Aan de slag met Adobe Experience Manager Assets. Deze handleiding maakt deel uit van een onboarding-serie en richt zich op praktische richtlijnen, best practices en tips voor het implementeren van mapstructuren in AEM Assets. Mapstructuren vormen de basis van AEM Assets. Het is dan ook belangrijk dat de structuur schaalbaar, stabiel en afgestemd is op de zakelijke vereisten.

Aan de slag met mapstructuren

In Adobe Experience Manager Assets spelen functies zoals mapstructuur, machtigingen, metadata, taxonomieën en tags een belangrijke rol bij het ordenen van assets. Elke mogelijkheid dient verschillende doelen die elk unieke mogelijkheden en voordelen bieden.

In dit artikel worden best practices voor mapstructuren besproken, de basis voor geordende inhoud.

In Adobe Experience Manager Assets is de mapstructuur de fundamentele basislaag voor de assetstrategie, -gebruik en -beheer. Mappen worden gebruikt om assets hiërarchisch te ordenen, waardoor u gemakkelijker kunt navigeren en bestanden kunt vinden en downloaden. Mapstructuren worden samen met andere fundamentele functies, zoals metadata, tags en taxonomieën, benut om digitale assets beter vindbaar te maken en de toegang tot en het gebruik van assets te beheren.

Waarom mapstructuren gebruiken

Mapstructuren ordenen assets hiërarchisch, waardoor u intuïtieve navigatie en schaalbare categorisering voor uw digitale assets krijgt. Als dit intuïtief is, is de kans groter dat auteurs van content nieuwe assets vanaf het begin op de juiste plaats plaatsen.

De manier waarop u submappen maakt, nest en benoemt en hoe u bestanden in deze mappen benoemt, kan een aanzienlijke impact hebben op de manier waarop zakelijke gebruikers toegang krijgen tot de assets en deze kunnen gebruiken. Een veelvoorkomende uitdaging ontstaat als verschillende teams het gevoel hebben dat hun assets in een bepaalde map moeten worden geplaatst, of als ze meerdere projectgebaseerde mappen willen bouwen in plaats van een schaalbare, stabielere mappenstructuur. Als u gebruikers te veel vrijheid geeft bij het maken van mappen, kan dit leiden tot duizenden mappen die moeilijk te onderhouden zijn.

Als DAM Manager of -beheerder is het uw verantwoordelijkheid om een ad-hoc mappenstructuur te vermijden. Een belangrijk punt om gebruikers over te informeren is dat de mapstructuur belangrijk is, maar niet gebruikt moet worden om naar assets te zoeken. U kunt mappen zien als het huis en de OmniSearch-balk als de manier om door het huis te zoeken. Gebruik hiervoor de metadata en tags die bij het bestand horen, en niet alleen de mappenstructuur.

Redenen waarom u een duidelijke mapstructuur nodig hebt

• Toegangscontroles: om mappen en de bestanden daarin te beveiligen met behulp van machtigingen.
• Metadataschema's: om te beheren welke metadata op assets in mappen worden toegepast.
• Metadataprofielen: om eenvoudiger standaardmetadata op assets binnen een map toe te passen. Zo wordt het voor u eenvoudiger om assets te zoeken en te beheren.
• Schaalbaarheid: om gebruikers te helpen uw assetverzameling te beheren en uit te breiden, omdat uw verzameling assets steeds groter wordt.
• Publicatiebeheer: om assets te publiceren en publicaties van assets ongedaan maken.
• Workflows: om assets in verschillende statussen (maken, controleren, goedkeuring, publicatie en archivering) te beheren, die in workflows worden ingebouwd om de levenscyclus van assets te doorlopen.

Overwegingen voor het plannen van een intuïtieve mapstructuur

• Governance in de toekomst: hoe toegangsrechten (lezen, wijzigen en verwijderen) worden beheerd om aan de zakelijke en technische behoeften te voldoen.
• Schaalbaarheid: uw organisatie en uw contentbibliotheek zullen groeien, dus uw structuur moet zo ontworpen zijn dat deze zich aanpast aan deze toekomstige behoeften en eenvoudig schaalbaar is zonder ze te verstoren.
• Grootte: te veel assets in mappen kunnen leiden tot bruikbaarheidsproblemen, waardoor het moeilijk wordt om assets te beheren, te doorzoeken en te vinden. Voeg niet meer dan 1000 assets per map toe. Hoewel deze richtlijn geldt voor AEM 6.5 en AEMaaCS hogere limieten heeft, kunnen grote mappen nog steeds van invloed zijn op de prestaties.
• Vindbaarheid: het moet intuïtief zijn. Gebruikers moeten deze assets kunnen vinden. Ze moeten snel kunnen vaststellen waar de nieuwe assets zijn geüpload en waar ze te vinden zijn. Als het niet intuïtief is, weten gebruikers niet hoe ze mappen of de DAM-bibliotheek correct moeten gebruiken.

Best practices voor mapstructuren

• Creëer een gestroomlijnde mappenstructuur die intuïtief is.
• Houd de maphiërarchie beperkt om complexiteit te voorkomen.
• Assets moeten in één map staan en kunnen worden gevonden via andere mogelijkheden (metadata, voorziening van tags, enz.).
• Neem zakelijke vereisten op zoals lokalisatie, retentie, archivering, uitvoeringen, Digital Rights Management.
• Beperk het aantal assets per map tot 500-1000 assets om de prestaties te verbeteren. Houd rekening met de limiet van 1.000 assets per map.
• Gebruik beschrijvende namen die het doel van de inhoud weerspiegelen.
• Lijn mapinstellingen voor consistentie uit met metadataschema's en metadataprofielen.
• Plaats assets (bestanden) in bladmappen. Dit houdt de hiërarchie overzichtelijk en verbetert de prestaties. Als u te veel bestanden in een map op een hoger niveau laadt, nemen de AEM-prestaties af omdat de gebruikersinterface te veel tegelijk probeert te laden.
• Implementeer indien nodig een archiveringsworkflow op basis van het bewaarbeleid van uw organisatie, zodat oudere assets behouden blijven, maar verborgen blijven voor anderen in de zoekresultaten. U kunt ze het beste opslaan in mappen die alleen toegankelijk zijn voor beheerders. U kunt desgewenst submappen voor archivering per jaar of andere relevante metadata maken.
• Maak de publicatie van mappen met assets ongedaan voordat u ze verplaatst. Zo voorkomt u dat er assets overblijven die niet ongedaan kunnen worden gemaakt.

Frameworks voor mappenstructuur

Laten we het nu hebben over de kracht van die mappen. Om het concept van mapstructuren concreter te maken, zijn hier een paar algemene voorbeelden van efficiënte mapstructuren. Geen twee mapstructuren zijn hetzelfde. Het allerbelangrijkste is dat uw mappen afgestemd zijn op de behoeften van uw organisatie. Er is geen standaardformaat dat voor iedereen geschikt is.  Laten we een paar verschillende benaderingen illustreren.

OPMERKING: gebruik de onderstaande naamgevingsconventies niet. Gebruik bij mapnamen de betekenisvolle namen van uw regio's, programma's, campagnes, enz. die op uw bedrijf van toepassing zijn.

Enkele mapstructuurframeworks die u in overweging kunt nemen, worden hieronder weergegeven.

Onthoud dat u niet alleen mapstructuren gebruikt om assets te vinden.

Maar binnen een map voert u veel acties uit om functies te configureren, zoals machtigingen, metadata en meer. Tools die u steeds opnieuw zult gebruiken, zijn onder meer het bekijken van de mappenstructuur en assets in een inhoudsstructuur, in een kaartweergave, in een lijstweergave en het sorteren op kenmerken, zoals recent geüpload, naam, enz.

Conventies voor het naamgeven van mappen

Mapnamen zijn belangrijk voor de detectie en het hergebruik van assets. Als u duidelijke, beschrijvende en consistente mapnamen gebruikt, helpt u gebruikers daarmee om assets te bekijken en gebruiken of variaties van assets te maken. Zo weten ze waar ze assets kunnen vinden of moeten opslaan.  Sommige gebruikers hebben geen volledige toegang tot uw DAM om alle mappen weer te geven of om de volledige context van alle mappen te begrijpen. Belanghebbenden hebben graag een zorgvuldig geplande en gehandhaafde naamgevingsstandaard als leidraad voor het plaatsen van assets.

Adobe Champion-tips

• Maptitels kunnen "mensvriendelijk" zijn.
• Gebruik kleine letters, gebruik spaties in plaats van streepjes en vermijd het gebruik van speciale tekens.
• Systeemnamen, of de naam van de node, moeten stabiel zijn en mogen niet te vaak worden gewijzigd, om te voorkomen dat verwijzingen niet meer werken.
• Wees consistent - gebruik acroniemen of geen acroniemen, gebruik meervoud of niet, gebruik afkortingen of niet, gebruik spaties of niet.
• Houd rekening met verschillende gebruikersgroepen en toegangscontroles: gebruik mappen om de toegang tot verschillende groepen toe te staan of te weigeren.
• Bedenk hoe u consistent metadata op mapniveau kunt toepassen.

OPMERKING: Lege spaties in maptitels worden vervangen door een "-" in de eigenschap "Asset Name" in AEM.

Best practices voor mapbeheer

• Beperk assets binnen een map - Het wordt aanbevolen om het aantal assets binnen een map te beperken tot 1.000 of minder. Deze richtlijn is gebaseerd op de manier waarop nodes worden gestructureerd in de JCR (Java Content Repository) en is een algemene best practice om prestatieproblemen te voorkomen.
• Gebruik ongeordende mappen - Gebruik ongeordende mappen (sling:Folder) in plaats van geordende mappen (sling:orderedFolder) om grote aantallen onderliggende nodes effectief te schalen.
• Gebruik metadata - Gebruik metadata in plaats van alleen de mappenstructuur om assets te ordenen en te zoeken
• Bekijk de handleiding voor aantallen assets - Raadpleeg de handleiding voor aantallen assets voor gedetailleerdere aanbevelingen over aantallen en prestatieoptimalisatie voor AEM Assets 6.5.
• Overweeg AEM as a Cloud Service - AEM as a Cloud Service heeft verbeteringen doorgevoerd in de Assets UI, wat de prestaties met grotere aantallen assets kan verbeteren. U kunt een Proof of Concept maken om de prestaties in uw specifieke omgeving te evalueren.
• Annuleer de publicatie van mappen met assets voordat u deze verplaatst - om te voorkomen dat er assets achterblijven waarvan de publicatie niet ongedaan kan worden gemaakt.

Aan de slag met bestanden

Nu u meer weet over de mapstructuren en hun belang, kunnen we kijken hoe Adobe Experience Manager Assets een breed scala aan bestandsindelingen ondersteunt - Adobe bestandsindelingen, afbeeldingsindelingen, Camera Raw-indelingen, documentindelingen, video-indelingen, 3D-indelingen, audio-indelingen en meer.

Overwegingen voor bestandstypen, -grootten en -namen

• Ondersteunde bestandstypen - Bekijk en begrijp de Ondersteunde bestandstypen in Adobe Experience Manager Assets.
• Ondersteunde bestandstypen variëren voor bepaalde functies - Gebruik voor consistente en betrouwbare resultaten alleen de ondersteunde bestandsindelingen die zijn gedocumenteerd voor elke functie. Sommige productfuncties bieden gevarieerde en minder goede ondersteuning voor specifieke bestandstypen of -indelingen. Functies werken mogelijk niet zoals u had verwacht bij het gebruik van bestandsindelingen die niet officieel worden ondersteund.
• Bestandsnamen - In AEM Assets mag een bestandsnaam niet de speciale tekens in deze door spaties gescheiden lijst bevatten: * / : [ \\ ] | # % { } ? &
• Bestandsgroottes - In AEM 6.5 kunt u in AEM Assets u standaard geen assets uploaden die groter zijn dan 2 GB vanwege een bestandsgroottelimiet. U kunt deze limiet echter negeren door naar CRXDE Lite te gaan en een node te maken onder de directory /apps. In AEMaaCS zijn de limieten hoger, maar er gelden nog steeds beperkingen voor API- en UI-verwerking.  Gebruik voor bestanden van meer dan 2 GB de Desktop App of Asset Link (Creative Cloud-connector) in plaats van uploaden via de browser.

Best practices voor bestandsnamen

• Alle assetnamen moeten uniek zijn, ook als ze in aparte mappen staan. Door een unieke naam te gebruiken kan elke asset worden bereikt met een eigen URL. Binnen hetzelfde opslagplaatspad is uniciteit vereist.
• Als u Dynamic Media gebruikt, plaats dan essentiële informatie in de eerste 100 tekens van de bestandsnaam.
• Houd bestandsnamen tussen 50 en 75 tekens.
• Maak een gebruiksvriendelijke, intuïtieve naamgevingsstandaard. Een duidelijke en consistente standaard voor bestandsnamen is waardevol voor de verkoopafdeling, marketingafdeling en andere gebruikers en groepen die mogelijk geen volledige toegang tot de DAM hebben.
• Deel de inhoud duidelijk mee in de bestandsnaam.
• Wees consistent: gebruik wel of geen afkortingen, gebruik wel of geen meervoud, gebruik wel of geen afkortingen en gebruik wel of geen spaties.
• Gebruik geen niet-ondersteunde speciale tekens in bestandsnamen (zie boven).
• Wees beschrijvend maar beknopt.
• Verwijder overbodige woorden.
• Laat overtollige termen zoals 'folder' weg.
• Gebruik afkortingen voor variaties, inclusief 'var' in de naam om variaties aan te geven.

Probeer het uit

Nu u op de hoogte bent van de best practices voor het instellen van mappen, kunt u dit in Adobe Experience Manager doen in een sandbox met slechts een paar voorbeeldmappen en -assets.

1. Meld u aan bij experience.adobe.com

2. Klik op Experience Manager Assets in het gebied Snelle koppelingen

3. Kies Assets in de linkernavigatie

4. Selecteer de bovenste node met de naam Alle assets

5. Voeg hier mappen toe met de knop Map maken.

6. Wanneer u zich in een bepaalde map bevindt, kunt u assets aan de map toevoegen met behulp van de knop Assets toevoegen

Vermijd het uploaden of in bulk uploaden van uw echte assets totdat u met alle DAM-belanghebbenden hebt afgestemd en de onderwerpen metadata, metadataprofielen, metadataschema's, taxonomie en tagging hebt onderzocht en een contentstrategie hebt opgesteld om aan uw zakelijke vereisten te voldoen via deze functies.

Aanvullende leermiddelen

Bekijk de Adobe Experience Makers: The Skill Exchange session Taxonomy & Structure: AEM’s Secret to Scalable Asset Management voor meer inzichten. Gebruik deze extra bronnen om dieper op de basisonderwerpen te gaan.

• AEM Assets configureren (afspeellijst videotutorials)
• Digitale assets organiseren (documentatie)
• Assets beheren (documentatie)
• Basislijnmappen (video)
• Digitale assets toevoegen aan AEM(documentatie)
• Handleiding voor de omvang van assets (AEM 6.5-documentatie)

Volgende stappen

Dit artikel over best practices voor mapstructuur maakt deel uit van een reeks artikelen met basisrichtlijnen, best practices en tips van Adobe Champions voor het aan de slag gaan met Adobe Experience Manager Assets. Zie het volgende artikel over toegang en machtigingen voor het vervolg van de serie.

Voor alle artikelen in deze fundamentele serie over AEM Assets, raadpleegt u:

• Best practices en tips om aan de slag te gaan met AEM Assets
• Mapstructuur en naamgeving (dit artikel)
• Toegang en machtigingen
• Metadata, metadataschema's en metadataprofielen
• Taxonomie en tags
• Governance
• Training en activering

Hartelijk dank aan Adobe Experience Manager Champion Deepak Khetawat voor zijn aanvullende bijdragen aan dit artikel.