Taxonomie en tags zijn essentieel voor het ordenen van digitale inhoud. In dit artikel wordt beschreven hoe taxonomie en tags samen met het gebruik van een gestructureerde aanpak voor tags en taxonomie de vindbaarheid van content, zoekmogelijkheden en de efficiëntie van workflows in een Digital Asset Management (DAM)-systeem verbeteren.
Aan de slag met taxonomie en tags
Laten we verder ingaan op taxonomie en tags en waarom dit belangrijk is.
De voorziening van tags in Adobe Experience Manager (AEM) Assets is het toevoegen van trefwoorden of labels (tags) aan digitale assets (afbeeldingen, video's, documenten, enz.) om deze in te delen en te ordenen, waardoor ze uiteindelijk eenvoudiger te vinden en te beheren zijn. Door een taxonomie en tags in uw DAM op te nemen verbetert u de zoekmogelijkheden voor contentmakers en auteurs.
Tags zijn eigenschappen in de vorm van extra metadata waarmee assets kunnen worden geclassificeerd, doorzocht en gefilterd op basis van specifieke kenmerken of attributen die in tags zijn opgeslagen. Metadata bevatten doorgaans zeer gestructureerde, formele datapunten (zoals product-ID's of copyrightdatums), terwijl tags doorgaans flexibelere trefwoorden zijn voor categorisering en vindbaarheid.
Met tags kunt u assets dynamischer classificeren en groeperen in mappen. Zo kunt u sneller zoeken op basis van door de gebruiker gedefinieerde termen. Tags zijn 'trefwoorden' die deel uitmaken van bredere thema's die van belang zijn voor alle gebruikers van assets.
Tags worden georganiseerd in hiërarchieën met meerdere niveaus die samen een tag taxonomie vormen. De tagtaxonomie moet worden opgeschaald naarmate de digitale assets van een organisatie en hun structuren evolueren. In AEM Assets is het hoogste niveau van de tagstructuur een naamruimte met tags en subtags binnen elke naamruimte. Via naamruimten, tags en subtags kunnen hele taxonomische systemen worden weergegeven. Door gebruik te maken van een hiërarchie kunt u gebruikers helpen tags te selecteren in een vooraf ingestelde lijst met gerelateerde trefwoorden, en bij het laden en zoeken naar assets.
Waarom u tags en een taxonomie nodig hebt
Een taxonomie is in wezen een systematische classificatie: een gestructureerde manier om digitale inhoud te ordenen op basis van duidelijk gedefinieerde categorieën, kenmerken of metadata. Beschouw de taxonomie als de structuur voor het opslaan en weergeven van tags, en de tags als essentiële gegevens die op assets worden toegepast.
Als u assets wilt classificeren, groepeert u ze dynamisch in mappen en schakelt u snelle, specifieke zoekopdrachten in op basis van door de gebruiker gedefinieerde termen.
De tags en taxonomie worden uitgebreide metadata, waardoor de gebruikers van uw assets ze organischer kunnen vinden in zoekopdrachten met behulp van trefwoorden, in plaats van door navigatie door de mappen waarin ze zich bevinden of door meer operationele metadata.
"Een taxonomie is in feite een systematische classificatie, of een gestructureerde manier om digitale inhoud te ordenen, gebaseerd op duidelijk gedefinieerde categorieën, kenmerken of metadata. Hierdoor spreekt iedereen in uw team letterlijk dezelfde taal. Dankzij deze gedeelde kennis kunnen geautomatiseerde workflows probleemloos werken, waardoor tijd wordt bespaard en er minder handmatige fouten worden gemaakt. En het allerbelangrijkste: taxonomie verbetert de vindbaarheid van inhoud, omdat u daardoor gemakkelijker precies vindt wat u nodig hebt."
- Ritesh Mittal, Lead Architect bij IBM, Adobe Champion en Adobe Community Advisor Captain
Voordelen van taxonomieën en tags
- Een goed gestructureerde taxonomie ondersteunt metadatagestuurde automatisering en beheer.
- Taxonomie is essentieel voor het doorzoekbaar ordenen van assets, waardoor gebruikers inhoud kunnen vinden en hergebruiken.
- Door tags hiërarchisch in een taxonomie te groeperen worden de tags zeer flexibel en het is een uitstekende manier om belangrijke zakelijke termen op een logische manier te ordenen.
- Door middel van tags en taxonomie kan inhoud worden gecategoriseerd en geordend, zodat assets niet worden gedupliceerd, maar worden gelabeld zodat ze te vinden zijn voor verschillende toepassingen en doeleinden
- Door middel van tags en taxonomie kunnen auteurs met gemak verschillende assets ordenen via een gemeenschappelijke aanpak. Auteurs kunnen aan de hand van tags snel assets zoeken en ordenen.
- Tags kunnen in de loop van de tijd evolueren naarmate de organisatorische terminologie verandert, terwijl mapstructuren stabieler en algemener worden.
- Tags die worden beheerd in de weergave AEM Admin blijven gesynchroniseerd met de tags die worden beheerd in de Assets-weergave, voor goed beheer en integriteit van metadata.
"Een digitale asset heeft niet meer waarde dan uw vermogen om hem te vinden en te hergebruiken. Een doordachte taxonomie is niet alleen een organisatorische tool; het is een strategisch kader dat het volledige rendement van uw inhoud ontgrendelt doordat de juiste assets op het juiste moment door de juiste mensen kunnen worden gevonden."
- Katie Junge, Senior Marketing Technology Product Manager bij Workday en AEM Champion
Algemene toepassingen van tags
- Inhoud ordenen: tags maken het leven voor auteurs gemakkelijker omdat ze inhoud snel en met weinig moeite kunnen ordenen.
- Gecontroleerde voorziening van tags: de voorziening van tags kan worden beheerd door machtigingen toe te passen op tags en/of naamruimten om te bepalen wie tags kan maken of toepassen op assets.
- Verbeterd zoeken: het standaard zoekonderdeel in AEM bevat grotendeels aangemaakte tags en toegepaste tags waarop filters kunnen worden toegepast om de resultaten te beperken tot de degene die relevant zijn.
- SEO inschakelen: tags die zijn toegepast als pagina-eigenschappen in AEM Sites worden automatisch weergegeven in de metatags van de pagina, waardoor deze zichtbaar wordt voor zoekmachines
De voorziening van tags is essentieel in AEM Assets omdat het de vindbaarheid van assets verbetert en functies zoals Slimme tags ondersteunt. Met een sterke taggingstrategie wordt uw assetbibliotheek intelligenter, waardoor automatisering en nauwkeurigere aanbevelingen voor inhoud mogelijk worden."
- Melanie Bartlett, Partner Development Director bij MRM en AEM Champion
Best practices voor taxonomie en tags
- Focus op vindbaarheid: definieer uw belangrijkste taxonomie op basis van hoe de voorziening van tags consumenten van digitale assets helpt om snel relevante assets te vinden.
- Maak het additief: definieer uw taxonomie en tags zo dat ze additief zijn en niet duplicerend van de mapstructuur en metadata.
- Voldoe aan de zakelijke vereisten: zorg dat de taxonomie en tags rekening houden met de eindgebruikers, hun zakelijke behoeften en de manier waarop zij naar assets zoeken. Zo zorgen we ervoor dat taxonomie en tags de zichtbaarheid van assets ondersteunen.
- Neem de volledige levenscyclus van assets in overweging: van verwezenlijking tot goedkeuring tot archivering.
- Voldoe aan alle wettelijke of merkconforme vereisten.
- Gebruik slimme tags: de AI/ML-mogelijkheden (machine learning) van Adobe om assets verder te taggen (binnenkort meer over dit onderwerp). Slimme tags kunnen afbeeldingen automatisch op aanvraag of naar wens taggen met trefwoorden. Hierdoor wordt de handmatige inspanning van het taggen aanzienlijk verminderd en worden de diepgang en consistentie van metadata verbeterd.
- Implementeer synoniemen om veelvoorkomende fouten bij het zoeken te verhelpen.
- Beheer de taxonomie zelf door machtigingen te configureren om te bepalen wie tags kan toevoegen, bewerken of wijzigen.
"De beste taxonomieën worden opgebouwd met empathie voor de eindgebruiker. Voordat u een enkele tag maakt, vraagt u zich af: "Welke woorden gebruiken mijn collega's om hiernaar te zoeken?" Deze op de gebruiker gerichte mentaliteit, in combinatie met een sterk bestuur om consistentie te behouden, is de sleutel tot het transformeren van uw assetbibliotheek van een chaotisch mappensysteem naar een intuïtieve, doorzoekbare content-engine."
- Katie Junge, Senior Marketing Technology Product Manager bij Workday en AEM Champion
Probeer het
- Ga naar Activa > Instellingen > Taxonomiebeheer
- Voeg tags en trefwoorden toe die geen hiërarchie hebben en sla deze op onder Standaardtags.
- Maak voor hiërarchische tags een naamruimte voor elke logische set tags. Voeg tags en subtags toe aan elke naamruimte. Mogelijk hebt u een naamruimte voor elk product, voor elke fase in de levenscyclus of voor elke doelgroep die u wilt bereiken.
- Voeg indien nodig het onderdeel Tags toe aan het metadataformulier.
- Volg deze handleidingvoor meer informatie.
Aanvullende leermiddelen
Adobe Experience Makers: The Skill Exchange sessions
- Bekijk voor een uitgebreidere handleiding voor best practices voor tags Taxonomy & Structure: AEM’s Secret to Scalable Asset Management met AEM Champions Melanie Bartlett en Katie Junge.
- Voor een diepgaand inzicht in het maken van tags en het toepassen van andere metadata, bekijk de Smart, Scalable, and Structured: Building a Future-Ready Content Framework-feature van AEM Champion Ritesh Mittal
Hieronder vindt u aanvullende bronnen die ook nuttig zijn voor het opzetten van een taxonomie en de voorziening van tags voor AEM Assets.
- Tags beheren in de weergave Assets (documentatie)
- Best practices voor tags, taxonomie, en metadata: overzicht op hoog niveau (documentatie voor AEM as a Cloud Service)
Volgende stappen
Dit artikel over best practices voor taxonomie en tags is onderdeel van een serie artikelen met basisrichtlijnen, best practices en Adobe Champion-tips om aan de slag te gaan met Adobe Experience Manager Assets. In het vervolg van deze serie richten we ons nu op governance.
Voor alle artikelen in deze fundamentele serie over AEM Assets, raadpleegt u: