Via de artikelenreeks AEM Assets Onboarding werden best practices en Champion-tips gedeeld over fundamentele functies die u in AEM Assets kunt gebruiken. Maar bij het beheren van een DAM komt meer kijken dan alleen het benutten van functies. In dit artikel wordt DAM-governance besproken: het instellen van beleid, rollen, standaarden en workflows om ervoor te zorgen dat de digitale assets correct en consistent worden gebruikt en om ervoor te zorgen dat het team hierover beschikt.

Alles bij elkaar voegen en governance opzetten

In eerdere artikelen in deze reeks werden basisprincipes besproken die essentieel zijn voor uw contentstrategie. In deze bronnen werden essentiële onderwerpen behandeld, zoals Best practices en tips om aan de slag te gaan met AEM Assets, Mapstructuur en naamgeving, Toegang en machtigingen, Metadata, Taxonomie en tags.
Laten we nu de wat, waarom en hoe van het opzetten van governance om AEM Assets succesvol te beheren, samenvatten.

Wat is DAM-governance?

Het is een reeks beleidsregels, rollen, normen, en workflows die ervoor zorgen dat:

• Assets correct en consistent worden gebruikt.
• De volledige levenscyclus van assets, van ontwerp tot goedkeuring tot archivering, wordt beheerd.
• Er een is evenwicht tussen de flexibiliteit van de gebruikers en beheer door de organisatie.
• Naleving, efficiëntie en schaalbaarheid worden bereikt.
• De DAM succesvol is.

Waarom hebt u dit nodig?

DAM-governance biedt een kader om ervoor te zorgen dat alle teamleden op koers blijven en:

• Voorkomt misbruik van assets en onbevoegde toegang.
• Zorgt voor metagegevensstandaarden voor zoeken en categoriseren.
• Bevordert consistente naamgevingsconventies en taxonomie.
• Ondersteunt wettelijke naleving (bijvoorbeeld licentie, AVG).
• Verbetert de verantwoordingsplicht van gebruikers via rollen en machtigingen.

Laten we nu eens kijken hoe we governance kunnen opzetten aan de hand van vijf belangrijke stappen.

DAM-governance goed uitgevoerd

1. Stel duidelijke doelen en stel het juiste team samen

• Sluit aan bij de zakelijke behoeften, merkconsistentie, naleving en efficiëntie
• Zorg ervoor dat de juiste mensen een plaats hebben. Afhankelijk van uw bedrijf zullen de teams verschillen, maar zorg ervoor dat u rekening houdt met marketing, creativiteit, IT, ontwikkelaars en alle gebruikers.

2. Standaarden en toegangsbeleid definiëren

• Stel de mappenstructuur, het metadataschema en de naamgevingsconventies vast en zorg ervoor dat deze zijn afgestemd op uw zakelijke behoeften.
• Stel op rollen gebaseerde machtigingen in en documenteer alle gebruiksrechten die in de back-end van de DAM zijn geconfigureerd, zodat u geen juridische problemen krijgt.

3. Workflows maken en automatiseren

• Goedkeuringsketens voor assets met meldingen maken
• Documenteer de volledige levenscyclus van assets, van het uploaden en beoordelen tot het goedkeuren en archiveren.

4. Gebruikers trainen en adoptie stimuleren

• Zorg voor een zeer sterke strategie voor wijzigingsbeheer.
• Bied rolgebaseerde training en onboarding aan, evenals een verscheidenheid aan mogelijkheden om te leren en nieuwe informatie tot u te nemen, of dat nu via spiekbriefjes, leerlunches, video's, enz. is.
• Houd rekening met de specifieke trainingsbehoeften van een beheerder, een gewone gebruiker en een bibliothecaris. Deze drie rollen vereisen verschillende ondersteuning. Bied geen irrelevante ondersteuning, want dat kan van invloed zijn op de mate waarin ze de tool willen gebruiken.  Zie de gids Versnellen van de acceptatie door training en ondersteuning.

5. Gebruik controleren en optimaliseren

• Nogmaals, de DAM is niet iets dat u gewoon kunt instellen en vergeten. Het is iets dat voortdurend in de gaten moet worden gehouden.
• Gebruik dashboards om prestaties, naleving, en systeemstatus te monitoren.
• Evalueer en actualiseer voortdurend het metadataschema en de tagvereisten om nieuwe campagnes, programma's, regio's enz. te ondersteunen.
• Controleer en archiveer assets regelmatig, zodat alleen relevante zoekresultaten worden weergegeven.

Governance - een van de belangrijkste pijlers van het gebruik van AEM Assets

Dit artikel over best practices voor governance maakt deel uit van een reeks artikelen met basisrichtlijnen, best practices en tips van Adobe Champions voor het aan de slag gaan met Adobe Experience Manager Assets. Voor alle artikelen in deze fundamentele serie over AEM Assets, raadpleegt u:

• Best practices en tips om aan de slag te gaan met AEM Assets
• Mapstructuur en naamgeving
• Toegang en machtigingen
• Metadata, metadataschema's en metadataprofielen
• Taxonomie en tags
• Governance
• Training en activering

Aanvullende leermiddelen

• Bekijk de Adobe Experience Makers: The Skill Exhange session titled Taxonomy & Structure: AEM’s Secret to Scalable Asset Management, waarin dit governance-onderwerp wordt behandeld, met AEM Champions Melanie Bartlett en Katie Junge.
• Leer meer over governance in Empowering your team with a strong content governance strategy for implementation success door AEM Champion Gary Howell.
• Leer meer over teamondersteuning in Accelerating adoption through training and enablement door AEM Champion Erin Brown.
• Leer meer over wijzigingsbeheer in Change Management Essentials for Success