A governança do sistema e a governança dos ativos precisam estar em sintonia para proporcionar segurança e usabilidade.
• A governança corporativa interna que proíbe o uso de aprendizado de máquina (ML) ou inteligência artificial (IA) afeta a ativação de determinados recursos do Experience Manager.

Por que a governança de conteúdo é importante durante a implementação?

A equipe de desenvolvimento deve estar envolvida na estratégia de governança de conteúdo durante as discussões iniciais e durante a fase de implementação para ajudar a configurar as proteções necessárias no Experience Manager, como fluxos de trabalho personalizados e funcionalidades que não são fornecidos prontos para uso pelo Sites ou pelo Assets. Além disso, os administradores do site ajudarão a configurar os grupos, as permissões e as políticas apropriadas para manterem a continuidade durante todo o processo.

Quero saber cinco ações essenciais que um desenvolvedor deve realizar ao implementar o Sites e o Assets

1. Conectar e configurar o novo conteúdo. Para implementar um fluxo de trabalho contínuo de um novo conteúdo no Experience Manager, é necessário definir e configurar conectores, como o Adobe Asset Link. Isso permite o fluxo controlado de um novo conteúdo no Experience Manager e a fácil reutilização de conteúdo aprovado ao criar novos ativos.
2. Criar fluxos de trabalho personalizados e processos de aprovação. O Experience Manager Sites e o Assets incluem muitos fluxos de trabalho úteis, mas geralmente há situações em que é necessário estendê-los para acrescentar processos ou funcionalidades.
3. Implementar um processo para arquivar e salvar conteúdo confidencial. Muitos setores têm requisitos rigorosos sobre como salvar, armazenar e arquivar conteúdo. Geralmente, há processos personalizados em sua governança de conteúdo que as equipes precisam implementar para atender a esses requisitos.
4. Verifique se funcionalidades ou campos personalizados foram adicionados ao ciclo de vida do ativo. Às vezes, será necessário adicionar outros metadados às imagens ou automatizar novos processos. Nesses casos, os desenvolvedores garantirão que as novas funcionalidades personalizadas atendam aos requisitos de negócios.
5. Definir modelos de páginas. Desenvolvedores e administradores podem permitir que o Experience Manager Sites defina uma estrutura geral e um layout de páginas. Você pode predefinir um conjunto de componentes e funcionalidades, juntamente com estilos específicos na marca, para dar às suas páginas uma aparência consistente em todas as experiências do cliente.

Eu quero entender a transferência do desenvolvedor para os autores e profissionais de conteúdo

Durante a transferência, as equipes de desenvolvimento e criação devem se reunir para esclarecer o que já foi criado e personalizado e responder a quaisquer perguntas. A equipe de desenvolvimento também precisa fornecer a documentação para as configurações que a equipe de criação precisa atender. Também pode ser útil para a equipe de desenvolvimento compartilhar páginas de exemplo e estruturas de exemplo para a equipe de criação usar ao criar conteúdo adicional.

Quero saber os cinco principais fatores essenciais que autores ou administradores do DAM devem considerar ao implementar o Sites e o Assets

1. Organizar seu conteúdo. Estruture seu conteúdo e ativos de maneira intuitiva para facilitar o uso no futuro. Exemplos úteis de como seu conteúdo pode ser estruturado, principalmente para distribuição em vários idiomas, podem ser encontrados na Adobe Experience League.
2. Criar uma estratégia de taxonomia. Sem uma estratégia de taxonomia, as tags criadas no Experience Manager podem se tornar difíceis de encontrar e gerenciar para a sua equipe. As taxonomias podem ser organizadas hierarquicamente, com categorias amplas na parte superior e subcategorias abaixo. As práticas recomendadas de início rápido sobre tags e taxonomias podem ser encontradas na documentação do tutorial do Adobe Experience Manager.
3. Garantir a conformidade dos metadados. Seguir os padrões internos para metadados é uma parte importante do gerenciamento de ativos. Isso permite que membros da equipe e mecanismos de pesquisa externos encontrem seus ativos facilmente.
4. Atribuir permissões a grupos. As permissões precisam ser testadas para cada grupo para que possam engajar corretamente com o conteúdo. Teste todas as permissões minuciosamente e entenda o que usuários e grupos podem ou não fazer. Veja um exemplo de matriz de segurança abaixo.

5. Cumpra os regulamentos e as diretrizes. Gerencie e mantenha a precisão do conteúdo e atenda a quaisquer regulamentos e diretrizes da empresa. O estabelecimento de medidas de proteção de conteúdo é crucial não apenas para a consistência da marca, mas também para atender aos requisitos da Seção 508 de conformidade e consentimento ou de gerenciamento de cookies.

Quero obter uma compreensão mais profunda dos metadados

O Assets sempre deve incluir metadados. A adição de metadados tem vários benefícios. Facilita a localização de ativos, tanto para sua equipe quanto para os usuários finais. Ela também permite que mecanismos de pesquisa encontrem melhor suas imagens e experiências.

Considerações sobre metadados, subtítulo e marcação

As organizações devem chegar a um acordo sobre quais campos de metadados são opcionais e quais são obrigatórios. Isso facilitará a localização de ativos pelos autores. Por exemplo, a maioria das empresas exige um título e uma descrição para cada ativo, mas os termos de criação e uso de uma imagem podem ser opcionais.

As Tags inteligentes são palavras-chave viabilizadas pela IA generativa do Adobe Sensei que são aplicadas a ativos após o upload. O sistema identifica a terminologia relevante e aplica as tags baseadas em texto correspondentes aos ativos dos clientes. As Tags inteligentes ajudam a adicionar palavras-chave descritivas que facilitam a pesquisa e a localização. Os clientes também podem treinar o algoritmo para usar sua própria terminologia por meio das Tags inteligentes aprimoradas.

Para obter mais informações e práticas recomendadas sobre tags e taxonomias, consulte estas práticas recomendadas.

Se as Tags inteligentes corretas não forem aplicadas, use o treinamento de Tags inteligentes para ajudar a treinar o Adobe Sensei a marcar seus ativos corretamente, conforme as diretrizes da sua marca.

As empresas devem definir uma estratégia clara de marcação e taxonomia antes de fazer upload e marcar o conteúdo. Se uma estratégia e uma abordagem de como você marca seus ativos não estiverem claramente definidas, as tags podem ser criadas e usadas de uma maneira caótica ou ad hoc. Isso pode levar a tags desorganizadas, não usadas e usadas incorretamente que são difíceis de manter.

Quero entender as práticas recomendadas dos Componentes principais

Os Componentes principais são os blocos de construção para qualquer implementação bem-sucedida. Estas são algumas das práticas recomendadas para usar os Componentes principais com o Experience Manager:

Separação de dúvidas

Separe a lógica de back-end da camada de apresentação de um componente. Use modelos sling para a lógica de back-end e a linguagem de modelo HTML (HTL) para a exibição. Isso permite uma distinção clara entre lógica de negócios e front-end de um componente. Isso também torna os componentes mais flexíveis e reutilizáveis.

Adaptabilidade

Projetar componentes tendo em mente a reutilização é fundamental. Você não deve criar componentes monolíticos grandes que só possam ser usados em um local. Em vez disso, crie componentes modulares que possam ser reutilizados em várias páginas e criados no futuro.

Componentes personalizados versus Componentes principais

É uma boa ideia usar o máximo possível de Componentes principais para reduzir o tempo de desenvolvimento, mas isso pode não ser possível em todos os casos. Muitos clientes usam componentes personalizados em alguma capacidade e há instâncias em que os componentes personalizados são necessários. Isso inclui:

• Elementos e funcionalidades de design exclusivos para sua empresa
• Integração para APIs personalizadas ou internas
• Interações avançadas do usuário

Os componentes personalizados são geralmente extensões dos componentes principais, em vez de componentes totalmente novos.

Superautores versus autores de conteúdo

A maioria das equipes grandes inclui um ou mais superautores. Os superautores normalmente serão capazes de criar modelos, atribuir permissões nesses modelos, excluir conteúdo e executar outras ações, como gerar relatórios.

Os autores de conteúdo geralmente só têm acesso a determinado conteúdo. Por exemplo, eles não poderão editar elementos globais como o cabeçalho ou rodapé e não poderão excluir ou mover ativos ou conteúdo. Os autores de conteúdo quase nunca conseguem publicar páginas no site ativo. Eles precisam passar pelo fluxo de trabalho de aprovação adequado para aprovar e publicar o conteúdo.

Quero entender as funções e equipes antes e depois da implementação

Cada estrutura de organização e equipe é diferente, mas as funções a seguir são as mais comuns. Esses membros da equipe recebem suporte durante a fase de implementação e são os principais participantes das ferramentas após a implementação.

Equipe grande para Sites e Assets

• Proprietário do produto (1): o proprietário do produto é a principal parte interessada que supervisiona o projeto do início ao fim. O proprietário do produto trabalha com a equipe de marketing para entender a lógica de negócios e como ela pode ser traduzida para a equipe técnica.
• Líder técnico e arquiteto (1): o líder técnico e o arquiteto são as principais partes interessadas técnicas. Eles trabalham com a equipe de implementação em princípios de arquitetura e alinhamento técnico. O líder técnico também é o proprietário do gerenciamento de permissões, mas pode treinar administradores sobre como atualizar permissões. Eles lideram a transferência contínua da documentação técnica e o alinhamento com os usuários e autores empresariais.
• Equipe de desenvolvimento (2-4): a equipe de desenvolvimento se responsabiliza pelos bugs e problemas que surgirem após o lançamento e tem a tarefa de criar a documentação técnica para auxiliar no processo de transferência entre a equipe técnica, os usuários corporativos e os criadores de conteúdo. Eles também podem ajudar durante a implementação inicial.
• Equipe de controle de qualidade (3-5): a principal responsabilidade da equipe de controle de qualidade é testar as experiências, tanto de uma perspectiva funcional quanto não funcional. Eles ajudam a identificar e relatar problemas e trabalham com os desenvolvedores para ajudar a corrigi-los e atenuá-los. Um líder de controle de qualidade geralmente gerencia a equipe, juntamente com 3 ou 4 engenheiros de controle de qualidade para auxiliar no teste. O controle de qualidade normalmente é introduzido após os dois primeiros sprints de desenvolvimento e depois que parte do desenvolvimento principal foi criada e pode ser testado.
• Autor de conteúdo (3-4): a principal responsabilidade de um autor de conteúdo é a criação de conteúdo para o site e outras experiências. Os autores de conteúdo trabalham no Sites e no Assets do Experience Maker, fazem upload de ativos aplicando metadados e criam componentes que se alinham aos objetivos de marketing. Os autores de conteúdo podem estar envolvidos em todo o processo de implementação e devem começar a criar conteúdo assim que os modelos e componentes estiverem disponíveis.
• Administradores do Gerenciamento de ativos digitais (DAM) (1-2): os administradores do DAM se concentram na estrutura, na governança e na organização no Assets do Experience Maker. Geralmente, eles têm controles mais avançados que um autor, como a capacidade de gerar relatórios ou desenvolver estratégias para arquivar e otimizar o armazenamento no DAM.

A otimização do armazenamento e a organização adequada do DAM podem economizar tempo e dinheiro da empresa. Além disso, os administradores do DAM também podem treinar e oferecer suporte a novos usuários em sua organização. Ter administradores do DAM é mais eficiente e acessível do que contratar um consultor externo.

Equipe pequena para Sites e Assets

• Proprietário do produto (1): os proprietários de um produto geralmente realizarão várias tarefas, incluindo gerenciamento e criação de conteúdo. Os proprietários de produtos em uma equipe pequena geralmente ajudarão o controle de qualidade do site.
• Autores de conteúdo e administradores do DAM (1-2): equipes menores normalmente exigem apenas um autor de conteúdo ou um administrador do DAM, que geralmente faz parte do departamento de marketing.
• Líder técnico ou arquiteto (1): o líder técnico ou o arquiteto de uma equipe pequena é a principal parte interessada técnica. Eles também podem ajudar no desenvolvimento.
• Desenvolvedor (1): os tamanhos das equipes de desenvolvimento variam, mas um desenvolvedor é sempre necessário para ajudar com novas funcionalidades e solucionar problemas técnicos.

Riscos

Sem a governança de conteúdo dedicada, um sistema DAM enfrenta vários riscos significativos.

• Acúmulo de ativos descontrolado: o DAM corre o risco de se tornar um campo de dumping de ativos, comprometendo sua utilidade e organização.
• Erosão dos protocolos: a adesão aos protocolos pode diminuir, mesmo que apenas alguns usuários os ignorem, estabelecendo um precedente que incentive outros a colocar ativos onde for conveniente.
• Marcação incompleta de ativos: as restrições de tempo em projetos podem levar ao carregamento de ativos sem os metadados ou as tags necessárias, reduzindo a pesquisabilidade e a acessibilidade.
• Ambiguidade na nomenclatura de ativos: a presença de ativos com nomes de arquivo que não estejam claros (por exemplo, “test1.jpg”, “newtest.pdf”) pode aumentar, complicando a recuperação de ativos.
• Nova implementação futura: se o DAM ficar desorganizado por causa de marcações inadequadas, nomes inadequados e assim por diante, a frustração do usuário poderá aumentar, levando à possibilidade de uma nova implementação dispendiosa dentro de 5 a 10 anos para restaurar a capacidade de gerenciamento.
• Dificuldade no gerenciamento de alterações: adaptabilidade reduzida: o gerenciamento de atualizações e alterações do DAM à medida que as necessidades empresariais evoluem se tornará mais difícil e comprometerá a eficiência
  e a adaptabilidade.

Colaboração entre especialistas técnicos e profissionais

Os administradores do DAM supervisionam a implementação e o uso do Experience Manager Assets. No entanto, suas funções podem ser bem diferentes. Um gerente de ativos digitais lida mais com governança e comunicação, enquanto um administrador do DAM lida com a parte técnica.

Digital Asset Manager (Funcional)

• Gerencia o Experience Manager Assets para oferecer suporte a todas as linhas de negócios e a todos os canais, além de ser o especialista no assunto de conteúdo e processos do DAM.
• Usa relatórios e auditorias periódicas do Assets para verificar a governança e identificar itens fora de conformidade. Ajuda essa empresa ou os parceiros a colocar o conteúdo em conformidade.
• Desenvolve e mantém o controle de padrões de metadados, estrutura de pastas do DAM e taxonomia.
• Documenta processos e padrões DAM e comunica
  para parceiros.
• Mantém-se informado sobre as mais recentes necessidades e tendências comerciais e realiza pesquisas rotineiras sobre a experiência do usuário para garantir que a estrutura e a taxonomia de metadados atendam às necessidades de todos os usuários.
• Implementa práticas rotineiras de limpeza e arquivamento do DAM.
• Atua como pessoa indicada para consultas de ativos.
• Ajuda a treinar usuários novos e existentes, fornecendo suporte conforme necessário.

Administrador do DAM (Técnico)

• Emprega ferramentas de geração de relatórios, monitoramento e auditorias periódicas do sistema para medir a integridade técnica do Experience Manager Assets e identificar riscos.
• Implementa estruturas e permissões definidas por equipes internas da Adobe ou administradores do DAM.
• Fornece orientação às equipes de desenvolvimento e às linhas de negócios sobre a arquitetura do sistema sobre como usar o Experience Manager Assets.
• Documenta procedimentos para criar e gerenciar recursos, componentes e ferramentas do Experience Manager Assets.
• Treina membros da equipe de negócios e parceiros de desenvolvimento para que a nova funcionalidade do Experience Manager Assets atenda aos requisitos técnicos e seja testada e implementada conforme necessário.
• Programa instalações de novas versões de software e atualizações do sistema de aplicativos. Também avalia e instala correções e novos aplicativos.
• Atua como especialista no assunto em governança técnica e desempenho do Experience Manager.

Quero ver um exemplo de usuário, grupo e fluxo de trabalho

Veja abaixo uma ilustração prática dos perfis de usuário e grupo, além de uma matriz de segurança detalhando suas permissões.

• Os autores criam a página ou editam uma página existente. Eles fazem upload e modificam ativos, incluindo metadados e tags que acionam os fluxos de trabalho de aprovação específicos.
• As equipes de criação visualizam, fazem upload e editam ativos e conteúdo.
• A equipe de controle de qualidade de desenvolvimento tem acesso somente para visualização. Eles realizam testes funcionais de racionalidade e garantem que não haja erros visuais. Eles também verificam a acessibilidade e a análise.
• Os proprietários do produto realizam a aprovação final e aprovam o conteúdo.
• A liderança recebe uma notificação assim que a página e os ativos associados forem publicados e aprovados.

Fluxo de trabalho de equipe grande

1. A equipe de criação cria conteúdo para experiências.
2. Os autores fazem upload e configuram conteúdo, incluindo metadados, o que aciona o fluxo de trabalho.
3. A equipe de controle de qualidade verifica a página inteira e leva o fluxo de trabalho para a próxima etapa.
4. Os proprietários de produtos realizam a aprovação final das alterações e aprovam o fluxo de trabalho.
5. A liderança verá os resultados assim que o fluxo de trabalho for aprovado e um email for enviado ao grupo de liderança.

Fluxo de trabalho de equipe pequena

1. A equipe de criação cria conteúdo e aciona o fluxo de trabalho.
2. A equipe de controle de qualidade verifica a página inteira e leva o fluxo de trabalho para a próxima etapa.
3. Os proprietários de produtos realizam a aprovação final das alterações e aprovam o fluxo de trabalho.

Quero entender melhor como avaliar a função de um administrador do DAM

À medida que o sistema do DAM amadurece, a função do administrador do DAM torna-se cada vez mais essencial.

Conhecimento institucional: com o tempo, o administrador do DAM acumulará uma grande quantidade de conhecimento institucional, tornando-se um recurso inestimável para gerenciar seus ativos digitais de maneira eficaz.

Escalonamento da equipe: à medida que seu conteúdo e ROI crescem, é possível expandir sua equipe. Esses membros da equipe trabalhariam com o administrador do DAM para gerenciar com eficiência o maior volume de ingestão de conteúdo.

Desenvolvimento do sistema: o profundo conhecimento do sistema permite que os administradores do DAM ajudem no desenvolvimento e em aprimoramentos futuros à medida que a empresa cresce ou as necessidades evoluem.

Recomendações aprimoradas: com ampla experiência prática, o administrador do DAM estará em uma posição privilegiada para fazer sugestões informadas de melhorias no sistema, otimizando ainda mais o desempenho do DAM e a experiência do usuário.

Quero entender como funciona a governança com a pós-implementação do Experience Manager

Após a implementação inicial, é necessário haver verificações regulares entre as equipes técnicas e de negócios. Essas verificações devem discutir a experiência do usuário, identificar problemas e coletar feedback sobre quaisquer novos recursos ou funcionalidades. Além disso, outros processos devem ser definidos e estabelecidos para a comunicação de bugs ou problemas técnicos encontrados por autores e usuários empresariais. A equipe técnica deve resolver esses problemas imediatamente e comunicar atualizações aos autores e usuários empresariais. A implementação desses processos melhorará a eficiência do sistema e a experiência dos usuários finais.

Considerações em três meses

Comitê de governança: a prática recomendada é estabelecer um comitê de governança como parte da descoberta e implementação. As partes interessadas que forneceram orientação sobre recursos e funcionalidades podem ajudar a selecionar os representantes técnicos e empresariais que continuarão a defender a taxonomia e as permissões necessárias para a integridade do sistema em longo prazo.

Otimização do fluxo de trabalho: após a implementação inicial, sua equipe pode achar que as etapas no fluxo de trabalho de conteúdo são muito complicadas ou insuficientes. É bom revisar e otimizar seu fluxo de trabalho de conteúdo para maximizar a produtividade.

Treinamento adicional: após a implementação inicial, ficará claro onde sua equipe precisa de suporte ou treinamento adicional. Detalhes específicos da plataforma, como aprimoramento de metadados, adição de atributos personalizados ou adição de novos produtos ou integrações a fluxos de trabalho normalmente exigem suporte adicional.

Considerações em seis meses

Funções e responsabilidades: depois que a implementação inicial estiver concluída e sua equipe tiver estabelecido e otimizado alguns de seus fluxos de trabalho de conteúdo, é recomendável analisar funções e responsabilidades. Geralmente, há funções como controle de qualidade ou autores de conteúdo que não serão mais necessárias na capacidade total. Esses membros da equipe geralmente mudarão para projetos diferentes ou encontrarão funções diferentes no projeto atual.

Considerações em 12 meses

Processos regulares e revisões-padrão: um ano após a implementação, sua equipe deve revisar todos os processos e fluxos de trabalho atuais para verificar se eles atendem às suas necessidades e requisitos comerciais atuais. Eles podem descobrir que alguns processos não atendem mais às necessidades atuais ou que podem ser feitas otimizações para melhorar a produtividade. Analise os processos atuais para maximizar a produtividade a cada ano.

Rastreamento e otimização de conteúdo: após o primeiro ano de implementação, revise sua estratégia de conteúdo e desempenho. Por exemplo, avalie se algumas chamadas para ação superam outras ou se algumas imagens são mais impactantes do que outras. Analise o desempenho do conteúdo com a equipe de análise para verificar se ele está sendo rastreado e execute as ações apropriadas para aprimorá-lo.