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Compartilhar e distribuir ativos gerenciados no Experience Manager share-assets-from-aem

Adobe Experience Manager (AEM) Assets permite que você compartilhe ativos, pastas e coleções com membros de sua organização e com entidades externas, incluindo parceiros e fornecedores. Esse recurso flexível de compartilhamento oferece suporte a fluxos de trabalho de conteúdo colaborativo, permitindo que equipes internas e participantes externos acessem ativos digitais aprovados sem duplicar ou perder o controle dos arquivos de origem.

Métodos para compartilhar ativos de Experience Manager Assets como Cloud Service

Use qualquer um dos métodos a seguir para compartilhar ativos do Experience Manager Assets as a Cloud Service, escolhendo a melhor opção para seus destinatários e fluxo de trabalho:

A seleção do método certo depende de os recipients precisarem de acesso direto ao sistema, cópias offline, integração com suas ferramentas criativas ou um portal controlado para ativos de marca aprovados.

Pré-requisitos prerequisites

Os privilégios de administrador são necessários para definir configurações para compartilhar ativos como um Link. Os usuários devem ter privilégios de administrador para acessar e modificar essas configurações de compartilhamento de link, pois essas configurações determinam como os ativos são compartilhados externamente e, portanto, são restritos a funções de nível de administrador.

Antes de começar, confirme o seguinte:

Sem privilégios de Administrador, a opção de definir configurações para compartilhar ativos como um Link não está disponível, e os controles de compartilhamento de links não podem ser modificados. Como resultado, solicitar ou receber uma função de administrador é a primeira etapa essencial, garantindo que somente usuários autorizados possam ajustar como os ativos são compartilhados como links.

Definir configurações de compartilhamento de link config-link-share-settings

Experience Manager Assets permite definir as configurações padrão de compartilhamento de link.

Para configurações relacionadas à Configuração de email, visite Documentação do Serviço de Email

Compartilhar ativos como um link

O compartilhamento de ativos por meio de um link é uma maneira conveniente e controlada de distribuir recursos para terceiros, profissionais de marketing e outros usuários do Experience Manager. O compartilhamento de link permite que os recipients recebam e baixem ativos sem precisar de uma conta do Experience Manager, pois a funcionalidade permite que usuários anônimos acessem e baixem os ativos compartilhados com eles. Isso o torna um método eficiente de distribuição de ativos criativos e de marketing para colaboradores fora da organização.

Os downloads por meio de um link compartilhado usam um serviço assíncrono que fornece downloads mais rápidos e ininterruptos, pois o processamento ocorre em segundo plano, em vez de interromper a sessão do navegador. O Experience Manager Assets enfileira os ativos em segundo plano em arquivos ZIP de tamanho de arquivo gerenciável, o que mantém as grandes transferências confiáveis e evita interrupções. Para downloads grandes, o download é agrupado em vários arquivos de 100 GB por arquivo.

Há duas maneiras de compartilhar os ativos usando a funcionalidade de compartilhamento de link:

Em ambos os casos, você pode modificar os valores padrão, como data e hora de expiração, e permitir o download dos ativos originais e suas representações.

Copiar e compartilhar o link do ativo copy-and-share-asset-link

Para compartilhar ativos como um URL público:

Compartilhar link de ativo por meio de notificação por email share-assets-link-through-email

O compartilhamento de um link de ativo por email permite distribuir ativos selecionados ou pastas inteiras para recipients específicos usando um link seguro gerado automaticamente. Para compartilhar ativos por email:

Personalizar modelo de email customize-email-template

O Adobe Experience Manager permite personalizar o modelo de email que é enviado aos destinatários que recebem o email contendo o link compartilhado. Um modelo bem projetado transmite profissionalismo e competência, melhorando a credibilidade da sua mensagem e da sua organização.

A personalização do modelo de e-mail oferece vários benefícios:

Formato de um modelo de email personalizado format-of-custom-email-template

O modelo de email pode ser personalizado usando texto sem formatação ou Linguagem de Marcação de Hipertexto (HTML). O link do modelo editável padrão está localizado em /libs/settings/dam/adhocassetshare/en.txt.

Para substituir o modelo padrão sem modificar o arquivo pronto para uso:

Os seguintes espaços reservados estão disponíveis para uso no modelo:

Exemplo de template de email personalizado custom-email-template-example

O exemplo abaixo demonstra como os espaços reservados disponíveis se combinam em um modelo completo e personalizado. Cada espaço reservado é substituído pelo seu valor correspondente quando o email é enviado:

<!--Sent from instance: ${host.prefix}-->
subject: ${emailSubject}

<!DOCTYPE html>
<html><body>
<p><strong>${emailInitiator}</strong> invited you to review assets.</p>
<p>${emailMessage}</p>
<p>The shared link will be available until ${linkExpiry}.
<p>
    <a href="${pagePath}" target="_blank"><strong>Open</strong></a>
</p>

</body></html>

Um modelo alternativo de texto sem formatação também pode ser usado:

Dear Recipient,

${emailMessage}

You can access the shared content using the following link:
${pagePath}

Please note that this shared link expires on ${linkExpiry}.

Shared by: ${emailInitiator}

Baixar ativos usando o link do ativo download-assets-using-asset-link

Qualquer usuário com acesso ao link de ativo compartilhado pode baixar os ativos, que são agrupados em uma única pasta zip. O processo de download é idêntico independentemente de um usuário acessar o link do ativo copiado ou usar o link do ativo compartilhado por email, portanto, as mesmas etapas se aplicam em ambos os casos.

Siga estas etapas para baixar os ativos compartilhados:

Baixar ativos e compartilhar separadamente download-and-share-assets

O Adobe Experience Manager (AEM) permite que os usuários baixem os ativos necessários e compartilhem deles fora do Experience Manager. Este fluxo de trabalho de download e compartilhamento fornece uma maneira simples de distribuir conteúdo aprovado para destinatários que não têm acesso direto ao ambiente Experience Manager. Como os ativos são baixados primeiro e distribuídos independentemente, os usuários mantêm controle total sobre quais arquivos são compartilhados e como são entregues.

Essa abordagem é especialmente útil ao colaborar com participantes externos, agências, parceiros ou revisores que trabalham fora da instância Experience Manager da organização. Ao baixar ativos localmente, os usuários podem anexá-los a emails, carregá-los em plataformas de terceiros ou transferi-los por meio de qualquer canal de compartilhamento preferido, garantindo que o conteúdo finalizado atinja seu público-alvo desejado sem exigir acesso à plataforma.

Para obter mais informações, consulte os seguintes recursos:

Compartilhar ativos com profissionais criativos share-with-creatives

Profissionais de marketing e usuários de linha de negócios compartilham ativos aprovados com profissionais de criação por meio de dois métodos principais:

Configurar compartilhamento de ativos configure-sharing

Configurar o compartilhamento de ativos estabelece como os ativos são disponibilizados para outros usuários, sistemas ou públicos externos. Cada opção de compartilhamento opera de forma diferente, e cada uma requer sua própria configuração e deve atender a pré-requisitos específicos antes de ser habilitada. A escolha da opção apropriada depende de quem precisa de acesso aos ativos, como eles consumirão esses ativos e o nível de controle que você deseja manter sobre a distribuição.

Opções de compartilhamento

Os métodos disponíveis para compartilhar ativos normalmente se encaixam em várias categorias distintas, cada uma adequada a um caso de uso diferente:

Como cada opção fornece ativos por meio de um mecanismo diferente, as etapas de configuração e os controles de acesso variam de acordo.

Pré-requisitos antes de configurar o compartilhamento

Antes de habilitar qualquer opção de compartilhamento, verifique se os pré-requisitos necessários estão em vigor. Isso garante que os ativos sejam compartilhados com segurança e que os recipients possam acessá-los sem erros. Os pré-requisitos geralmente incluem:

A confirmação desses pré-requisitos primeiro impede tentativas falhas de compartilhamento e reduz o risco de expor ativos além do público-alvo desejado. Quando os pré-requisitos estiverem satisfeitos, você poderá configurar a opção de compartilhamento específica que corresponde às suas necessidades de distribuição.

Configurar compartilhamento de link de ativo asset-link-sharing

A caixa de diálogo Compartilhamento de links gera uma URL compartilhável para qualquer ativo que você deseja distribuir para os usuários. Use essa caixa de diálogo para criar um link direto e, em seguida, envie esse link para os recipients desejados para que eles possam acessar o ativo sem navegar pelo repositório completo.

Usuários com privilégios de administrador ou com permissões de leitura no /var/dam/share local no repositório do Gerenciamento de Ativos Digitais (DAM) podem exibir os links compartilhados com eles. Esses níveis de permissão determinam quem está autorizado a abrir e recuperar o ativo compartilhado.

O compartilhamento de ativos por meio de um link é uma maneira conveniente de disponibilizar recursos para terceiros sem exigir que eles primeiro façam logon no Assets. Como os destinatários externos não precisam de credenciais do Assets ou de uma conta, o compartilhamento de links simplifica a colaboração com clientes, parceiros e outras partes interessadas externas, mantendo o acesso subjacente ao repositório controlado.

Recomendação de segurança para a instância do Autor

Restringir o acesso externo GET a esses três pontos de extremidade garante que somente as páginas de compartilhamento de link, pré-visualização e expiração possam ser acessadas de fora, impedindo que entidades externas atinjam outros recursos na instância do Autor.

Habilitar ações da área de trabalho para usar com desktop app desktop-actions

As ações da área de trabalho são controles baseados em navegador na interface do usuário Assets do Adobe Experience Manager (AEM) que permitem trabalhar com ativos diretamente no aplicativo de área de trabalho nativo, e não somente no navegador. Essas ações conectam o gerenciamento de ativos digitais com base em navegador às ferramentas de edição de desktop locais, e é por isso que ativá-las simplifica o fluxo de trabalho para equipes que criam e atualizam ativos no desktop.

A partir da interface de usuário do Assets em um navegador, as ações da área de trabalho oferecem os seguintes recursos:

Para habilitar ações de área de trabalho, consulte habilitar ações de área de trabalho na Assets interface da web.

Configurações para usar Adobe Asset Link configure-asset-link

O Adobe Asset Link simplifica a colaboração entre profissionais de criação e marketing durante todo o processo de criação de conteúdo, unindo o gerenciamento de ativos e a produção criativa. Ele conecta o Adobe Experience Manager (AEM) Assets com os aplicativos de desktop AdobeCreative Cloud, dando às equipes de criação acesso direto aos ativos aprovados regidos centralmente de dentro de suas ferramentas de design.

Aplicativos Creative Cloud com suporte

Adobe Asset Link integra-se com os seguintes aplicativos de área de trabalho:

O painel Adobe Asset Link permite que os criadores naveguem, acessem e modifiquem o conteúdo armazenado no AEM Assets diretamente nos aplicativos de criação que já usam. Como os profissionais de criação não precisam mais alternar entre sistemas separados para localizar ou verificar ativos, isso reduz a alternância de contexto e ajuda a garantir que todos trabalhem com as versões aprovadas mais recentes. Essa conexão mantém a produção criativa e o controle de ativos corporativos alinhados, melhorando a eficiência e a consistência em todo o fluxo de trabalho de conteúdo.

Consulte como configurar Assets para usá-lo com Adobe Asset Link.

Práticas recomendadas e solução de problemas bestpractices

Compartilhamento de pastas e coleções

Baixar limites e permissões

Pré-visualização e download de vídeos compartilhados

Consulte também