In dit artikel worden de best practices en praktische tips voor het instellen van metadata in AEM Assets besproken. Metadata zijn van cruciaal belang voor het beheer van digitale assets, omdat ze de inhoud doorzoekbaar, beheersbaar en herbruikbaar maken door context en categorisering te bieden. Het bevordert zoeken, automatisering, personalisatie en workflow-efficiëntie in een Digital Asset Management (DAM)-systeem.
Aan de slag met metadata
Simpel gezegd zijn metadata gegevens over uw digitale assets.
Het beschrijft, categoriseert en biedt context om uw inhoud doorzoekbaar, beheerbaar en herbruikbaar te maken. U kunt metadata zien als het label op een fysieke map of de beschrijving van een video. Zonder deze code wordt de inhoud slechts een bestand dat verloren gaat in het systeem.
Metadata definiëren eigenschappen van een digitale asset, zoals de titel, de aanmaakdatum, de maker, copyrightinformatie, de vervaldatum en meer.
In een eerder artikel werd ingegaan op mapstructuren. Mapstructuren beantwoorden Waar is het? in termen van waar het digitale asset wordt opgeslagen. Metadata breidt dat uit en beantwoordt vragen als: Wat is dit voor een asset? en Voor wie is het? en Waar moet het worden gebruikt? en Wanneer verloopt het?
In AEM Assets zijn metadata niet alleen informatief, maar ook operationeel. Het faciliteert zoekopdrachten, automatisering, personalisatie en diverse andere aspecten van het runnen van een DAM en zorgt zelfs voor efficiëntere workflows. Metadata zijn van cruciaal belang omdat ze zoekopdrachten, automatisering, personalisatie en diverse andere aspecten, en zelfs de efficiëntie van de workflow, beïnvloeden. Als we zeggen dat metadata de ruggengraat van gestructureerde content vormen, bedoelen we dat letterlijk. Het is wat content zowel een doel als kracht geeft in een schaalbaar ecosysteem.
Wat we echt nodig hebben, is content die slim, schaalbaar en gestructureerd is. Het toepassen van metadata en een taxonomie is niet alleen een best practice. Ze zijn verplicht en essentieel voor het schalen van contentbewerkingen. Zonder gestructureerde metadata en een intelligentiesysteem krijgt u contentchaos.
Metadata geven uw content betekenis, context en zoekmogelijkheden. Dat zorgt ervoor dat content vindbaar is.
Categorieën van metadata
Metadata kunnen in verschillende categorieën worden ingedeeld, zoals:
- Bedrijfsmetadata, die eigenschappen kunnen bevatten zoals campagnenaam (bijv. Spring_2025_Collection), marketingkanaal (bijv. sociale media, print, e-mail), product-ID/SKU (bijv. PROD-56789), doelgroep (bijv. generatie Z, nieuwe ouders, potentiële klanten), call-to-action (bijv. Meer informatie, Nu weergeven)
- Technische metagegevens, die eigenschappen kunnen omvatten zoals het type bestand (bijv. afbeelding/jpg, afbeelding/png, toepassing/pdf, video/mp4), afmetingen (bijv. de hoogte en breedte van een afbeelding in pixels), de bestandsgrootte (bijv. de grootte in kilobytes of megabytes), resolutie (het detailniveau van de afbeelding in pixels per inch), kleur, meer/ruimte (bijv. RGB of CMYK), duur (bijv. lengte in minuten voor een video- of audiobestand), codec (het gebruikte compressie-/decompressieformaat)
- Operationele metadata, die eigenschappen kunnen omvatten zoals status (zoals In beoordeling, Goedgekeurd, In productie, Gearchiveerd), datum van laatste wijziging, laatst gewijzigd door (de gebruiker die het als laatste heeft gewijzigd), vervaldatum, auteursrecht, gebruiksrechten, beoogd gebruik (bijv. Campagne A, Promotie B), versie
Best practices voor metadata
- Assets moeten altijd metadata bevatten.
- Tags voor assets met gestructureerde metadata: om zowel snelle vindbaarheid te vergemakkelijken als gepersonaliseerde levering te stimuleren.
- Definieer een duidelijke contentstrategie: inclusief metadata, voorziening van tags en taxonomie. voordat u assets uploadt en vrijgeeft aan de organisatie.
- Bepaal welke metadata vereist zijn: dit helpt om de juiste assets in de zoekopdracht te vinden (bijvoorbeeld titel, beschrijving, taal, geografische locatie en andere kenmerken die relevant zijn voor uw organisatie.)
- Gebruik gecontroleerde woordenlijsten: dat wil zeggen een lijst met goedgekeurde, gestandaardiseerde termen en zinnen voor het beschrijven en organiseren van informatie om het ophalen van informatie te verbeteren, zoals het gebruiken van vervolgkeuzemenu's in plaats van een vrij tekstvak via taxonomie en tagging (zie het volgende artikel).
- Pas metadata in bulk toe via CSV-import/export om tijd te besparen: zo kunnen bijvoorbeeld 1000 productfoto's in één keer worden geüpload met bijgewerkte metadata voor de ‘lanceringsdatum’, in plaats van ze allemaal afzonderlijk te bewerken.
- Controleer uw metadata op gezette tijden: om ervoor te zorgen dat trefwoorden waarop gebruikers zoeken, vindbaar zijn en om zelfs oudere assets verder te classificeren, bijvoorbeeld bij het archiveren van assets.
“Organisaties moeten overeenkomen welke metadatavelden optioneel zijn en welke vereist. Door een metadataschema en -profiel met verplichte velden in te stellen, kunnen uw auteurs gemakkelijker assets vinden.”
- Greg Dimeris, Product Owner, Web Content bij T. Rowe Price en AEM Champion
Voorbeelden van metadata
Het organiseren van metadata gebeurt via de functies van metadataschema's en metadataprofielen in AEM Assets.
Niet alle eigenschappen van metadata zijn van toepassing op alle assets, dus is het logisch dat u een manier hebt om te definiëren welke metadata van toepassing zijn op welke soorten assets.
Metadataschema's
Een metadataschema definieert zowel de metadata-eigenschappen als de pagina-indeling van de eigenschappenpagina van de asset voor assets in mappen die dat metadataschema gebruiken. De schema's definiëren de interface waarin gebruikers metadata van assets in AEM kunnen bekijken en ermee kunnen werken. Metadataschema's kunnen op mappen worden toegepast en door submappen worden overgenomen om de complexiteit te verminderen.
Metadata-eigenschappen zijn belangrijk, omdat de metadata ook kunnen worden gebruikt als filters in zoekopdrachten om de vindbaarheid van inhoud te verbeteren. Als u twee metadataschema's hebt, kunt u de specifieke eigenschappen die van belang zijn in de zoekindex laten weergeven in zoekopdrachten.
Is het aan te raden om meerdere metadataschema's te maken?
Het hangt af van uw organisatie en het type gegevens dat u voor uw assets moet opslaan, zodat ze vindbaar en herbruikbaar zijn. Verschillende assetmappen of assetbestandstypen vereisen mogelijk verschillende metadataschema's ter ondersteuning van hun unieke inhoudstypen of specifieke metadata-eigenschappen die mogelijk alleen relevant of vereist zijn voor bepaalde assets.
Voorbeelden
Een organisatie kan één metadataschema gebruiken voor productafbeeldingen waarin velden zoals Product-ID, Kleur en Gebruiksrechten worden vastgelegd. Gebruik een ander schema voor marketingcampagne-assets, waaronder campagnenaam, regio en einddatum. Gebruik een derde schema voor bedrijfsdocumenten met velden als afdeling, versie, en goedkeuringsdatum. Elk schema is op maat gemaakt, zodat gebruikers alleen de metadata zien die relevant zijn voor het type asset, waardoor zowel vindbaarheid als governance worden verbeterd.
"Compliceer de metadata en schema's niet te veel. Houd het simpel. Probeer de verplichte eigenschappen van metadata tot een minimum te beperken en op één tabblad zichtbaar te houden."
- Deepak Khetawat, Principal Software Engineer bij Palo Alto Networks en AEM Champion
Metadataprofielen
Een metadataprofiel is krachtig. Hiermee kunt u standaardmetadata toepassen op alle assets in een map. Voor verschillende assetmappen zijn mogelijk verschillende metadataschema's vereist ter ondersteuning van hun unieke inhoudstypen of belangrijke gegevens die op de assets in een map moeten worden toegepast.
Een map met bestanden voor een programma 'Zomercampagne 2025' kan bijvoorbeeld een metagegevensprofiel hebben dat automatisch standaardvelden zoals Campaign = “Summer 2025” en Region = “North America” en Season = “Summer” toepast op elke geüploade asset. Zo hoeven gebruikers niet steeds dezelfde waarden in te voeren.
Wat is het belangrijkste voordeel van het gebruik van metadataschema's en -profielen?
Als u een metadataprofiel hebt gemaakt en dit profiel op een map hebt toegepast, worden alle assets die u vervolgens uploadt naar de map, overgenomen van de standaardmetadata die zijn geconfigureerd in het metadataprofiel.
"Als u een metadataprofiel hebt toegepast nadat één of meer assets al naar de map zijn geüpload, verwerkt u de asset(s) opnieuw. Dit is een krachtige manier om bijgewerkte workflows, metadata of uitvoeringen toe te passen zonder assets opnieuw te uploaden. Gebruik de metadatafuncties voor importeren en exporteren in AEM als er meerdere assets zijn die moeten worden bijgewerkt met metadata."
- Melanie Bartlett, Partner Development Director bij MRM en AEM Champion
Metadata-gestuurde machtigingen
Machtigingen met metadata zijn een functie van AEM as a Cloud Service die wordt gebruikt om toegangsbeheerbeslissingen te baseren op de inhoud van assets of eigenschappen van metadata in plaats van op de mapstructuur. Met deze mogelijkheid kunt u toegangsbeheerbeleid definiëren waarmee kenmerken zoals de status van assets, het type of een aangepaste eigenschap die u definieert, worden geëvalueerd. Zie het artikel Metadata-gestuurde machtigingen in de sectie Bronnen hieronder voor meer informatie.
Probeer het uit
-
Metadataschema's kunnen worden toegepast op mappen. Ze worden onderhouden met de metadataformulier-editor. Ga naar Assets > Metadataformulieren en klik vervolgens op Maken om een metadataformulier te maken.
-
Metadataprofielen kunnen ook op mappen worden toegepast. Als u een metadataprofiel wilt maken, gaat u naar Tools > Assets > Metadataprofielen en klikt u op Maken.
-
Gebruik de Assets > Map-editor om een metadataschema toe te wijzen aan een map
-
Als u een specifieke asset wilt bewerken, doet u een van de volgende dingen. Vergeet niet op Opslaan te klikken als u klaar bent
- Selecteer de asset en klik op Eigenschappen weergeven op de werkbalk.
- Selecteer in de miniatuur van de asset, de snelle actie Eigenschappen weergeven.
- Vanaf de assetpagina, klikt u op Eigenschappen weergeven in de taakbalken.
Aanvullende leermiddelen
Leerpunten voor Adobe Experience Makers: The Skill Exchange session
- Voor een beter inzicht in het maken van metadataschema's, raadpleegt u Slim, schaalbaar en gestructureerd: een toekomstgericht contentframework maken van Ritesh Mittal, Lead Architect bij IBM en Adobe AEM Champion en Adobe Community Advisor Captain.
- Voor een uitgebreidere handleiding over best practices voor metadata, bekijkt u Taxonomie en structuur: het geheim van AEM voor schaalbaar asset management met AEM Champions Melanie Bartlett en Katie June.
Daarnaast zijn de onderstaande bronnen handig voor het vaststellen van metadata, metadataprofielen, metadataschema's en op metadata gebaseerde machtigingen.
- Inzicht in metadata van assets in AEM Assets (videoafspeellijst, alle versies)
- Metadata van uw digitale assets beheren (documentatie voor AEM as a Cloud Service)
- Metadataconcepten en -inzicht (AEM 6.5-documentatie)
- Metadata van digitale assets beheren (documentatie voor AEM 6.5)
- Metadata importeren en exporteren in Experience Manager Assets (documentatie voor AEM 6.5 en AEM as a Cloud Service)
- Metadata-gestuurde machtigingen (documentatie voor AEM as a Cloud Service)
- Best practices voor tags, taxonomie en metadata: overzicht op hoog niveau (documentatie voor AEM as a Cloud Service)
Volgende stappen
Dit artikel over best practices voor metadata maakt deel uit van een reeks artikelen met basisrichtlijnen, best practices en tips van Adobe Champions voor het aan de slag gaan met Adobe Experience Manager Assets. In het volgende artikel, dat verdergaat in de serie, ligt de focus op taxonomie en tags.
Voor alle artikelen in deze fundamentele serie over AEM Assets, raadpleegt u: