Uma governança sólida é fundamental para o sucesso da implementação do AEM Sites e Assets. O artigo mostra como políticas de governança, fluxos de trabalho, padrões de metadados, taxonomia, permissões e funções definidas ajudam a manter a qualidade do conteúdo, a conformidade e a consistência da marca. Destaca a importância da colaboração antecipada entre equipes técnicas e pessoas usuárias, além de práticas contínuas de governança para aprimorar a encontrabilidade, escalabilidade, adoção e a sustentabilidade de longo prazo do DAM

Manual de Estratégia de Governança

As organizações precisam garantir que todo o conteúdo esteja em conformidade com padrões internos de criação, rotulagem, uso e manutenção. Manter esses padrões preserva a identidade da marca. Diretrizes claras e internas para criação de ativos digitais são essenciais para fluxos de trabalho eficientes. Ter processos para revisar e atualizar o conteúdo garante que tudo permaneça atual. Diretrizes e processos para gerenciar ativos digitais fazem parte da governança.

DICA: Leia este artigo ou faça o download do manual de estratégia para conferir todas as orientações sobre governança.

Compreendendo papéis, fluxo de trabalho e implementação

As organizações precisam garantir que todo conteúdo esteja em conformidade com os padrões internos de criação, rotulagem, uso e manutenção. Manter esses padrões para materiais voltados ao público ajuda a preservar a identidade da marca. Diretrizes claras para a autoria de ativos digitais são essenciais para um fluxo de trabalho eficiente. Ter processos definidos para revisar e atualizar conteúdos mantém tudo em dia.

As diretrizes e processos para gerenciar ativos digitais fazem parte da governança. Este manual de estratégia aborda:

Quero entender o que é governança

Governança é o conjunto de políticas e processos que controlam a cadeia de suprimento de conteúdo de uma empresa. Ela ajuda a criar uma estrutura que sua equipe pode usar para garantir que diretrizes, distribuição e padrões sejam seguidos em todo o ciclo de vida do conteúdo.

Por que a governança é importante?

A governança é essencial para uma organização. Ela impacta o sucesso geral das cadeias de suprimento de conteúdo, além da reputação e da marca da empresa. Também pode proteger a precisão e a consistência do conteúdo em relação à estratégia e à qualidade da marca. Com a governança integrada, o Adobe Experience Manager Sites e Assets pode ajudar a otimizar a forma como você gerencia seu conteúdo e fornecer as ferramentas necessárias para administrar sua cadeia de suprimento de conteúdo.

Qual é a relação entre governança, governança do sistema e governança legal e corporativa?

A governança é sempre moldada pelo contexto legal e tecnológico. A governança do Experience Manager é baseada na governança legal e corporativa documentada, além da governança do sistema definida para a arquitetura do sistema. Exemplos incluem:

• Exigências legais e regulatórias para manter todos os materiais de marketing por sete anos determinam os ciclos de vida e fluxos de trabalho do conteúdo produzido.

• Padrões de governança do sistema para criação de grupos de usuários e controle de acesso estão ligados à estrutura de pastas do Experience Manager e influenciam a estratégia e a governança do conteúdo. A governança do sistema e a governança de ativos precisam atuar em conjunto para garantir segurança e usabilidade.

• A governança corporativa interna que proíbe o uso de machine learning (ML) ou inteligência artificial (IA) afeta a ativação de determinados recursos do Experience Manager.

Por que a governança é importante durante a implementação?

A equipe de desenvolvimento deve participar da estratégia de governança desde as discussões iniciais e ao longo da fase de implementação para ajudar a configurar salvaguardas necessárias no Experience Manager, como fluxos de trabalho personalizados e funcionalidades que não são fornecidas nativamente pelo Sites ou pelo Assets. Além disso, a administração do seu site auxilia na configuração dos grupos, permissões e políticas adequadas para garantir a continuidade durante todo o processo.

Veja cinco ações essenciais que quem desenvolve deve realizar ao implementar Sites e Assets

1. Conectar e configurar novo conteúdo. Para implementar um fluxo contínuo de novo conteúdo no Experience Manager, é preciso configurar conectores como o Adobe Asset Link. Assim, é possível controlar a entrada de conteúdo no Experience Manager e reutilizar facilmente conteúdos aprovados ao criar novos assets.

2. Criar fluxos de trabalho e processos de aprovação personalizados. O Experience Manager Sites e o Experience Manager Assets contam com vários fluxos de trabalho úteis, mas muitas vezes é necessário estendê-los para adicionar processos ou funcionalidades.

3. Implementar um processo para arquivamento e salvamento de conteúdo sensível. Diversos setores têm exigências rigorosas sobre como salvar, armazenar e arquivar conteúdo. Frequentemente, há processos personalizados de governança que as equipes precisam implementar para atender a esses requisitos.

4. Garantir que campos ou funcionalidades personalizados sejam incluídos no ciclo de vida do conteúdo. Em alguns casos, será necessário adicionar metadados a imagens ou automatizar novos processos. Nessas situações, quem desenvolve garante que as novas funcionalidades atendam às necessidades do negócio.

5. Definir modelos de página. Pessoas desenvolvedoras e administradoras podem configurar o Experience Manager Sites para definir a estrutura e o layout das páginas. É possível pré-definir um conjunto de componentes e funcionalidades, além de estilos específicos da marca, para dar às páginas uma aparência consistente em todas as experiências do cliente.

Quero entender como ocorre a transição do desenvolvedor para o autor de conteúdo e outros profissionais

Durante a transição, as equipes de desenvolvimento e de autoria devem alinhar informações sobre o que já foi criado e customizado, esclarecendo dúvidas. A equipe de desenvolvimento também precisa fornecer documentação das configurações que a equipe de autoria deve considerar. Também pode ser útil a equipe de desenvolvimento compartilhar páginas e estruturas de exemplo para que a equipe de autoria utilize ao criar novos conteúdos.

Quero saber quais são os cinco fatores essenciais que um autor de conteúdo ou administrador de DAM deve considerar ao implementar Sites e Assets

1. Organize seu conteúdo. Estruture seu conteúdo e seus assets de forma intuitiva para facilitar o uso futuro. Exemplos úteis de como o conteúdo pode ser estruturado, especialmente para distribuição em vários idiomas, estão disponíveis aqui. Veja também o Guia de práticas recomendadas dos Adobe Champions sobre estrutura de pastas e & nomenclatura para o AEM Assets.

2. Crie uma estratégia de taxonomia. Sem uma estratégia de taxonomia, as tags criadas no Experience Manager podem se tornar difíceis de localizar e gerenciar para sua equipe. As taxonomias podem ser organizadas hierarquicamente, com categorias amplas no topo e subcategorias abaixo. Práticas recomendadas para começar com tags e taxonomias estão disponíveis aqui, além de um Guia adicional de práticas recomendadas dos Adobe Champions sobre taxonomia e marcação no AEM Assets.

3. Garanta a conformidade dos metadados. Seguir padrões internos para metadados é uma parte importante do gerenciamento de ativos. Isso permite que tanto membros da equipe quanto mecanismos de busca externos encontrem seus ativos com facilidade. O guia de melhores práticas elaborado pelos Adobe Champions sobre metadados é um ótimo recurso.

4. Atribua permissões aos grupos. É necessário testar as permissões de cada grupo para garantir que possam interagir corretamente com o conteúdo. Teste todas as permissões de forma detalhada e compreenda o que pessoas usuárias e grupos podem ou não fazer. Consulte também o guia de melhores práticas dos Adobe Champions sobre acesso & e permissões. Um exemplo de matriz de segurança está disponível abaixo.

5. Cumpra normas e diretrizes. Gerencie e mantenha o conteúdo com precisão para atender a todas as regulamentações e diretrizes da empresa. Estabelecer limites para o conteúdo é fundamental não só para garantir a consistência da marca, mas também para atender aos requisitos de conformidade 508 e de gerenciamento de consentimento ou de cookies. Além das recomendações acima sobre como configurar recursos do AEM Assets para implementar controles de acesso e governança de conteúdo, consulte os guias de melhores práticas de Governança e Treinamento e capacitação para mais orientações.

Quero aprofundar meu entendimento sobre metadados

Os ativos devem sempre incluir metadados. Adicionar metadados traz vários benefícios: facilita a localização dos ativos, tanto para sua equipe quanto para as pessoas usuárias finais. Também permite que mecanismos de busca encontrem melhor suas imagens e experiências.

Considerações sobre metadados, subtítulos e marcação

As organizações devem definir quais campos de metadados são opcionais e quais são obrigatórios. Isso facilita para as pessoas autoras encontrarem os ativos. Por exemplo, a maioria das empresas exige um título e descrição para cada ativo, mas o criador e os termos de uso de uma imagem podem ser opcionais.

Tags inteligentes são palavras-chave alimentadas pela IA generativa do Adobe Sensei, aplicadas aos ativos no momento do upload. O sistema identifica a terminologia relevante e aplica as tags baseadas em texto correspondentes aos ativos das pessoas clientes. As tags inteligentes ajudam a adicionar palavras-chave descritivas que facilitam a busca e a localização. As pessoas clientes também podem treinar o algoritmo para usar sua própria terminologia por meio das tags inteligentes aprimoradas.

Para mais informações e práticas recomendadas sobre tags e taxonomias, consulte estas práticas recomendadas.

Se as tags inteligentes corretas não estiverem sendo aplicadas, use o treinamento de tag inteligente para ajudar a treinar o Adobe Sensei a marcar corretamente seus ativos de acordo com as diretrizes da sua marca.

As empresas devem definir uma estratégia clara de marcação e taxonomia antes de fazer o upload e marcar seu conteúdo. Se a estratégia e a abordagem de como marcar seus ativos não estiverem bem definidas, as tags podem ser criadas e usadas de forma caótica ou improvisada. Isso pode gerar tags desorganizadas, não utilizadas ou usadas de forma incorreta, dificultando a manutenção.

Quero entender as práticas recomendadas com componentes principais

Os componentes principais são os blocos de construção de qualquer implementação bem-sucedida. Veja algumas práticas recomendadas para usar componentes principais com o Experience Manager:

Separação de responsabilidades

Separe a lógica de back-end da camada de apresentação de um componente. Use sling models para a lógica de back-end e a linguagem de template HTML (HTL) para a visualização. Isso permite distinguir claramente a lógica de negócios do front-end de um componente e torna os componentes mais flexíveis e reutilizáveis.

Adaptabilidade

Projetar componentes pensando na reutilização é fundamental. Evite criar componentes monolíticos grandes que só podem ser usados em um único local. Em vez disso, crie componentes modulares que possam ser reutilizados em várias páginas e ampliados no futuro.

Componentes personalizados versus componentes principais

É recomendável usar o máximo possível de componentes principais para reduzir o tempo de desenvolvimento, mas isso nem sempre é viável. Muitas empresas usam componentes personalizados de alguma forma, e há situações em que componentes personalizados são necessários, como:

• Elementos de design e funcionalidades exclusivas do seu negócio
• Integração com APIs personalizadas ou internas
• Interações avançadas com pessoas usuárias

Componentes personalizados geralmente são extensões dos componentes principais, e não componentes totalmente novos.

Superautores versus autores de conteúdo

A maioria das equipes grandes conta com um ou mais superautores. O superautor normalmente pode criar modelos, atribuir permissões nesses modelos, excluir conteúdo e realizar outras ações, como gerar relatórios.

Autores de conteúdo geralmente só têm acesso a determinados conteúdos. Por exemplo, não podem editar elementos globais como cabeçalho ou rodapé, nem excluir ou mover ativos ou conteúdo. Autores de conteúdo quase nunca podem publicar páginas no site ao vivo. É necessário seguir o fluxo de aprovação adequado para que o conteúdo seja aprovado e publicado.

Quero entender as funções e equipes antes e depois da implementação

Cada organização e estrutura de equipe é diferente, mas as funções a seguir são as mais comuns. Esses membros da equipe dão suporte durante a fase de implementação e são as principais partes interessadas nas ferramentas após a implementação.

Equipe grande para Sites e Assets

• Product Owner (1): A pessoa responsável pelo produto é a principal parte interessada que supervisiona o projeto do início ao fim. Ela trabalha com a equipe de marketing para compreender a lógica de negócios e como transmiti-la para a equipe técnica.
• Líder técnico e arquiteto (1): O líder técnico e o arquiteto são as principais partes interessadas técnicas. Eles atuam junto com a equipe de implementação nos princípios de arquitetura e no alinhamento técnico. O líder técnico também é responsável pela gestão de permissões, podendo treinar administradores sobre como atualizar permissões. Eles lideram a transferência fluida da documentação técnica e o alinhamento com usuários empresariais e autores.
• Equipe de desenvolvimento (2-4): A equipe de desenvolvimento assume a responsabilidade por bugs e problemas que surgirem após o lançamento e é encarregada de criar documentação técnica para apoiar o processo de transição entre a equipe técnica, usuários empresariais e criadores de conteúdo. Também pode auxiliar durante a implementação inicial.
• Equipe de QA (3–5): A principal responsabilidade da equipe de QA é testar experiências, considerando aspectos funcionais e não funcionais. Essa equipe ajuda a identificar e relatar problemas e trabalha com pessoas desenvolvedoras para corrigi-los e mitigá-los. Normalmente, uma pessoa líder de QA gerencia a equipe, contando com o apoio de 3 a 4 engenheiros(as) de QA nos testes. O QA costuma ser inserido após os primeiros sprints de desenvolvimento, quando parte do núcleo já está construída e pronta para testes.
• Autor de conteúdo (3–4): A principal responsabilidade do autor de conteúdo é a criação de conteúdo para o site e outras experiências. Os autores de conteúdo atuam em Sites e Assets do Experience Maker, fazendo upload de ativos, aplicando metadados e criando componentes alinhados aos objetivos de marketing. Eles podem participar de todo o processo de implementação e devem começar a criar conteúdo assim que modelos e componentes estiverem disponíveis.
• Administrador de gerenciamento de ativos digitais (DAM) (1–2): O administrador de DAM é responsável pela estrutura, governança e organização do Assets do Experience Maker. Essa pessoa geralmente possui controles mais avançados do que um autor, como gerar relatórios ou desenvolver estratégias para arquivamento e otimização do armazenamento no DAM.

Otimizar o armazenamento e organizar corretamente seu DAM pode economizar tempo e dinheiro para a empresa. Além disso, um administrador de DAM pode treinar e dar suporte a novos usuários na sua organização. Isso costuma ser mais eficiente e acessível do que contratar um consultor externo.

Equipe pequena para Sites e Assets

• Product owner (1): Quem ocupa essa função costuma assumir várias tarefas, incluindo gestão e criação de conteúdo. Em equipes pequenas, o product owner geralmente também apoia a garantia de qualidade do site.
• Autor de conteúdo e administrador DAM (1–2): Equipes menores normalmente contam com apenas um autor de conteúdo ou administrador DAM, que costuma integrar o departamento de marketing.
• Líder técnico ou arquiteto (1): O líder técnico ou arquiteto em uma equipe pequena é o principal responsável técnico e também pode apoiar o desenvolvimento.
• Desenvolvedor (1): O tamanho da equipe de desenvolvimento pode variar, mas sempre é necessário ter um desenvolvedor para implementar novas funcionalidades e resolver questões técnicas.

Riscos

Sem uma governança dedicada, um sistema DAM enfrenta diversos riscos importantes.

• Acúmulo descontrolado de ativos: O DAM corre o risco de se tornar um repositório desorganizado de ativos, prejudicando sua utilidade e organização.
• Erosão de protocolos: A adesão aos protocolos pode diminuir, mesmo que apenas alguns usuários os ignorem, criando um precedente que incentiva outras pessoas a colocar ativos em qualquer local conveniente.
• Marcação de ativos incompleta: Prazos apertados nos projetos podem fazer com que ativos sejam carregados sem a devida inclusão de metadados ou tags, reduzindo a capacidade de busca e o acesso.
• Ambiguidade na nomeação de ativos: O número de ativos com nomes de arquivos pouco claros (como "test1.jpg", "newtest.pdf") pode aumentar, dificultando a localização desses ativos.
• Reimplementação futura: Se o DAM ficar sobrecarregado por marcação inadequada, nomes ruins e outros problemas, a frustração dos usuários pode crescer, levando à necessidade de uma reimplementação cara em 5 a 10 anos para restaurar a gestão adequada.
• Dificuldade no gerenciamento de alterações: Menor adaptabilidade: gerenciar atualizações e mudanças no DAM à medida que as necessidades do negócio evoluem ficará mais difícil, comprometendo tanto a eficiência
  quanto a adaptabilidade.

Colaboração entre especialistas técnicos e profissionais

Administradores de DAM supervisionam a implementação e o uso do Experience Manager Assets. Entretanto, as funções podem ser bem diferentes. O gestor de ativos digitais atua mais com governança e comunicação, enquanto o administrador de DAM cuida da parte técnica.

Gestor de Ativos Digitais (Funcional)

• Gerencia o Experience Manager Assets para dar suporte a todas as áreas de negócio e canais, sendo a pessoa especialista em DAM, governança de conteúdo e processos.
• Utiliza relatórios de Assets e auditorias periódicas para verificar a governança e identificar itens em não conformidade. Ajuda a empresa ou parceiros a adequar o conteúdo às normas.
• Desenvolve e mantém a governança dos padrões de metadados, estrutura de pastas do DAM e taxonomia.
• Documenta os processos e padrões do DAM e comunica
  aos parceiros.
• Mantém-se informado sobre as necessidades e tendências de negócio e realiza pesquisas rotineiras de experiência do usuário para garantir que a estrutura de metadados e a taxonomia atendem às necessidades de todas as pessoas usuárias.
• Implementa práticas rotineiras de limpeza e arquivamento no DAM.
• Atua como ponto de contato para dúvidas sobre ativos.
• Ajuda a treinar pessoas usuárias novas e existentes, oferecendo suporte quando necessário.

Administrador(a) DAM (Técnico)

• Utiliza relatórios do sistema, ferramentas de monitoramento e auditorias periódicas para medir a integridade técnica do Experience Manager Assets e identificar riscos.
• Implementa estruturas e permissões definidas por equipes internas da Adobe ou administradores DAM.
• Orienta equipes de desenvolvimento e áreas de negócios sobre a arquitetura do sistema e como utilizar o Experience Manager Assets.
• Documenta procedimentos para construir e gerenciar recursos, componentes e ferramentas do Experience Manager Assets.
• Capacita membros da equipe de negócios e parceiros de desenvolvimento para que novas funcionalidades do Experience Manager Assets atendam aos requisitos técnicos, sejam testadas e implementadas conforme necessário.
• Agenda instalações de novas versões de software e atualizações do sistema de aplicativos, além de avaliar e instalar patches e novos aplicativos.
• Atua como especialista em governança técnica e desempenho do Experience Manager.

Quero ver um exemplo de pessoas usuárias, grupo e exemplos de fluxo de trabalho

Veja abaixo uma ilustração prática de perfis de pessoas usuárias e de grupo, além de uma matriz de segurança detalhando suas permissões.

• Pessoas autoras criam a página ou editam uma página existente. Elas fazem upload e modificam ativos, incluindo metadados e tags, acionando os fluxos de trabalho de aprovação específicos.
• A equipe de criação visualiza, faz upload e edita ativos e conteúdo.
• A equipe de QA de desenvolvimento tem acesso apenas para visualização. Essa equipe realiza testes funcionais e garante que não haja erros visuais. Também verifica acessibilidade e analytics.
• Pessoas responsáveis pelo produto dão o aval final e aprovam o conteúdo.
• A liderança recebe uma notificação assim que a página e os ativos associados forem publicados e aprovados.

Fluxo de trabalho para equipes grandes

1. Equipe de criação cria conteúdo para experiências.
2. Pessoas autoras fazem upload e configuram o conteúdo, incluindo metadados, o que aciona o fluxo de trabalho.
3. A equipe de QA verifica toda a página e encaminha o fluxo de trabalho para a próxima etapa.
4. Pessoas responsáveis pelo produto dão o aval final nas alterações e aprovam o fluxo de trabalho.
5. A liderança visualiza os resultados quando o fluxo de trabalho é aprovado e um e-mail é enviado ao grupo de liderança.

Fluxo de trabalho para equipes pequenas

1. Criação cria e desenvolve conteúdo e aciona o fluxo de trabalho.
2. A equipe de QA revisa toda a página e leva o fluxo de trabalho para a próxima etapa.
3. Proprietários de produto dão a aprovação final das alterações e do fluxo de trabalho.

Quero entender melhor como avaliar a função de um administrador de DAM

À medida que seu sistema DAM amadurece, a função do seu administrador de DAM se torna cada vez mais central.

Conhecimento institucional: Com o tempo, o administrador de DAM acumula um amplo conhecimento institucional, tornando-se um recurso fundamental para gerenciar seus ativos digitais de forma eficiente.

Escalabilidade da equipe: Conforme o conteúdo e o ROI aumentam, é possível expandir a equipe. Esses membros da equipe atuam sob o administrador de DAM para gerenciar de forma eficiente o maior volume de ingestão de conteúdo.

Desenvolvimento do sistema: O conhecimento aprofundado do sistema permite que administradores de DAM colaborem no desenvolvimento e nas futuras melhorias conforme o negócio cresce ou as necessidades mudam.

Recomendações aprimoradas: Com muita experiência prática, o administrador de DAM estará em posição privilegiada para sugerir melhorias no sistema, otimizando ainda mais o desempenho do DAM e a experiência do usuário.

Quero entender como gerenciar o Experience Manager após a implementação

Após a implementação inicial, é importante realizar reuniões regulares entre as equipes técnicas e de negócios. Nessas reuniões, discuta a experiência do usuário, identifique problemas e colete feedback sobre novos recursos ou funcionalidades. Além disso, defina e estabeleça processos para relatar bugs ou problemas técnicos encontrados por autores e pessoas usuárias empresariais. A equipe técnica deve resolver esses problemas rapidamente e comunicar as atualizações para autores e pessoas usuárias empresariais. A implementação desses processos aumenta a eficiência do sistema e aprimora a experiência dos seus usuários finais.

Considerações após três meses

Comitê de governança: A melhor prática é criar um comitê de governança durante a fase de descoberta e implementação. As partes interessadas que orientaram sobre recursos e funcionalidades podem ajudar a escolher os representantes de negócios e técnicos que vão manter a taxonomia e as permissões necessárias para a saúde do sistema a longo prazo.

Otimização do fluxo de trabalho: Após a implementação inicial, sua equipe pode perceber que algumas etapas do fluxo de trabalho de conteúdo estão muito complexas ou insuficientes. Vale revisar e otimizar seu fluxo de trabalho de conteúdo para aumentar a produtividade.

Treinamento adicional: Após a implementação inicial, ficará claro onde sua equipe precisa de mais suporte ou treinamento. Detalhes específicos da plataforma, como aprimoramento de metadados, inclusão de atributos personalizados ou adição de novos produtos ou integrações aos fluxos de trabalho, geralmente exigem suporte adicional.

Considerações após seis meses

Funções e responsabilidades: Depois de concluir a implementação inicial e sua equipe estabelecer e otimizar alguns fluxos de trabalho de conteúdo, é importante revisar funções e responsabilidades. Muitas vezes, funções como QA ou autores de conteúdo deixam de ser necessárias em tempo integral. Esses membros da equipe normalmente migram para outros projetos ou assumem novas funções dentro do projeto atual.

Considerações após 12 meses

Revisões regulares de processos e padrões: Um ano após a sua implementação, sua equipe deve revisar todos os processos e fluxos de trabalho atuais para verificar se atendem às necessidades empresariais e requisitos atuais. Pode ser que alguns processos já não atendam mais às necessidades ou que seja possível otimizá-los para aumentar a produtividade. Revise os processos atuais anualmente para maximizar a produtividade.

Rastreamento e otimização de conteúdo: Após o primeiro ano de implementação, revise sua estratégia de conteúdo e desempenho. Por exemplo, avalie se algumas chamadas para ação têm melhor desempenho que outras ou se certas imagens são mais impactantes. Revise o desempenho do seu conteúdo com a equipe de analytics para garantir que ele está sendo rastreado e, em seguida, tome as ações necessárias para aprimorá-lo.