In dit artikel vindt u strategische richtlijnen, fundamentele best practices en praktische tips om aan de slag te gaan met Adobe Experience Manager Assets. Deze essentiële handleiding legt uit waarom u een contentstrategie nodig hebt en welke overwegingen u moet nemen bij het verzamelen van vereisten voordat u uw DAM opzet.

Welkom als u nog niet bekend bent met Adobe Experience Manager Assets!

Adobe Experience Manager Assets kan uw organisatie helpen bij het opzetten van een centrale hub voor het opslaan van digitale assets zoals afbeeldingen, video's, documenten en meer. De belangrijkste functies van AEM Assets kunnen worden geconfigureerd om uw organisatie te helpen bij het vereenvoudigen en stroomlijnen van het proces van opslaan, zoeken, delen en distribueren van assets gedurende de gehele levenscyclus van assets - van creatie, classificatie, distributie, het maken van variaties, opname tot zelfs archivering.

Deze handleiding legt uit waarom u een DAM-contentmanagementstrategie nodig hebt. Toegevoegde handleidingen gaan dieper in op fundamentele concepten voor Digital Asset Managers en Administrators over onderwerpen zoals:

• Mapstructuur en naamgeving

• Toegang en machtigingen

• Metadata, metadataschema's en metadataprofielen

• Taxonomie en tags

• Governance

Waarom u een DAM-contentmanagementstrategie nodig hebt

Voordat we dieper ingaan op de mogelijkheden van AEM Assets om de snelheid, vindbaarheid en hergebruik van inhoud te vergroten, leggen we eerst uit waarom u niet alleen een DAM-tool nodig hebt, maar ook een contentstrategie voor het beheer van assets.

Het ontbreken van een contentstrategie kan een aantal veelvoorkomende uitdagingen met zich meebrengen, waardoor uw DAM-bibliotheek moeilijk te gebruiken is en het gebruik van het DAM meer tijd, moeite en kosten met zich meebrengt.  Hieronder staan enkele van de meest voorkomende problemen die u moet vermijden, of zaken die u moet voorkomen, bij het plannen en implementeren van uw contentstrategie.

• Grote hoeveelheden assets: organisaties krijgen te maken met een explosie aan assets, assetversies en variaties. Door assets te ordenen met metadata en tags kunt u structuur, schaalbaarheid en vindbaarheid creëren.

• Dubbele assets : dubbele assets, variaties en weergaven die door de gebruiker zijn gemaakt, kunnen ervoor zorgen dat gebruikers moeite hebben om te vinden wat ze nodig hebben. Door best practices te implementeren, kunt u dit voorkomen.

• Gebrek aan vindbaarheid: organisaties kunnen het moeilijk vinden om assets te vinden, mogelijk vanwege:

  • Een niet-intuïtieve mappenstructuur: er ontstaan problemen als er geen systematische aanpak is voor het organiseren van content. Door een permanente mappenstructuur af te dwingen die schaalbaar is, kunt u de inspanning voor het classificeren, uploaden of zoeken naar assets verminderen.

  • Gebrek aan metadata of tags: met metadata en tags kunnen gebruikers assets eenvoudiger beschrijven ten behoeve van informatie, vindbaarheid en levering, en kunnen ze de levenscyclus van assets beter volgen.

  • Niet-conformiteit met normen voor assetnaamgeving: met AEM als centrale Enterprise DAM kunnen nieuwe normen voor assetnaamgeving worden afgedwongen. Hierdoor kunnen gebruikers assets gemakkelijker vinden wanneer een intuïtieve naamgevingsstandaard wordt afgedwongen.

  • Inefficiënte zoekmogelijkheden: met AEM kunnen gebruikers op een efficiëntere manier naar assets zoeken met behulp van metadata en tags. Zo kunnen gebruikers assets hergebruiken en overbodige weergaven vermijden.

Als u geen preventieve maatregelen neemt om deze veelvoorkomende problemen met digitaal assetbeheer aan te pakken, kan dat ernstige problemen voor uw DAM en uw gebruikers opleveren. Het kan zelfs gevolgen hebben voor de prestaties of naleving.

Het is belangrijk om te weten dat als u geen robuuste contentstrategie hebt die is afgestemd op uw zakelijke behoeften, het onderliggende risico contentchaos is.

Contentchaos kan snel ontstaan ​​en het kan lastig, tijdrovend en kostbaar zijn om dit te verhelpen. Het is essentieel om maatregelen te nemen om te voorkomen dat er chaos met content, zodat u optimaal kunt profiteren van de voordelen van doorzoekbaarheid, vindbaarheid en hergebruik van content.

De vereisten voor het beheer van digitale assets definiëren

Om de veelvoorkomende uitdagingen op het gebied van contentchaos te elimineren en te voorkomen, moet u vereisten verzamelen om de zakelijke behoeften vast te leggen. Zo krijgt u inzicht en input voor uw implementatie. Zo kunt u ervoor zorgen dat u de DAM instelt voor optimaal gebruik en beheer van assets. Hier volgen enkele belangrijke onderdelen die u bij het verzamelen van vereisten moet opnemen:

• Gebruiksscenario's voor zakelijk gebruik identificeren

  • Persona's vastleggen voor gebruikersverhalen: bijvoorbeeld auteur, DAM-beheerder, marketeer, medewerker van agentschap, enz.

  • Gebruik een Gebruikersverhaal-formaat voor elk gebruiksscenario: Als <specific user/persona/role> wil ik <desired outcome / key issue that needs to be solved>, zodat <benefit from implementing the feature>.

  • Acceptatiecriteria opnemen: Ik weet dat dit is gebeurd als… (gedefinieerd via metadata).

• Functionele vereisten verzamelen: met dit werk dat is samengesteld uit de specificatie van het personaprofiel, kunnen gebruikersdoelen, zakelijke vragen, behoeften en voordelen op een heldere en nauwkeurige manier worden vastgelegd in één beknopte verklaring. Definieer gebruikersdoelstellingen per persona voor elk van deze:

  • Taxonomie

  • Metadata

  • Workflow

  • Rapportage

  • Zoeken

  • Verlopen assets

• Verzamel niet-functionele vereisten: specificeert criteria die kunnen worden gebruikt om de werking van een systeem te beoordelen, in plaats van specifiek gedrag, en bestrijkt de volgende gebieden:

  • Prestatievereisten
  • Beveiligingsvereisten
  • Authenticatie
  • Autorisatie- en toegangscontroles

Aanvullende leermiddelen

Naast de hierboven vermelde fundamentele onderwerpen bevatten deze bronnen verdere aanbevolen procedures die u kunnen helpen om met AEM Assets aan de slag te gaan:

• Empowering your team with a strong content governance strategy for implementation success door Adobe Champion Gary Howell

• Accelerating adoption through training and enablement  door Adobe Champion Erin Brown

• Change Management Essentials for Success door Adobe

• Building your Adobe Experience Manager Assets team door Adobe

Volgende stappen

Om een succesvolle implementatie van Adobe Experience Manager Assets te garanderen is het essentieel dat u uw assets vindbaar en herbruikbaar maakt. Als u een overzicht hebt van alle vereisten om inzicht te krijgen in de belangrijkste overwegingen voor uw zakelijke wensen, is de volgende stap het vertalen van die vereisten naar het functioneren van AEM Assets.

Ga aan de slag door de relevante handleidingen te bekijken en te volgen en in overleg met stakeholders processen te stroomlijnen en het beheer van uw digitale assets te optimaliseren. Aan de hand van de juiste basis kunt u uiteindelijk efficiënter werken en uw organisatiedoelen makkelijker bereiken.

Deze relevante handleidingen gaan dieper in op fundamentele concepten waar AEM Digital Assets Manager en Administrator van op de hoogte moeten zijn, inclusief praktische overwegingen, best practices en tips van Adobe Champions over deze onderwerpen:

• Mapstructuur en naamgeving

• Toegang en machtigingen

• Metadata, metadataschema's en metadataprofielen

• Taxonomie en tags

• Governance

• Training en activering